Часть 3. Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, содержащихся в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях

N п/п	Содержание обязательного требования	Реквизиты структурной единицы НПА, содержащего обязательное требование	Методические рекомендации по соблюдению обязательного требования
1	2	3	4
1. Организация комплектования архива (технического архива) организации научно-технической документацией
1.	Задачи и функции архива (технического архива) должны определяться положением, утверждаемым руководителем организации	п. 10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 N 155 (далее - Правила НТД); п. 4 Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 N 42	Организация разрабатывает положение об архиве (техническом архиве) в соответствии с примерным Положением об архиве, утвержденным приказом Росархива от 11.04.2018 N 42. Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями. После согласования положение об архиве организации утверждается руководителем организации
2.	Научно-техническая документация (далее - НТД) должна включаться в состав архивного фонда органа государственной власти, органа местного самоуправления и подлежать хранению в архиве (техническом архиве) органа в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями с указанием сроков хранения	п. 12 Правил НТД; ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N ФЗ-125 "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ-125); пп. 2.3, 2.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила 2015)	НТД включается в состав архивного фонда органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее - орган), подлежит хранению в архиве (техническом архиве) органа в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями с указанием сроков хранения. (ч. 1 ст. 17 ФЗ-125; пп. 2.3, 2.6 Правил 2015)
3.	Подлинники, контрольные, рабочие (в том числе электронные) копии документов; дубликаты; извещения об изменении подлинников (разрешения на внесение изменений) НТД должны поступать в архив (технический архив) организации-разработчика	п. 80 Правил НТД	В архив (технический архив) организации передается НТД (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная документация), выполненная самой организацией, а также филиалами и представительствами организации в соответствии с действующими национальными стандартами (пп. 4.1, 4.3 ГОСТ 2.5012013 "Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения"; пп. 4.3, 4.4 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации"; п. 5.3 ГОСТ Р 15.101-2021 "Система разработки и постановки продукции на производство. Порядок выполнения научно-исследовательских работ"; пп. 2.1, 2.2 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации. Общие правила дублирования, учета и хранения"): - подлинники НТД; - контрольные, рабочие (в том числе электронные) копии документов; - дубликаты НТД; - извещения об изменении подлинников (разрешения на внесение изменений)

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущей строки таблицы допущена опечатка. Вместо "ГОСТ 2.5012013" имеется в виду "ГОСТ 2.501-2013"

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущей строки таблицы допущена опечатка. Вместо "п. 3 ч. 8 ст. 189.78 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ" имеется в виду "п. 8 ч. 3 ст. 189.78 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ"

34.	Упорядочение НТД ликвидируемой организации должна организовать ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий)	п. 139 Правил НТД; части 8, 10 ст. 23 ФЗ-125; п. 7.1 Правил 2015	Упорядочение НТД (научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической, программной документации) ликвидируемой организации организует ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) (части 8, 10 ст. 23 ФЗ-125, п. 7.1 Правил 2015)
35.	При смене формы собственности организации должна проводиться инвентаризация НТД, учет и классификация НТД по формам собственности. НТД, отнесенная к государственной (муниципальной) собственности, с истекшими сроками временного хранения должна передаваться на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого организация являлась до ее приватизации. Учет и передача НТД при приватизации государственного и муниципального имущества должны осуществляться в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации	п. 140 Правил НТД	При смене формы собственности организации проводится инвентаризация НТД, учет и классификация НТД по формам собственности. НТД (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная документация), отнесенная к государственной (муниципальной) собственности, с истекшими сроками временного хранения передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого организация являлась до ее приватизации. Учет и передача НТД при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, в частности Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным приказом Росархива от 06.11.1996 N 54 и распоряжением Госкомимущества России от 22.10.1996 N 1131-р (зарегистрировано Минюстом России 13.11.1996, регистрационный N 1193)
2. Экспертиза ценности документов
36.	Экспертиза ценности НТД должна осуществляться в целях отбора НТД в состав Архивного фонда Российской Федерации, уточнения сроков хранения НТД временного хранения и отбора НТД, подлежащей уничтожению	п. 107 Правил НТД	Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, т.е. изучения документов на основе критериев их ценности (см. п. 39).
37.	Экспертиза ценности НТД организации должна проводиться не ранее чем через 5 лет после завершения разработки проекта, темы, снятия изделия с производства, вывода из эксплуатации	п. 108 Правил НТД	Экспертиза ценности НТД осуществляется в целях отбора НТД на постоянное хранение, в состав Архивного фонда Российской Федерации, уточнения сроков хранения НТД временного хранения и отбора НТД, подлежащей уничтожению, на основании критериев их ценности. Для оценки значимости и эффективности разработки, изделия, проекта необходимо, чтобы прошло определенное время после завершения, ввода объекта в эксплуатацию, снятия с производства. Сроки и порядок экспертизы организация определяет самостоятельно. При этом экспертиза ценности НТД должна проводиться не ранее чем через 5 лет после завершения разработки проекта, темы, снятия изделия с производства, вывода из эксплуатации, но не позднее сроков временного хранения документов Архивного фонда РФ, указанных в пп. "в" - "е" п. 4 ст. 22 ФЗ-125 (см. п. 19). Согласно п. 83 Правил НТД в ряде случаев может быть принято решение об отборе НТД на хранение в архив (технический архив) в процессе их разработки (поэтапно)".
38.	Для проведения экспертизы ценности НТД в организации должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК)	п. 109 Правил НТД.; ч. 1 ст. 6 ФЗ-125, ч. 4 ст. 6 ФЗ-125; пп. 36.1., 36.8, Правил 2020; пп. 4.4. - 4.11. Правил 2015.	Для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее - ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК). ЭК (ЦЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом руководителя организации, действует на основании положения. ЭК должна иметь положение, разработанное на основе "Примерного положения об экспертной комиссии организации", утв. приказом Росархива от 11.04.2018 N 43 (зарег. Минюстом России 15.06.2018 N 51357). В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства, архива (технического архива) организации, службы научно - технической документации - структурного подразделения, осуществляющего оперативное хранение НТД организации (далее - СТД) при наличии, других структурных подразделений организации, в том числе осуществляющих создание и хранение НТД, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию). Также в состав ЭК (ЦЭК) включаются специалисты, эксперты для оценки проектов/объектов, проблем/тем. ЭК (ЦЭК) согласовывает документы, фиксирующие результаты экспертизы ценности документов (перечни - см. п. 36, описи - см. пп. 37-39, акты - см. п. 41). Экспертиза ценности документов проводится как в делопроизводстве, так и в архиве (техническом архиве) организации
39.	Экспертиза ценности НТД в организации должна проводиться в два этапа: 1) разработка перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение; 2) разработка описи дел НТД постоянного хранения, соответствующих установленным требованиям	пп. 110, 111 Правил НТД	Экспертиза ценности НТД проводится в два этапа: 1) разработка перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение; 2) разработка описи дел НТД постоянного хранения. При проведении первого этапа проводится отбор наиболее значимой (имеющей историческое значение) проблематики/тематики исследований, наиболее значимых проектов изделий промышленного производства, технологических процессов, градостроительных, землеустроительных и лесоустроительных проектов, проектов капитального строительства, программных комплексов, документация по которым подлежит включению в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании критериев экспертизы ценности. Для научно-технической документации используются кроме общих критериев, такие критерии как: оригинальность разработки; уровень научно-технического решения; актуальность и востребованность; присуждение разработкам международных или государственных премий, наград и др. Система общих, специальных и локальных критериев экспертизы ценности НТД изложена в методических рекомендациях (см., например: Принципы и критерии отбора на государственное хранение научно-технической документации: методические рекомендации / рук. темы В.М. Жигунов; Главное управление архивами НРБ, ГАУ МВД ГДР, Главархив СССР. М., 1988. 24 с.; Отбор на государственное хранение НТД: рекомендации М.: ВНИИДАД, 1995; Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД / ред. и сост. Л.Ю. Покровская. Самара, 2007). Перечень проектов/объектов, проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации, после чего утверждается экспертно-проверочной комиссией ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации, включенной в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда, утв. распоряжением Правительства РФ от 23.12.2016 N 2800-р, и руководителем организации. На втором этапе осуществляется отбор единиц хранения по проектам/объектам, проблемам/темам на основании Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142; иных перечней. Отобранные единицы хранения включаются в описи. Описи составляются раздельно на каждый вид НТД, согласовываются ЭК (ЦЭК) организации, после чего утверждаются ЭПК и руководителем организации. Требования к описи НТД постоянного хранения изложены в пп. 37-39
