Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Приложение N 1
к приказу Министерства искусства и культурной
политики Ульяновской области
от 03 октября 2018 г. N 10
Проверочный лист
(список контрольных вопросов), применяемый Министерством искусства
и культурной политики Ульяновской области при проведении плановых
проверок соблюдения законодательства Российской Федерации об архивном
деле на территории Ульяновской области в отношении юридических лиц
(индивидуальных предпринимателей), осуществляющих в соответствии
с действующим законодательством хранение, комплектование, учет
и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов
1. Наименование органа государственного контроля (надзора):
Министерство искусства и культурной политики Ульяновской области.
2. Наименование юридического лица фамилия, имя, отчество (при
наличии), индивидуального предпринимателя: ______________________________
_________________________________________________________________________
3. Место проведения плановой проверки ______________________________
_________________________________________________________________________
4. Реквизиты распоряжения Министра, исполняющего обязанности
Министра о проведении проверки __________________________________________
_________________________________________________________________________
(наименование акта, N, дата)
5. Учётный номер проверки и дата присвоения учётного номера
проверки в ФГИС "Единый реестр проверок"
6. Перечень вопросов, отражающих содержание основных требований
/-----------------------------------------------------------------------\
| N | Вопросы, отражающие | Реквизиты нормативных |Ответы на|
| | содержание обязательных |правовых актов, с указанием |вопро- |
| | требований | их структурных единиц, |сы*(1) |
| | | которыми установлены | |
| | | обязательные требования | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 1. |Наличие помещения архива, |П. 9 ст. 3, ст. 13 | |
| |соответствующего |Федерального закона от 22 | |
| |нормативным режимам |октября 2004 года N 125-ФЗ | |
| |хранения архивных |"Об архивном деле в | |
| |документов? |Российской Федерации", | |
| | |пп. 1.3, 1.4, 2.16-2.18 | |
| | |Правил организации хранения,| |
| | |комплектования, учёта и | |
| | |использования документов | |
| | |Архивного фонда Российской | |
| | |Федерации и других архивных | |
| | |документов в органах | |
| | |государственной | |
| | |власти, органах местного | |
| | |самоуправления и | |
| | |организациях, утвержденных | |
| | |приказом Министерства | |
| | |культуры Российской | |
| | |Федерации от 31 марта 2015 | |
| | |года N 526 (далее - Правила | |
| | |2015) | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 2. |Утверждено ли |П. 1.5 Правил 2015 | |
| |руководителем организации | | |
| |положение об архиве? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 3. |Допускается ли размещение |П. 2.16 Правил 2015 | |
| |архива организации в | | |
| |подвальных и чердачных | | |
| |помещениях? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 4. |Допускается ли прокладка |П. 2.17 Правил 2015 | |
| |труб водоснабжения и | | |
| |канализации, технические | | |
| |или бытовые выводы воды в | | |
| |архивохранилище? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 5. |Имеет ли архивохранилище |П. 2.19 Правил 2015 | |
| |естественную или | | |
| |искусственную вентиляцию? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 6. |Обеспечивается ли |Пп. 2.14, 2.15, 2.21, 2.35 | |
| |оснащение архивохранилищ |Правил 2015 | |
| |специальным оборудованием | | |
| |для хранения документов | | |
| |(стеллажи, коробки или | | |
| |папки)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 7. |Обеспечивается ли |Пп. 2.14., 2.15., 2.22 | |
| |оснащение помещения архива|Правил 2015 | |
| |организации средствами | | |
| |пожаротушения, пожарной | | |
| |сигнализацией? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 8. |Обеспечивается ли |Пп. 2.15, 2.20, 2.23 Правил | |
| |оснащение помещения архива|2015 | |
| |организации охранной | | |
| |сигнализацией? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 9. |Обеспечивается ли |П. 2.20 Правил 2015 | |
| |оборудование | | |
| |архивохранилища (за | | |
| |документов (стеллажи, | | |
| |коробки или папки)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 7. |Обеспечивается ли |Пп. 2.14., 2.15., 2.22 | |
| |оснащение помещения архива|Правил 2015 | |
| |организации средствами | | |
| |пожаротушения, пожарной | | |
| |сигнализацией? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 8. |Обеспечивается ли |Пп. 2.15, 2.20, 2.23 Правил | |
| |оснащение помещения архива|2015 | |
| |организации охранной | | |
| |сигнализацией? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 9. |Обеспечивается ли |П. 2.20 Правил 2015 | |
| |оборудование | | |
| |архивохранилища (за | | |
| |исключением | | |
| |архивохранилищ, | | |
| |располагающихся на | | |
| |охраняемой территории) | | |
| |дверями с повышенной | | |
| |технической укрепленностью| | |
| |против возможного взлома, | | |
| |оснащенными замками | | |
| |повышенной секретности? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 10. |Обеспечиваются ли |П. 2.20 Правил 2015 | |
| |оборудование окон | | |
| |помещений первого этажа | | |
| |запирающимися решетками? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 11. |Соблюдены ли следующие |П. 2.21 Правил 2015 | |
| |нормы установки | | |
| |стационарных стеллажей и | | |
| |шкафов в архивохранилищах:| | |
| |- расстояние между рядами | | |
| |стеллажей (главный проход)| | |
| |- не менее 120 см; | | |
| |- расстояние (проход) | | |
| |между стеллажами - не | | |
| |менее 75 см; | | |
| |- расстояние между | | |
| |наружной стеной здания и | | |
| |стеллажами, параллельными | | |
| |стене - не менее 75 см; | | |
| |- расстояние между стеной | | |
| |и торцом стеллажа или | | |
| |шкафа (обход) - не менее | | |
| |45 см; | | |
| |- расстояние между полом и| | |
| |нижней полкой стеллажа | | |
| |(шкафа) - не менее 15 см, | | |
| |в цокольных этажах - не | | |
| |менее 30 см? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 12. |Осуществляется ли контроль|П. 2.23 Правил 2015 | |
| |доступа в архивохранилище?| | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 13. |Установлен ли |П. 2.23 Правил 2015 | |
| |руководителем организации | | |
| |порядок сдачи под охрану и| | |
| |снятия с охраны помещений | | |
| |архива? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 14. |Обеспечивается ли хранение|Пп. 2.15, 2.24 Правил 2015 | |
| |документов в коробках, | | |
| |папках и переплетах, в | | |
| |шкафах или на стеллажах | | |
| |закрытого типа? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 15. |Применяются ли на окнах в |Пп. 2.15, 2.24 Правил 2015 | |
| |архивохранилище светорас- | | |
| |сеиватели, защитные | | |
| |фильтры, шторы, жалюзи, | | |
| |нанесенные на стекло | | |
| |покрытия? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 16. |Применяются ли в |Пп. 2.15, 2.24 Правил 2015 | |
| |архивохранилище лампы | | |
| |накаливания в закрытых | | |
| |плафонах с гладкой | | |
| |поверхностью? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 17. |Соблюдается ли в |Пп. 2.15, 2.25, 2.26 Правил | |
| |архивохранилище |2015 | |
| |нормативный | | |
| |температурно-влажностный | | |
| |режим (температура 17 - | | |
| |19°С, относительная | | |
| |влажность воздуха - 50 - | | |
| |55%)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 18. |Имеются ли в |Пп. 2.15, 2.25, 2.26 Правил | |
| |архивохранилище средства |2015 | |
| |измерения и контроля | | |
| |температурно-влажностного | | |
| |режима? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 19. |Проводятся ли в |Пп. 2.15, 2.27, 2.28, 2.29 | |
| |архивохранилище |Правил 2015 | |
| |санитарно-гигиенические | | |
| |мероприятия? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 20. |Пронумерованы ли все ли |П. 2.36 Правил 2015 | |
| |помещения архива | | |
| |организации, а также | | |
| |стеллажи, шкафы, | | |
| |контейнеры, полки? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 21. |Составлены ли |П. 2.37, приложения NN 1, 2 | |
| |топографические указатели:|Правил 2015 | |
| |постеллажные, пофондовые | | |
| |(при большом количестве | | |
