Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Приказ Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 25 октября 2021 г. N 12 "Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов), используемых Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ульяновской области" (документ утратил силу)
- Приложение N 1. Форма проверочного листа (список контрольных вопросов), используемая Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ульяновской области в отношении юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), осуществляющих в соответствии с действующим законодательством хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
Приложение N 1. Форма проверочного листа (список контрольных вопросов), используемая Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ульяновской области в отношении юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), осуществляющих в соответствии с действующим законодательством хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
Приложение N 1
к приказу Министерства искусства и
культурной политики Ульяновской области
от 25 октября 2021 г. N 12
ФОРМА ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА
(СПИСОК КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ),
используемая Министерством искусства и культурной политики
Ульяновской области при осуществлении регионального государственного
контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле
на территории Ульяновской области в отношении
юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), осуществляющих
в соответствии с действующим законодательством хранение, комплектование,
учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов
1. Наименование органа регионального государственного контроля
(надзора): Министерство искусства и культурной политики Ульяновской
области.
2. Наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество (при
наличии), индивидуального предпринимателя): _____________________________
_________________________________________________________________________
3. Место проведения проверки _______________________________________
_________________________________________________________________________
4. Реквизиты распоряжения Министра, исполняющего обязанности
Министра о проведении проверки __________________________________________
_________________________________________________________________________
(наименование акта, N, дата)
5. Учётный номер проверки и дата присвоения учётного номера проверки
в ФГИС "Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий"
_________________________________________________________________________
6. Перечень вопросов, отражающих содержание основных требований:
/-----------------------------------------------------------------------\
| N |Вопросы, отражающие содержание | Реквизиты нормативных | Ответы |
| | обязательных требований | правовых актов, с | на |
| | |указанием их структурных|вопросы |
| | | единиц, которыми |*(1) |
| | |установлены обязательные| |
| | | требования | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 1. |Наличие помещения архива, |П. 9 ст. 3, ст. 13 | |
| |соответствующего нормативным |Федерального закона от | |
| |режимам хранения архивных |22 октября 2004 года N | |
| |документов? |125-ФЗ "Об архивном деле| |
| | |в Российской Федерации",| |
| | |пп. 1.3, 1.4, 2.16-2.18 | |
| | |Правил организации | |
| | |хранения, | |
| | |комплектования, учёта и | |
| | |использования документов| |
| | |Архивного фонда | |
| | |Российской Федерации и | |
| | |других архивных | |
| | |документов в органах | |
| | |государственной власти, | |
| | |органах местного | |
| | |самоуправления и | |
| | |организациях, | |
| | |утвержденных приказом | |
| | |Министерства культуры | |
| | |Российской Федерации от | |
| | |31 марта 2015 года N 526| |
| | |(далее - Правила 2015), | |
| | |пп. 7, 8, 22 Правил | |
| | |организации хранения, | |
| | |комплектования, учёта и | |
| | |использования научно-| |
| | |технической документации| |
| | |в органах | |
| | |государственной власти, | |
| | |органах местного | |
| | |самоуправления, | |
| | |государственных и | |
| | |муниципальных | |
| | |организациях | |
| | |утвержденных приказом | |
| | |Федерального архивного | |
| | |агентства от 9 декабря | |
| | |2020 года N 155, | |
| | |зарегистрированы в | |
| | |Минюсте РФ 12 марта 2021| |
| | |N 62735 (далее - Правила| |
| | |2020) | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 2. |Допускается ли размещение |П. 2.16, 2.17 Правил | |
| |архива организации в подвальных|2015 | |
| |и чердачных помещениях, а также| | |
| |прокладка труб водоснабжения и | | |
| |канализации, технические или | | |
| |бытовые выводы воды в | | |
| |архивохранилище? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 3. |Имеет ли архивохранилище |П. 2.19 Правил 2015 | |
| |естественную или искусственную | | |
| |вентиляцию? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 4. |Обеспечивается ли оснащение |Пп. 2.14, 2.15, 2.21, | |
| |архивохранилищ специальным |2.35 Правил 2015 | |
| |оборудованием для хранения | | |
| |документов (стеллажи, коробки | | |
| |или папки)? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 5. |Обеспечивается ли оснащение |Пп. 2.14., 2.15., 2.20, | |
| |помещения архива организации |2.22, 2.23, 2.24 Правил | |
| |средствами пожаротушения, |2015 | |
| |пожарной сигнализацией и | | |
| |охранной сигнализацией? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 6. |Обеспечивается ли оборудование |П. 2.20 Правил 2015 | |
| |архивохранилища (за исключением| | |
| |архивохранилищ, располагающихся| | |
| |на охраняемой территории) | | |
| |дверями с повышенной | | |
| |технической укреплённостью | | |
| |против возможного взлома, | | |
| |оснащёнными замками повышенной | | |
| |секретности, окна помещений | | |
| |первого этажа запирающимися | | |
| |решетками? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 7. |Соблюдены ли следующие нормы |П. 2.21 Правил 2015 | |
| |установки стационарных | | |
| |стеллажей и шкафов в | | |
| |архивохранилищах: | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| |- расстояние между рядами | | |
| |стеллажей (главный проход) - не| | |
| |менее 120 см; | | |
| |- расстояние (проход) между | | |
| |стеллажами - не менее 75 см; | | |
| |- расстояние между наружной | | |
| |стеной здания и стеллажами, | | |
| |параллельными стене - не менее | | |
| |75 см; | | |
| |- расстояние между стеной и | | |
| |торцом стеллажа или шкафа | | |
| |(обход) - не менее 45 см; | | |
| |- расстояние между полом и | | |
| |нижней полкой стеллажа (шкафа) | | |
| |- не менее 15 см, в цокольных | | |
| |этажах - не менее 30 см? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 8. |Осуществляется ли контроль |П. 2.23 Правил 2015 | |
| |доступа в архивохранилище и | | |
| |установлен ли руководителем | | |
| |организации порядок сдачи под | | |
| |охрану и снятия с охраны | | |
| |помещений архива? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 9. |Соблюдается ли в архиве |Пп. 2.15, 2.24 Правил | |
| |организации световой режим? (на|2015 | |
| |окнах в имеются архивохранилище| | |
| |светорассеиватели, защитные | | |
| |фильтры, шторы, жалюзи, | | |
| |нанесенные на стекло покрытия, | | |
| |применяются лампы накаливания в| | |
| |закрытых плафонах с гладкой | | |
| |поверхностью) | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 10. |Соблюдается ли в |Пп. 2.15, 2.25, 2.26 | |
| |архивохранилищах организации |Правил 2015 | |
| |нормативный температурно-| | |
| |влажностный режим (температура | | |
| |17 - 19°С, относительная | | |
| |влажность воздуха - 50 - 55%), | | |
| |имеются средства измерения и | | |
| |контроля | | |
| |температурно-влажностного | | |
| |режима? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 11. |Соблюдается ли в |Пп. 2.15, 2.27, 2.28, | |
| |архивохранилище |2.29 Правил 2015 | |
| |санитарно-гигиенический режим? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 12. |Пронумерованы ли все ли |П. 2.36 Правил 2015 | |
| |помещения архива организации, а| | |
| |также стеллажи, шкафы, | | |
| |контейнеры, полки? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 13. |Проводится ли в архиве |Пп. 2.14, 2.40, 2.42 | |
| |организации проверка наличия и |Правил 2015, пп.42 | |
| |состояния документов, | | |
| |соблюдается ли цикличность | | |
| |проверки наличия и состояния | | |
| |документов на бумажных | | |
| |носителях (не реже одного раза | | |
| |в 10 лет) на электронных | | |