40.	В опись дел постоянного хранения НТД должны включаться следующие стадии НТД: заключительные и этапные отчеты по научно-исследовательским работам; стадия "Проект" (для проектной документации); стадия "Рабочая документация" (для конструкторской и технологической документации); стадия "Технический проект" (для программной документации)	пп. 112, 113 Правил НТД	Описи дел постоянного хранения НТД составляются раздельно на каждый вид НТД. В опись дел постоянного хранения НТД должны включаться следующие стадии НТД: - заключительные и этапные отчеты по научно-исследовательским работам (п. 3.1., 3.2., 3.3. ГОСТ 7.32-2017 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления); - стадия "Проект" (для проектной документации) (п. 4.1.1., 4.2.1 ГОСТ Р 21.101-2020 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации); - стадия "Рабочая документация" (для конструкторской и технологической документации) (п 4.1. ГОСТ 2.103-2013 Единая система конструкторской документации. Стадии разработки; п. 3.1., 3.2. ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения); - стадия "Технический проект" (для программной документации) (п. 2.5. ГОСТ 19.101-77 Единая система программной документации. Виды программ и программных документов). Документы иных стадий могут отбираться на хранение при неполноте и плохой сохранности указанных комплектов. См. Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД. Самара, 2007; Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД / ред. и сост. Л.Ю. Покровская. Самара, 2007)
41.	Опись единиц хранения НТД постоянного хранения, составляемая для передачи НТД в государственный (муниципальный) архив, а также в архив организации, заключившей договор о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации с Росархивом, должна включать: титульный лист; перечень переименований организации (при наличии); содержание (оглавление); список сокращений (при наличии); предисловие; описательные статьи; итоговую запись; лист-заверитель, соответствующие установленным требованиям пп. 71-77 Правил НТД	пп. 71-77 Правил НТД	Опись единиц хранения НТД постоянного хранения (форма N 38 "Форма описи единиц хранения научно-технической документации" Форм учетных и иных документов Методических рекомендаций к Правилам 2020) включает: - титульный лист; - перечень переименований организации (при наличии); - содержание (оглавление); - список сокращений (при наличии); - предисловие; - описательные статьи; - итоговую запись; - лист-заверитель. Для удобства использования описей единиц хранения составляются общие и специальные указатели в зависимости от состава и содержания документов. К описи могут быть составлены один или несколько указателей в произвольной форме: предметный, именной, объектный, тематический, географический, хронологический. Указатели помещаются в конец описи после итоговой записи. Титульный лист описи единиц хранения научно-технической документации (Форма 51 Форм учетных и иных документов Методических рекомендаций к Правилам 2020) содержит следующие элементы: - полное (в скобках - сокращенное) название государственного (муниципального) архива в именительном падеже; - название архивного фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия организации в именительном падеже, ее подчиненности (наименование вышестоящей организации) в родительном падеже, местонахождения, крайних дат существования; - название архивного фонда дается по последней дате документов, внесенных в опись; - номер архивного фонда, который присваивается по списку фондов в государственном (муниципальном) архиве; - номер описи, который присваивается по листу фонда в государственном (муниципальном) архиве; - название описи (указание вида документации и срока его хранения). Если состав описи ограничен документами одного проекта, названием описи может быть название этого проекта. Допускается указание обособленных подразделений (филиалов), если состав документов представлен разными фондообразователями; - крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись включены документы за несколько лет с перерывами, то указываются только те годы, за которые имеются документы). Перечень переименований включает в себя: - хронологические периоды существования организации с соответствовавшими тому времени наименованиями; - полное и сокращенное наименование организации (составляются полностью в именительном падеже); - подведомственность организации с указанием ее хронологического периода и полного наименования учреждения (указывается полностью в родительном падеже). Перечень переименований должен составляться с учетом содержания уставных документов, исторической справки, архивных документов (по обложке, составу документов дела и оттискам печатей) и иных справочных изданий с целью более полного освещения истории организации. Перечень переименований составляется вплоть до актуального наименования, если организация является действующей. В содержании (оглавлении) перечисляются составные части описи: - список сокращений; - предисловие; - названия разделов; - названия подразделов, отражающих схему систематизации проектов в описи. Внутри разделов создаются подразделы, которым присваиваются названия проблем (тем), комплексов, проектов, стадий. В содержании (оглавлении) обязательно приводятся названия проектов. В список сокращений в алфавитном порядке вносятся сокращения (аббревиатуры, термины, в том числе иностранные), характерные для деятельности организации или ведомства, к которому она относится, имеющиеся в предисловии и описательных статьях описи с расшифровкой через тире их полного написания. В предисловии к описи излагаются: - история организации с указанием всех переименований и подчиненности; - основные направления (этапы) деятельности организации; - история фонда; - состав и содержание документов, внесенных в опись, история проектирования описываемых объектов, изделий (указываются автор, даты начала и завершения строительства, запуска изделий в производство, принципиальная новизна); - особенности и обоснование выбранной схемы систематизации (особенности обработки и описания документов, сведения о построении описи, о видах научно-справочного аппарата (указателях) к описи и порядке пользования им, список организаций-соразработчиков). При написании предисловия необходимо учитывать, что факты переименования и изменения подведомственности организации должны полностью совпадать с Перечнем переименований с обязательным указанием их полного и сокращенного наименования и хронологических периодов, а также нормативных документов (при наличии), устанавливающих факт создания (переименования) организации. Описательная статья описи включает: - порядковый номер единицы хранения; - производственный индекс, шифр, условное название документа (документов), внесенных в единицу хранения; - заголовок единицы хранения (в заголовок включается название или основное содержание единицы хранения, включая указание языка документа(ов) при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации); - сокращенное название организации (и организации соисполнителя - при наличии) на год окончания разработки документов, для научной документации добавляются фамилии и инициалы авторов (руководителей, ответственных исполнителей); - год (годы) разработки документов (крайние даты единиц хранения); - общее количество листов и количество листов внутренней описи (при наличии), указанных через знак "плюс". Допускается включение графы "Учетный номер единицы хранения в организации", располагаемой между графой "Порядковый номер единицы хранения" и "Производственный индекс, шифр темы (проекта)". В графу "Примечание" вносятся служебные отметки, в том числе о выбытии документов, ограничении доступа, создании страхового фонда, наличии фонда пользования. При составлении описи НТД рекомендуется использовать пп. 41.1, 41.2 Методических рекомендаций к Правилам 2020; раздел 3.5 Методических рекомендаций по упорядочению и приему научно-технической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации (Самара, 2007)
42.	В описи электронной НТД постоянного хранения, описи дел постоянного хранения, составляемой для передачи НТД в государственный (муниципальный) архив, а также в архив организации, заключившей договор о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ с Росархивом, для каждой единицы хранения НТД должен указываться объем в мегабайтах, состав текстовой сопроводительной документации. К описи электронной НТД постоянного хранения должны прилагаться реестры документов электронного дела	п. 78. Правил НТД г., п. 30.1 Правил 2020	В описи электронной НТД постоянного хранения для каждой единицы хранения НТД (научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической, программной документации) указывается объем в мегабайтах (вместо количества листов), состав текстовой сопроводительной документации. К описи электронной НТД постоянного хранения прилагаются реестры документов электронного дела, содержащие сведения о файлах электронных документов в соответствии с п. 30.1 Правил 2020
43.	После составления описей электронной НТД постоянного хранения в регистрационно-учетную форму (далее - РУФ) электронной НТД должны быть внесены архивные шифры единиц хранения НТД	п. 79. Правил НТД	После составления описей электронной НТД постоянного хранения в РУФ электронной НТД вносятся архивные шифры единиц хранения НТД, включающиеся в состав их метаданных (п. 30.1 Методических рекомендаций к Правилам 2020 г.). Архивный шифр - обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета. (п. 134 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 г. N 1185-ст)
44.	Уничтожение документов, не подлежащих хранению, должно осуществляться после утверждения руководителем организации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной формы	п. 114 Правил НТД; пп. 36.3.- 36.7 Правил 2020; п. 4.11. Правил 2015	Документация, не включенная в перечень проектов/объектов, проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, утратившая практическое значение и не имеющая исторического значения, не может быть уничтожена до утверждения руководителем организации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению установленной формы (см. Приложение 21 к Правилам 2015 г.)