| |фондов)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 22. |Проводится ли в архиве |Пп. 2.14, 2.40 Правил 2015 | |
| |организации проверка | | |
| |наличия и состояния | | |
| |документов? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 23. |Соблюдается ли цикличность|Пп. 2.14, 2.40 Правил 2015 | |
| |проверки наличия и | | |
| |состояния документов на | | |
| |бумажных носителях (не | | |
| |реже одного раза в 10 | | |
| |лет)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 24. |Соблюдается ли цикличность|Пп. 2.14, 2.40 Правил 2015 | |
| |проверки наличия и | | |
| |состояния документов на | | |
| |электронных носителях (не | | |
| |реже одного раза в 5 лет)?| | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 25. |Делается ли запись |Пп. 2.14, 2.42 Правил 2015 | |
| |"ПРОВЕРЕНО" с указанием | | |
| |номера и даты акта | | |
| |проверки наличия и | | |
| |состояния документов в | | |
| |конце каждой просмотренной| | |
| |описи? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 26. |Составляется ли по |Пп. 2.14, 2.43, | |
| |результатам проверки акт |приложение N 3 Правил 2015 | |
| |проверки наличия и | | |
| |состояния архивных | | |
| |документов? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 27. |Организуется ли в течение |Пп. 2.14, 2.44 Правил 2015 | |
| |одного года розыск | | |
| |необнаруженных дел или | | |
| |документов, если проверкой| | |
| |наличия и состояния | | |
| |документов установлено их | | |
| |отсутствие? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 28. |Составляется ли акт об |Пп. 2.14, 2.44, | |
| |утрате документов, справка|приложение N 6 Правил 2015 | |
| |о проведении розыска, если| | |
| |дело не найдено? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 29. |Направляется ли акт об |Пп. 2.14, 2.44, | |
| |утрате документов, справка|приложение N 6 Правил 2015 | |
| |о проведении розыска на | | |
| |рассмотрение в | | |
| |Министерство для принятия | | |
| |решения о снятии | | |
| |утраченных дел с учета? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 30. |Осуществляется ли выдача |Пп. 2.45, 2.46, 2.47 Правил | |
| |документов из |2015 | |
| |архивохранилища с | | |
| |письменного разрешения | | |
| |руководителя архива | | |
| |организации? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 31. |Превышает ли срок выдачи |П. 2.45 Правил 2015 | |
| |дел для использования | | |
| |работниками организации и | | |
| |иными пользователями один | | |
| |месяц? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 32. |Превышает ли срок выдачи |П. 2.45 Правил 2015 | |
| |дел для использования | | |
| |работниками судебных, | | |
| |правоохранительных и иных | | |
| |уполномоченных органов | | |
| |шесть месяцев? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 33. |Регистрируется ли в книге |Пп. 2.46, 5.8 Правил 2015 | |
| |выдачи дел выдача | | |
| |документов из | | |
| |архивохранилища? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 34. |Оформляется ли выдача |П. 2.46 Правил 2015 | |
| |документов из | | |
| |архивохранилища заказом | | |
| |(служебной запиской) на | | |
| |выдачу дел? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 35. |Оформляется ли выдача |П. 2.46, приложение N 10 | |
| |документов из |Правил 2015 | |
| |архивохранилища актом о | | |
| |выдаче дел во временное | | |
| |пользование - при выдаче в| | |
| |сторонние организации? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 36. |Разработаны ли планы |П. 2.49 Правил 2015 | |
| |конкретных мероприятий и | | |
| |другие нормативные | | |
| |документы, | | |
| |регламентирующие порядок | | |
| |работы в чрезвычайных | | |
| |ситуациях, при | | |
| |возникновении которых | | |
| |невозможно обеспечить | | |
| |сохранность архивных | | |
| |документов? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 37. |Ознакомлены ли с |П. 2.49 Правил 2015 | |
| |содержанием планов | | |
| |мероприятий и других | | |
| |нормативных документы, | | |
| |определяющих работу архива| | |
| |организации при | | |
| |чрезвычайных ситуациях, | | |
| |работники архива | | |
| |организации? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 38. |Ведутся ли в архиве |Пп. 3.6-3.11, | |
| |организации основные |приложения NN 11-19 Правил | |
| |(обязательные) учетные |2015 | |
| |документы (книга учета | | |
| |поступления и выбытия дел,| | |
| |документов; список фондов | | |
| |(для организаций, хранящих| | |
| |документы более одного | | |
| |фонда); лист фонда; опись | | |
| |дел, документов; реестр | | |
| |описей (при наличии двух и| | |
| |более описей дел))? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 39. |Составляются ли и |П. 3.12. Правил 2015, | |
| |представляются ли ежегодно|п. 2.6.1, приложения NN 4, | |
| |к 30 декабря отчетного |4а, 4б (в зависимости от | |
| |года в соответствующий |состава документов, | |
| |государственный |образующихся в | |
| |(муниципальный) архив |деятельности организации) | |
| |паспорт архива организации|Регламента государственного | |
| |на 1 декабря... г.? (для |учета документов Архивного | |
| |организаций являющихся |Фонда Российской Федерации, | |
| |источниками комплектования|утвержденного приказом | |
| |государственных |Росархива от 11 марта 1997 | |
| |(муниципальных) архивов) |года N 11 | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 40. |Ведется ли дело фонда, |П. 3.15 Правил 2015 | |
| |включающее учетные | | |
| |документы, характеризующие| | |
| |изменения фонда и | | |
| |документы, отражающие | | |
| |историю фонда и фондоо- | | |
| |бразователя? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 41. |Утвержден ли приказом |П. 4.8 Правил 2015 | |
| |руководителя организации | | |
| |состав экспертной комиссии| | |
| |(ЭК)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 42. |Утверждено ли приказом |Пп. 4.8, 4.9 Правил 2015 | |
| |руководителя организации | | |
| |положение об ЭК? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 43. |Имеются ли документы, |Пп. 4.8, 4.9 Правил 2015 | |
| |подтверждающие работу ЭК | | |
| |(планы, протоколы)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 44. |Соблюдаются ли сроки |П. 4.1 Правил 2015 | |
| |передачи архивных | | |
| |документов в архив | | |
| |организации после | | |
| |завершения дел в | | |
| |делопроизводстве в | | |
| |установленные сроки (не | | |
| |ранее, чем через один год | | |
| |и не позднее, чем через | | |
| |три года)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 45. |Составляется ли на дела с |Пп. 4.2, 4.9, 4.11-4.13 | |
| |истекшими сроками хранения|Правил 2015 | |
| |акт о выделении к | | |
| |уничтожению документов, не| | |
| |подлежащих хранению? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 46. |Проводится ли ежегодно в |Пп. 4.1, 4.3, 4.5, 4.6, 4.7,| |
| |организации экспертиза |4.9, 4.10, 4.11 Правил 2015 | |
| |ценности документов? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 47. |Составлена ли в |Пп. 2.2, 4.14-4.18, | |
| |организации номенклатура |приложение N 25 Правил 2015 | |
| |дел, согласованная и | | |
| |утвержденная в | | |
| |установленном порядке? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 48. |Составляются ли в |Пп. 4.31, 4.32, | |
| |структурных подразделениях|приложения NN 23, 24 Правил | |
| |организации описи на дела |2015 | |
| |постоянного хранения и по | | |
| |личному составу? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 49. |Соблюдаются ли сроки |П. 4.31 Правил 2015 | |
| |представления описей дел | | |
| |структурных подразделений | | |
| |организации в архив | | |
| |организации (не позднее | | |
| |чем через один год после | | |
| |завершения дел в дело-' | | |
| |производстве)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 50. |Проводится ли в |Пп. 4.19 - 4.30, | |
| |организации полное |приложения NN 8, 27, 28 | |
| |оформление дел постоянного|Правил 2015 | |
| |и временных (свыше 10 лет)| | |
| |сроков хранения и по | | |
| |личному составу для | | |
| |передачи в архив | | |
| |организации (подшивка | | |
| |(переплет) документов | | |
| |дела; нумерация листов | | |
| |дела; составление | | |
| |листа-заверителя дела; | | |
| |составление внутренней | | |
| |описи документов дела; | | |
| |оформление обложки дела)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 51. |Имеется ли график приема- |П. 4.33 Правил 2015 | |
