Девять аргументов, которые объяснят налоговикам отсутствие документов (Р.М. Лахман, А.С. Кузнецов, "Российский налоговый курьер", N 6, март 2014 г.)

Девять аргументов, которые объяснят налоговикам отсутствие документов

Отсутствие документов оправдывают "загадочной" поломкой компьютера. Нахождение бумаг у аудиторов - не повод не представлять их в инспекцию. Суд поверил, что пожар на даче директора уничтожил все документы.

Если компания по требованию налоговиков в срок не представит документы и иные сведения, необходимые для осуществления налогового контроля, то это может повлечь взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ, см. также врезку на с. 77).

Справочно. Срок представления документов в инспекцию можно продлить

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ). При этом если у компании нет возможности представить истребуемые документы в течение 10 дней, она в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, письменно уведомляет налоговиков о невозможности представления в указанные сроки документов.

В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе продлить сроки представления документов или отказать в продлении сроков, о чем выносится отдельное решение.

При этом компании важно объяснить соответствующие причины на такое продление. А также желательно указать сроки, в течение которых организация может представить истребуемые документы.

При этом НК РФ не раскрывает, какие именно причины могут быть на то, чтобы у компании вовсе не было возможности представить документы проверяющим.

Оказалось, что таких причин множество: неожиданная поломка компьютера, пожар на даче генерального директора, авария системы отопления в офисе, изъятие бумаг сотрудниками правоохранительных органов и др. Практика показывает, что в большинстве случаев суды принимают такие аргументы компании и отменяют штрафы контролеров. Но важно знать и доводы, которые налогоплательщики приводят зря. Так, оказалось, что суды не принимают в качестве доказательства отсутствия документов оправдание типа "документы на проверке у аудиторов или в архиве".

В любом случае суды принимают во внимание три основных фактора:

- подтверждение причины, по которой документов нет;

- отсутствие доказательств того, что компания намеренно скрывает бумаги;

- обязанность компании или отсутствие обязанности по составлению документов.

Аргумент первый: у нас сломался компьютер, в котором хранились документы

Практика показывает, что такой аргумент компании приводят в случае отсутствия у них не только "первички", но также и бухгалтерской, и налоговой отчетности.

Так, в одном из дел инспекторы запросили у компании банковские и кассовые документы, накладные на отпуск материальных ценностей, акты выполненных работ, счета-фактуры, главные книги, журналы-ордера, ведомости, бухгалтерские расчеты, регистры налогового учета по налогу на прибыль и другие бумаги, необходимые для исчисления и уплаты налогов за проверяемый период. Проверяемая компания в суде заявила, что не смогла представить все эти документы по причине поломки компьютера, в котором они хранились. И это сработало. ФАС Северо-Кавказского округа пришел к выводу, что налоговики не смогли опровергнуть факт утраты документов, поэтому штраф за непредставление бумаг неправомерен (постановление от 20.05.11 N А32-7640/2010).

В другом деле организация также привела довод о том, что документы инспекторам представить было невозможно, так как сгорел компьютер, на котором была установлена программа, содержащая все данные бухгалтерского и налогового учета. В результате суд пришел к выводу, что вины компании в непредставлении запрашиваемых документов нет. При этом арбитры еще раз подчеркнули, что контролеры не опровергли факт утраты документов, поэтому штрафовать налогоплательщика не за что (постановление ФАС Поволжского округа от 24.03.11 N А06-3321/2010).

Комментарий редакции: вероятнее всего, суд поддержит компанию. Но только если будет убежден, что поломка компьютера компании произошла ненамеренно. Ведь арбитры не раз отмечали, что налоговики не смогли опровергнуть факт утраты документов. А как известно, достаточно трудно доказать намеренное физическое воздействие на компьютер.

