Методические рекомендации по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации (ФНС России, сентябрь 2024 г.)

1. Гражданский кодекс Российской Федерации;

2. Налоговый кодекс Российской Федерации;

3. Федеральный закон "Об электронной подписи";

4. Федеральный закон "О бухгалтерском учете";

5. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

6. Федеральный закон "Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации";

7. Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации";

8. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации";

9. Федеральный закон "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (Закон N 44-ФЗ);

10. Федеральный закон "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (Закон N 223-ФЗ);

11. Указ Президента Российской Федерации от 09.05.2017 N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы";

12. Перечень поручений по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 20.02.2019, утвержденный Президентом Российской Федерации 27.02.2019 N Пр-294;

13. Основные направления деятельности Правительства Российской Федерации на период до 2024 года, утвержденные Правительством Российской Федерации 29.09.2018;

14. Паспорт национального проекта "Национальная программа "Цифровая экономика Российской Федерации", утвержденный президиумом Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам (протокол от 04.06.2019 N 7);

16. Приказ Минфина России "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи".

3.2.1. ЭДО для граждан

С помощью ЭДО физические лица могут получать государственные услуги, устраиваться на работу, поступать в вуз, оформлять кредиты, не выходя из дома.

При этом возможно использовать различные сервисы для осуществления электронного документооборота, хранить документы в электронном виде в предусмотренном законодательством случаях, например, свои трудовые книжки.

Гражданин как физическое лицо может использовать ЭДО:

- при получении государственных услуг и сервисов;

- при взаимодействии с работодателем (кадровый электронный документооборот);

- при взаимодействии с государственными органами и коммерческими организациями (направление обращений, получение банковских, страховых, образовательных и других услуг).

Гражданин как ИП или самозанятый может использовать ЭДО:

- при получении государственных мер поддержки;

- при взаимодействии с контрагентами;

- при взаимодействии с государственными органами;

- при подаче налоговой и иной отчетности;

- при оформлении сопроводительных документов для товаров;

- для контроля прослеживаемости товаров;

- при участии в закупочных процедурах в электронном виде.

3.2.2. ЭДО для бизнеса

Для организаций применение электронного документооборота позволяет сократить издержки, связанные с созданием, обработкой и пересылкой документов.

Применение электронного документооборота возможно во взаимоотношениях с государственными органами, с другими организациями и физическими лицами, и внутри организаций.

3.2.3. ЭДО для государства

Применение электронного документооборота государственными органами позволяет сократить сроки предоставления государственных услуг, обмениваться документами между органами власти различных уровней, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП).

Предоставление отчетности от организаций в форме стандартизированных электронных документов позволяет своевременно формировать статистическую и аналитическую информацию о выполнении требований законодательства, об экономическом состоянии хозяйствующих субъектов.

Кроме того, на базе электронных документов государственные и уполномоченные органы реализуют функции мониторинга и контроля. Например, 171 ФЗ установлена недопустимость оборота алкогольной продукции, сведения о которой не зафиксированы в ЕГАИС, исполнение этого требования реализуется через ЭДО.

ЭДО позволяет повысить эффективность процессов государственного управления и качества информационно-аналитического обеспечения за счёт автоматизации работы со структурированными данными для поддержки и ускорения принятия государственных решений.

ЭДО используется:

- при предоставлении государственных услуг;

- при реализации государственных функций;

- при ведении служебной переписки.

5.2.1. Использование электронной подписи в работе

Электронная подпись в работе нужна человеку и для сдачи отчетности в государственные и контролирующие органы, а также для документооборота с контрагентами и сотрудниками компании.

5.2.2. Отчетность через Интернет

Отчитываться от лица компании может и ее руководитель, и сотрудник. Для этого у них должна быть своя КЭП. У директора - с реквизитами юридического лица, у сотрудника - с реквизитами физлица плюс машиночитаемая доверенность. Машиночитаемая доверенность (МЧД) подтверждает право сотрудника сдавать отчетность и подписывать документы от лица компании.

5.2.3. Электронный документооборот с контрагентами и сотрудниками

По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи. В последнее время организации для электронного документооборота все чаще стали выбирать неквалифицированные электронные подписи, так как они дешевле и проще в обращении. Чтобы их использовать стороны должны заключить дополнительное соглашение. Однако НЭП - не универсальная подпись, использовать ее можно только в случаях, которые не ограничены законом.

5.2.4. Использование электронной подписи в частной жизни

Какую электронную подпись использовать человеку для личных целей зависит от того, где именно он планирует ее применять.

Так, простую электронную подпись чаще всего используют для разных банковских операций. Например, СМС о подтверждении оплаты покупки товара на маркетплейсе может рассматриваться как простая электронная подпись.

Неквалифицированную электронную подпись используют, например, при подаче заявления на получение налогового вычета в личном кабинете ФНС России.

5.3.1. ПЭП - простая электронная подпись

В соответствии с п. 2 ст. 5 63-ФЗ "Об электронной подписи": "Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом".

Простая подпись - это знакомые всем коды доступа из СМС, коды на скретч-картах, пары "логин-пароль" в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте. Простая подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют, и подтверждает, что ее выпустил конкретный человек.

ПЭП не обеспечивает неизменяемость электронного документа. Она обычно используется в системах внутреннего ЭДО с высокой степенью доверия.

5.3.2. НЭП - усиленная неквалифицированная электронная подпись

НЭП - усиленная неквалифицированная электронная подпись, которая: получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.

НЭП (или УНЭП) ЕСИА - усиленная неквалифицированная электронная подпись в инфраструктуре электронного правительства. В приложении "Госключ" можно бесплатно получить сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи, а также создавать, хранить и применять ключи электронной подписи. Для работы с ними не нужны токены, а для подписания - внешний криптопровайдер.

НЭП позволяет определить лицо, подписавшее ЭД, и обеспечивает неизменяемость электронного документа.

НЭП создается с помощью программ криптошифрования с использованием закрытого ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует личность владельца, а также позволяет проверить, вносились ли в документ изменения после его отправки.

