В соответствии с Федеральным законом от 31 июля 2020 г. N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 октября 2021 г. N 1844 "Об утверждении требований к разработке, содержанию, общественному обсуждению проектов форм проверочных листов, утверждению, применению, актуализации форм проверочных листов, а также случаев обязательного применения проверочных листов" и постановлением Правительства Республики Марий Эл от 2 ноября 2021 г. N 464 "Об утверждении Положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Марий Эл" приказываю:
1. Утвердить прилагаемые формы:
проверочного листа, применяемого Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Марий Эл в отношении юридических лиц;
проверочного листа, применяемого Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Марий Эл в отношении государственных и муниципальных архивов.
2. Отменить приказ Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл от 25 февраля 2022 г. N 51 "Об утверждении форм проверочных листов, применяемых Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Марий Эл".
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 1 марта 2022 г.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл И.Г. Садовина.
И.о. министра культуры, печати |
М.И. Матвеев |
Зарегистрировано в Минюсте РФ по РМЭ 22 марта 2022 г.
Регистрационный N 120320220014
Утверждена
приказом Министерства культуры, печати
и по делам национальностей
Республики Марий Эл
от 15 марта 2022 г. N 62
Форма проверочного листа
применяемого Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Марий Эл в отношении государственных и муниципальных архивов
|
QR-код, предусмотренный постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2021 г. N 604 "Об утверждении Правил формирования и ведения единого реестра контрольных (надзорных) мероприятий и о внесении изменения в постановление Правительства Российской Федерации от 28 апреля 2015 г. N 415" |
1. |
Наименование вида контроля, включенного в единый реестр видов регионального государственного контроля (надзора) |
Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Марий Эл |
2. |
Наименование контрольного (надзорного) органа |
Министерство культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл |
3. |
Реквизиты нормативного правового акта об утверждении формы проверочного листа |
|
4. |
Дата заполнения проверочного листа |
|
5. |
Вид контрольного (надзорного) мероприятия |
|
6. |
Объект регионального государственного контроля (надзора), в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие |
|
7. |
Наименование юридического лица, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер, адрес юридического лица (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), являющегося контролируемым лицом |
|
8. |
Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с заполнением проверочного листа |
|
9. |
Реквизиты решения Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл о проведении контрольного (надзорного) мероприятия, подписанного уполномоченным должностным лицом Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл |
|
10. |
Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия |
|
11. |
Должность, фамилия и инициалы должностного лица Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл, в должностные обязанности которого в соответствии с положением о виде контроля, должностным регламентом входит осуществление полномочий по виду контроля, в том числе проведение контрольных (надзорных) мероприятий, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего проверочный лист |
|
Список
контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований
N |
Контрольные вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований |
Реквизиты нормативных правовых актов с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования |
Ответы на контрольные вопросы |
Примечание |
||
Да |
Нет |
Неприменимо |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
1 |
Наличие организационно-распорядительных документов, в которых закреплены функции и полномочия конкретного государственного, муниципального архива (далее именуемые - архив) по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов: - устав государственного архива; - положение о структурном подразделении органа местного самоуправления, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; - должностные инструкции сотрудников |