Комментарий Михаила Захарова, старшего системного администратора ООО "СТАТУС-КВО 97": "В настоящее время существует несколько способов поломки компьютера, причину которой установить вряд ли удастся даже грамотному специалисту. В первую очередь это воздействие на жесткий диск компьютера мощным электромагнитом. Для этого достаточно только поднести такой магнит к диску. В этом случае не удастся понять, почему техника неисправна, в то время как с виду компьютер остается без видимых повреждений. На втором месте - помещение жесткого диска компьютера в микроволновую печь на несколько секунд. Как результат, сгорают микросхемы и пропадает вся информация, содержащаяся на диске. Доказать, что такая поломка - дело рук человека, практически невозможно.

Отмечу также, что сейчас уже редки случаи, когда компьютеры сгорают по причине неисправного электричества (например, авария городской электросети). Современные технологии позволяют уберечь технику от перепадов электричества. Поэтому приводить довод о том, что из-за неисправностей в проводке во всем офисе сгорел лишь один компьютер и именно тот, в котором хранились бухгалтерские и налоговые регистры, очень рискованно".

Аргумент второй: мы отдали документы аудиторам на проверку

Случается, что документы, которые требуют представить налоговики, в то же время находятся на проверке у аудиторов. В связи с этим некоторые компании предпочитают отказать инспекторам, нежели сделать копии документов, ранее переданных аудиторам. Практика показывает, что такая позиция компании очень рискованна и суд вряд ли ее поддержит. Так, в одном из дел налогоплательщик заявил контролерам, что все запрашиваемые первичные документы он передал аудиторской фирме в целях проведения обязательного аудита. Поэтому представить документы налоговикам он не смог. Но суд не принял такой довод налогоплательщика. Во-первых, по мнению арбитров, была возможность сделать копии запрашиваемых документов и представить их налоговому органу.

Во-первых, по мнению арбитров, была возможность сделать копии запрашиваемых документов и представить их налоговому органу.

Во-вторых, в договоре с аудиторской фирмой не было прописано, что он заключен с целью проведения именно обязательного аудита. Кроме того, контролеры выяснили, что эта фирма несколько лет не представляла отчетность и невозможно было установить ее местонахождение. В результате суд признал правомерным привлечение налогоплательщика к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ (постановление ФАС Центрального округа от 13.05.09 N А64-1509/08-16, оставлено в силе определением ВАС РФ от 15.09.09 N ВАС-11332/09).

Комментарий редакции: оправдать отсутствие документов тем, что они находятся у аудиторов на проверке, не удастся. В любом случае у компании есть возможность сделать копии документов и вовремя представить их в налоговый орган. Возможно, только лишь удастся продлить сроки такого представления, объяснив это большим числом копий, которые нужно сделать.

Комментарий Натальи Карпуненковой, первого аудитора компании "БЕТРОЕН": "Как правило, аудиторская проверка проходит на территории аудируемого лица. То есть фактически документы находятся на территории компании, в отличие от проведения мероприятий контроля госорганами, когда происходит изъятие документов. Соответственно при аудите у организации всегда имеется возможность подготовить копии запрашиваемых налоговиками документов. Полагаю, что непредставление документов инспекторам по причине проведения аудита не является правомерным. И если дело дойдет до суда, то он поддержит налоговиков".

Аргумент третий: документы хранились на даче генерального директора и там сгорели

Практика показывает, что и такой, достаточно рискованный, аргумент приводят компании. А некоторые суды принимают его и отменяют штрафы налоговиков за непредставление документов.

Так, одна из московских компаний, не имея помещений для хранения документов и в целях обеспечения их сохранности, вывезла на хранение на дачу генерального директора в Подмосковье следующие документы: книги покупок и книги продаж, карточки субконто, оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, регистры налогового учета и платежно-расчетные ведомости на выдачу зарплаты. При проверке организация не смогла представить эти документы проверяющим, указав, что документы были уничтожены частично огнем, частично водой при тушении пожара, произошедшего в садоводческом товариществе.

Инспекторы не поверили в такое происшествие, так как сгорела не сама дача генерального директора, где хранились документы, а дом на соседнем участке. В результате контролеры привлекли компанию к ответственности за непредставление документов.