НЭП можно получить в удостоверяющем центре в виде двух ключей: закрытого и открытого. Закрытый ключ хранится на специальном ключевом носителе с пин-кодом или в компьютере пользователя - он известен только владельцу и его нужно держать в тайне. С помощью закрытого ключа владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы.

Открытый ключ электронной подписи доступен всем, с кем его обладатель ведет ЭДО. Он связан с закрытым ключом и позволяет всем получателям подписанного документа проверить подлинность ЭП.

То, что открытый ключ принадлежит владельцу закрытого ключа, прописывается в сертификате электронной подписи. Сертификат также выдается удостоверяющим центром. Но при использовании НЭП сертификат можно не создавать. Требования к структуре неквалифицированного сертификата законодательством не установлены.

Где используют неквалифицированную электронную подпись?

НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего ЭДО, если стороны предварительно договорились об этом, либо при наличии нормативно-правового акта (НПА), обязующего или разрешающего использование НЭП в подписании документов.

Юридическая сила неквалифицированной электронной подписи.

У участников ЭДО имеется два варианта, для признания электронных документов, заверенных НЭП, равнозначными бумажным с собственноручной подписью:

1. Между сторонами заключено соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.

2. Наличие НПА, разрешающего или требующего использование НЭП при подписании документов (например, для Кадрового ЭДО - 22.1-22.3 ТК РФ и т.п.).

5.3.3. КЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) - самый регламентированный вид подписи. Так же, как и НЭП, она создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но отличается от нее тем, что:

- обязательно имеет квалифицированный сертификат, структура которого определена приказом ФСБ России N 795 от 27.12.2011;

- программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России;

- выдавать КЭП может только аккредитованный удостоверяющий центр.

Где используют КЭП?

КЭП нужна при:

- сдаче отчетности в контролирующие органы;

- участии в качестве поставщика или заказчика в электронных торгах;

- работе с государственными информационными системами;

- обмене формализованными документами с ФНС России.

КЭП также можно использовать для ведения электронного документооборота внутри компании или с ее внешними контрагентами.

Юридическая сила КЭП.

КЭП - это подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий. Если организации ведут ЭДО, подписывая документы КЭП, их юридическая сила признается автоматически согласно федеральному закону N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Особенности КЭП.

В отличие от ПЭП и НЭП, у КЭП есть несколько видов. Разные сертификаты нужны руководителям компаний и их сотрудникам.

Сертификаты КЭП для руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель получают сертификаты в государственных удостоверяющих центрах.

Сертификаты физических лиц.

Такие сертификаты нужны, в том числе и сотрудникам компаний. Их можно использовать как для работы, так и для личных нужд - например, для регистрации на портале "Госуслуг". Выпустить сертификаты физических лиц можно в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах.

Преимущества КЭП для физических лиц.

Сертификат квалифицированной подписи для физических лиц позволяет подписывать документы в электронном виде. Это сокращает время ожидания и расходы на доставку документов курьером. Онлайн, например, можно:

- при наличии МЧД подписывать документы организации;

- подать документы на поступление в вуз;

- зарегистрировать ООО или ИП;

- подписать трудовой договор и работать дистанционно;

- оформить кредит;

- отправить заявление на водительское удостоверение или загранпаспорт;

- зарегистрировать брак или оформить развод;

- обратиться в суд;

- получить патент;

- перевести пенсию на банковский счет или карту;

- подтвердить аккаунт на портале "Госуслуг", чтобы пользоваться государственными услугами;

- подавать и получать документы из суда, работать на судебных порталах "Мой арбитр" и ГАС "Правосудие";

- заключить договор долевого участия (ДДУ) или купли-продажи недвижимости;

- оформить недвижимость в собственность или зарегистрировать другую сделку;

- запросить выписку из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН).

Преимущества КЭП для руководителей.

Только с КЭП руководитель сможет работать на электронных торговых площадках для госзакупок, коммерческих торгов и торгов банкротов, а также в популярных информационных системах, используемых для:

- сдачи налоговой отчетности, передачи сведений в Социальный фонд России (СФР) и т.д.,

- подачи иска в суд, например, через систему "Мой Арбитр",

- обращения в госорганы, например, в Ростехнадзор или Минпромторг,

- цифровой маркировки Честный ЗНАК,

- получения госуслуг,

- работы с банками и партнерами с помощью ЭДО,

- закупок через интернет-магазины

- решения других вопросов.

5.4.1. Как директору организации получить электронную подпись?

Куда обращаться директору за оформлением ЭП, зависит от сферы деятельности организации. С 2022 года директора фирм и ИП получают сертификаты ЭП в налоговой или у доверенных лиц УЦ ФНС России, руководители финансовых организаций - в УЦ Банка России, а госучреждений - в Казначействе.

Рядовым сотрудникам для работы нужна ЭП физического лица - ее можно оформить в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. Электронная подпись понадобится сотрудникам, которые раньше не оформляли ее - ФНС выдает подписи директору только в единственном экземпляре и копировать их для сотрудников нельзя.

5.4.2. Как физическому лицу получить электронную подпись?

5.5.1. Как работают ключи усиленной электронной подписи?

В создании усиленной подписи - и КЭП, и НЭП - для защиты от мошенников участвуют открытый и закрытый ключи.

Закрытый ключ можно сравнить с чернилами - им подписывают документ. Открытый - с лакмусовой бумажкой: он подтверждает, что подпись ставил именно этот владелец и именно этими чернилами.

Еще один элемент усиленной электронной подписи - сертификат ключа проверки электронной подписи (СКПЭП). Он содержит значение открытого ключа и подтверждает, что ключи принадлежат конкретному владельцу. СКПЭП - это носитель информации о владельце, сроке действия ЭП и удостоверяющем центре. Он доступен для всех и используется при проверке подписи под документом.

СКПЭП является подобием паспорта. Его выдают аккредитованные удостоверяющие центры и только после подтверждения личности владельца. В целях безопасности у сертификата есть срок действия не больше 15 месяцев. После истечения срока нужно получать новый СКПЭП.