Ст. 6, 7, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ N 125- ФЗ); п. 17 ст. 14, п. 16 ст. 15, п. 22 ст. 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления" |
|
|
|
|
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов | ||||||
2 |
Архив размещается: в специально построенном здании(ях); в отдельных помещениях, здании(ях); в приспособленном здании (помещении(ях) |
п. 3.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях библиотеках, научных организациях утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила) |
|
|
|
|
3 |
Наличие документа, подтверждающего проведение обследования приспособленного здания (помещения) на соответствие установленным требованиям для размещения архива |
п. 3.2 Правил |
|
|
|
|
4 |
Помещения в приспособленном под архив здании, предназначенные для хранения архивных документов, изолированы от остальных его помещений |
п. 3.2 Правил |
|
|
|
|
5 |
Отсутствие в здании(ях), где размещается архив предприятий общественного питания, готовящих горячую пищу, продуктовых магазинов и (или) складов, организаций, хранящих и (или) применяющих пожароопасные и агрессивные химические вещества |
п. 3.2 Правил |
|
|
|
|
6 |
Размещение архива осуществляется в здании(ях), не являющихся ветхими строениями, деревянных постройках, помещениями с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением |
п. 3.2 Правил |
|
|
|
|
7 |
Размещение архива осуществляется в помещениях, не являющихся подвалами, либо помещениями, расположенными ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод |
п. 3.2 Правил |
|
|
|
|
8 |
Архивохранилище отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями |
п. 3.3 Правил |
|
|
|
|
9 |
Архивохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не имеет общих с ними вентиляционных каналов |
п. 3.3 Правил |
|
|
|
|
10 |
Архивохранилище гидроизолировано |
п. 3.3 Правил |
|
|
|
|
11 |
Архивохранилище имеет высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка |
п. 3.3 Правил |
|
|
|
|
12 |
Архивохранилище имеет покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества |
п. 3.3 Правил |
|
|
|
|
13 |
Архивохранилище (а) имеет (ют) беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам |
п. 3.3 Правил |
|
|
|
|
14 |
Размещение распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды за пределами архивохранилища |
п. 3.3 Правил |
|
|
|
|
15 |
Соблюдение требований по хранению фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем |
п. 3.4 Правил |
|
|
|
|
16 |
Наличие оборудования для хранения архивных документов, соответствующего установленным требованиям |
п. 4.1 Правил |
|
|
|
|
17 |
Расстановка стеллажей и шкафов открытого типа осуществляется: в архивохранилище(ах) с естественным освещением - перпендикулярно стенам с оконными проемами; в архивохранилище без окон - с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования |
п. 4.2 Правил |
|
|
|
|
18 |
Соблюдение нормативов расстановки стационарных стеллажей, шкафов, сейфов, шкафов-стеллажей в архивохранилище(ах) |
п. 4.2 Правил |
|
|
|
|
19 |
Наличие соответствующей требованиям нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок |
п. 4.4 Правил |
|
|
|
|
20 |
Соблюдение противопожарного режима |
п. 5.1 Правил |
|
|
|
|
21 |
Архивохранилище документов на нитрооснове территориально отделено и изолировано от других, а также снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне |
п. 5.2 Правил |
|
|
|
|
22 |
Оборудование архива средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, установленными Правительством Российской Федерации |
п. 5.6 Правил |
|
|
|
|
23 |
Наличие в архиве инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах, утвержденной локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора |
п. 5.3 Правил |
|
|
|
|
24 |
Оснащение помещений архива средствами охранной сигнализации |
п. 5.7 Правил |
|
|
|
|
25 |
Осуществление по окончании рабочего дня ежедневного опечатывания помещений архива, подлежащих опечатыванию |
п. 5.8 Правил |
|
|
|
|
26 |
Оборудование архивохранилищ дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности |
п. 5.9 Правил |
|
|
|
|
27 |
Наличие в архивохранилище(ах) вентиляции, обеспечивающей рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды . |
п. 5.12 Правил |
|
|
|
|
28 |
Соблюдение нормативно установленного температурно-влажностного режима хранения архивных документов |
|
|
|
|
|
29 |
Наличие в архивохранилище(ах) комплекта контрольно-измерительных приборов |
пп. 5.17 Правил |
|
|
|
|
30 |
Соблюдение периодичности измерения температуры и влажности архивохранилище(ах) |
п. 5.17 Правил |
|
|
|
|
31 |
Ведение регистрационного журнала по соблюдению температурно-влажностного режима с фиксацией показаний контрольно-измерительных приборов |
п. 5.17 Правил |
|
|
|
|
32 |
Освещение в архивохранилищах: естественное освещение с применением на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи; искусственное освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью с уровнем освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20-50 лк, на горизонтальной - 100 лк; применяются люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности |
п. 5.19 Правил |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|||
33 |
Архивные документы защищены от светового воздействия при проведении физико-химической и технической обработки и использовании |
п. 5.20 Правил |
|
|
|
|
34 |
Соблюдение требований к санитарно-гигиеническому режиму в архивохранилище(ах) |
пп. 5.22-5.25 Правил |
|
|
|
|
35 |
Соблюдение требований к первичным средствам хранения архивных документов |
пп. 6.1-6.5 Правил |
|
|
|
|
36 |
Соблюдение требований к хранению электронных документов (при их наличии) |
пп. 7.1-7.3 Правил |
|
|
|
|
37 |
Соблюдение требований к размещению архивных документов |
пп. 8.1-8.3 Правил |
|
|
|
|
38 |
Наличие утвержденной руководителем архива плана (схемы) размещения архивных фондов |
п. 8.1 Правил |
|
|
|
|
39 |
Наличие пофондового и постеллажного топографических указателей, соответствующих установленным требованиям |
п. 8.4 Правил |
|
|
|
|
40 |
Соблюдение порядка и сроков проведения проверки фактического наличия и физического состояния архивных документов (далее - проверка наличия и состояния архивных документов) |
|
|
|
|
|
41 |
Осуществление фиксации результатов проверки наличия и состояния архивных документов в: листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов; |
п. 10.4 Правил, приложение N 1 к Правилам |
|
|
|
|
акте проверки наличия и состояния архивных документов; |
|
|
|
|
||
актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (при необходимости); |
|
|
|
|
||
акте о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны и справке о проведении розыска |
п. 10.8 Правил |
|
|
|
|
|
42 |
Организация и проведение розыска необнаруженных архивных документов, если проверкой наличия и состояния архивных документов установлено их отсутствие |
п. 10.8 Правил |
|
|
|
|
43 |
Внесение изменений в учетные документы по окончании проверки наличия и состояния архивных документов |
п. 10.6 Правил |
|
|
|
|
44 |
Ведение централизованного учета необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде |
п. 10.7 Правил |
|
|
|
|
45 |
Соблюдение требований к оформлению результатов проверки физико-химического и технического состояния архивных документов |
|
|
|
|
|
46 |
Наличие документов, являющихся основанием для снятия с учета архивных документов, признанных неисправимо повреждёнными: решение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - ЭПК) о признании архивного документа неисправимо повреждённым и снятии его с учета приказ руководителя архива о снятии с учета неисправимо поврежденного документа |
п. 13.2 Правил |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
47 |
Соблюдение порядка выдачи архивных документов |
пп. 14.1-14.12 Правил |
|
|
|
|
48 |
Наличие и ведение книг выдачи архивных документов из архивохранилища |
п. 14.8 Правил |
|
|
|
|
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов | ||||||
49 |
Ведение автоматизированного учета архивных документов с использованием государственной информационной системы "Архивный фонд" |
п. 21.1 Правил |
|
|
|
|
50 |
Нумерация учетных единиц в соответствии с установленными требованиями |
п. 22.2-22.4 Правил |
|
|
|
|
51 |
Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями обязательных учетных документов архива: книга учета поступлений документов |
пп. 23.1, 23.2 Правил, приложение N 4 к Правилам |
|
|
|
|
список фондов |