Однако в суде организации удалось отменить штрафы. Для этого компания привела доказательства того, что пожар действительно был. В частности, компания представила справку, выданную садоводческим товариществом, которая подтверждала факт возникновения пожара, а также справку отдела государственного пожарного надзора по соответствующему району. Кроме того, рассматривая это дело, суд прокомментировал странные действия инспекторов (постановление ФАС Московского округа от 26.09.11 N А40-151887/10-90-904):

Кроме того, проверяющие должностные лица инспекции выезжали в СНТ "Загорье", проводили осмотр места пожара, производили фотосъемку сгоревших строений, однако в нарушение положений ст. 92 НК РФ протокол о проведении осмотра составлен не был.

В соответствии с оспариваемым решением инспекцией штраф начислен исходя из количества документов, неизвестно каким образом полученных налоговым органом.

Суд пришел к выводу, что налоговики не установили наличие у налогоплательщика истребованных документов и возможность их физического представления. Соответственно привлечение компании к налоговой ответственности неправомерно.

Примечание. Приводить довод о том, что из-за неисправностей проводки в офисе сгорел лишь один компьютер и именно тот, в котором хранились налоговые регистры, очень рискованно.

Комментарий редакции: аргумент о том, что документы сгорели на даче или в офисе, сработает только в одном случае - если у компании будут документы, подтверждающие факт возникновения пожара. Иначе суд может не поверить в происшествие и поддержит налоговиков.

Комментарий Владимира Чеченина, генерального директора компании "Московская реконструкция": "Наша компания также хранит некоторые документы бухгалтерского и налогового учета удаленно (в квартире главного бухгалтера). Но лишний раз стараемся не афишировать это перед инспекцией. А то еще заподозрят, что среди бумаг есть те, которые в учете не отражены. Конечно, если возникнет чрезвычайное происшествие, то сообщим о месте хранения и будем стараться получить все возможные справки. Но сейчас уже подыскиваем помещение под архив для документов, чтобы доступ к ним был предоставлен только ограниченному кругу лиц".

Аргумент четвертый: мы не составляем истребуемые документы - это не предусмотрено нашей учетной политикой

Практика показывает, чтобы более подробно разобраться в нюансах деятельности компании, налоговики стремятся запросить как можно больше документов. И иногда даже те, которые организация может в принципе не составлять. Однако такое требование контролеров суды не всегда признают законным.

Так, по мнению Минфина России, если организация в соответствии с установленными правилами ведения бухгалтерского учета и учетной политикой не утверждает и не ведет некоторые регистры бухгалтерского учета, то привлечение к ответственности за непредставление таких документов неправомерно (письмо Минфина России от 25.01.12 N 07-02-06/10). Особенно это мнение финансового ведомства актуально сейчас, когда большинство ранее унифицированных форм компания вправе разрабатывать самостоятельно.

На практике было дело, когда при проверке одной из компаний налоговики запросили карточки бухгалтерского счета 60 по расчетам с контрагентами, оборотно-сальдовые ведомости по бухгалтерскому счету 19, анализ бухгалтерского счета 19 и другие документы. Однако компания их не представила, сославшись на то, что составление таких бумаг не предусмотрено ее учетной политикой. Суд поддержал налогоплательщика в этом вопросе (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.11.08 N А33-9732/07-Ф02-5626/08).

Комментарий редакции: аргумент сработает, если речь идет о налоговых и бухгалтерских регистрах, которые компания не обязана составлять в соответствии с законодательством. При этом на практике есть мнение, что если в организации не утверждена учетная политика для целей бухгалтерского учета, то ответственность по статье 126 НК РФ не наступает. Ведь составление такого документа предусмотрено именно бухгалтерским, а не налоговым законодательством. Некоторые суды поддерживают налогоплательщиков, указывая при этом, что штраф правомерен, только если у контролеров будут доказательства наличия приказов об утверждении учетной политики. Иначе привлечь к ответственности нельзя (постановление ФАС Центрального округа от 15.02.10 N А35-9027/08-С21).

Аргумент пятый: документы хранились в помещении, где прорвало батарею

Как правило, аварию системы отопления в офисном помещении трудно подстроить. Ведь чаще всего офисы компании находятся в большом здании, которое обслуживают и контролируют независимые службы. Несмотря на это, налоговики не упускают возможность оштрафовать компанию за непредставление документов, если их отсутствие вызвано такой аварией. Однако суды, как правило, занимают сторону налогоплательщиков.