| |носителях (не реже одного раза | | |
| |в 5 лет) делается ли запись | | |
| |"ПРОВЕРЕНО" с указанием номера | | |
| |и даты акта проверки наличия и | | |
| |состояния документов в конце | | |
| |каждой просмотренной описи? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 14. |Составляется ли по результатам |Пп. 2.14, 2.43, | |
| |проверки акт проверки наличия и|приложение N 3 Правил | |
| |состояния архивных документов? |2015 | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 15. |Организуется ли в течение |Пп. 2.14, 2.44 Правил, | |
| |одного года розыск |2015 приложение N 6 | |
| |необнаруженных дел или |Правил 2015 | |
| |документов, если проверкой | | |
| |наличия и состояния документов | | |
| |установлено их отсутствие, | | |
| |оформляется акт об утрате | | |
| |документов, справка о | | |
| |проведении розыска, если дело | | |
| |не найдено и направляется на | | |
| |рассмотрение в Министерство для| | |
| |принятия решения о снятии | | |
| |утраченных дел с учета? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 16. |Осуществляется ли выдача |Пп. 2.45, 2.46, 2.47 | |
| |документов из архивохранилища с|Правил 2015 | |
| |письменного разрешения | | |
| |руководителя архива организации| | |
| |в установленные сроки? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 17. |Регистрируется ли в книге |Пп. 2.46, 5.8 Правил | |
| |выдачи дел выдача документов из|2015 приложение N 10 | |
| |архивохранилища, оформляется ли|Правил 2015 | |
| |выдача документов заказом | | |
| |(служебной запиской) на выдачу | | |
| |дел, актом о выдаче дел во | | |
| |временное пользование - при | | |
| |выдаче в сторонние организации?| | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 18 |Разработаны ли планы конкретных|П. 2.49 Правил 2015 | |
| |мероприятий и другие | | |
| |нормативные документы, | | |
| |регламентирующие порядок работы| | |
| |в чрезвычайных ситуациях, при | | |
| |возникновении которых | | |
| |невозможно обеспечить | | |
| |сохранность архивных | | |
| |документов? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 19. |Ведутся ли в архиве организации|Пп. 3.6 - 3.11, | |
| |основные (обязательные) учётные|приложения NN 11-19 | |
| |документы и соответствуют |Правил 2015, пп. 16, 17,| |
| |установленным требованиям |18, 49, 55, 58, 59 | |
| |(книга (журнал) учета |Правил 2020 | |
| |поступления и выбытия дел, | | |
| |документов; список фондов (для | | |
| |организаций, хранящих документы| | |
| |более одного фонда); лист | | |
| |фонда; опись дел, документов; | | |
| |реестр описей (при наличии двух| | |
| |и более описей дел); | | |
| |инвентарные книги и карточки | | |
| |учёта документов (для | | |
| |документов НТД')? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 20. |Составляются ли и |П. 3.12. Правил 2015, | |
| |представляются ли ежегодно к 30|п. 54 Правил 2020, п.| |
| |декабря отчетного года в |2.6.1, приложения NN 4, | |
| |соответствующий государственный|4а, 4б (в зависимости от| |
| |(муниципальный) архив паспорт |состава документов, | |
| |архива организации на 1 декабря|образующихся в | |
| |.... г.? (для организаций |деятельности | |
| |являющихся источниками |организации) Регламента | |
| |комплектования государственных |государственного учета | |
| |(муниципальных) архивов, |документов Архивного | |
| |отдельно для организаций, |Фонда Российской | |
| |хранящих НТД) |Федерации, утвержденного| |
| | |приказом Росархива от 11| |
| | |марта 1997 года N 11 | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 21. |Ведется ли дело фонда, |П. 3.15 Правил 2015 | |
| |включающее учётные документы, | | |
| |характеризующие изменения фонда| | |
| |и документы, отражающие историю| | |
| |фонда и фондообразователя? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 22. |Утверждены ли приказом |П. 1.5, 4.8, 4.9 Правил | |
| |руководителя организации: |2015, п. 109 Правил 2020| |
| |положение об архиве, положение | | |
| |об экспертной комиссии (ЭК), | | |
| |состав ЭК, ведутся документы, | | |
| |подтверждающие работу ЭК | | |
| |(планы, протоколы)? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 23. |Проводится ли ежегодно (не |Пп. 4.1-4.3, 4.5-4.7, | |
| |ранее чем через 5 лет после |4.9.-4.13 Правил 2015, | |
