О чем нужно помнить кадровику в конце года (подготовлено экспертами компании "Гарант", 2020 г.)

О чем нужно помнить кадровику в конце года

27 ноября 2020 г.

Конец года традиционно является важным периодом, к которому законодатель приурочивает крайние сроки исполнения многих обязанностей. К счастью, в кадровом деле такого рода обязанностей не так много, и с точки зрения закона декабрь мало отличается для кадровика от других месяцев (хотя внутрикорпоративные правила и могут предусматривать какие-либо особенности работы, связанные с приближением нового года: составление отчетов, планов на будущий год и так далее). Тем не менее, и кадровику есть на что обратить свое внимание накануне новогодних праздников, а поможет ему в этом наша памятка.

Военно-учетная работа

Согласно п. 37 Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях в целях обеспечения полноты и качества воинского учета призывников и военнообязанных запаса, из числа работающих (обучающихся) в организациях (образовательных организациях), и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в течение всего календарного года организации разрабатывают план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе и согласовывают его с военным комиссариатом муниципального образования (муниципальных образований). Форма плана приведена в приложении 17 к Методическим рекомендациям. По смыслу приведенной нормы, а также исходя из содержания формы плана, можно заключить, что он должен утверждаться ежегодно. А, как следует из п. 39 Методических рекомендаций, сделать это нужно перед началом очередного календарного года.

Переход на электронные трудовые книжки

До 31 декабря 2020 года включительно каждый работник должен подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). Хотя такая обязанность и возложена на работника законом, никакой ответственности за ее неисполнение не предусмотрено. Работодатель не обязан контролировать ее исполнение работниками, а равно не может применять к работникам какие-либо меры за ее неисполнение. Работодатель должен был лишь уведомить работников о необходимости подачи такого заявления, однако это нужно было сделать до 31 октября 2020 года (п. 2 постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). Но ничто не мешает работодателю при желании еще раз напомнить работникам об этой их обязанности.

Рекомендуем:

	Энциклопедия решений Электронная трудовая книжка
	Примерные формы документов Заявление работника о продолжении ведения работодателем трудовой книжки Заявление работника о согласии на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности (переходе на электронные трудовые книжки)

Выплата заработной платы за вторую половину декабря

У многих работодателей срок выплаты заработной платы за вторую половину декабря придется на новогодние праздники. Напомним, что в такой ситуации согласно части восьмой ст. 136 ТК РФ выплата заработной платы должна быть произведена накануне праздничных дней. То есть в случае классической пятидневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье заработная плата должна быть выплачена 31 декабря.

При этом следует помнить, что досрочная выплата заработной платы иногда рассматривается контролирующими и судебными органами в качестве нарушения (см. материал новостной ленты для кадровика от 20.08.2020). Поэтому, если сроки выплаты заработной платы в организации установлены таким образом, что дата выплаты зарплаты за вторую половину декабря не совпадает с новогодними каникулами, мы рекомендуем по возможности воздержаться от осуществления такой выплаты в декабре.

Составление графика отпусков

Традиционно важнейшей задачей отдела кадров в конце года является составление графика отпусков. Это объясняется как трудоемкостью процесса, так и повышенным вниманием к данному документу со стороны контролирующих органов. Поэтому мы постараемся как можно подробнее описать особенности разработки этого документа.

Обязанность по оформлению графика отпусков вытекает из части первой ст. 123 ТК РФ. Согласно этой норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (часть вторая ст. 123 ТК РФ). Как подчеркивает Конституционный Суд РФ, именно в указанный в графике календарный период работодатель должен предоставить, а работник - использовать ежегодный отпуск (определение от 02.03.2006 N 60-О).

Форма графика отпусков

Трудовое законодательство не устанавливает требований к форме графика отпусков. Утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 форма N Т-7 с 1 января 2013 года не является обязательной для применения. Подробнее об этом читайте в Энциклопедии решений "Формы кадровой первичной документации". Таким образом, работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить форму графика отпусков или утвердить в качестве применяемой форму N Т-7.