Так, при проверке одной из компаний налоговики направили требование о представлении большого числа документов (договоров, приказов, лицензий, документов, подтверждающих право на применение льгот по налогам, журналов учета основных средств, ведомостей начисления амортизации, кассовых документов, книг учета доходов и расходов, авансовых отчетов, банковских документов, отчетов по форме 1-НДФЛ, ведомостей и лицевых счетов по начислению и удержанию зарплаты, бухгалтерской отчетности и других документов). Проверяемое общество объяснило, что не может представить бумаги в связи с их уничтожением в результате произошедшей аварии системы отопления. Дело дошло до суда.

Налоговики приводили доводы о том, что предлагали компании принять меры по восстановлению документов в трехнедельный срок, однако бумаги представлены не были. Кроме того, контролеры заявили, что у организации и до аварии такие документы отсутствовали. Однако суд поддержал компанию (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.09 N А17-6799/2008). Во-первых, общество позаботилось о документальном подтверждении происшествия в офисе:

Данное обстоятельство подтверждено актом осмотра помещения от 09.11.2007, составленным начальником ЖРЭУ N 12, актом от 09.11.2007 комиссии Общества, показаниями работников МУП РЭУ, то есть истребованные документы по независящим от Общества причинам не могли быть представлены в налоговый орган в ходе проведения выездной налоговой проверки.

Во-вторых, суд отметил, что инспекторы не представили доказательств, свидетельствующих о том, что до произошедшей аварии системы отопления у компании отсутствовали документы.

Комментарий редакции: суд поддержит компанию, если у нее в наличии будут документы, подтверждающие факт произошедшей аварии системы отопления. Причем из приведенного решения видно, что суд не принял довод налоговиков о том, что компания обязана была принять меры по восстановлению утраченных документов. Кроме того, вряд ли инспекторы смогут доказать, что на момент аварии у налогоплательщика документов вовсе не было. Соответственно шансы избежать штрафа за их непредставление достаточно высоки.

Аргумент шестой: наши документы уже ранее забрали сотрудники МВД

Компании, которые сталкиваются с полицейской проверкой, зачастую на время остаются без документов, серверов, системных блоков. Если в это время налоговики истребуют уже изъятые бумаги, то есть аргументы, позволяющие не представлять их в инспекцию. Практика показывает, что в судах этот довод срабатывает.

Например, ФАС Московского округа в постановлении от 07.10.13 N А41-25225/12 пришел к выводу, что если сотрудники правоохранительных органов изъяли у компании оригиналы документов, которые истребуют налоговики, то за их непредставление штрафовать по статье 126 НК РФ нельзя. Ведь у компании даже нет возможности сделать копии документов.

Комментарий редакции: практика показывает, что это не единичное судебное решение. Суды и ранее указывали, что привлечение к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ неправомерно, так как истребованные налоговиками оригиналы документов отсутствуют по причине их изъятия правоохранительными органами. В частности, такие выводы содержат постановления ФАС Поволжского от 25.01.12 N А65-3196/2011, Уральского от 26.03.12 N Ф09-2014/12, от 06.12.11 N Ф09-7905/11 и от 10.01.08 N Ф09-10883/07-С2 округов.

Аргумент седьмой: документы уничтожены, так как срок их хранения (четыре года) истек

Компания обязана в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Однако зачастую при проверке налоговики требуют представить более ранние документы и за их непредставление штрафуют организации. Судебных решений в пользу контролеров по данному вопросу найти не удалось.

Практика показывает, что чаще всего контролеры в данном случае оспаривают сам период возникновения налоговых последствий и начало отсчета срока хранения соответствующих документов:

Общество сообщило налоговому органу о невозможности представления счетов-фактур по причине их уничтожения в связи с окончанием срока хранения. По мнению Инспекции, срок хранения первичных документов, являющихся основанием для принятия сумм налога к вычету, начинает исчисляться с момента заявления вычета, то есть в данном случае с апреля 2005 года. Поскольку налогоплательщик в нарушение пункта 1 статьи 172 НК РФ не представил первичные документы в обоснование заявленного вычета, налоговый орган отказал в принятии вычета.

В этом деле суд поддержал налогоплательщика, отметив, что проверяемое общество не отказывалось представить истребуемые документы, а не имело такой возможности в связи с уничтожением этих документов, о чем письменно уведомило налоговый орган (постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.07.09 N А05-8773/2008). К аналогичным выводам пришел ФАС Уральского округа в постановлении от 17.11.09 N Ф09-8891/09-С3.

Комментарий редакции: если срок хранения документов истек, то компания вправе их уничтожить. Ведь существует прямая норма НК РФ о том, что сохранность документов обеспечивается не дольше четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом целесообразно составить акт об уничтожении бумаг, чтобы в случае претензий было больше шансов доказать свою правоту. Особенно если такой акт будет датирован реальной датой, а не задним числом.

Аргумент восьмой: истребуемые документы находятся в архиве

Практика показывает, что такой аргумент не работает. Ведь сам факт передачи документов в архив еще не означает, что срок их хранения истек. Поэтому суды, как правило, в этом вопросе поддерживают налоговиков.

Так, в одном из дел контролеры оштрафовали компанию за непредставление документов, являющихся основанием для списания безнадежных долгов и подтверждающих выполнение работ и услуг (договоры, дополнения (изменения) и спецификации к ним, акты оказанных услуг, выполненных работ, счета-фактуры, накладные). ФАС Северо-Западного округа пришел к выводу, что налогоплательщик располагал затребованными документами, несмотря на то, что они находились в архиве. Поэтому инспекция правомерно привлекла его к ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 126 НК РФ (постановление от 11.06.08 N А56-54758/2007).

Комментарий редакции: факт нахождения документов в архиве как раз и доказывает, что в наличии у компании они есть. Следовательно, логика проверяющих и судов представляется справедливой.

Аргумент девятый: мы плательщики ЕНВД и не обязаны хранить документы для налоговиков

Некоторые налогоплательщики ошибочно полагают, что тот или иной режим налогообложения позволяет им не применять унифицированные формы документов. Так считал один из предпринимателей, который не представил по требованию налоговиков 14 товарно-транспортных накладных. В суде ИП заявил, что истребуемых документов он не составлял.

Однако суд не согласился с таким аргументом налогоплательщика и отметил следующее (постановление ФАС Поволжского округа от 30.07.12 N А65-28019/2011, оставлено в силе определением ВАС РФ от 19.11.12 N ВАС-15145/12):

Для документирования перевозок применяется унифицированная форма товарно-транспортной накладной. Поскольку предприниматель применял режим ЕНВД по виду деятельности "оказание транспортных услуг", налоговый орган обоснованно потребовал у него в ходе выездной налоговой проверки представить эти документы.

Кроме того, суд указал, что предприниматель в нарушение пункта 3 статьи 93 НК РФ не известил налоговиков ни в установленные сроки, ни в ходе проведения выездной проверки о невозможности представления ТТН в связи с их отсутствием.

Примечание. Компания представила справку садоводческого товарищества, которая подтверждала факт возникновения пожара и соответственно уничтожения запрошенных налоговиками документов.

Комментарий редакции: чтобы приводить такой аргумент, компания должна быть четко уверена, что обязанность составления спорных документов у нее отсутствует по закону. И если налоговики не докажут, что налогоплательщик обязан составлять истребованные документы либо эти документы безусловно должны иметься в наличии, привлечение к ответственности суд, скорее всего, признает неправомерным (например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.01.09 N А19-10721/08-15-Ф02-7065/08). Иначе суд поддержит налоговиков (постановление ФАС Уральского округа от 24.03.08 N Ф09-1746/08-С3).

Р.М. Лахман,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

А.С. Кузнецов,

директор Центра энергоэффективности

ГНЦ РФ ОАО "НИИТеплоприбор"

"Российский налоговый курьер", N 6, март 2014 г.