| |завершения проекта, темы, |п. 108 Правил 2020 | |
| |снятия изделия с производства, | | |
| |вывода из эксплуатации (для | | |
| |организаций, хранящих НТД) в | | |
| |организации экспертиза ценности| | |
| |документов, составляется по её | | |
| |итогу акт о выделении к | | |
| |уничтожению документов, не | | |
| |подлежащих хранению? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 24. |Составляются ли в структурных |Пп. 4.31, 4.32, | |
| |подразделениях организации |приложения NN 23, 24 | |
| |описи на дела постоянного |Правил 2015, п. 113 | |
| |хранения и по личному составу? |Правил 2020 | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 25. |Составлена ли в организации |Пп. 2.2, 4.14 - 4.18, | |
| |номенклатура дел, согласованная|приложение N 25 Правил | |
| |и утверждённая в установленном |2015 | |
| |порядке? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 26. |Проводится ли в организации |Пп. 4.19 - 4.30, | |
| |полное оформление дел |приложения NN 8, 27, 28 | |
| |постоянного и временных (свыше |Правил 2015 | |
| |10 лет) сроков хранения и по | | |
| |личному составу для передачи в | | |
| |архив организации (подшивка | | |
| |(переплёт), документов дела; | | |
| |нумерация листов дела; | | |
| |составление листа-заверителя | | |
| |дела; составление внутренней | | |
| |описи документов дела; | | |
| |оформление обложки дела)? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 27. |Имеется ли график |П. 4.33 Правил 2015, | |
| |приема-передачи дел в архив |п. 14 Правил 2020 | |
| |организации, согласованный с | | |
| |руководителями структурных | | |
| |подразделений, передающих | | |
| |документы в архив, и | | |
| |утвержденный руководителем | | |
| |организации и соблюдаются ли | | |
| |требования к передаваемым в | | |
| |архив документам? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 28. |Соблюдаются ли организацией |П. 5.5 Правил 2015 | |
| |сроки представления описей дел,| | |
| |документов постоянного хранения| | |
| |(описей дел, документов по | | |
| |личному составу) на утверждение| | |
| |(согласование) ЭПК Министерства| | |
| |(не позднее чем через 3 года | | |
| |после завершения | | |
| |делопроизводством дел, | | |
| |включенных в опись)? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 29. |Ведется ли архивом организации |Пп. 5.7, 5.8, 5.10 | |
| |учёт использования документов, |Правил 2015 | |
| |в том числе выдачи документов и| | |
| |дел, выдачи архивных справок, | | |
| |выписок, копий документов и | | |
| |соблюдаются ли архивом | | |
| |организации сроки исполнения | | |
| |запросов (в течение 30 дней со | | |
| |дня его регистрации)? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 30. |Соблюдаются ли требования к |Пп. 5.12 - 5.15 | |
| |оформлению архивных справок, |приложение N 29 Правил | |
| |выписок, копий документов |2015 | |
| |приводятся после текста | | |
| |архивной справки (архивной | | |
| |выписки) архивные шифры и | | |
| |номера листов единиц хранения | | |
| |архивного документа, | | |
| |использовавшиеся для ее | | |
| |составления? | | |
|-----+-------------------------------+------------------------+--------|
| 31. |Соблюдаются ли организацией |Ст. 22 Федерального | |
| |сроки временного хранения |закона от 22 октября | |
| |документов Архивного фонда |2004 года N 125-ФЗ "Об | |
| |Российской Федерации до их |архивном деле в | |
| |передачи на постоянное хранение|Российской Федерации", | |
| |в государственный |п. 117 Правил 2020 | |
| |(муниципальный) архив? | | |
\-----------------------------------------------------------------------/
Отметка законного представителя организации, уполномоченного
представителя о получении проверочного листа ____________________________
_________________________________________________________________________
(Ф.И.О., должность)
"___" _____________ 20____ г. ________________
(подпись)
Должность, фамилия и инициалы должностного лица Министерства
искусства и культурной политики Ульяновской области, проводящего плановую
проверку и заполняющего проверочный лист ________________________________
_________________________________________________________________________
Дата заполнения листа "___" _________ 20___ г. ________________
(подпись)
*(1) Указывается: "да", "нет".