пп. 23.1, 23.2 Правил, приложение N 5 к Правилам |
|
|
|
|
|
листы фондов |
|
|
|
|
||
описи дел, документов |
|
|
|
|
||
реестр описей дел, документов |
|
|
|
|
||
паспорт архива |
|
|
|
|
||
паспорт архивохранилища (при наличии в архиве нескольких архивохранилищ) |
|
|
|
|
||
дело фонда |
|
|
|
|
||
лист-заверитель дела |
пп. 23.1, 23.2 Правил, приложение N 8 к Правилам |
|
|
|
|
|
опись единиц хранения научно-технической документации |
|
|
|
|
||
опись кинодокументов |
|
|
|
|
||
опись фотодокументов |
|
|
|
|
||
опись фотоальбомов |
|
|
|
|
||
опись фонодокументов магнитной записи |
|
|
|
|
||
опись видеодокументов |
|
|
|
|
||
лист учета аудиовизуальных документов |
|
|
|
|
||
дело сдатчика документов |
|
|
|
|
||
лист учета и описания уникального документа |
|
|
|
|
||
внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы |
|
|
|
|
||
список фондов, содержащих особо ценные документы |
|
|
|
|
||
опись особо ценных дел, документов |
|
|
|
|
||
реестр описей особо ценных дел, документов |
|
|
|
|
||
для страхового фонда и фонда пользования на микроформах: книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке |
|
|
|
|
||
книг учета носителей электронного фонда пользования |
|
|
|
|
||
52 |
Соблюдение порядка размещения обязательных учетных документов Архива, в том числе первых экземпляров описей дел, документов, в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива |
п. 24.1 Правил |
|
|
|
|
53 |
Размещение вторых экземпляров описей дел, документов в архивохранилище обособленно от архивных документов |
п. 24.2 Правил |
|
|
|
|
54 |
Размещение третьих экземпляров описей дел, документов в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям |
п. 24.2 Правил |
|
|
|
|
55 |
Наличие документов, являющихся основанием для постановки на учет и снятия с учета архивных документов: |
п. 26.1 Правил |
|
|
|
|
акта(ов) приема-передачи архивных документов на хранение |
п. 26.1 Правил |
|
|
|
|
|
акта(ов) приема на хранение документов личного происхождения |
|
|
|
|
||
акта(ов) о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению |
|
|
|
|
||
акта(ов) о неисправимых повреждениях архивных документов |
|
|
|
|
||
акта(ов) о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны |
|
|
|
|
||
акта(ов) возврата архивных документов собственнику |
|
|
|
|
||
акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов |
|
|
|
|
||
акта о технических ошибках в учетных документах |
|
|
|
|
||
акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду (архиву), неучтенных архивных документов |
|
|
|
|
||
акта о разделении, объединении дел (единиц хранения, единиц учета), включении в дело новых архивных документов |
|
|
|
|
||
акта описания архивных документов, переработки описей |
|
|
|
|
||
56 |
Внесение сведений в книгу учета поступлений документов при приеме архивных документов |
п. 26.2 Правил |
|
|
|
|
57 |
Внесение в реестр описей дел, документов впервые поступивших описей дел, документов |
п. 26.2 Правил |
|
|
|
|
58 |
Внесение сведений о выбытии архивных документов, архивных фондов в реестр описей дел, документов, список фондов в соответствии с установленными требованиями |
п. 26.3 Правил |
|
|
|
|
59 |
Соблюдение требований по ведению учета единиц хранения, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни |
пп. 27.1-27.5 Правил |
|
|
|
|
60 |
Соблюдение требований по ведению учета уникальных и особо ценных документов |
|
|
|
|
|
61 |
Соблюдение требований по ведению учета аудиовизуальных документов |
пп. 29.1-29.2 Правил |
|
|
|
|
62 |
Соблюдение требований по ведению учета электронных документов |
пп. 30.1-30.2 Правил |
|
|
|
|
63 |
Соблюдение требований по ведению учета копий архивных документов на правах подлинников |
пп. 31.1-31.3 Правил |
|
|
|
|
64 |
Соблюдение требований по ведению учета печатных изданий, музейных предметов в архиве |
пп. 34.1-34.4 Правил |
|
|
|
|
65 |
Соблюдение требований по хранению и ведению учёта страхового фонда уникальных и особо ценных документов |
пп. 18.1-18.7, 32.1-32.5 Правил |
|
|
|
|
66 |
Соблюдение требований по созданию и ведению учета электронного фонда пользования |
пп. 19.1-19.6, 33.1 Правил |
|
|
|
|
Организация комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами | ||||||
67 |
Наличие списка источников комплектования, согласованных ЭПК и утвержденных руководителем государственного архива, органом местного самоуправления (для муниципального архива, являющегося структурном подразделением органа местного самоуправления): организаций-источников комплектования архива; граждан-источников комплектования архива |
ст. 20 ФЗ N 125- ФЗ; пп. 35.1-35.7 Правил |
|
|
|
|
68 |
Наличие договоров с негосударственными организациями и гражданами, включенными в список источников комплектования архива |
п. 2, ст. 23 ФЗ N 125- ФЗ; пп. 35.1, 35.2 Правил |
|
|
|
|
69 |
Ведение учета источников комплектования и наблюдательных дел на каждую организацию, гражданина - источник комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде |
п. 35.9 Правил |
|
|
|
|
70 |
Наличие решения ЭПК о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных архивных документов |
п. 36.8 Правил |
|
|
|
|
71 |
Наличие плана-графика приема документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного руководителем архива |
п. 37.2 Правил |
|
|
|
|
72 |
Соблюдение сроков приема документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от организаций - источников комплектований |
|
|
|
|
|
73 |
Наличие договоров купли-продажи (дарения) при приеме документов от граждан |
п. 37.9 Правил |
|
|
|
|
74 |
Соблюдение порядка приема документов, созданных архивом в результате инициативного документирования событий |
|
|
|
|
|
75 |
Соблюдение требований комплектности приема аудиовизуальных документов |
п. 37.12 Правил |
|
|
|
|
Система справочно-поисковых систем к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам | ||||||
76 |
Наличие обязательных архивных справочников на бумажном и (или) в электронном виде |
п. 39.1 Правил |
|
|
|
|
77 |
Наличие путеводителя по фондам |
|
|
|
|
|
78 |
Наличие краткого справочника по фондам |
п. 43.1 Правил |
|
|
|
|
79 |
Формирование и ведение каталога аудиовизуальных документов |
п. 44.1 Правил |
|
|
|
|
80 |
Проведение усовершенствования и переработки описи дел, документов в соответствии с установленными требованиями |
п. 41.3 Правил |
|
|
|
|
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов | ||||||
81 |
Соблюдение порядка доступа пользователей к архивным документам |
ст. 24, 25 ФЗ N 125- ФЗ; пп. 45.1- 45.3 Правил |
|
|
|
|
82 |
Соблюдение порядка приема и рассмотрения запросов граждан и организаций |
|
|
|
|
|
83 |
Соблюдение сроков исполнения запросов социально-правового характера |
ч. 3 ст. 26 ФЗ N 125- ФЗ; п. 46.6 Правил |
|
|
|
|
84 |
Наличие договоров возмездного оказания услуг по исполнению тематических запросов, копированию архивных документов |
|
|
|
|
|
85 |
Соответствие оформления ответов на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также в иных формах установленным требованиям |
пп. 46.8-46.14 Правил |
|
|
|
|
86 |
Наличие системы видеонаблюдения в читальном зале архива |
п. 48.3 Правил |
|
|
|
|
87 |
Наличие и ведение журнала учета посещений читального зала пользователями |
п. 48.5 Правил |
|
|
|
|
88 |
Соблюдение порядка ведения личных дел пользователей читального зала архива |
п. 48.4 Правил |
|
|
|
|
89 |
Соблюдение требований к ведению раздельного учета форм использования архивных документов, в том числе поступающих запросов |
п. 51.1 Правил |
|
|
|
|
90 |
Соблюдение порядка работы с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну, их хранения, учета, оформления рассекреченных дел |
пп. 52.1-54.6 Правил |
|
|
|
|
91 |
Соблюдение порядка допуска пользователя для работы в читальном зале архива |
пп. 2.1-2.4 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденных приказом Росархива от 01.09.2017 N 143 (далее - Порядок) |
|
|
|
|
92 |
Соблюдение порядка допуска пользователей к архивным документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа |
ст. 25 ФЗ N 125-ФЗ; пп. 3.1-3.5 Порядка |
|
|
|
|
______________________________________ _________________ ________________
Должность, Ф.И.О. должностного лица, Дата Подпись
заполнившего проверочный лист
Утверждена
приказом Министерства культуры,
печати и по делам национальностей
Республики Марий Эл
от 15 марта 2022 г. N 62
Форма проверочного листа
применяемого Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Марий Эл в отношении юридических лиц
|