Пример работы с квалифицированной электронной подписью при отправке отчета в ФНС России:

- бухгалтер организации формирует отчет, подписывает его своим закрытым ключом и загружает его в сервис оператора ЭДО;

- оператор ЭДО шифрует отчет при помощи общедоступного сертификата ФНС России;

- Оператор отправляет отчет в ФНС России.

- ФНС России получает документ и расшифровывает его своим закрытым ключом;

- ФНС России с помощью открытого ключа бухгалтера проверяет достоверность подписи.

- совпадение данных в открытом и закрытом ключах означает, что отчет подписал конкретный бухгалтер и его никто не менял после подписания, отчет принимается ФНС России.

5.5.2. Как получить и где хранится открытый ключ?

Открытый ключ будущий владелец подписи генерирует вместе с закрытым самостоятельно на своем компьютере в сервисе удостоверяющего центра либо на специальном компьютере в офисе УЦ. Как правило для этого он водит мышкой, а специальная программа генерирует случайные символы. После этого УЦ записывает открытый ключ в сертификат. Их владелец может сохранить на токен или компьютер.

Просмотреть данные сертификата открытого ключа можно, например, с помощью специализированного программного обеспечения, предоставляемого оператором ЭДО.

5.5.3. Кто может пользоваться открытым ключом?

Сертификат с открытым ключом доступен для любых лиц. Владелец может передавать его контрагентам для проверки подписи, а информационные системы - сами обращаются к базам данных УЦ, чтобы найти значение открытого ключа и проверить подпись.

5.5.4. Что такое закрытый ключ электронной подписи?

Закрытый ключ представляет собой уникальный набор символов без информации о владельце. Он нужен для создания электронной подписи и ее защиты от компрометации.

5.5.5. Как получить и где хранится закрытый ключ?

Закрытый ключ владелец подписи генерирует также, как и открытый - на своем компьютере, мобильном устройстве или офисе УЦ.

Закрытый ключ - основной элемент в безопасной подписи документов. Если не обеспечить ему надежную защиту, то он может попасть в руки злоумышленников. Поэтому его не следует передавать другим лицам и сообщать пароль.

Этот ключ рекомендуется хранить на защищенных носителях информации - токенах с уникальным паролем. Закрытый ключ можно записать на рабочий компьютер или ноутбук, но это менее безопасно, если, например, на ПК нет дополнительной защиты или на нем работают другие лица. Дополнительно имеется возможность генерации и хранения закрытого ключа на мобильном устройстве - с использованием технологии "Госключ". Обычно закрытый ключ помещают в специальный виртуальный контейнер вместе с сертификатом и открытым ключом либо отдельно от них.

5.5.6. Как посмотреть данные о закрытом ключе?

Закрытый ключ - это контейнер, в котором находится несколько файлов со специальным расширением "key".

Данные о закрытых ключах можно просмотреть с помощью специального программного обеспечения, предоставляемого оператором ЭДО.

5.5.7. Кто может пользоваться закрытым ключом?

Закрытый ключ доступен только владельцу ЭП. Чтобы им не пользовались посторонние, в некоторых ситуациях закрытый ключ делают неэкспортируемым или защищают от копирования. Например, ключи от удостоверяющего центра ФНС России нельзя перенести с токена или сделать дубликат для других пользователей.

5.5.8. Как хранить закрытый ключ?

Любая усиленная электронная подпись - это защищенный инструмент, который создают с помощью криптографии. Но владельцу все же не стоит забывать о безопасности.

Пароль на токене следует изменить после его получения в УЦ на собственный, максимально сложный и хранить в месте, где никто его не найдет.

Если закрытый ключ все-таки попал в посторонние руки, заблокируйте доступ к сертификату электронной подписи - отзовите его в удостоверяющем центре.

При соблюдении указанных мер вероятность того, что документ подпишут злоумышленники от лица владельца будет сведена к минимуму.

5.7.1. Типы проверки

При применении простой ЭП проверка обычно осуществляется при помощи фиксации действий пользователя информационной системы.

При применении усиленной ЭП могут осуществляться следующие проверки:

- проверка соответствия ЭП документу;

- проверка действительности сертификата ЭП на момент проверки или на момент подписания документа (при наличии штампа времени, содержащего соответствующую информацию);

- проверка соответствия средства ЭП, на котором выпущен сертификат, требованиям, установленным в соответствии с законодательством об ЭП (для КЭП);

- проверка полномочий подписанта ЭД.

5.7.2. Проверка полномочий и машиночитаемая доверенность

Проверка полномочий подписанта электронного документа осуществляется в соответствии с требованиями ГК РФ.

Дополнительная проверка полномочий не требуется в случае, если документ подписан ЭП, владельцем сертификата ключа проверки которой является лицо, имеющее полномочия действовать без доверенности от имени лица, подпись которого необходима для

удостоверения данного документа (для ЮЛ - сертификат ЮЛ с указанием руководителя ЮЛ, для ИП - сертификат этого ИП, для ФЛ - сертификат самого ФЛ).

В случае, если документ подписан ЭП, владельцем которой является иное лицо, для подтверждения полномочий подписанта используется доверенность в электронной форме в соответствии с рекомендуемым Министерством цифрового развития Российской Федерации форматом (машиночитаемая доверенность - МЧД), за исключением случаев, когда для ЭД с конкретным государственным органом используется отдельный формат.

МЧД должна быть подписана ЭП лица, имеющего право действовать без доверенности от имени доверителя, либо ЭП нотариуса, либо ЭП лица, имеющего полномочия подписания МЧД на основании доверенности, выданной с правом передоверия.

Полномочия подписанта в МЧД могут быть указаны текстом, либо с применением классификатора полномочий, размещенного на сайте на сайте Единой системы нормативной справочной информации (https://esnsi.gosuslugi.ru/classifiers/6714/data).

1. Единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

2. Системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),

6.1.1. СМЭВ

СМЭВ представляет собой федеральную государственную информационную систему, включающую информационные базы данных, в том числе содержащие сведения об используемых органами и организациями программных и технических средствах, обеспечивающих возможность доступа через систему взаимодействия к их информационным системам (далее - Виды сведений), сведения об истории движения в системе взаимодействия электронных сообщений при предоставлении государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций в электронной форме, а также программные и технические средства, обеспечивающие взаимодействие информационных систем органов и организаций через СМЭВ.

Задачами системы межведомственного электронного взаимодействия в инфраструктуре Электронного правительства являются:

- Государственные функции в электронном виде. Обеспечение информационного взаимодействия в электронной форме при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций.

- Государственные услуги в электронном виде. Обеспечение предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в том числе с использованием ЕПГУ.

- Системная магистраль информационного взаимодействия. Технологическое обеспечение информационного взаимодействия с применением системы взаимодействия достигается путем использования сервис-ориентированной архитектуры, представляющей собой совокупность Видов сведений, построенных по общепринятым стандартам, а также путем использования единых технологических решений и стандартов, единых классификаторов и описаний структур данных.

Основными функциями системы межведомственного электронного взаимодействия являются:

- ведение реестра Видов сведений;

- ведение политик безопасности, применяемых к зарегистрированным Видам сведений;

- маршрутизация сообщений к зарегистрированным Видам сведений;

- протоколирование обращений (входящих и исходящий сообщений) к Видам сведений;

- гарантированная доставка сообщений, осуществляемая за счет механизма повторных вызовов Видам сведений при сбоях;

- обеспечение оповещения оператора СМЭВ о сбоях в функционировании Видов сведений;

- передача информации о событиях на СМЭВ по подписке заинтересованным пользователям (информационным системам);

- формирование динамически создаваемой статистики использования Видов сведений.

6.1.2. МЭДО

Участниками МЭДО являются Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, в том числе:

- электронными документами,

- уведомлениями - информацией о ходе рассмотрения и исполнения документов.

Цель создания МЭДО - повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений.

Принцип и технические решения МЭДО

Основной принцип МЭДО - интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

6.1.3. Нормативная база

- Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754;

- Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 года N 1403-р "О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти";

- Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494;

- Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2014 года N 313 (в редакции от 23 мая 2019 года) "Об утверждении государственной программы Российской Федерации "Информационное общество";

- Поддержка обмена документами в электронном виде в соответствии с требованиями приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации N 186/258 от 27 мая 2015 г. "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде";

- Совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233;

- Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы, утвержденная Указом Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 15 февраля 2022 г. N 172 "О государственной информационной системе "Типовое облачное решение системы электронного документооборота";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия" (с изменениями и дополнениями).

6.1.4. ГИС "ТОР СЭД" - Государственная информационная система "Типовое облачное решение системы электронного документооборота"

Целью проекта является автоматизация ЭДО органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления (ОМСУ) городских, сельских поселений, муниципальных районов, муниципальных и городских округов и внутригородских территорий городов федерального значения и подведомственные им организации и учреждения, которые не имеют собственные СЭД или не подключены к существующим СЭД органов государственной власти.

К подчиненным организациям и учреждениям, которые не имеют технологическую возможность вести делопроизводство и документооборот в электронной форме и межведомственный обмен с использованием механизмов МЭДО, относятся:

- образовательные организации (дошкольные образовательные организации, общеобразовательные организации, профессиональные образовательные организации);

- организации здравоохранения (лечебно-профилактические организации, муниципальные учреждения (отделения) здравоохранения и больницы, амбулаторно-поликлинические организации);

- организации социального обслуживания населения (организации социального обслуживания на дому, организации, осуществляющие полустационарное обслуживание, организации, осуществляющие стационарное обслуживание, организации социального обслуживания семьи и детей, учреждения для граждан пожилого возраста и инвалидов);

- организации культурно-досугового типа (библиотеки, музеи, театры, кинотеатры, цирки, музыкальные, художественные, хореографические школы и школы искусств).

Эффективность государственного управления во многом зависит от эффективности управления и выполнения процессов, связанных с обработкой документов различными органами государственной власти и ОМСУ, муниципальными учреждениями (МУ) и бюджетными учреждениями (БУ), что требует значительных ресурсов, так как Российская Федерация, в силу своего географического положения и принципов государственного устройства, имеет разветвленную систему.

Значительная часть ОМСУ, МУ, БУ и подведомственных организаций и учреждений не имеют собственных СЭД или не подключены к существующим СЭД органов государственной власти, ввиду чего не имеют технологическую возможность вести делопроизводство и документооборот в электронной форме, а также межведомственный обмен электронными документами, посредством использования доступных механизмов взаимодействия информационных систем, предусмотренных в МЭДО.

Рисунок 1 - Функционал СЭД

Рисунок 2 - Основные параметры СЭД

6.1.5. ГосЭДО - Единое информационное пространство в области государственного электронного документооборота

Государственная информационная система ГосЭДО обеспечивает организацию эффективного контролируемого межведомственного взаимодействия органов государственной власти, органов местного самоуправления и подведомственных им организаций, а также бизнес-сообщества и отдельных граждан, обеспечивая таким образом рост эффективности государственного управления в Российской Федерации.

ГИС ГосЭДО создана в целях формирования единого информационного пространства в области документооборота, построенного на общих принципах информационного взаимодействия между всеми участниками процессов государственного управления с обеспечением автоматизированного контроля за ходом исполнения и оптимизацией процессов обработки документов.

ГИС ГосЭДО состоит из функциональных и технологических подсистем. К функциональным подсистемам относятся:

- подсистема электронного документооборота Аппарата Правительства Российской Федерации;

- подсистема электронного обмена документами, содержащими информацию ограниченного распространения (с пометкой "Для служебного пользования");

- облачная подсистема координации процессов государственного управления;

- облачная подсистема ведения нормативно-справочной информации внутриведомственного и межведомственного документооборота.

Технологические подсистемы обеспечивают интеграцию ГИС ГосЭДО с системами электронного документооборота участников межведомственного взаимодействия, а также защиту информации в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации.

Внедрение ГИС ГосЭДО обеспечит:

- поддержку растущей интенсивности информационного взаимодействия, в том числе обеспечение возможности значительного расширения числа участников, путем обеспечения единой точки доступа и нулевой стоимости подключения к средствам ЭДО, через единый портал Госслужащего;

- защищенное пространство для создания, передачи и хранения электронных документов, в том числе, информации ограниченного распространения;

- возможность получения аналитической отчетности о характеристиках и метриках документооборота между организациями на разных уровнях за счет подключения технологии "больших данных" (BigData);

- коллективную работу государственных служащих: организацию рабочих групп, проведение межведомственных совещаний, дистанционное обучение, совместный доступ к документации, развитие дополнительных видов синхронных и асинхронных коммуникаций в группах;

- централизованную координацию межведомственных взаимодействий, повышение прозрачности и управляемости хода процессов, уменьшение количества просрочек исполнения и снижение числа возвратов результатов исполнения на доработку, консолидации полной информации о ходе исполнения и возможности автоматизированного контроля хода взаимодействий по структурированным регламентам;

- повышение качества и доступности государственных и муниципальных услуг в цифровом виде за счет их персонализации и унификации интерфейсов информационного взаимодействия для граждан;

- сокращение сроков оказания государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций для граждан за счет единых требований к организации электронного документооборота;

- обеспечение полноты и достоверности данных и оперативности работы с электронными документами в информационных системах организаций государственного сектора;

- обеспечение точности планирования и прогнозирования, скорости и качества принимаемых управленческих решений в рамках задач государственного управления благодаря использованию юридически значимого электронного документооборота.

На рисунке 3 представлена схема взаимодействия участников ЭДО в рамках ГосЭДО.

Рисунок 3 - Схема взаимодействия в рамках ГосЭДО

6.1.6. Централизованное подключение

До введения в действие Постановления Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия" от организации, планирующей вести электронный документооборот с другими органами власти, требовалось значительных ресурсов. Минимально, организация должна была закупить специальное оборудование, обеспечить расположение данного оборудования в специальном помещении, провести работы по подключению к оптоволоконной связи, пройти аттестацию, сертификацию, провести ряд административных мероприятий, - что бы в итоге получить уникальный идентификатор абонента МЭДО.

Такой путь был доступен исключительно для крупных органов власти по типу ФОИВ, РОИВ или большой организации, которой необходимо выполнять задачи, поставленные Правительством Российской Федерации или организации, ведущими регулярную переписку с органами государственной власти, посредством использования информационно-телекоммуникационных технологий.

Рисунок 4 - Схема взаимодействия организатора и абонентов МЭДО (при централизованном подключении)

Однако такое подключение не позволяет подключить все существующие все необходимые организации (ОМСУ, МУ, БУ) или небольшие организации, которым необходимо выполнять задачи, поставленные Правительством Российской Федерации или организации, ведущими регулярную переписку с органами государственной власти, посредством использования информационно-телекоммуникационных технологий.

До принятия Постановления Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия" каждый ФОИВ и РОИВ решал вопрос подключения организаций собственными силами, путём использования необязательных атрибутов МЭДО формата 2.5, 2.7 и 2.7.1 для построения собственной маршрутизации (по договорённостям с остальными участниками документооборота).

6.1.7. Распределенное подключение

После введения в действие Постановления Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия" стало возможным участникам документооборота (абонентам) становиться самостоятельными операторами и самостоятельно подключать свои организации с передачей в головной узел МЭДО информации о новых участниках, а также получение статуса организатора МЭДО.

Рисунок 5 - Схема взаимодействия организатора и абонентов МЭДО (при распределенном подключении)

6.1.8. Объединение организаций в единую информационную среду

На текущий момент в МЭДО заведено и взаимодействуют между собой:

- 4 организатора МЭДО;

- 38 операторов МЭДО. На текущий самый большой оператор - Оператор ГИС ГосЭДО с подключением через ГИС "ТОР СЭД" (более 15 тыс. абонентов);

- Более 16 тыс. абонентов.

6.2.1. Для чего ЭДО между гражданами и государством?

При использовании электронного документооборота граждане могут получать государственные и муниципальные услуги и сервисы, обращаться в государственные органы и организации. Это не только удобно, но еще и экономит время.

Для отправки электронных документов граждане могут через специализированные сайты или приложения на компьютере или мобильном устройстве. Дополнительно необходимо иметь электронную подпись, с помощью которой производится подтверждение совершаемого действия, например, подпись документа или подтверждение платежа.

6.2.2. Нормативная база

- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

- Постановление Правительства Российской Федерации от 24.10.2011 N 861 "О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)".

- Постановление Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2021 г. N 2152 "Об утверждении Правил создания и использования усиленной неквалифицированной электронной подписи, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".

6.2.3. Применение ЭДО между гражданами и государством

Единый портал государственных услуг (ЕПГУ, портал "Госуслуги")

Заявление и необходимые документы можно подать в бумажной форме в соответствующие органы власти или в электронной форме через ЕПГУ или РПГУ - региональные порталы государственных услуг.

Основные функции ЕПГУ:

- публикация информации о государственных услугах и государственных функциях;

- предоставление формы заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги (функции);

- обеспечение оплаты начислений и госпошлин, формирование статистической информации об оказании госуслуг;

- обеспечение возможности пользования ЕПГУ слабовидящими гражданами и иностранцами;

РПГУ предоставляет следующие возможности:

- подача заявления на государственную или муниципальную услугу;

- получение информации через сервисы портала;

- экспертная система;

- предварительная запись в МФЦ и органы власти;

- информирование о важных и социально значимых событиях;

- обратная связь с органами власти, технической поддержкой и консультированием.

Юридической разницы между способами подачи заявления на получение услуги нет. Но получить услугу через ЕПГУ/РПГУ проще и быстрее.

Основные удобства:

- не нужно стоять в очередях в ведомствах;

- некоторые услуги можно получить без обращения в ведомства. Например, к ним относятся оплата штрафов ГАИ или судебных задолженностей, получение выписки из лицевого счёта Социального фонда России;

- в других услугах ведомство дистанционно проверяет заявление и указывает на ошибки, если они есть. В итоге можно получить услугу быстрее и сократить число личных визитов.

Пример услуг, которые может получить физическое лицо, используя портал "Госуслуги":

- регистрация расторжения брака;

- кадастровый учёт и регистрация прав на недвижимость;

- создание и подписание электронного документа купли-продажи (ЭДКП) авто;

- исправление ошибок в ЕГРН;

- запрет на действия с недвижимостью без личного участия;

- и др.

Также граждане могут обращаться для получения консультационной помощи через официальные порталы государственных органов.

Возможен также обмен документами по электронной почте, так как законодательством это не запрещается. Но необходимо отметить, что документ должен быть подписан КЭП, в случае использования иной электронной подписи требуется соглашение между участниками документооборота, которое установит правомерность и юридическую значимость использования другой электронной подписи. Государственными органами также могут направляться документы, подписанные КЭП, с использованием электронной почты.

Распечатанные электронные документы (в бумажном виде) не являются электронном документом и, в связи с этим, не имеют юридической силы.

6.3.1. Отчетность, декларирование и иные виды обмена электронными документами в рамках осуществления контрольной деятельности
ФНС России

6.3.2. Передача информации в соответствии с требованиями законодательства

6.3.3. Отслеживание сельхозпродукции

6.3.4. Передача фискальных данных (ФНС России)

Согласно требованиям статьи 1.2 Закона 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при расчетах в Российской Федерации" организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ). Сведения о расчетах, контрольно-кассовой технике и о пользователе ККТ - фискальные данные передаются в ФНС России в режиме реального времени. Для этого пользователь ККТ обязан заключить договор с оператором фискальных данных - это организация, получившая от ФНС России разрешение на обработку фискальных данных. Операторы фискальных данных (ОФД) осуществляют ежедневную обработку и передачу в налоговые органы фискальных данных с контрольно-кассовой техники.

6.3.5. ЭДО при государственных закупках

В сфере государственных закупок на этапе исполнения контракта возможен обмен электронными документами между заказчиком и поставщиком. Такой вариант электронного документооборота называется электронным актированием и применяется в России с 1 января 2020 года. Электронный документооборот между заказчиком и исполнителем контракта происходит через личный кабинет участников закупок в Единой информационной системы (ЕИС). Порядок электронного актирования регламентируется в ч. 13 ст. 94 Федерального закона N 44-ФЗ.

Нормативная база

- Федеральный закон от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

- Федеральный закон от 18 июля 2011 года N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц".

- Федеральный закон от 17.08.1995 N 147-ФЗ "О естественных монополиях" - применяется при закупках у единственного поставщика товаров, работ или услуг, которые относятся к сфере деятельности субъектов естественных монополий.

- Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ "О защите конкуренции" - устанавливает антимонопольные требования, запрещающие при проведении закупок действия по ограничению конкуренции.

Электронное актирование (электронная приемка) - это обмен электронными документами между государственными заказчиками и поставщиками на этапе исполнения контракта.

С 1 мая 2021 года электронное актирование обязательно для всех электронных способов закупок, кроме закупок у единственного поставщика, а также закрытых электронных процедур (заказчик может пройти электронное актирование, но не обязан).

С 2022 года участники электронных закупок обмениваются закрывающими документами по контракту с помощью Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС).

Электронное актирование в ЕИС обязательно при исполнении контрактов, заключенных по итогам любых открытых электронных процедур, а также ряда закрытых процедур.

Исключение составляют следующие случаи (ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ):

- контракт заключен по результатам закрытых электронных процедур в соответствии с п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона N 44-ФЗ. Для закрытых электронных процедур предусмотрено право применять или не применять указанный порядок;

- контракт отвечает критериям, предусмотренным п. 1 Особенностей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.04.2023 N 620.

- контракт заключен по результатам закупки, извещение о проведении которой размещено в ЕИС до 1 января 2022 г.

При закупках у единственного поставщика электронное актирование обязательно в следующих случаях, установленных ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ:

- проводится закупка с использованием электронной площадки в соответствии с ч. 12 ст. 93 Закона N 44-ФЗ.

- после несостоявшейся электронной процедуры заключается контракт с единственным поставщиком на основании п. 24 или п. 25 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ.

- закупка проводится в случаях, предусмотренных ч. 2.1 - 2.3 ст. 15 Федерального закона от 08.03.2022 N 46-ФЗ (ч. 5 ст. 15 данного Закона).

Аналогичное право предусмотрено и в отношении закупок у единственного поставщика. Согласно ч. 12 ст. 93 Закона N 44-ФЗ такие закупки на сумму не более 3 млн руб. проводятся в электронной форме, а значит, электронное актирование обязательно.

Помимо ЕИС, стороны могут обмениваться документами в других информационных системах.

Например:

1. Портал исполнения контрактов Единого портала торгов Московской области (ПИК ЕАСУЗ) - портал исполнения контрактов ЕАСУЗ. Клиенты Московской области (бюджетные организации, унитарные предприятия, а также некоторые коммерческие организации с участием государства) могут заключать с договоры по форме "умного контракта", утвержденной правительством Московской области. В целях контроля денежных средств подписание отгрузочных документов по договорам происходит через Портал исполнения контрактов ЕАСУЗ, разработанный Правительством Московской области.

2. Модуль исполнения контрактов (МИК) - система, которая обеспечивает информационную поддержку по организации и проведению процедур в рамках подготовки проекта контракта на стадии заключения и последующим контролем его исполнения. Данное программное обеспечение, предназначенное для организации подготовки проектов контрактов, исполнения контрактов и контроля исполнения контрактов, заключаемых по результатам проведения закупок, осуществляемых в соответствии с Законом 44-ФЗ, Законом 223-ФЗ, 615-ПП или Гражданским кодексом Российской Федерации, доступ к которым обеспечивается через сеть Интернет по адресу http://www.rts-tender.ru/ и интегрированное с Системой электронного документооборота "Fintender EDS".

3. Модуль исполнения контрактов (МИК) Вологодской области имеет тоже функциональное предназначение что и МИК, но организует работу заказчиков только одного региона - Вологодской области в части контроля за исполнением заключенного договора.

4. АИС "Портал поставщиков" - система для автоматизации деятельности участников размещения государственного заказа и отдельных категорий юридических и физических лиц при заключении сделок в соответствии с Законом 44-ФЗ, Законом 223-ФЗ, Постановлением Правительства от 01.07.2016 N 615.

В ЕИС данные попадают через интеграционные решения с информационными системами.

С 1 апреля 2024 года заказчики обязаны формировать цифровой контракт в структурном виде по итогам закупок. Цифровой (структурированный) контракт - документ, который сформирован в электронном виде с помощью единой информационной системы на электронной торговой площадке (ЭТП).

6.3.6. Иные случаи применения ЭДО

При взаимодействии между государственными органами, муниципальными органами, учреждениями, возможно использовать электронный документооборот, в том числе посредством использования сервисов Операторов ЭДО, в случаях, не противоречащих законодательству Российской Федерации.

6.4.1. Что такое ЭДО между организациями?

Электронный документооборот позволяет компаниям и предпринимателям обмениваться документами с контрагентами через интернет в режиме онлайн. Это помогает сократить расходы на доставку документов и освободить сотрудников от рутинных задач.

ЭДО позволяет обеспечить юридическую значимость документов для сторон, передачу документа. Для работы потребуется сертификат квалифицированной электронной подписи.

Процесс обмена документами похож на переписку по электронной почте:

1. Первый пользователь создает документ или загружает в систему с компьютера.

2. Подписывает его и отправляет адресату.

3. Второй пользователь получает документ.

4. Второй пользователь подписывает документ.

5. Статус документа в системе обновляется.

6. У каждого пользователя появляется документ с подписями обеих сторон.

6.4.2. Электронные перевозочные документы

6.4.3. ЭДО при обороте маркированных товаров

6.4.4. ЭДО при прослеживаемости товаров

Национальная система прослеживаемости товаров (НСПТ) - информационная система государства - члена ЕАЭС, которая обеспечивает сбор, учет и хранение сведений о товарах, подлежащих прослеживаемости, и операций, связанных с оборотом таких товаров.

Система прослеживаемости товаров позволяет контролировать движение товара от производителя к конечному покупателю, предотвращая нелегальный оборот товаров. Система прослеживаемости распространяется на все организации и предпринимателей, кто импортирует прослеживаемые товары или является участником их оборота внутри России.

Система прослеживаемости действует на всей территории Евразийского экономического союза: внешний сегмент позволяет государствам - членам ЕАЭС обмениваться информацией о пересечении границы прослеживаемым товаром, а национальный сегмент - обеспечивает контроль на внутреннем рынке. При этом НСПТ не отменяет, а дополняет уже работающие меры контроля.

При проведении хозяйственных операций, например - отражении покупки-продажи в УПД, необходимо использовать электронный документооборот.

6.5.1. Для чего нужен трансграничный ЭДО?

Трансграничный электронный документооборот (ТЭДО) предоставляет возможность обмениваться документами с контрагентами из разных стран.

ТЭДО ускоряет процессы:

- согласования и доставки документов иностранным контрагентам;

- подписания обеими сторонами;

- получения исправленных документов в случае недочетов или опечаток.

6.5.2. Нормативная база

Согласно статье 7 Федерального закона "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ:

- Российская Федерация признаёт усиленные неквалифицированную и квалифицированную электронные подписи, которые созданы за рубежом в соответствии с международными стандартами и нормами национального (иностранного) законодательства.

Для такого признания необходимо соблюдение следующих условий:

- подпись должна быть применена в рамках правоотношений, урегулированных международными договорами Российской Федерации;

- соответствие подписи требованиям международных договоров должно быть подтверждено аккредитованной доверенной третьей стороной, аккредитованным удостоверяющим центром или другим лицом, уполномоченными на это международным договором.

- Вид электронной подписи, созданной за рубежом, в Российской Федерации относят к тому виду российской ЭП, которому он соответствует по своим признакам, установленным российским законодательством. То есть, если зарубежная КЭП отвечает требованиям, которые установлены для российской КЭП, то она будет признана квалифицированной электронной подписью. То же самое относится к простой и неквалифицированной электронной подписи.

- Российская Федерация признаёт юридическую силу электронных документов, созданных и подписанных электронной подписью за рубежом. Исключение - наличие других оснований считать такие документы нелегитимными.

Таким образом, электронные документы, созданные и подписанные электронной подписью иностранного контрагента согласно законодательству его страны, формально имеют юридическую силу на территории России. Для электронной подписи признания нужно получить подтверждение доверенной стороны или удостоверяющего центра, у которых есть аккредитация.

6.5.3. Доверенная третья сторона

Аккредитацию доверенной третьей стороны (ДТС) проводит Минцифры России.

ДТС для аккредитации необходимо подать заявление и соответствовать требованиям, установленным статьёй 18.2 закона об электронной подписи.

Положения статьи 7 закона об электронной подписи регулируют ситуации, когда российская сторона сделки получает электронные документы от иностранного контрагента. Например, когда он выставляет и направляет счёт-фактуру. В случае, когда документы оформлены и подписаны в России необходимость заботиться о том, чтобы документы и подпись были признаны в его стране.

В настоящий момент утверждены Методические рекомендации для товаросопроводительных документов по обмену при трансграничной электронными торговле между хозяйствующими субъектами Российской Федерации и Республики Беларусь с применением механизма доверенной третьей стороны.

В соответствии со ст. 18.1. Федерального закона "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ:

1. Доверенная третья сторона оказывает услуги:

- по подтверждению действительности электронных подписей, используемых при подписании электронного документа, в том числе установлению фактов того, что соответствующие сертификаты действительны на определенный момент времени, созданы и выданы аккредитованными удостоверяющими центрами, аккредитация которых действительна на день выдачи этих сертификатов;

- по проверке соответствия всех квалифицированных сертификатов, используемых при подписании электронного документа, требованиям, установленным настоящим Федеральным законом и иными принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами;

- по проверке полномочий участников электронного взаимодействия;

- по созданию и подписанию квалифицированной электронной подписью доверенной третьей стороны квитанции с результатом проверки квалифицированной электронной подписи в электронном документе с достоверной информацией о моменте ее подписания;

- по хранению данных, в том числе документированию выполняемых доверенной третьей стороной операций.

2. Доверенная третья сторона обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность информации при ее обработке и хранении, а также при ее передаче с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.

3. Доверенная третья сторона несет гражданско-правовую и (или) административную ответственность в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации за неисполнение обязанностей, установленных настоящим Федеральным законом и иными принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, а также за нарушение порядка реализации функций доверенной третьей стороны и исполнения ее обязанностей.

4. Информационные системы доверенной третьей стороны, предназначенные для реализации услуг доверенной третьей стороны, присоединяются к информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуре в порядке, установленном в соответствии с частью 4 статьи 19 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Дополнительные нормативно-правовые акты:

- В соответствии с Приказом Минкомсвязи России "Об обеспечении осуществления Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации функции доверенной третьей стороны" от 11.04.2017 N 187 внесены необходимые изменения в Положение об информационной системе головного удостоверяющего центра, функции которого осуществляет федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в сфере использования электронной подписи, утвержденное приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13.04.2012 N 108 "Об обеспечении осуществления Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации функции головного удостоверяющего центра в отношении аккредитованных удостоверяющих центров", утверждено Положение о доверенной третьей стороне при обмене электронными документами в случаях, если ее участие в таком обмене предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

- Утвержден Приказ Минцифры России от 30.11.2020 N 642 "Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации государственной услуги по аккредитации доверенных третьих сторон и Административного регламента осуществления Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации государственного контроля (надзора) за соблюдением аккредитованными доверенными третьими сторонами требований, которые установлены Федеральным законом "Об электронной подписи" и иными принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами".

Законодательство предусматривает добровольную аккредитацию доверенной третьей стороны.

ДТС обеспечивает юридическую значимость электронной подписи на иностранном алгоритме в юрисдикции Российской Федерации, проверяя иностранную электронную подпись и выдавая юридически значимую квитанцию с результатами проверки. Юридическая значимость квитанции обеспечивается электронной подписью, выполненной на отечественной криптографии. Проверка иностранной электронной подписи выполняется в следующей последовательности

- иностранная электронная подпись передается на проверку в ДТС;

- ДТС определяет криптографические алгоритмы, на которых сделана электронная подпись и передает эту электронную подпись в ДТС национального сегмента, который может легитимно работать с данными криптографическими алгоритмами;

- ДТС национального сегмента проверяет электронную подпись, создает квитанцию с результатами проверки и передает квитанцию в ДТС сегмента Российской Федерации (далее - ДТС РФ);

- ДТС РФ подписывает квитанцию отечественной криптографией, тем самым придавая юридическую значимость иностранной электронной подписи, результаты проверки которой зафиксированы в квитанции;

- ДТС РФ возвращает подписанную квитанцию пользователю.

6.6.1. Кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - система, в которой сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы электронной подписью. Порядок ведения кадрового электронного документооборота регулирует Трудовой кодекс (ст.22.1 - 22.3)

6.6.2. ЭДО для самозанятых

Самозанятые - это физические лица, которые зарабатывают своей деятельностью без привлечения наемных сотрудников или сдают в аренду недвижимость. Специальный налоговый режим доступен жителям всех регионов России и предлагает определенные преференции. У плательщиков налога на профессиональный доход (НПД) ниже налоговая нагрузка, отсутствуют страховые взносы в ПФР, ФОМС, ФСС. От них требуются минимальные объемы отчетности.

Статус самозанятого обеспечивает:

- легальный статус деятельности: можно работать открыто, расширять клиентскую базу;

- правовую защищенность;

- отсутствие фиксированных платежей, если нет дохода;

- автоматический расчет налогов;

- свободу от отчетов перед контролирующими органами.

В этом режиме налогообложения есть свои ограничения. Его нельзя применять в некоторых видах деятельности, а годовой доход ограничен 2,4 млн рублей. Также самозанятым нельзя иметь сотрудников, которые работают по трудовым договорам.

Для перехода на НПД разработана регистрация в мобильном приложении "Мой налог". В сервисе самозанятые вносят доходы, формируют и выставляют чеки, оплачивают налог. При этом плательщики НПД не должны приобретать контрольно-кассовую технику или онлайн-кассы.

Плательщики налога на профессиональный доход не обязаны организовывать документооборот и даже вести бухгалтерский учет. Для сотрудничества с юридическими лицами и ИП понадобится только договор, а закрывающим документом считается чек, который высылается клиенту каждый раз при получении оплаты.

При работе с некоторыми клиентами остаются необходимыми документы:

- справка о постановке на налоговый учет;

- акт выполненных работ;

- счет на оплату;

- справка о полученных доходах.

Эти документы повысят степень доверия клиентов к самозанятому, помогут разобраться и отстоять права в спорах, станут еще одним подтверждением легальности деятельности.

Для участия в электронном документообороте самозанятому потребуется подключиться к системе ЭДО и получить электронную подпись. К примеру, для подписания актов, накладных, УПД и других документов в сервисе оператора ЭДО нужно:

- иметь квалифицированный сертификат ЭП;

- зарегистрироваться в сервисе;

- выполнить необходимые настройки программного обеспечения

Эти простые действия позволят начать обмениваться электронными документами с контрагентами.

6.6.3. Иные случаи применения ЭДО между организациями и физическими лицами

Допускается применение электронного документооборота посредством использования функциональности личных кабинетов организаций, электронной почты, в случаях, не противоречащих текущему законодательству Российской Федерации.

Физические лица могут использовать приложение "Госключ" для покупки недвижимости по договорам долевого участия, поступления в вуз, заключения договоров технологического присоединения к сетям тепло-, газо- и энергоснабжения, оформления путевок в рамках социального туризма, заключения договоров на оказание услуг связи и в других взаимодействиях с организациями.

Типовые ошибки, которые допускаются при внедрении, масштабировании ЭДО