3. Организация учета научно-технической документации
45.	Все поступившие на хранение учетные единицы НТД, а также все движения документов (изготовление и учет копий, внесение изменений, извещения об изменении, применяемость, использование, уничтожение, передача на хранение) должны фиксироваться в обязательных учетных документах архива. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов	пп. 16, 17, 18, 19, 20, 47, 48, 49, 50, 51, 53, 54, 70 Правил НТД; гл. 4. ст. 18 п. 1.2 ФЗ-125; пп. 3.5, 3.6, 4.31, 5.5 Правил 2015	Включению в учетные документы подлежат все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов. В учетных документах архива (технического архива) фиксируются сведения о составе единиц хранения и их количестве. Единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. НТД учитывается по учетным единицам и/или единицам хранения. Учетными единицами НТД в организации являются: - для научной (научно-исследовательской) документации - отдельный научный (технический) документ по проблеме (теме) научного исследования или по его этапу - единица хранения; - для конструкторской, технологической, программной документации - графический или текстовый документ - единица учета; - для проектной документации - сброшюрованный том, содержащий документы под разными обозначениями, - единица хранения, отдельный графический или текстовый документ, имеющий самостоятельное обозначение, - единица учета. Учетной единицей электронной НТД является электронный документ. Учетной единицей НТД на микроформе является физически обособленная репрографическая копия подлинника (микрофиша, микрофильм рулонный, микрофильм в отрезке и др.) вне зависимости от количества имеющихся на ней документов. Учетные документы ведутся на бумажном носителе и (или) в электронном виде с использованием информационной системы. Основными (обязательными) учетными документами являются: - инвентарные книги учета (см. п. 43, 44); - карточки учета документов (см. п. 46); - книги (журналы) регистрации разрешений на внесение изменений для проектной документации для строительства и программной документации, извещений, предварительных извещений и предложений об изменении для конструкторской и технологической документации (см. п. 45); - описи единиц хранения НТД постоянного хранения. Описи единиц хранения НТД постоянного хранения составляются раздельно на каждый вид НТД, подлежащей постоянному хранению, отдельно на электронную НТД, подлежащую постоянному хранению (см. пп.37-39). Организации, выступающие источниками комплектования государственного (муниципального) архива, составляют паспорт архива организации, хранящей НТД в соответствии с приложением 46 к Регламенту государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. Заполненный паспорт направляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив. В архиве (техническом архиве) организации ведутся: - книга (журнал) учета поступления и выбытия документов; - список фондов; - лист фонда; - реестр описей; - паспорт архивохранилища; - дело фонда и акты, документирующие результаты архивных работ, включенные в дело фонда. Формы данных документов должны соответствовать приложениям 11-13, 19 Правил 2015. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. В учетных карточках согласно пп. 98, 105 Правил НТД также ведется учет использования
46.	Каждой учетной единице НТД должен быть присвоен инвентарный номер по инвентарной книге учета	п. 52, 57, 67 Правил НТД	Каждой учетной единице НТД должен быть присвоен инвентарный номер по инвентарной книге учета. В инвентарной книге также осуществляется учет изменений в объеме и составе НТД, обнаруженных при проведении проверки наличия документов, восстановлении подлинников и не учтенных ранее. Каждому подлиннику документа присваивается инвентарный номер. Инвентарные номера не должны повторяться. Подлинник и копии одного документа имеют одинаковый инвентарный номер. Сброшюрованным документам проставляется единый инвентарный номер на титульном листе. Допускается присвоение инвентарных номеров до приема подлинников на архивное хранение при ведении учета. Инвентарный номер, присвоенный документу на бумажном носителе или электронному документу, должен сохраняться при преобразовании НТД в другую форму (миграция, конвертация, распечатка, сканирование). При регистрации электронной НТД инвентарный номер включается в реквизитную часть (метаданные) электронного документа (РУФ электронного документа в информационной системе хранения электронной НТД - далее СХЭНТД, см. п. 82). При воспроизведении (визуализации) электронного документа инвентарный номер должен отображаться на титульном листе документа или в левом поле документа (в соответствующей графе поля для подшивки). Электронному документу присваивается один инвентарный номер вне зависимости от количества файлов, из которых он состоит. При создании новых версий электронной НТД сохраняются ее инвентарный номер и наименование. В реквизитной части электронной НТД присваиваются новый статус и номер новой версии. Физически обособленному носителю электронной НТД присваивается инвентарный номер по книге учета носителей электронной НТД, который указывается на вкладыше, помещаемом в футляр носителя. Микрофильму (микрофише) присваивается инвентарный номер, который проставляется на начальном и конечном ракордах рулона или на специально установленном поле микрофиши. Если заменяется или добавляется один или несколько листовподлинника, то на них проставляется инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику документа присваивается новый инвентарный номер. Восстановленному подлиннику конструкторского или технологического документа присваивается инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа делается отметка в инвентарной книге
47.	Инвентарные книги должны вестись раздельно по видам НТД по установленной форме. Регистрация документов на изделия основного и вспомогательного производства должна производиться отдельно	пп. 52, 55, 58-60 Правил НТД	Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов): - инвентарный (архивный) номер; - дата регистрации; - номер и дата договора (контракта); - автор (разработчик) документа; - обозначение документа; - наименование документа; - число листов для документов на бумажном носителе; - количество файлов и объем в Мб для электронных документов; - формат; - основание поступления документов в архив; - количество изготовленных копий; - дата выбытия документа; - основание выбытия документа. Инвентарные книги ведутся раздельно по видам НТД: научная (научно-исследовательская), конструкторская, технологическая, проектная, программная. Инвентарная книга учета подлинников научной документации содержит следующие графы: - инвентарный номер; - дата регистрации; - обозначение документа; - этап научно-исследовательской работы; - наименование темы и ее номер; - номер государственной регистрации; - название отдела (лаборатории)-разработчика; - руководитель (ответственный исполнитель) темы; - количество листов и номера экземпляров, примечание. Инвентарные книги учета подлинников и дубликатов конструкторских, технологических и проектных документов содержат следующие графы: - инвентарный номер документа; - дата регистрации; обозначение документа; - наименование; - количество листов в документе; - формат документа; - кем выпущен документ; - подпись о приеме документа на хранение, примечание. Подлинники программной документации, принятые на хранение, регистрируются в инвентарной книге подлинников по форме, приведенной в ГОСТ 2.501 -88. При этом в графе "Примечание" должны указываться виды носителей данных, на которых представлены подлинники. Одновременно с регистрацией подлинников в инвентарной книге проставляют и/или заполняют штамп для учета, который располагают на поле для подшивки листа утверждения или титульного листа в левом верхнем углу (пп. 2.5, 2.6 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения"). При ручной регистрации конструкторской документации используют форму 1 инвентарной книги. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т. д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться (см. приложение Б, п. 4.10 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения"). Регистрация документов на изделия основного и вспомогательного производства производится отдельно. При регистрации проектной документации руководствуются составом элементов информации инвентарной книги, указанным в п. 5.2.2 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации". При регистрации документов на бумажном или пленочном носителе в графе "Примечание" инвентарной книги указываются сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника. При регистрации электронной НТД в графе "Примечание" инвентарной книги указываются формат файла и используемое программное обеспечение
48.	Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа, разрешений на внесение изменений должны учитываться в установленных пп. 28, 34, 56 Правил НТД учетных формах	пп. 28, 34, 56 Правил НТД	Изменения в научно-техническую документацию должны вноситься только на основании подлинников извещений об изменении или аннулировании документа Организация должна вести учет подлинников извещений об изменении или аннулировании документа при их поступлении. Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа, разрешений на внесение изменений подлежат учету в учетных формах (журналы, книги регистрации разрешений, карточки учета). Форму журнала организация утверждает самостоятельно. Книги (журналы) регистрации извещений об изменении и разрешений на внесение изменений ведутся раздельно для каждого вида документации. Отдельные книги (журналы) заводятся для учета извещений об изменении и разрешений на внесение изменений сторонних организаций. Для конструкторской документации все оформленные извещения об изменении (далее - ИИ), дополнительные извещения об изменении (далее - ДИ), предварительные извещения об изменении (далее - ПИ), дополнительные предварительные извещение об изменении (далее - ДПИ) и предложения об изменении (далее - ПР) с приложениями (при их наличии) передают в СТД организации (при наличии) или иное структурное(ые) подразделение(я), осуществляющее оперативное хранение НТД. Одновременно в СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлением листов изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники. Все ИИ, ПИ и ПР, выпускаемые в данной организации, подлежат регистрации в книге регистрации извещений об изменении, предварительных извещений и предложений об изменении (книге регистрации). Книга регистрации предназначена для регистрации ИИ, ПИ и ПР и ее ведут в пределах организации. Допускается вести одну книгу регистрации для конструкторских и технологических документов. ИИ, ПИ и ПР регистрируют в отдельных книгах, при этом книги регистрации ведут отдельно для документов, выпущенных данной организацией и полученных от других организаций (см. Приложение Л. Учет извещений об изменении, дополнительных извещений об изменении, предварительных извещений об изменении, дополнительных предварительных извещений об изменении и предложений об изменении ГОСТ 2.503-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила внесения изменений"). Для проектной документации журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняется по установленной стандартами форме (см. Приложение В. Форма журнала регистрации разрешений на внесение изменений ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации". П. 5.4.1)
49.	На каждый зарегистрированный документ научно-технической документации составляется карточка учета для учета движения документов: изготовления и учета копий, внесения изменений, применяемости, использования, уничтожения, передачи на архивное хранение	пп. 61, 64 Правил НТД	На каждый зарегистрированный документ составляется карточка учета по форме, рекомендуемой ГОСТ 2.501-2013 "ЕСКД. Правила учета и хранения" (Приложение Б, форма 2, 2 а-в); ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации" (Приложение А, Б). По карточкам учета осуществляется учет движения документов: изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на архивное хранение. Наличие архивных копий отражается в карточках учета подлинников
50.	Учет дубликатов документов в организации - держателе подлинников должен осуществляться отдельно от учета подлинников	п. 62 Правил НТД	Учет дубликатов документов в организации - держателе подлинников осуществляется отдельно от учета подлинников. Дубликаты нумеруются по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки проставляется штамп или надпись "Дубликат" или шифр "Д". Учет дубликатов документов в организации - держателе дубликатов осуществляется по правилам, установленным для подлинников. При постановке на учет дубликатов в организации - держателе дубликатов инвентарные номера, присвоенные в организации - держателе подлинников, зачеркиваются. Дубликатам электронной НТД, переданным посредством информационно-телекоммуникационной сети, в организации - держателе дубликатов в информационной системе присваиваются новые инвентарные номера
51.	Учет копий проектных документов других организаций осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к регистрации подлинников в карточках учета по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам (изготовленных организацией-разработчиком), в отдельной инвентарной книге и в карточках учета (полученных из других организаций)	пп. 63, 65, 66 Правил НТД	Учет копий проектных документов других организаций осуществляется в соответствии с требованиями, предъявленными к регистрации подлинников. На каждой регистрируемой копии на бумажном носителе на листе внутренней описи папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа проставляется штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. На копиях документов, хранящихся полистно в несброшюрованном виде, штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа. Учет осуществляется в отдельной инвентарной книге (см. пп. 43, 44) для документов других организаций и в карточках учета (см. п. 46), полученных из других организаций. При этому копии конструкторских и технологических документов (отдельные листы, папки, альбомы), изготовленные организацией-разработчиком, допускается регистрировать только в карточках учета по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских документов других организаций учитываются в карточках учета по форме, рекомендованной ГОСТ 2.501-2013 "ЕСКД. Правила учета и хранения" (Приложение Б, форма 2, 2 а-в) или в электронной форме.