QR-код, предусмотренный постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2021 г. N 604 "Об утверждении Правил формирования и ведения единого реестра контрольных (надзорных) мероприятий и о внесении изменения в постановление Правительства Российской Федерации от 28 апреля 2015 г. N 415" |
1. |
Наименование вида контроля, включенного в единый реестр видов регионального государственного контроля (надзора) |
Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Марий Эл |
2. |
Наименование контрольного (надзорного) органа |
Министерство культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл |
3. |
Реквизиты нормативного правового акта об утверждении формы проверочного листа |
|
4. |
Дата заполнения проверочного листа |
|
5. |
Вид контрольного (надзорного) мероприятия |
|
6. |
Объект регионального государственного контроля (надзора), в отношении которого проводится контрольное (надзорное) мероприятие |
|
7. |
Наименование юридического лица, его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной государственный регистрационный номер, адрес юридического лица (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), являющегося контролируемым лицом |
|
8. |
Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с заполнением проверочного листа |
|
9. |
Реквизиты решения Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл о проведении контрольного (надзорного) мероприятия, подписанного уполномоченным должностным лицом Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл |
|
10. |
Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия |
|
11. |
Должность, фамилия и инициалы должностного лица Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл, в должностные обязанности которого в соответствии с положением о виде контроля, должностным регламентом входит осуществление полномочий по виду контроля, в том числе проведение контрольных (надзорных) мероприятий, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего проверочный лист |
|
Список
контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований
N |
Список контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований |
Реквизиты нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, которыми установлены обязательные требования |
Ответы на вопросы, содержащиеся в перечне вопросов |
Примечание |
||
Да |
Нет |
Не применимо |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
1 |
Наличие правового акта юридического лица о создании архива |
ст. 5, 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ N 125-ФЗ), пп. 1.3, 1.4, 1.5. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03. 2015 года N 526 (далее - Правила) |
|
|
|
|
2 |
Наличие организационно-распорядительных документов юридического лица о назначении ответственного за обеспечение сохранности, учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - ответственный за архив) |
|
|
|
|
|
3 |
Наличие положения об архиве юридического лица (далее - архив), согласованного экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - ЭПК) и утвержденного руководителем юридического лица |
п. 1.5 Правил, п. 4 Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 N 42 |
|
|
|
|
4 |
Наличие согласованной ЭПК и утвержденной руководителем юридического лица номенклатуры дел |
пп. 4.14-4.18 Правил |
|
|
|
|
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов | ||||||
5 |
Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов |
ст. 5, 13, 17 ФЗ N 125-ФЗ, пп. 2.4 - 2.20 Правил |
|
|
|
|
6 |
Наличие утвержденных руководителем юридического лица планов мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы архива при чрезвычайных ситуациях |
п. 2.49 Правил |
|
|
|
|
7 |
Наличие в архивохранилищах специального оборудования для хранения документов (стеллажи, коробки или папки, изготовленные из безвредных для документов материалов): |
|
|
|
|
|
стеллажи |
|
|
|
|
||
коробки |
|
|
|
|
||
панки |
|
|
|
|
||
8 |
Наличие в помещении архива средств пожаротушения, пожарной сигнализации: |
|
|
|
|
|
средства пожаротушения |
|
|
|
|
||
пожарная сигнализация |
|
|
|
|
||
9 |
Наличие в помещении архива охранной сигнализации |
|
|
|
|
|
10 |
Наличие в архивохранилищах дверей с повышенной технической укрепленностью, оснащенными замками повышенной секретности против возможного взлома (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) |
п. 2.20 Правил |
|
|
|
|
11 |
Наличие рабочих комнат сотрудников архива, их изолированность от архивохранилищ |
п. 2.16 Правил |
|
|
|
|
12 |
Оборудование окон архивохранилищ, расположенных на первом этаже запирающимися решетками |
п. 2.20 Правил |
|
|
|
|
13 |
Наличие распорядительного акта руководителя юридического лица, определяющего порядок доступа в архивохранилище |
п. 2.23 Правил |
|
|
|
|
14 |
Соблюдение норм установки стационарных стеллажей и шкафов в архивохранилищах |
п. 2.21 Правил |
|
|
|
|
15 |
Осуществление контроля доступа в архивохранилище |
п. 2.23 Правил |
|
|
|
|
16 |
Соблюдение нормативно установленного светового режима хранения архивных документов |
|
|
|
|
|
17 |
Оснащение окон в архивохранилище (при их наличии) светорассеивателями, защитными фильтрами, шторами, жалюзи, рольставнями, нанесенными на стекло покрытиями |
|
|
|
|
|
18 |
Оснащение окон в архивохранилище лампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью |
|
|
|
|
|
19 |
Наличие в архивохранилищах естественной или искусственной вентиляции |
п. 2.19 Правил |
|
|
|
|
20 |
Соблюдение нормативно установленного температурно-влажностного режима хранения архивных документов |
|
|
|
|
|
21 |
Наличие в архивохранилище средств измерения и контроля температурно-влажностного режима |
|
|
|
|
|
22 |
Соблюдение порядка и сроков фиксаций показаний контрольно-измерительных приборов в регистрационных журналах |
|
|
|
|
|
23 |
Соблюдение санитарно-гигиенического режима в архивохранилище |
|
|
|
|
|
24 |
Наличие нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, контейнеров, полок |
п. 2.36 Правил |
|
|
|
|
25 |
Наличие постеллажного, пофондового (в случае наличия более одного фонда) топографических указателей |
п. 2.37, 2.38, приложения N 1, 2 Правил |
|
|
|
|
26 |
Соблюдение обязательных условий хранения электронных документов в архиве (при наличии) |
пп. 2.30-2.32, 2.34, 2.35, 2.40 Правил |
|
|
|
|
27 |
Соблюдение сроков и порядка проверки наличия и состояния документов в архиве |
пп. 2.14, 2.40 - 2.42 Правил |
|
|
|
|
28 |
Наличие документов, фиксирующих сведения о проведенной проверке наличия и состояния архивных документов |
п. 2.43, приложение N 3 Правил |
|
|
|
|
29 |
Организация и проведение розыска необнаруженных дел или документов, если проверкой наличия и состояния архивных документов установлено их отсутствие |
|
|
|
|
|
30 |
Составление, согласование и утверждение акта об утрате документов, в случае необнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов |
пп. 2.14, 2.44, приложение N 6 Правил |
|
|
|
|
31 |
Наличие письменного разрешения руководителя архива или руководителя структурного подразделения юридического лица на выдачу архивных документов, в том числе соблюдение порядка и сроков выдачи архивных документов |
пп. 2.45- 2.48 Правил |
|
|
|
|
32 |
Наличие и ведение книги выдачи дел, документов из архивохранилища |
|
|
|
|
|
33 |
Соблюдение порядка выдачи сотрудникам архивных документов, дел, описей дел из архивохранилища (оформление заказа (служебной запиской) на выдачу документов |
п. 2.46 Правил |
|
|
|
|
34 |
Соблюдение порядка выдачи архивных документов в сторонние организации, оформление акта о выдаче дел во временное пользование |
п. 2.46, приложение N 10 Правил |
|
|
|
|
35 |
Оформление карт-заместителей при выдаче архивных документов |
п. 2.47, приложение N 7 Правил |
|
|
|
|
36 |
Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища |
п. 2.47, приложения N 8, 9 Правил |
|
|
|
|
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов | ||||||
37 |
Соблюдение порядка учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
ст. 16, 19 ФЗ N 125-ФЗ, пп. 3.1 - 3.15 Правил |
|
|
|
|
38 |
Наличие и ведение в соответствии с установленными требованиями обязательных учетных документов |
|
|
|
|
|
паспорта архива юридического лица |
|
|
|
|
||
книги учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы |
пп. 3.6, 3.7, приложение N 11 Правил |
|
|
|
|
|
списка фондов установленной формы (при наличии 2-х и более фондов) |
пп. 2.3, 3.3, 3.6, 3.8, приложение N 12 Правил |
|
|
|
|
|
листов фондов установленной формы |
пп. 3.6, приложение N 13 Правил |
|
|
|
|
|
реестра описей установленной формы |
пп. 3.6, 3.11, приложение N 19 Правил |
|
|
|
|
|
39 |
Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком |
|
|
|
|
|
40 |
Наличие дела фонда |
п. 3.15 Правил |
|
|
|
|
Организация комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами | ||||||
41 |
Наличие распорядительного акта о создании экспертной комиссии (ЭК) юридического лица, ее составе |
п. 4.7-4.9 Правил |
|
|
|
|
42 |
Наличие положения об ЭК, согласованного ЭПК и утвержденного руководителем юридического лица |
пп. 4.8, 4.9 Правил, п. 3 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 N 43 |
|
|
|
|
43 |
Наличие документов, подтверждающих работу ЭК (планы, протоколы) |
|
|
|
|
|
44 |
Наличие документов, подтверждающих решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации |
|
|
|
|
|
45 |
Соблюдение сроков и комплектности представления на рассмотрение ЭПК описей дел постоянного хранения, описей дел, документов по личному составу |
п. 4.11 Правил |
|
|
|
|
46 |
Наличие, утвержденного руководителем юридического лица графика приема - передачи дел в архив из структурных подразделений |
п. 4.33 Правил |
|
|
|
|
47 |
Соблюдение порядка отбора и включения в описи дел постоянного хранения документов, имеющих временный срок хранения с отметкой "ЭПК" |
п. 4.11 Правил |
|
|
|
|
48 |
Соблюдение требований к формированию и техническому оформлению дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу |
пп. 4.19-4.29 Правил |
|
|
|
|
49 |
Соблюдение сроков и порядка приема-передачи дел в архив из структурных подразделений |
|
|
|
|
|
50 |
Составление и утверждение актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела с истекшими сроками хранения |
|
|
|
|
|
51 |
Фактическое наличие (в соответствии с учетными документами), оформление и физическое состояние документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
ч. 1 ст. 17 ФЗ N 125-ФЗ, пп. 2.9-2.11, 3.1, 3.3, 3.4, 4.19-4.30, 4.34 Правил |
|
|
|
|
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов | ||||||
52 |
Соблюдение порядка доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством, и/или условий, установленных собственниками или владельцами архивных документов при передаче их в архив |
|
|
|
|
|
53 |
Наличие письменного разрешения гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности |
|
|
|
|
|
54 |
Осуществление учета использования архивных документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов. Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов |
пп. 5.8 Правил |
|
|
|
|
55 |
Соблюдение порядка и сроков исполнения запросов пользователей. Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации |
|
|
|
|
|
56 |
Соблюдение порядка оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов, а также порядок их получения пользователями |
ст. 26 ФЗ N 125-ФЗ, пп. 5.11 - 5.18 Правил |
|
|
|
|
57 |
Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий, взамен изъятых документов (в том числе наличие разрешение руководителя юридического лица) на изъятие дел (возвращении) подлинных личных документов |
п. 5.17 Правил |
|
|
|
|
58 |
Соблюдение порядка работы пользователей с архивными документами в читальном зале |
п. 5.19 Правил |
|
|
|
|
59 |
Наличие разрешения руководителя юридического лица (лица, ответственного за архив) на работу в помещении архива |
п. 5.19 Правил |
|
|
|
|
Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив | ||||||
60 |
Соблюдение сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив |
ст. 22, 23 ФЗ N 125-ФЗ, пп. 4.1 - 4.2, 6.5 Правил |
|
|
|
|
61 |
Наличие письменного разрешения ЭПК о продлении сроков хранения документов в архиве юридического лица |
п. 6.5 Правил |
|
|
|
|
______________________________________ _________________ ________________
Должность, Ф.И.О. должностного лица, Дата Подпись
заполнившего проверочный лист
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приказ Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл от 15 марта 2022 г. N 62 "Об утверждении форм проверочных листов, применяемых Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Марий Эл"
Зарегистрировано в Минюсте РФ по РМЭ 22 марта 2022 г.
Регистрационный N 120320220014
Вступает в силу с 28 марта 2022 г. и распространяется на правоотношения, возникшие с 1 марта 2022 г.
Текст приказа опубликован на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru) 28 марта 2022 г. N 1201202203280003