Рекомендуем:

Образец заполнения График отпусков (форма N Т-7)

Согласование графика отпусков

В силу части первой ст. 123 ТК РФ работодатель утверждает график отпусков с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

В соответствии с частью первой ст. 372 ТК РФ работодатель направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. По нашему мнению, из данной нормы следует, что работодатель не обязан согласовывать график отпусков с органами первичных профсоюзных организаций, не объединяющих большинство работников, даже при определении очередности предоставления отпусков тем работникам, которые в таких организациях состоят (см. определение Липецкого облсуда от 04.05.2011 N 33-1154/2011). Когда в организации отсутствует орган, представляющий интересы большинства работников, работодатель вправе не согласовывать график отпусков ни с одной из первичных профсоюзных организаций, в которых состоят те или иные его работники (решение Суда Еврейской автономной области от 06.08.2020 N 71-140/2020, ответ Роструда).

Однако отметим, что на практике существуют и примеры применения иного подхода. Так, например, по мнению одного из судей Суда Еврейской автономной области, в ст. 372 ТК РФ не сказано и не имеется в виду, что выборный орган первичной профсоюзной организации должен объединять более половины работников. Поэтому работодатель должен при составлении графика отпусков учитывать мнение той первичной профсоюзной организации, членами которой является большее число работников, чем в другой профсоюзной организации (решение от 30.07.2020 N 71-139/2020). Минтруд России в письмах от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17785 и N 14-2/ООГ-17788 указывает, что при утверждении графика отпусков, работодатель обязан учитывать мнение представительного органа работников независимо от количества его членов. Точку зрения о необходимости получать мнение профсоюза по проекту графика отпусков даже в том случае, если такой профсоюз не объединяет более половины работников, высказывают и некоторые специалисты Роструда (см. ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ").

В ст. 123 ТК РФ речь идет о необходимости учета мнения именно выборного органа первичной профсоюзной организации. Однако следует учитывать, что в соответствии со ст. 53 ТК РФ учет мнения представительного органа работников относится к формам участия работников в управлении организацией. В свою очередь участие работников и их представителей в управлении организацией является формой социального партнерства (ст. 27 ТК РФ). Согласно ст. 31 ТК РФ в случаях, когда работники данного работодателя не объединены в какие-либо первичные профсоюзные организации или ни одна из имеющихся первичных профсоюзных организаций не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена в порядке, установленном ТК РФ, представлять интересы всех работников в социальном партнерстве на локальном уровне, на общем собрании (конференции) работников для осуществления указанных полномочий тайным голосованием может быть избран из числа работников иной представитель (представительный орган). Таким образом, по нашему мнению, если профсоюзный орган, отвечающий указанным в ст. 372 ТК РФ критериям, отсутствует, однако имеется иной представительный орган, выбранный трудовым коллективом, работодатель обязан учесть его мнение при составлении графика отпусков.

Следует обратить внимание на то, что необходимость учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не означает необходимость получения именно его согласия с предложенным работодателем графиком отпусков. Статья 372 ТК РФ предусматривает порядок действий работодателя, при соблюдении которого документ может быть утвержден даже в случае несогласия с ним первичной профсоюзной организации.

схема

Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации
при принятии локальных нормативных актов

Работодатель направляет профсоюзу проект графика отпусков и обоснование по нему

Профсоюз не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта направляет работодателю письменное мотивированное мнение

Профсоюз согласен с проектом

Профсоюз предлагает усовершенствовать проект

Профсоюз не согласен с проектом

Работодатель принимает график отпусков

Работодатель вносит предложенные изменения и утверждает график отпусков

Работодателя не устраивает мнение профсоюза

Работодатель в течение 3 дней после получения мотивированного мнения проводит дополнительные консультации с профсоюзом

Согласие достигнуто

Согласие не достигнуто

Работодатель утверждает график отпусков в согласованной редакции

Оформляется протокол разногласий

Работодатель действует по своему усмотрению и вправе утвердить график отпусков в своей редакции

Профсоюз может: обжаловать график отпусков в ГИТ или в суд начать процедуру коллективного трудового спора

Если работодатель по истечении пятидневного срока не получил от представительного органа мотивированное мнение по проекту, он вправе утвердить график отпусков. Проводить дополнительные консультации и составлять протокол разногласий в таком случае не требуется.

Что же касается пожеланий самих работников, то закон не предусматривает обязанности ни по согласованию графика отпусков с каждым работником в отдельности, ни даже по учету их мнения при составлении этого документа (определения Красноярского краевого суда от 07.09.2020 N 33-9143/2020, Самарского облсуда от 11.02.2020 N 33-1923/2020, Ленинградского обл суда от 21.02.2018 N 33-1123/2018, письмо Минтруда России от 09.12.2020 N  14-2/ООГ-17854, ответы Роструда). Следовательно, пожелания работников могут быть учтены, однако обязательными для работодателя они по общему правилу не являются*(1).

Исключение должно быть сделано для работников, имеющих право на использование отпуска в удобное для них время. Пожелания таких работников относительно сроков предоставления им отпуска должны быть учтены при составлении графика отпусков (см. письма Минтруда России от 09.12.2020 N  14-2/ООГ-17854, от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786, от 27.02.2020 N 14-2/ООГ-1439).

В правоприменительной практике существует подход, согласно которому предусмотренная статьей 123 ТК РФ гарантия по использованию отпуска отдельными категориями работников в удобное для них время реализуется именно через учет мнения таких работников при составлении графика отпусков. В дальнейшем требовать предоставления отпуска в иные даты, чем те, которые были согласованы при составлении графика, такие работники не вправе (см., например, определения Верховного Суда Республики Башкортостан от 23.05.2018 N 33-9939/2018, Приморского краевого суда от 21.09.2015 N 33-8446/2015, ответы Роструда). Однако следует учесть, что на практике представлена и точка зрения, согласно которой работник, относящийся к льготной категории, может взять отпуск в любое время независимо от того, какие даты его использования были зафиксированы в графике (см., например, определение Воронежского облсуда от 06.08.2019 N 33-4235/2019, письмо Минтруда России от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786).

Обратите внимание, что работника, имеющего право на использование отпуска в удобное время, необходимо включить в график отпусков даже в том случае, если он не выразил своих пожеланий относительно времени использования отпуска (см., например, решение Красноярского краевого суда от 21.12.2017 N 7р-1063/2017). Полагаем, что в такой ситуации целесообразнее всего отнести отпуск работника в самый конец его рабочего года.

______________________________

*(1) В утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 указаниях по заполнению формы графика отпусков N Т-7 говорится о том, что при составлении графика учитываются в том числе и пожелания работников. Однако, даже не вдаваясь в вопрос о том, был ли Госкомстат уполномочен вводить такую норму, в любом случае следует заключить, что в настоящее время ни форма N Т-7, ни указания по ее заполнению не являются обязательными для применения.

Сроки утверждения графика отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года. Однако в зависимости от того, включать ли в указанный срок сам день утверждения графика, последний день, когда может быть утвержден график отпусков, определяется по-разному: это будет или 17, или 18 декабря.

По мнению Минтруда России, крайним сроком утверждения графика отпусков является 17 декабря (письмо от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399). Аналогичные разъяснения в своих консультациях приводят и специалисты Роструда. В судебной практике имеются примеры привлечения работодателей, утвердивших график отпусков 18 декабря, к административной ответственности (решения Ульяновского облсуда от 23.06.2016 N 7-202/2016, Мелекесского райсуда Ульяновской области от 08.11.2019 N 12-1-40/2019, Балашовского райсуда Саратовской области от 02.07.2020 N 12-29/2020). Поэтому рекомендуем принять соответствующий документ до 17 декабря включительно.