52.	Учет всех изменений подлинников, которые были восстановлены, должен осуществляться в листе регистрации их изменений	п. 68 Правил НТД	В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений) в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть указано: (Подпись) и (Дата). Правила регистрации изменений см. п. 8.2. ГОСТ 2.501-2013 "ЕСКД. Правила учета и хранения", ГОСТ Р 21.1101-2009. "Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации" (Приложение М, форма 10, 11)
53.	Учет электронной НТД должен вестись с помощью РУФ	п. 69 Правил НТД	На каждую учетную единицу электронной НТД в СХЭНТД создается РУФ. Состав полей регистрационно-учетных форм должен соответствовать реквизитам учетных документов, в частности описей электронной НТД и реестров файлов электронных документов (объем в мегабайтах, количество файлов)
4. Организация хранения научно-технической документации
54.	Все организации, в деятельности которых образуется НТД, в соответствии с их функциями или условиями договоров, государственных, муниципальных контрактов, обязаны обеспечить хранение образующейся в их деятельности НТД в течение сроков и с соблюдением условий, установленных нормативными правовыми актами. Органы государственной власти, органы местного самоуправления, выступающие государственными или муниципальными заказчиками, обязаны хранить образующуюся в их деятельности НТД в создаваемых ими архивах (технических архивах).	пп. 7, 11, 23, 24, 25, 38 Правил НТД; ст. 18 ФЗ- 125	Хранение конструкторской, технологической, программной документации обеспечивается организацией-разработчиком, организацией-заказчиком (государственным заказчиком), организацией-изготовителем, эксплуатирующей организацией, являющейся по условиям договора собственником (владельцем) документов. Хранение проектной документации обеспечивается застройщиком, техническим заказчиком, лицом, ответственным за эксплуатацию здания, сооружения, либо специализированной некоммерческой организацией, которая осуществляет деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах (региональный оператор). Хранение научно-исследовательской документации осуществляется организацией - исполнителем научно-исследовательской работы, организацией-заказчиком (при наличии), если иное не определено условиями договора на создание научно-исследовательской работы (см. п. 4.14 ГОСТ 2.501-2013 "ЕСКД. Правила учета и хранения", п. 4.1 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения", п. 4.1, 4.4 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации", ст. 18 ФЗ-125). Хранение документов в других организациях (контрольно-надзорных, экспертных, лицензирующих) осуществляется в соответствии со сроками, установленными на основании Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142; иных перечней. НТД хранится в структурных подразделениях (в том числе СТД), архивах (технических архивах) собственников или владельцев документов. Научно-технические документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях, установленных ст. 22. ФЗ-125 (см. п. 19), подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы. Федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации, заключившие договор о депозитарном хранении документов, осуществляют их хранение в соответствии с условиями договора. Организации, обязанные осуществлять хранение научно-технических документов, обеспечивают условиях их хранения, установленные нормативными правовыми актами, в том числе пп. 2.14, 2.15 Правил 2015. Государственные органы, органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов и внутригородских районов, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в том числе специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы), и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения
55.	Единицы хранения в пределах фонда должны храниться в соответствии с установленными признаками систематизации.	п. 21. Правил НТД	Единицы хранения в пределах фонда должны систематизироваться по видовому, хронологическому, предметно-тематическому объектному, географическому признаку
56.	Хранение НТД должно осуществляться раздельно по системам документации (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная)	п. 26 Правил НТД	Физическое размещение научно-технических документов в местах их хранения осуществляется в соответствии с учетными документами раздельно по системам документации (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная). Подлинники, дубликаты и копии программной документации следует хранить в порядке возрастания их обозначений или обозначений по каждому различительному индексу (см. пп. 2.9, 4.5 и 6.4 ГОСТ 19.601-78 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения"). Допускается совместное хранение подлинников конструкторской и технологической документации (п. 32 Правил НТД)
57.	При осуществлении хранения проектной документации (подлинников, дубликатов и копий) документы должны систематизироваться с соблюдением последовательности проектирования (проектная документация, рабочая документация) по номерам (шифрам) объектов проектирования. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "Проектная документация", должно осуществляться по томам в соответствии с составом проекта по разделам и подразделам. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "Рабочая документация", должно осуществляться по основным комплектам рабочих чертежей по условным обозначениям (маркам)	п. 27 Правил НТД	Проектная документация в организации хранится в следующем виде: - подлинники и дубликаты - в порядке возрастания инвентарных номеров, по объектам и в другом установленном организацией порядке в сброшюрованном виде или несброшюрованном виде (полистно) в папках; - копии - уложенными в папки или переплетенными в тома отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации. Должен соблюдаться порядок систематизации проектной документации но стадиям - проектная документация, рабочая документация, в пределах каждой стадии - по объектам проектирования. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "Проектная документация", должно осуществляться по томам в соответствии с составом проекта по разделам и подразделам. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "Рабочая документация", должно осуществляться по основным комплектам рабочих чертежей. Указанный порядок должен быть закреплен условными обозначениями (номерами, шифрами, марками) в соответствии с локальными нормативными актами или стандартами организации. Документы физически располагаются в соответствии с указанным порядком по условным обозначениям. (См. пп. 5.3.1, 5.3.2 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации"). Бумажная проектная документация (подлинники, копии и дубликаты) в несброшюрованном виде комплектуется строго в папки и/или брошюруется согласно требованиям п. 8.1 ГОСТ Р 21.101-2020 "Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации". При осуществлении хранения документов в несброшюрованном виде документы должны помещаться в папку
58.	Хранение аннулированной и замененной НТД всех систем документации на бумажном носителе (документов, листов документов) должно осуществляться отдельно от действующих подлинников	пп. 29, 33 Правил НТД 2020	Подлинники аннулированных и замененных НТД (листов документов) на бумажном носителе при передаче на хранение физически обособляются от действующих (применяемых) подлинников, хранятся сложенными на формат А4 или A3 и помещаются в отдельные папки, тубусы, коробки и иные средства хранения (см. п. 5.3.5 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации", п. 5.4 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения", п. 2.11 ГОСТ 19.601-78 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения до формирования единиц хранения с целью передачи на хранение"). Сведения о восстановленном подлиннике указываются в листе регистрации его изменений (см. п. 49)
59.	Подлинники листов для замены должны передаваться в архив (технический архив) организации вместе с извещениями об изменении (разрешениями на внесение изменений). Заменяемые листы НТД аннулируются и должны храниться не менее срока хранения документа, вместо них подкладываются новые.	п. 90 Правил НТД; п. 4.1. Правил 2015	Подлинники листов для замены передаются вместе с извещениями об изменении (разрешениями на внесение изменений). При поступлении в архив (технический архив) организации изменений подлинников уже хранящейся в архиве НТД вместе с извещениями (разрешениями) на внесение изменений заменяемые листы НТД аннулируются, вместо них подкладываются новые. Аннулированные и замененные листы НТД должны храниться отдельно не менее срока хранения самого документа. Если экспертная (экспертно-проверочная) комиссия отобрала аннулированные (замененные) документы на хранение, при формировании единицы хранения НТД в архиве (техническом архиве) в соответствии с п. 4.1 Правил 2015 аннулированные и замененные листы добавляются (подкладываются, подшиваются, переплетаются) к документу (подлиннику). (См. пп. 5.4.4, 5.4.5, 5.3.5 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации"; пп. 5.4, 5.5 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения")
60.	При хранении аннулированных и замененных документов (листов документов) проектной документации, а также копий конструкторской документации на бумажном носителе они должны быть приведены к формату А4 или А3, копии конструкторской документации на бумажном носителе должны храниться сложенными в папках (альбомах) в указанных форматах независимо от их упорядоченности (см. п. 13)	п. 29 Правил НТД	Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят сложенными на формат А4 или A3 в специально отведенных папках в соответствии с п. 5.3.5 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации", п. 5.4 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения", п. 2.11 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения". О правилах фальцовки см. п. 24.