| |передачи дел в архив | | |
| |организации, согласованный| | |
| |с руководителями | | |
| |структурных подразделений,| | |
| |передающих документы в | | |
| |архив, и утвержденный | | |
| |руководителем организации?| | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 52. |Соблюдаются ли требования |П. 4.33 Правил 2015 | |
| |к порядку приема-передачи | | |
| |дел в архив организации от| | |
| |структурных подразделений | | |
| |организации? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 53. |Соблюдаются ли |П. 5.5 Правил 2015 | |
| |организацией сроки | | |
| |представления описей дел, | | |
| |документов постоянного | | |
| |хранения (описей дел, | | |
| |документов по личному | | |
| |составу) на утверждение | | |
| |(согласование) ЭПК | | |
| |Министерства (не позднее | | |
| |чем через 3 года после | | |
| |завершения | | |
| |делопроизводством дел, | | |
| |включенных в опись)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 54. |Ведется ли архивом |Пп. 5.7, 5.8 Правил 2015 | |
| |организации учет | | |
| |использования документов, | | |
| |в том числе выдачи | | |
| |документов и дел, выдачи | | |
| |архивных справок, выписок,| | |
| |копий документов? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 55. |Направляется ли |П. 5.10 Правил 2015 | |
| |пользователю уведомление о| | |
| |приеме обращения (запроса)| | |
| |к рассмотрению или | | |
| |мотивированный отказ в | | |
| |рассмотрении при | | |
| |поступлении в архив | | |
| |организации | | |
| |интернет-обращения | | |
| |(запроса) пользователя с | | |
| |указанием адреса | | |
| |электронной почты и/или | | |
| |почтового адреса? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 56. |Перенаправляются ли |П. 5.10 Правил 2015 | |
| |запросы, не относящиеся к | | |
| |составу хранящихся в | | |
| |организации документов | | |
| |(непрофильный запрос), в | | |
| |течение 7 дней со дня | | |
| |регистрации запроса в | | |
| |организацию, где могут | | |
| |храниться необходимые | | |
| |документы с уведомлением | | |
| |об этом пользователя? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 57. |Соблюдаются ли архивом |П. 5.10 Правил 2015 | |
| |организации сроки | | |
| |исполнения запросов (в | | |
| |течение 30 дней со дня его| | |
| |регистрации)? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 58. |Соблюдаются ли требования |Пп. 5.12-5.15 | |
| |к оформлению архивных |приложение N 29 Правил 2015 | |
| |справок, выписок, копий | | |
| |документов? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 59. |Приводятся ли после текста|Пп. 5.12, 5.13 Правил 2015 | |
| |архивной справки (архивной| | |
| |выписки) архивные шифры и | | |
| |номера листов единиц | | |
| |хранения архивного | | |
| |документа, | | |
| |использовавшиеся для ее | | |
| |составления? | | |
|-----+--------------------------+----------------------------+---------|
| 60. |Соблюдаются ли |Ст. 22 Федерального закона | |
| |организацией сроки |от 22 октября 2004 года N | |
| |временного хранения |125-ФЗ "Об архивном деле в | |
| |документов Архивного фонда|Российской Федерации" | |
| |Российской Федерации до их| | |
| |передачи на постоянное | | |
| |хранение в государственный| | |
| |(муниципальный) архив? | | |
\-----------------------------------------------------------------------/
Отметка юридического лица, индивидуального предпринимателя о
получении проверочного листа: ___________________________________________
_________________________________________________________________________
(Ф.И.О., должность)
"___" _____________ 20____ г. ________________
(подпись)
Должность, фамилия и инициалы должностного лица Министерства
искусства и культурной политики Ульяновской области, проводящего плановую
проверку и заполняющего проверочный лист ________________________________
Дата заполнения листа "___" _________ 20___ г. ________________
(подпись)
*(1) Указывается: "да", "нет".
<< Назад |
||
Содержание Приказ Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 3 октября 2018 г. N 10 "Об утверждении проверочных... |
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.