Ознакомление работников с графиком отпусков

Требование об ознакомлении работников с графиком отпусков напрямую в законодательстве не прописано. Тем не менее, на практике широко распространена точка зрения о том, что такая обязанность на работодателя все же возложена частью второй ст. 22 ТК РФ, предписывающей знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами (см. консультации специалистов Роструда, определения Московского облсуда от 10.08.2020 N 33-16992/2020, Верховного Суда Республики Татарстан от 20.03.2018 N 33а-3968/2018, Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11.11.2015 N 33-4270/2015, Челябинского облсуда от 24.02.2014 N 11-1778/2014, решение Смоленского облсуда от 15.07.2014 N 21-197).

По нашему глубокому убеждению, график отпусков не является локальным нормативным актом, поскольку не содержит правовых норм, то есть правил поведения, обязательных для неопределенного круга лиц и рассчитанных на неоднократное применение. Тот факт, что работодатель при утверждении графика отпусков должен соблюсти порядок учета мнения профсоюза, установленный для принятия локальных нормативных актов, график отпусков локальным нормативным актом не делает. Поэтому часть вторая ст. 22 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, в данном случае не применяется. Соответственно, обязанность работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в организации исчерпывается извещением конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (часть третья ст. 123 ТК РФ).

У этой точки зрения также есть сторонники как среди специалистов Роструда (см. ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ"), так и среди судей (определения Приморского краевого суда от 17.07.2018 N 33-6487/2018, Владимирского облсуда от 28.09.2017 N 33-3671/2017, Архангельского облсуда от 08.12.2016 N 33-7257/2016, Свердловского облсуда от 02.04.2014 N 33-4186/2014, Камчатского краевого суда от 20.06.2013 N 33-911/2013, постановление Президиума Пензенского облсуда от 25.05.2011 N 44а-76/2011). Минтруд России в письме от 09.12.2020 N  14-2/ООГ-17846 также указал, что трудовое законодательство не содержит требований об ознакомлении работников с графиком отпусков.

Тем не менее, учитывая противоречивость правоприменительной практики, ознакомление работников с графиком отпусков представляется целесообразным.

Поскольку никаких требований к порядку ознакомления работника с графиком отпусков нет, работодатель может выбрать удобный ему способ. Например, предусмотреть в графике соответствующую графу или сделать отдельный лист ознакомления с графиком.

Ознакомление работников с графиком отпусков может быть полезно еще и потому, что, по мнению многих специалистов, это считается надлежащим исполнением требования части третьей ст. 123 ТК РФ по извещению работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (см., например, письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Напомним, что в силу ст. 312.1 ТК РФ в случаях, когда закон требует ознакомления работника с принимаемыми работодателем документами под роспись, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником. Однако для этих целей необходимо использование сторонами усиленных квалифицированных электронных подписей. Кроме того, каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Всех ли работников необходимо включать в график отпусков?

На практике нередко можно встретить утверждение о том, что в график отпусков должны быть включены все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на момент составления графика (решения Красноярского краевого суда от 21.12.2017 N 7р-1063/2017, Краснодарского краевого суда от 28.08.2014 N 12-2585/2014, определения Вологодского облсуда от 21.08.2013 N 33-3794/2013, Хабаровского краевого суда от 14.07.2010 N 33-4679, ответы Роструда).

Тем не менее, в отношении конкретных случаев многие специалисты не столь категоричны. Например, распространена точка зрения об отсутствии необходимости включения в график отпусков работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком (см. ответы Роструда). Очевидно, что ту же логику можно применить и в случае нахождения работника в иных продолжительных отпусках (без сохранения заработной платы, длительном отпуске педагогического работника).