61.	При осуществлении хранения подлинников конструкторской документации на бумажных носителях документы должны систематизироваться с соблюдением последовательности в соответствии с классификационными характеристиками в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика или поформатно	п. 30 Правил НТД	Подлинники бумажных КД следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика или поформатно (см. пп. 5.1, 5.2 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения"). Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат А1, следует хранить в развернутом виде. Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде
62.	При осуществлении хранения подлинников конструкторской документации на бумажных носителях документы должны систематизироваться в пределах изделия или составных частей изделия в следующей последовательности: спецификация изделия; документы основного комплекта изделия; спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия; чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия и всех его составных частей. Копии конструкторской документации должны систематизироваться в порядке, определенном для подлинников, и укладываться в папки (альбомы)	пп. 30, 36 Правил НТД	Подлинники бумажных КД следует хранить в пределах изделия или составных частей изделия в следующей последовательности: - спецификация изделия; - документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации); - спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений); - чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений) в соответствии с п. 4.6 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения". Копии конструкторской документации на бумажном носителе следует хранить в папках (альбомах) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия. Копии укладывают в последовательности в соответствии с п. 6.7 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения"
63.	Подлинники технологических документов (документации) должны систематизироваться по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения или комплектами по возрастанию обозначений, указанных в основной надписи технологических документов	п. 31 Правил НТД	Подлинники технологической документации следует хранить по методам обработки и сборки изделия в порядке возрастания их обозначений в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения. Также допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторской документации, указанных в основной надписи технологических документов в соответствии с пп. 5.2 и 5.3 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения". Документы систематизируются без учета форматов, однако подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат А1, следует хранить в развернутом виде. Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде
64.	Копии конструкторской документации на бумажном носителе должны храниться сложенными в папках (альбомах) в формате А4 или A3 независимо от их упорядоченности	п. 35 Правил НТД	Копии конструкторской документации на листах меньше, чем формат А1, следует хранить в развернутом виде. Подлинники, выполненные на листах не менее формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде в соответствии с пп. 5.1, 5.3, 6.6 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения"
65.	Комплекты копий технологических документов должны укладываться в папки (альбомы). В одну папку (альбом) должны помещаться все технологические документы, разработанные на одно изделие при единичном технологическом процессе, или на несколько изделий при типовом либо групповом технологическом процессе, или на часть изделия	п. 37 Правил НТД	Копии технологической документации следует хранить в папках или в альбомах. При этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие, или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия. При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия (п. 6.8 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения")
66.	Хранение подлинников научных (научно-исследовательских) документов на бумажном носителе должно осуществляться в порядке возрастания инвентарных (архивных) номеров	п. 39 Правил НТД	Подлинникам научных (научно-исследовательских) документов на бумажном носителе присваивается учетный инвентарный (архивный) номер по инвентарной книге, имеющей графы, указанные в пп. 18, 58, 59 Правил НТД. Хранение осуществляется в порядке возрастания инвентарных (архивных) номеров
67.	Хранение микрофильмов-подлинников должно осуществляться в горизонтальном положении в металлических шкафах или на стеллажах	п. 40 Правил НТД	Микрофильмы-подлинники хранятся в горизонтальном положении в металлических коробках, размещенных в металлических шкафах или на стеллажах. Допускается также хранение рулонных микрофильмов в пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах (п. 3.5 ГОСТ 13.1.203-84 "Репрография. Микрография. Правила хранения микроформ")
68.	Страховой фонд НТД (кроме электронной), в том числе на особо ценные документы, должен создаваться путем микрофильмирования подлинников.	п. 100 Правил НТД; ст. 17 ФЗ-125	В соответствии с п. 3 ст. 17 ФЗ-125, страховой фонд НТД должен создаваться на особо ценные, в том числе уникальные документы. Страховой фонд на иную НТД создается на основании критериев, определенных в организации. Страховой фонд должен создаваться путем микрофильмирования подлинников НТД. Страховыми копиями НТД являются: - для бумажной основы - негативная микроформа первого поколения, изготовленная на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документа; - для фотодокумента - первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати (тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива (дубль-негатива) страховой копией является промежуточный позитив, для диапозитива (слайда), позитива, дубль-позитива - дубль-негатив, для фотоотпечатка - негатив); - для кинодокумента - первая копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати: для оригинала - негатива изображения и контратипа страховой копией является промежуточный позитив; для оригинала - промежуточного позитива и позитива страховой копией является контратип; - для фонодокумента - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа (для уникальных фонодокументов страховые копии могут быть изготовлены способом механической звукозаписи в виде граморигиналов); - для видеодокумента - первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте. Работы по страховому копированию документов выполняются в соответствии с гл. 7 и 9 ГОСТ Р 33.505-2003 Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, а также ГОСТ 13.1.101-93 Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения. Для изготовления страхового фонда электронной НТД могут быть применены COM-системы
69.	Кинодокументы и микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны быть оформлены стандартными и защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу. Микрофильмы на плоских пленочных носителях должны помещаться в конверты и кассеты и храниться в коробках или папках	п. 41 Правил НТД	Кинодокументы и микрофильмы должны быть оформлены стандартными и защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу. Направление намотки - с конца на начало. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона. Микрофильмы на плоских пленочных носителях должны помещаться в конверты и кассеты и храниться в коробках или папках. Требования к условиям хранения микрофильмов определяются п. 7.4 ГОСТ Р 33.3.02-2008 "Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения", п. 5.3 ГОСТ 7.65-92 "СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению"
70.	В организации должны проводиться плановые проверки наличия и состояния НТД, порядок и сроки проведения которых определяются локальными нормативными актами, в ходе которых осуществляются обязательные виды работ в соответствии с пп. 42, 43, 45, 67, 99, 106 Правил НТД. Результаты проверки наличия и состояния НТД оформляются актом. Проверки НТД также должны проводиться перед выдачей документов из хранилища и при возвращении их в хранилище.	пп. 42, 43, 45, 67, 99, 106 Правил НТД; п. 2.41 Правил 2015	Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией в порядке, установленном локальным нормативным актом организации. Проверка проводится в плановом порядке, а также перед выдачей НТД из хранилища, в том числе работникам организации и в читальный зал, и при возвращении ее в хранилище. В ходе проверки наличия и состояния необходимо: - устанавливать соответствие итоговой записи в инвентарной книге (описи) и/или информационной системе фактическому наличию НТД, внесенной в инвентарную книгу (опись) и/или информационную систему (проверка наличия НТД, выданной работникам организации и в читальный зал, проводится по книгам выдачи, записям в информационной системе); - устанавливать соответствие имеющейся в наличии НТД сведениям, указанным в спецификациях или во внутренней описи тома, папки; - выявлять отсутствующие документы, единицы хранения для организации их розыска; - выявлять путем полистного просмотра и учитывать документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки; - для электронной НТД - проводить контроль физического и технического состояния, определять воспроизводимость документов, потребность в миграции и конвертировании, наличие вредоносного программного обеспечения, состояние упаковки и наличие (отсутствие) внешних повреждений. Виды работ в ходе проверки наличия и состояния определены пп. 2.39-2.41 Правил 2015. Результаты проверки наличия НТД оформляются актом проверки наличия. Акт проверки наличия НТД утверждается руководителем организации. Проверка наличия и состояния НТД считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы. Учет изменений в объеме и составе НТД, обнаруженных при проведении проверки наличия документов, осуществляется в инвентарной книге. Обнаруженные изменения в составе и количестве документов фиксируются во всех учетных документах (см. п.67, 68)
71.	Выявленные в результате проверки наличия и состояния НТД изменения должны вноситься в акты, на основании которых должны вноситься изменения в учетные документы архива	пп. 44, 45 Правил НТД; п. 2.43 Правил 2015	Непосредственно после утверждения актов проверки наличия НТД на все утраченные и неисправимо поврежденные подлинники НТД следует составить акт о списании пришедших в негодность или утерянных подлинников. Также составляются акт о технических ошибках в учетных документах, акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных в соответствии с п. 2.43 Правил 2015 (Приложения 4, 5). На основании актов вносятся изменения в учетные документы. В учетных документах делаются новые итоговые записи, проставляются штампы о выбытии и поступлении. Проверка наличия и состояния НТД считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы
72.	Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены на основании копий и дубликатов документов с внесением в них соответствующих изменений, о чем должны быть сделаны отметки в инвентарной книге. Восстановленные подлинники должны быть подписаны работником, выполняющим процедуру восстановления	п. 46 Правил НТД	Пришедшие в негодность или утерянные подлинники НТД после составления соответствующего акта (см. п. 29 Руководства) должны быть восстановлены. В целях восстановления подлинников НТД используются копии и дубликаты документов с внесением в них соответствующих изменений (по разрешениям на внесение изменений), выпущенных до момента его восстановления. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении подлинника делается отметка в инвентарной книге. При восстановлении бумажного подлинника конструкторской документации с документов не менее чем на двух листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа и зарегистрированы (см. п. 49). При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить (см. пп. 8.2.2, 8.2.3 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения"). Восстановление проектной документации осуществляется в соответствии с пп. 6.6, 6.8 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации". Восстановленные подлинники должны быть подписаны работником (ответственным лицом), выполняющим процедуру восстановления. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника проектной документации должна быть надпись тушью или штамп: "Восстановленный подлинник N..." с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: "Заменен восстановленным подлинником N..." в соответствии с рис. Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение (см. п. 6.8, 6.9 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации"). Восстановленные подлинники конструкторской документации должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа (см. п. 8.2.4 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения")
73.	При восстановлении подлинника электронной НТД должна создаваться новая версия с обязательным внесением сведений о восстановлении в метаданные (реквизитную часть) и подтверждением электронной цифровой подписью ответственного лица	п. 46 Правил НТД	При восстановлении подлинника электронной НТД создается его новая версия, в метаданные (реквизитную часть) вносятся сведения о восстановлении. Правильность восстановленного подлинника электронной конструкторской документации должна подтверждаться электронной подписью ответственного лица (см. п. 8.2.4 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения"). Для электронной проектной документации правильность восстановления подтверждается также информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей (см. п. 6.7 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации")
74.	Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться комплексы мероприятий: - по созданию нормативных условий; - по соблюдению нормативных режимов; - по соблюдению требований к зданиям, помещениям, в которых обеспечивается хранение НТД, используемому оборудованию, нормативным режимам хранения документов на различных носителях; - по обеспечению сохранности документов при чрезвычайных ситуациях; - по перемещению документов в соответствии с нормативными требованиями	п. 22 Правил НТД; пп.2.14-2.19, 2.21-2.29 Правил 2015	Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий в соответствии с Правилами 2015: - оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов (п. 2.21 Правил 2015); - оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; - соблюдение противопожарного режима (п 2.22 Правил 2015); - соблюдение охранного режима (п. 2.23 Правил 2015); - создание нормативных температурно-влажностного (п. 2.25 Правил 2015), светового режимов (п. 2.24 Правил 2015), проведение санитарно-гигиенических мероприятий (пп. 2.26-2.29 Правил 2015). Требования к зданиям, помещениям, в которых обеспечивается хранение НТД, указаны в пп. 2.16-2.18 Правил 2015. В соответствии с п. 2.49 Правил 2015 в организации должны быть разработаны планы мероприятий и нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях. С содержанием планов мероприятий и нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации
75.	Организации должны обеспечивать сохранность единиц хранения НТД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации	п. 130 Правил НТД; статьи 17, 18, 21, 22 ФЗ-125	Документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранятся временно в архивах государственных органов, государственных организациях, организациях в течение сроков их хранения, установленных подпунктами "в"-"е" п. 4 ст. 22 ФЗ-125 (см. п 19), либо в соответствии со сроками договора о депозитарном хранении (см. ч. 2 ст. 18 ФЗ-125). Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы (см. п. 1, 2 ст. 17, п. 1, 2 ст. 18, п. 1 ст. 21 ФЗ-125). До передачи на постоянное хранение организации обязаны соблюдать все меры по обеспечению сохранности, указанные в ст. 21 ФЗ-125
5. Организация использования научно-технической документации
76.	Организация должна обеспечивать доступ пользователей, представителей судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов к НТД с учетом требований, установленных законодательством и локальными нормативными актами	п. 93 Правил НТД; статьи 24.1, 25, 26 ФЗ- 125; п. 5.10 Правил 2015; п. 14.1 Правил 2020	В соответствии с законодательством организация обеспечивает доступ и передачу подлинников и/или копий документов, электронных документов пользователям путем предоставления справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа; путем предоставления подлинников и/или копий необходимых им документов, в том числе в форме электронных документов (ст. 24 ФЗ-125). Для доступа может использоваться информационная система. Представителям судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов доступ к НТД предоставляется на основе п. 2.1 ст. 4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", п. 19 ст. 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 1 ст. 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 1 ст. 26.10 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, ч. 1 ст. 63 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации. Остальным пользователям доступ предоставляется на равных основаниях, для представителей прессы исключений не делается. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены посредством информационно-коммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Форма запроса и его содержание определяются п. 5.10 Правил 2015. Доступ сотрудников предприятия к НТД определяется должностными обязанностями в соответствии с должностной инструкцией (регламентом). Доступ работников сторонних организаций к НТД осуществляется при наличии письменного разрешения руководителя организации, а также собственника (владельца) НТД; для проектно-планировочной документации - также при наличии письменного разрешения собственника (владельца) объекта. Ограничение обусловлено тем, что данная документация является объектом интеллектуальной собственности (ст. 1228 и 1240 Гражданского кодекса Российской Федерации)
77.	В организации, в деятельности которой образуется НТД, локальным нормативным актом должен быть назначен работник, ответственный за выдачу НТД	п. 97 Правил НТД	Работник (работники), ответственный(е) за выдачу НТД в организации, назначается (назначаются) локальным нормативным актом, его (их) полномочия определяются должностной инструкцией и положением о структурном подразделении
78.	Из хранилища должны выдаваться дубликаты или копии фонда пользования вместо подлинников электронной НТД	п. 94 Правил НТД; п. 19.5 Правил 2020	Пользователям запрещается выдавать подлинники электронной НТД на физически обособленных носителях (кроме случаев, оговоренных в п. 95 Правил НТД, см п. 75) из хранилища, вместо них выдаются дубликаты или копии фонда пользования (при наличии)
79.	Подлинники НТД на бумажном носителе должны выдаваться из хранилища только для изготовления с них дубликатов, копий и для внесения изменений в подлинники. В остальных случаях должны выдаваться дубликаты и копии НТД	п. 95 Правил НТД	Подлинники документов на бумажном носителе выдаются для: - изготовления дубликатов и копий; - внесения изменений; - восстановления подлинников. В остальных случаях выдаются дубликаты и копии НТД. Выдача программной, проектной и конструкторской документации осуществляется на основании пп. 5.4.1, 5.4.2 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации", п. 2.10 ГОСТ 19.601 -78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения"
80.	Сроки и порядок выдачи НТД из хранилища, назначение работника, ответственного за сохранность НТД, организация доступа к электронной НТД с использованием информационной системы и порядок обеспечения информационной безопасности должны регулироваться (устанавливаться) локальными нормативными актами организации	п. 93, 96 Правил НТД; приказ Росархива от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении порядка использования архивных документов государственных и муниципальных архивов РФ"	В организации принимаются и утверждаются руководителем локальные нормативные акты, в которых устанавливаются сроки и порядок выдачи НТД из хранилища, организация доступа к электронной НТД с использованием информационной системы и порядок обеспечения информационной безопасности, назначается работник, ответственный за сохранность НТД
81.	Учет выдачи и возврата подлинников и копий НТД внутренним и внешним пользователям должен осуществляться в карточках учета документов и/или в информационной системе	пп. 98, 105 Правил НТД	Сведения о выдаче и возврате подлинников и копий НТД внутренним и внешним пользователям (абонентам) вносятся в соответствующие графы обязательной учетной формы - карточки учета документов или поля базы данных соответствующей информационной системы. Форма карточки установлена приложениями 3, Б ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения". Допускается проводить учет выдачи и возврата копий НТД внутренним пользователям по абонентским карточкам учета (заводится на каждого абонента или пользователя) и/или в информационной системе. Раздельно осуществляется учет абонентов внешних и внутренних, принятых на абонентское обслуживание и извещаемых о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов; абонентов разовой выдачи (передачи) документов
82.	Фонд пользования НТД должен формироваться в виде копий на бумажном носителе и (или) в виде электронных копий	п. 101 Правил НТД; п. 19.1, 19.2, 19.3 Правил 2020	В соответствии с п. 19.1. Правил 2020 фонд пользования создается одновременно с созданием страхового фонда на микроформах, пленочных и других носителях. Также фонд пользования может быть создан в электронном виде (электронный фонд пользования). Электронный фонд пользования содержит электронные копии документов. при его создании, хранении, учете и использовании целесообразно руководствоваться методическими рекомендациями Росархива. Состав комплектов фонда пользования, создаваемого одновременно со страховым фондом, определен в п. 19.2 Правил 2020. Порядок создания, хранения и выдачи копий фонда пользования определен п. 19.3-19.19.6 Правил 2020 г.
83.	В архиве (техническом архиве) должны применяться справочно-поисковые средства	п. 102 Правил НТД; пп. 39.1, 39.2 Правил 2020; пп. 5.1, 5.4 Правил 2015	Для осуществления поиска и использования НТД в архиве применяются справочно-поисковые средства (СПС) / научно-справочный аппарат (НСА) на бумажном носителе и/или в электронном виде. К обязательным СПС относятся описи дел постоянного хранения (см. пп. 71-78, 131 Правил НТД). К вспомогательным СПС относятся путеводители или краткие справочники по фондам для научных организаций, каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники. Состав вспомогательных справочников архив определяет самостоятельно с учетом состава и содержания хранящихся в нем документов, типовыми задачами поиска, интенсивностью использования документов. Архив может размещать информацию о составе НСА в читальном зале и/или на официальном сайте в информационно-телекоммуникационных сетях.
