Приложение. Обзор обобщения правоприменительной практики осуществления Управлением по делам архивов Республики Адыгея на территории Республики Адыгея контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации

Приложение
к приказу Управления
по делам архивов
Республики Адыгея
от 18 декабря 2020 года N 84-п

Обзор
обобщения правоприменительной практики осуществления Управлением по делам архивов Республики Адыгея на территории Республики Адыгея контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации

Обзор обобщения правоприменительной практики осуществления Управлением по делам архивов Республики Адыгея на территории Республики Адыгея контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации (далее - Управление) в 2020 году подготовлен во исполнение пункта 3 части 2 статьи 8.2. Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

Одной из форм основных мер профилактики нарушений требований, установленных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации (далее - обязательные требования), является регулярное (не реже одного раза в год) обобщение практики осуществления в соответствующей сфере деятельности государственного контроля и размещение на официальных сайтах в сети "Интернет" соответствующих обобщений, в том числе с указанием наиболее часто встречающихся случаев нарушений обязательных требований с рекомендациями в отношении мер, которые должны приниматься юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в целях недопущения таких нарушений.

Целями подготовки обобщения и анализа правоприменительной практики являются:

1) предупреждение нарушений обязательных требований, выявление проблем правоприменения;

2) обеспечение доступности сведений о правоприменительной практике Управления;

3) снижение количества нарушений обязательных требований и повышение уровня защищённости охраняемых законом ценностей;

4) подготовка предложений по совершенствованию законодательства в сфере архивного дела.

Задачами обобщения и анализа правоприменительной практики являются:

1) выявление проблемных вопросов применения Управлением обязательных требований;

2) выработка оптимальных решений проблемных вопросов правоприменительной практики с привлечением заинтересованных лиц и их реализация;

3) выявление устаревших, дублирующих и избыточных обязательных требований, подготовка и внесение предложений по их устранению;

4) выявление типичных нарушений обязательных требований, анализ их причин, и подготовка предложений по реализации профилактических мероприятий для их предупреждения.

Основными нормативными правовыми актами, требования которых обязаны соблюдать организации, независимо от формы собственности, являются:

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Закон Республики Адыгея от 10.08.2006 г. N 19 "Об архивном деле в Республике Адыгея";

- Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

- Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях";

- приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".

В 2020 году проведение плановых проверок юридических и индивидуальных предпринимателей не запланированы. Поскольку основания для проведения внеплановых проверок отсутствовали, в 2020 году внеплановые проверки не проводились. Заявлений и обращений граждан, содержащих сведения о причинении вреда или об угрозе причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере архивного дела, не поступало.

В целях предупреждения нарушения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований, соблюдение которых оценивается Управлением при проведении мероприятий по региональному государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле, устранения причин, факторов и условий, способствующих нарушению таких обязательных требований, разработаны Программа профилактических мероприятий Управления по делам архивов Республики Адыгея, направленных на предупреждение нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на территории Республики Адыгея в 2020 году и на плановый 2021 - 2022 годов" и утверждён план-график профилактических мероприятий, направленных на предупреждение нарушений юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований законодательства об архивном деле (приказ Управления от 18.12.2020 N 83-п).

В ходе контрольных мероприятий наиболее часто встречающиеся типовые нарушения обязательных требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов об архивном деле следующие:

N п/п	Содержание нарушения	Нормативно-правовые акты, требования которых нарушены
1	2	3
для исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций
	не соблюдение нормативных условий хранения документов в том числе:	пункты 2.15. - 2.27. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённые приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила-2015)
	окна архивохранилищ не оборудованы запирающимися решётками	пункт 2.20. Правил-2015
	отсутствие огнетушителей в местах хранения документов	пункты 2.15., 2.22. Правил-2015
	отсутствие исправных (прошедших поверку) приборов измерения температуры и влажности воздуха, журналов, фиксирующих их показания	пункт 2.26. Правил-2015
2.	отсутствие основных и обязательных учётных документов в архиве организации	пункт 3.6.- 3.15. Правил-2015
3.	неполные сведения в паспорте архива организации, хранящей управленческую документацию, по состоянию на 01 декабря	пункт 3.12 Правил-2015
4.	отсутствие в организации экспертной комиссии и положения о ней, утверждённого руководителем организации, приказа о составе экспертной комиссии, протоколов заседаний	пункты 4.7. 4.8. Правил-2015, приложения N 6, 14, 15, 16, 17, 18, 21, 22, 25 к Правилам-2015
5.	несвоевременное выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения	пункты 4.11. Правил-2015
6.	отсутствие актуальной действующей номенклатуры дел, отсутствие сведений в графе 3 и итоговой записи к номенклатуре о категориях и количестве дел, заведённых в течение года	пункты 4.14. - 4.18 Правил-2015
7.	отсутствие книги учёта выдачи документов из архива организации, заказов на выдачу дел, листов использования в выдаваемых делах и карт-заместителей	пункты 2.46. - 2.47. Правил-2015
8.	недостатки в оформлении дел постоянного срока хранения (подшиты не на 4 прокола, не оформлены обложка дела и лист-заверитель, отсутствует нумерация листов в деле, наличие дублетных экземпляров документов в деле, отсутствие внутренней описи для определённых категорий дел)	пункты 4.19. - 4.30. Правил-2015
9.	недостатки в оформлении дел по личному составу (подшиты не на 4 прокола, не оформлены обложка дела и лист-заверитель, отсутствует нумерация листов в деле, приказы по основной деятельности сформированы вместе с приказами по личному составу)	пункты 4.19. - 4.30. Правил-2015
10.	несвоевременное описание дел постоянного хранения и дел по личному составу (в том числе личных дел и личных карточек уволенных работников), отсутствие описей дел, документов (в том числе на электронные документы) или их неполная комплектность	пункт 5.5. Правил-2015
11.	несвоевременная передача дел постоянного срока хранения, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, государственные и муниципальные архивы	пункт 6.1 Правил-2015
для государственного архива и муниципальных архивов муниципальных образований
1.	не соблюдение нормативных условий хранения документов в том числе:	пункт 2.11.1 - 2.11.2.5 Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённые приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (далее - Правила-2007)
	отсутствие исправных (прошедших поверку) приборов измерения температуры и влажности воздуха, журналов, фиксирующих их показания	пункт 2.11.2.3. Правил-2007
	нарушения температурно-влажностного режима хранения документов в архивохранилищах	пункт 2.11.2.3. Правил-2007
	нарушения светового режима хранения документов в архивохранилищах	пункт 2.11.2.4. Правил-2007
	нарушение норм расстановки стеллажного оборудования в архивохранилище	пункт 2.11.3. Правил-2007
2	отсутствие инструкции о порядке работы архива при чрезвычайных ситуациях	пункт 2.11.16. Правил-2007
3.	отсутствие паспортов архивохранилищ	пункты 3.4.1. 3.5.8. Правил-2007
4.	несвоевременное внесение необходимых изменений (актуализация) в список организаций - источников комплектования архива	пункт 4.2.2. Правил-2007
5.	отсутствие в наблюдательных делах организаций - источников комплектования полного комплекса необходимых документов, характеризующих их правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве	пункт 4.2.3. Правил-2007
6.	отсутствие тематико-экспозиционных планов при подготовке выставок архивных	пункт 5.15. Правил-2007
7.	отсутствие инструкции о мерах пожарной безопасности в архиве	пункт 1.9. Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утверждённых приказом Минкультуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3
8.	неполнота и неточность сведений в паспортах архива организации, хранящей управленческую документацию, по состоянию на 01 декабря	пункт 2.2. Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённого приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 и пункт 2.2.4. Регламента государственного учёта документов Архивного фонда

В целях предупреждения нарушения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований, соблюдение которых оценивается Управлением при проведении мероприятий по региональному государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле, считаем необходимым продолжить практику проведения семинаров для организаций, оказание консультативной помощи лицам, ответственным за ведение делопроизводства и архив в организациях. Кроме того, следует осуществлять работу с подконтрольными субъектами в соответствии с программой профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле и планом-графиком профилактических мероприятий, направленных на предупреждение нарушений юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований законодательства об архивном деле на 2021 год и плановый 2022 - 2023 годов.

Для повышения информированности подконтрольных субъектов следует обеспечить пополнение страницы Управления необходимым материалом и поддержание их в актуальном состоянии.