Представлена на практике и позиция, согласно которой в график можно не включать работников, подлежащих сокращению в начале года, если они не смогут воспользоваться отпуском (определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 02.07.2019 N 33-4507/2019). Такой подход также можно распространить и на иные случаи, когда заранее известно, что трудовые отношения будут прекращены в течение года и к этому моменту у работодателя не возникнет обязанности предоставить работнику отпуск. Например, когда речь идет об истечении срока трудового договора (особенно, если договор был заключен менее чем на 6 месяцев, в связи с чем согласно части второй ст. 122 ТК РФ у работника вообще не возникает права на использование отпуска).

Однако в любом случае решения о невключении таких работников в график будут спорными. Кроме того, возможно возникновение ситуаций, когда обстоятельства, обуславливавшие невключение работников в график, исчезнут в течение календарного года. Работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком, может в любой момент его прервать. Работодатель может отменить или отложить сокращение или у него появится вакансия, на которую будет переведен сокращаемый работник, в результате чего с ним не будут прекращены трудовые отношения. Срочный трудовой договор может быть при определенных обстоятельствах продлен или трансформирован в бессрочный. Во всех этих случаях у работодателя может появиться обязанность по предоставлению работнику отпуска в том календарном году, в график отпусков за который работник не включен.

В связи с этим мы советуем включать в график отпусков действительно всех работников. Исключение может быть сделано только для тех работников, в отношении которых у работодателя вообще за весь календарный год не возникнет обязанности по предоставлению ежегодного оплачиваемого отпуска. Такая ситуация может возникнуть из-за того, что отпуска работникам предоставляются за рабочие годы, а график отпусков составляется на календарный. Обязанности предоставлять работнику отпуск в каждом календарном году у работодателя нет. Приведем пример:

Пример

Работник принят на работу 20 марта 2020 года. Его первый рабочий год - 20.03.2020 - 19.03.2021. За этот рабочий год работник использовал отпуск в октябре 2020 года. А отпуск за второй рабочий год (20.03.2021 - 19.03.2022) работодатель планирует предоставить работнику в феврале 2022 года, что вполне соответствует закону. В такой ситуации в 2021 году у работника не будет отпуска, соответственно, и отражать в графике отпусков будет нечего.

Однако и в такой ситуации во избежание претензий со стороны контролирующих органов можно включить фамилию работника в график отпусков, указав в примечании, что отпуск в соответствующем календарном году у работника не запланирован.

На практике можно также встретить точку зрения об отсутствии у работодателя необходимости включать в график отпусков совместителей. Это объясняется тем, что согласно ст. 286 ТК РФ совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (определение Ростовского облсуда от 07.02.2020 N 33-171/2020). Однако следует иметь в виду, что из-за несовпадения рабочих годов на работе по основному месту и по совместительству может возникнуть ситуация, когда до окончания рабочего года по совместительству у работника не будет отпуска по основному месту работы. В такой ситуации предоставить отпуск по совместительству все равно будет необходимо.

Пример

Работник принят на работу по совместительству в июле 2020 года. Свой отпуск по основному месту работы он использовал в июне 2020 года, а следующий отпуск у него запланирован только на сентябрь 2021 года. В такой ситуации работодателю все равно необходимо будет предоставить работнику по совместительству отпуск до окончания его первого рабочего года (то есть до июля 2021 года), пускай и не одновременно с отпуском по основному месту работы.

Даже если работник принят по основному месту работы и по совместительству одновременно, это не значит, что даты окончания рабочих годов в дальнейшем не разойдутся. Например, работник по основному месту работы уйдет в отпуск по уходу за ребенком, а по совместительству продолжит работать.

В связи с этим работников-совместителей также следует включать в график отпусков, а их отпуск целесообразно относить на конец их рабочего года. Сторонники точки зрения о необходимости включения совместителей в график отпусков имеются и среди специалистов Роструда (см. ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Неочевидной также будет и ситуация с включением в график отпусков лиц, с которыми на момент составления графика у работодателя уже заключен трудовой договор, но которые еще не приступили к работе. Формально работниками такие граждане еще не являются, трудовых отношений с ними у работодателя нет (определение Верховного Суда РФ от 18.02.2010 N 4-В09-54). Более того, такие отношения могут и не возникнуть, если трудовой договор будет аннулирован. Тем не менее, поскольку вероятность такого развития событий обычно невелика, представляется целесообразным для работодателя все же включать указанных лиц в график отпусков.

По мнению же Минтруда России, поскольку в ТК РФ "не содержится разграничений между включаемыми в график работниками", работодатель может самостоятельно урегулировать вопрос о необходимости включения в график вышеперечисленных категорий работников (см. письма от 10.12.2020 N 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 N 14-2/ООГ-17895, от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17851, от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17800).

Отметим также, что график отпусков определяет лишь порядок предоставления отпусков, но не устанавливает право на сам отпуск. Работодатель не обязан предоставлять работнику даже указанный в графике отпуск, если право на него у работника не возникло. Поэтому тот факт, что работодатель включил отпуск того или иного работника в график, еще не гарантирует, что такой отпуск необходимо будет предоставить.

Пример

Работодатель включил в график отпусков на 2021 год отпуск работника за 2021-2022 рабочий год на август. Работодатель исходил из того, что соответствующий рабочий год должен был начаться у работника в мае 2021 года. Однако из-за длительного отпуска без сохранения заработной платы начало этого рабочего года перенеслось на сентябрь. В такой ситуации работодатель не может предоставить работнику отпуск в августе, как это предусмотрено графиком отпусков, поскольку трудовое законодательство не предполагает возможности использования отпусков за еще не начавшиеся рабочие годы (см., например, письмо Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519, определения Липецкого облсуда от 26.08.2019 N 33а-3141/2019, Санкт-Петербургского горсуда от 25.05.2017 N 33-10206/2017, от 04.12.2012 N 33-16777/2012, Нижегородского областного суда от 17.08.2010 N 33-7171).

Можно ли не указывать в графике конкретные даты предоставления отпуска?

Согласно ст. 123 ТК РФ в соответствии с графиком отпусков определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Формально из этой нормы не следует необходимость определения графиком именно дат начала отпусков работников. Верховный Суд РФ также указывает, что трудовое законодательство не содержит положения об обязательном указании в графике отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника (определение от 06.02.2014 N АПЛ13-606). Как следствие, на практике встречается позиция о допустимости указания в графике отпусков, например, только месяца использования работником отпуска без упоминания конкретного числа (см. решение Лесного районного суда Тверской области от 04.04.2016 N 12-6/2016, ответы Роструда, информационное сообщение ГИТ в Республике Башкортостан от 03.12.2020).

Однако такой способ составления графика отпусков может быть воспринят контролирующими и судебными органами как нарушение (решение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 14.08.2013 N 7-155/2013, ответы Роструда). Кроме того, существует неопределенность относительно того, как будет решаться вопрос с конкретной датой начала отпуска, если указать в графике лишь месяц его предоставления: сможет ли работодатель определять ее самостоятельно или это потребует согласования с работником? В связи с этим во избежание возможных претензий со стороны проверяющих и споров с работниками мы все же рекомендуем указывать в графике конкретные даты начала отпуска.

В Минтруде России на вопрос о возможности указания в графике отпусков лишь месяца использования отпуска и порядке определения конкретной даты предоставления отпуска в таком случае ответили, что поскольку в ТК РФ форма и содержание графика отпусков, а также порядок оформления предоставления работнику отпуска не конкретизированы, работодатели вправе закрепить эти моменты локальным нормативным актом (письмо от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17783)).

Какие отпуска включаются в график?

По смыслу ст. 123 ТК РФ в графике отпусков отражаются только ежегодные оплачиваемые отпуска работников. Отпуска без сохранения заработной платы, длительные отпуска педагогических работников и иные виды времени отдыха работников в графике отпусков не отражаются, даже если они были заранее запланированы сторонами.

В то же время дополнительные отпуска как часть ежегодного оплачиваемого отпуска (см. ст. 120 ТК РФ) должны быть включены в график отпусков. Отдельного внимания заслуживает дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда. Такой отпуск также подлежит включению в график отпусков (см., например, определение Челябинского областного суда от 25.07.2016 N 11-10209/2016, письмо Минтруда России от 18.10.2016 N 14-2/В-1045). Однако его особенность заключается в том, что этот отпуск предоставляется пропорционально времени, отработанному работником во вредных условиях труда. Поэтому работодатель не может заранее знать, на какую часть этого отпуска работник приобретет право к той или иной дате. Мы рекомендуем указывать в графике отпуск полной продолжительности и при этом сделать примечание о том, что, если ко дню начала отпуска сотрудник отработает во вредных условиях менее 11 месяцев, дополнительный отпуск будет предоставлен ему пропорционально отработанному времени. Если в организации применяется форма Т-7, для этого может быть использована графа 10.

Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. Такие разъяснения приведены в письме Роструда от 08.06.2007 N 1921-6. При желании из этого можно сделать вывод, что перенесенные на следующий год отпуска включать в график не обязательно. На наш взгляд, смысл письма несколько иной. График отпусков представляет собой план того, кто и когда в течение календарного года пойдет в отпуск. Поэтому включению в график подлежат все отпуска, предоставление которых запланировано в соответствующем году: как отпуска, положенные работникам за текущий рабочий год, так и неиспользованные отпуска прошлых лет. В то же время установленные графиком сроки можно изменить по соглашению между работником и работодателем. Консультации дежурного инспектора портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ" содержат мысль о том, что работодатель обязан вносить в график отпусков при его составлении не использованные работниками дни отпуска за прошлые периоды. Представлена такая точка зрения и в судебной практике (определение Вологодского облсуда от 05.10.2012 N 33-4157/2012). Минтруд России на вопрос о необходимости включения отпусков за прошедшие периоды в график ответил, что поскольку в ТК РФ форма и содержание графика отпусков, а также порядок оформления предоставления работнику отпуска не конкретизированы, работодатели вправе закрепить эти моменты локальным нормативным актом (письмо от 09.12.2020 N 14-2/ООГ-17850).

Распределение отпусков внутри графика

При составлении графика работодателю необходимо помнить, что в норме части первой ст. 122 ТК РФ, согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, речь идет о рабочих годах (см., например, письма Роструда от 18.12.2012 N 1519-6-1, от 08.12.2008 N 2742-6-1). Таким образом, формального включения отпуска работника в график на календарный год недостаточно для исполнения требования о ежегодном предоставлении отпуска. Необходимо, чтобы отпуск за определенный рабочий год был предоставлен до окончания этого года.

При этом не вполне ясно, что следует понимать под "предоставлением отпуска". Должен ли весь период отпуска приходиться на тот рабочий год, за который он предоставляется, или достаточно, чтобы на этот рабочий год приходилась только дата начала отпуска? Специалисты Минтруда России в письме от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519 указали, что окончание ежегодного оплачиваемого отпуска может приходиться на следующий рабочий год. Однако в судебной практике можно встретить и противоположную позицию по данному вопросу (см. определение Смоленского облсуда от 24.02.2016 N 33-402/2016). Учитывая неоднозначность практики, полагаем более безопасным выбрать время предоставления отпуска таким образом, чтобы он целиком приходился на рабочий год, за который он предоставляется.

В графике отпусков можно предусмотреть предоставление отпусков за оба рабочих года, которые приходятся на соответствующий календарный год (см., например, определение Московского областного суда от 10.08.2020 N 33-16992/2020).

У работодателя нет необходимости соблюдать хронологический порядок предоставления отпусков (письма Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0 и от 08.06.2007 N 1921-6). Например, отпуск за текущий рабочий год может быть поставлен в графике раньше, чем неиспользованные отпуска за предыдущие рабочие годы.

Павел Сутулин,

рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