84.	В архиве (техническом архиве) для пользователей должно быть оборудовано помещение для использования документов (читальный зал, рабочая комната) с предоставлением специальных технических и программных средств для доступа к электронной НТД (при наличии)	п. 103 Правил НТД; пп. 2.16, 5.19 Правил 2015; п. 3.1 Правил 2020	В целях создания условий для работы пользователей в архиве создается читальный зал / рабочая комната, просмотровый зал и др. оборудованные комнаты с соответствующими техническими средствами для работы с документами на разных видах носителей и их временного хранения в условиях, обеспечивающих сохранность. Режим работы читального зала устанавливается локальным нормативным актом, размещается в доступном для пользователей помещении архива и/или на официальном сайте в информационно-телекоммуникационных сетях.
6. Организация хранения электронной научно-технической документации
85.	В организации должен быть установлен порядок хранения электронной НТД на физически обособленных носителях или с использованием информационной системы	п. 141 Правил НТД	В организации должен быть разработан и утвержден руководителем или распорядительным документом локальный нормативный акт (инструкция, порядок, положение об архиве / техническом архиве), регламентирующий порядок хранения электронной НТД: - на физически обособленных носителях; - с использованием информационной системы, специально предназначенной для хранения электронных архивных документов (при наличии); - одновременно на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы, если применяется такая практика. Локальный нормативный акт должен включать положения о приеме-передаче электронной НТД на хранение, учете, обеспечении сохранности, использовании, составе метаданных электронной НТД, мерах обеспечения аутентичности, полноты, достоверности, пригодности для использования электронной НТД в процессе ее жизненного цикла. Электронная НТД, поступившая в архив на физически обособленных носителях, может быть переведена путем миграции на серверное (облачное) хранение, с сохранением исходного (основного) экземпляра, если это предусмотрено локальным нормативным актом. Независимо от способа поступления в архив (технический архив) - по защищенным каналам связи, на физически обособленном носителе, путем размещения в облачном хранилище, системе хранения документов - целесообразно включение электронной НТД в СХЭНТД организации, осуществляющей функции приема, обеспечения сохранности, учета, поиска и использования документов
86.	В организации должны наличествовать технические и программные средства, позволяющие осуществить хранение, воспроизведение, а также контроль физического и технического состояния электронной НТД	пп. 142, 154 Правил НТД; п. 11.1 Правил 2020, п. 2.30 Правил 2015	Независимо от способа хранения электронной НТД (на физически обособленных носителях; с использованием информационной системы; одновременно на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы) в организации должны применяться технические и программные средства, осуществляющие просмотр состава электронных документов в электронном деле и их метаданных, проверку целостности пакетов (контейнеров) документов, их воспроизводимости, проверку электронных подписей и их наличия, проверку на вредоносное программное обеспечение и иные проверки. В организации должны применяться программные средства, имеющие следующие функции, зафиксированные в технической эксплуатационной документации программного средства: автоматическая проверка наличия электронных документов; автоматическое осуществление проверки технического состояния электронных документов и сохранение результатов проверки в течение установленного локальным нормативным актом времени, формирование актов установленной формы по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел; внесение изменений в регистрационные учетные формы (РУФ) по результатам проверки, а также контроль физико-технического состояния носителей в соответствии с требованиями п. 11.1 Правил 2020. При наличии СХЭНТД система должна осуществлять автоматическую проверку наличия и технического состояния электронных документов, формирование уведомлений, актов установленной формы по результатам проверки. Примерный состав программных средств для хранения электронной НТД оговорен, в частности, в п. 6.4 Архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти (ВНИИДАД, 2013)
87.	В организации должны наличествовать технические средства, позволяющие осуществить миграцию и конвертирование электронной НТД	п. 142 Правил НТД, п. 2.30 Правил 2015	В организации должны наличествовать технические средства, позволяющие осуществить миграцию и конвертирование электронной НТД в соответствии с требованиями пп. 85, 142, 155-157 Правил работы с НТД (см. п. 12, 83)
88.	В организации в соответствии с установленными требованиями должны осуществляться миграция и конвертирование электронной НТД	пп. 142, 155-157 Правил НТД, пп. 2.30, 2.32 Правил 2015	Независимо от способа хранения электронной НТД (на физически обособленных носителях или с использованием информационной системы) в случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители (миграции). При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы (конвертации). При осуществлении миграции и конвертации должны быть обеспечены аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Сроки и порядок миграции и конвертации могут быть установлены локальным нормативным актом организации в соответствии с рекомендациями следующих документов: ГОСТ Р ИСО 13008-2015 "Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов"; ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 "Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности"; ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 "Обеспечение долговременной сохранности электронных документов". СХЭНТД должна обеспечивать: - процессы конвертирования и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения; - контроль соответствия полученных электронных документов исходным; - проведение конвертирования без удаления из СХЭНТД файлов устаревших форматов и с включением в СХЭНТД файлов документов в новом формате записи с их прикреплением к РУФ; - автоматическое протоколирование выполненных действий и отражение в составе метаданных РУФ; - отбор конкретных форматов записи электронных архивных документов. В локальном нормативном акте организации следует определить работника, ответственного за проведение миграции и конвертации в соответствии с требованиями п. 85 Правил НТД (см. п. 12)
89.	При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях и с использованием информационных систем необходимо обеспечивать аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования электронных документов	п. 142 Правил НТД	Независимо от способа хранения электронной НТД (на физически обособленных носителях или с использованием информационной системы) должны быть обеспечены их аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования в течение всего жизненного цикла. Требования к сохранению аутентичности, достоверности, целостности, пригодности для использования должны соответствовать национальным стандартам ГОСТ Р 7.0.101-2018/ ISO 30301:2011 "СИБИД. Системы управления документами. Требования" и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "СИБИД. Управление документами. Понятия и принципы". Аутентичность обеспечивается регулированием аспектов работы с электронной НТД в локальных нормативных актах (см. п. 80). Достоверность обеспечивается подтверждением уполномоченным лицом совершаемых действий. В СХЭНТД должны быть реализованы механизмы авторизации действий уполномоченного сотрудника с помощью электронной подписи или другого механизма, позволяющего установить лицо, ответственное за действия с электронной НТД и метаданными. Показателями целостности документа (файлов, его составляющих) является наличие метаданных об объеме (и хеш-суммах) и связанных файлах. Должны быть внедрены процедуры, обеспечивающие целостность/безопасность документов, а также предотвращение их несанкционированного использования, модификации, перемещения, сокрытия и/или уничтожения. Средства обеспечения сохранности/хранения документов должны соответствовать установленным стандартам для носителей информации и технологий, применяемых для обеспечения сохранности документов, их пригодности для использования в течение установленного периода времени
90.	В организации физически обособленные носители электронной НТД должны храниться в упаковках, рекомендованных производителями носителей	п. 143 Правил НТД	При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях в организации каждый поступающий физически обособленный носитель (дисковые носители (CD, DVD, BR и др.), жесткие диски (винчестеры), ленточные носители, твердотельные носители), содержащий единицы хранения электронных документов, должен быть в индивидуальной упаковке (футляре). При этом должно быть исключено перемещение носителя внутри упаковки. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения. Вид упаковки должен соответствовать указанному производителем носителя в договоре поставки, спецификации иной эксплуатационной документации
91.	Лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя электронной НТД должна снабжаться ярлыком, на котором указывается инвентарный номер НТД и идентификационный номер носителя (при наличии)	п. 143 Правил НТД	При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя электронной НТД снабжается ярлыком, на котором указывается инвентарный номер НТД и идентификационный номер носителя (при наличии) по книге (журналу, БД) учета носителей.
92.	В организации должен осуществляться учет как физически обособленных носителей электронной НТД, так и документов, записанных на указанные носители	п. 144 Правил НТД	При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях в организации должен осуществляться учет как носителей, так и документов, записанных на указанные носители, также поступающих электронных дел по книге (журналу, БД) учета носителей (см п. 85, 86). При учете носителей необходимо вносить сведения о миграции на новые носители. Учет документов, носителей целесообразно вести с помощью СХЭНТД
93.	СХЭНТД организации должна выполнять функции приема, учета, хранения электронной НТД и их копий и метаданных (в течение установленных сроков до уничтожения или передачи на хранение в государственный архив), использования электронной НТД	пп. 145, 154 Правил НТД	СХЭНТД в организации (при наличии) должна выполнять функции приема, учета, хранения электронной НТД и их копий и метаданных в течение установленных сроков до уничтожения или передачи на хранение в государственный архив
94.	СХЭНТД организации должна выполнять периодическое резервное копирование электронных документов, а также создание (копирование) и включение в СХЭНТД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных	п. 154 Правил НТД	СХЭНТД должна обеспечивать периодическое резервное копирование электронных документов, наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов - основного и рабочего, которые должны находиться на разных физических устройствах. Периодичность резервного копирования и должностное лицо, ответственное за создание копий, должны быть определены локальным актом. При повреждении рабо чего экземпляра он восстанавливается путем копирования основного и включается в СХЭНТД (см. пп. 2.30, 4.13 ТФТ)
95.	СХЭНТД организации должна обеспечивать взаимодействие с внешними и внутренними абонентами по информационно-телекоммуникационным сетям; направление документов или комплектов НТД по информационно-коммуникационным каналам связи внешним пользователям; получение электронных документов из системы автоматизированного проектирования (САПР) и из других информационных систем организации, в которых создаются электронные НТД	пп. 145, 162 Правил НТД,	СХЭНТД в организации (при наличии) должна обеспечивать взаимодействие с внешними и внутренними абонентами по информационно-телекоммуникационным сетям; направление документов или комплектов НТД по информационно-коммуникационной каналам связи внешним пользователям; получение электронных документов из системы автоматизированного проектирования (САПР) и из других информационных систем организации, в которых создаются электронные НТД. Информационная система должна поддерживать стандартизированные протоколы обмена данными для электронного взаимодействия. Для реализации данных функций системы необходимо обеспечивать применение совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств; а также логическую совместимость схем систематизации, справочников, классификаторов информационных систем, обеспечивающих прием-передачу электронной НТД (см п. 2.6 ТФТ)
96.	СХЭНТД организации должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронной НТД, зафиксированных на физически обособленных носителях; при включении регистрационно-учетных сведений - соответствие наименования полей регистрационно-учетных форм (РУФ) каждого уровня основным реквизитам научно-технического документа за счет автоматизированного заполнения полей РУФ путем импорта данных научно-технического документа, иметь установленный состав метаданных РУФ. СХЭНТД должна обеспечивать создание связей между РУФ, электронными делами и электронными документами	пп. 145, 147, 148, 149, 151-153 Правил НТД	Информационная система для хранения электронной НТД в организации (при наличии) должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронной НТД, зафиксированных на физически обособленных носителях. Наименование полей РУФ каждого уровня должны соответствовать основным реквизитам научно-технического документа. При включении регистрационно-учетных сведений должно быть обеспечено соответствие наименования полей РУФ каждого уровня основным реквизитам научно-технического документа за счет автоматизированного заполнения полей РУФ путем импорта данных основной надписи или титульного листа научно-технического документа. К первому уровню систематизации относится шифр (условное обозначение) объекта, проекта, разработки, темы. Ко второму уровню систематизации относятся: для проектной документации - номер и наименование части в соответствии с составом проекта, для конструкторской документации - обозначение изделия в соответствии со сводной спецификацией, для научно-исследовательской документации - этапность темы. К третьему уровню систематизации относится шифр документа (при наличии). Для управления документами в СХЭНТД в РУФ должны включаться следующие метаданные: сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь); сведения о проверке наличия и физического состояния (воспроизводимости) документов; сведения о конвертировании в другие форматы записи (дата, совершенное действие, сведения об исходном и новом формате, об исходном и новом объеме файла); сведения о пользователе, который выполнил конвертирование, или автоматической настройке с возможностью прикрепления к РУФ файлов с решениями уполномоченных должностных лиц о проведении конвертирования с указанием конкретных форматов; сведения об экспертизе ценности документов (отметки о решениях экспертной и экспертно-поверочной комиссий) с возможностью прикрепления к РУФ файлов протоколов; сведения о передаче электронных дел, документов на хранение в государственный архив. При включении в СХЭНТД электронных дел, документов на физически обособленных носителях в РУФ должны предусматриваться дополнительные поля: вид носителя; место хранения; формат записи. Для внесения дополнительной неструктурированной информации при включении документа в СХЭНТД в РУФ предусматривается поле "Комментарий" ("Примечание"). Состав метаданных об управлении документами и типовых архивных процессах должен быть указан в локальном нормативном акте и технической эксплуатационной документации информационной системы хранения. СХЭНТД должна обеспечивать создание связей между РУФ, электронными делами и электронными документами (см. пп. 2.3, 4.5 ТФТ)
97.	СХЭНТД организации должна обеспечивать учет поступления электронных дел в соответствии с принятой схемой систематизации, с присвоением идентификационного учетного номера	пп. 149, 150 Правил НТД	Информационная система для хранения электронной НТД в организации должна обеспечивать учет поступления электронных дел в соответствии с принятой схемой систематизации с присвоением идентификационного учетного номера
98.	СХНТД должна обеспечивать при включении документа фиксацию факта поступления электронных документов, проверку электронной НТД на наличие вредоносного программного кода; проверку электронных подписей или других аналогов собственноручной подписи электронной НТД; проверку воспроизводимости электронной НТД; заверение принятых на хранение электронных НТД электронной подписью уполномоченного лица; создание регистрационно-учетных форм	п. 146 Правил НТД; п. 4.34 Правил 2015	При включении документа в СХЭНТД должны обеспечиваться: фиксация факта поступления в СХЭНТД электронных документов; проверка электронной НТД на наличие вредоносного программного кода; проверка электронных подписей или других аналогов собственноручной подписи электронной НТД; проверка воспроизводимости электронной НТД; заверение принятых на хранение электронной НТД электронной подписью уполномоченного лица; создание РУФ. При передаче электронной НТД по защищенным каналам связи формируются контейнеры, состав которых определяется локальным нормативным актом или соглашением. В таком случае СХЭНТД осуществляет проверку комплектности состава контейнеров электронных документов; проверку наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности электронной подписи передаваемого электронного документа на момент его подписания и/или получения; проверку воспроизводимости электронных документов, электронных копий документов, описей дел; формирование уведомления отправителю электронных дел, документов и описей дел, документов о подтверждении приема документов в СХЭД или об отказе в приеме в случае отрицательного результата проверки на соответствие требованиям
99.	СХЭНТД организации должна обеспечивать создание фонда пользования электронных дел, документов, функционирование на его основе электронного читального зала, доступ зарегистрированных пользователей к НТД, протоколирование их действий в системе	пп. 158, 159, 160 Правил НТД	Доступ к информационной системе должен быть регламентирован путем установления в локальном нормативном акте лиц, уполномоченных работать с системой, их прав и выполняемых действий, а также порядка применения электронной подписи для подтверждения процедур, выполняемых в системе. Предоставление доступа к работе в ИС должно обеспечиваться только для зарегистрированных пользователей с учетом прав доступа и обязательной процедуры аутентификации. Протоколирование действий при функционировании ИС должно осуществляться автоматически, без возможности его отключения или приостановки, а также редактирования (удаления, изменения) записей. Журнал регистрации событий ИС должен включать обязательные сведения об описании события; влиянии события на ИС, инициаторе события (сведения о пользователе или автоматической настройке); дате и времени события. Для управления доступом пользователей и управления документами в ИС должны применяться справочники, обеспечивающие учет пользователей, а также возможность настройки на конкретные виды действий пользователей в соответствии с правами доступа. В информационной систем должна формироваться отчетность о работе с документами ( см п. 2.2, 2.9 ТФТ)
100.	СХЭНТД организации должна обеспечивать многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭНТД и значениями полей РУФ	п. 160 Правил НТД	При выполнении информационных запросов пользователей СХЭНТД должна обеспечивать многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭНТД и значениями полей РУФ (см п. 2.8 ТФТ)
101.	СХЭНТД организации должна обеспечивать подписание копии электронного архивного документа электронной подписью уполномоченного должностного лица	п. 161 Правил НТД	СХЭНТД должна обеспечивать подписание копии электронного архивного документа электронной подписью уполномоченного должностного лица
102.	СХЭНТД организации должна обеспечивать учет использования электронных дел, документов; созданных копий НТД; формирование отчетов о результатах использования	п. 163 Правил НТД	Информационная система для хранения электронной НТД в организации (при наличии) должна обеспечивать учет использования электронных дел, документов, созданных копий НТД, а также формирование отчетов о результатах использования
103.	СХЭНТД организации должна обеспечивать передачу электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления, государственная, муниципальная организация, по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию, с формированием акта приема-передачи и хранением в системе информации о передаче документов на хранение	п. 164, 165 Правил НТД, п. 11, 23, 37.13 Правил 2020	В СХЭНТД должна реализовываться передача электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления, государственная, муниципальная организация, по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию с сохранением информации о каждой передаче в государственный архив (см. п. 28). СХЭНТД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив. Передача должна осуществляться в соответствии с порядком, установленным федеральным уполномоченным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства, локальным нормативным актом архива или договором, соглашением. Электронная НТД может передаваться на хранение на основании соглашения об информационном взаимодействии между организацией - источником комплектования и государственным, муниципальным архивом, иными участниками взаимодействия (при наличии). В соглашении указываются правила формирования передаваемых транспортных контейнеров электронных НТД и контейнеров описей электронных НТД. В случае использования межведомственной системы электронного документооборота прием-передача электронных НТД осуществляется в соответствии с требованиями к организационно-техническому взаимодействию данной системы. При использовании для передачи электронных НТД транспортной шины оформление транспортного контейнера определяется в соответствии с положениями и регламентами эксплуатации транспортной шины (см п. 4.26 ТФТ)

<< Часть 2. Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального контроля (надзора) за соблюдением законодательства...		Часть 4. >> Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального контроля (надзора) за соблюдением законодательства...
	Содержание Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением...

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас