Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта (ноябрь 2024)

Учет расходов на содержание служебного транспорта

Организация, применяющая общую систему налогообложения, использует служебный транспорт. Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете расходы на его содержание?

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 20 44 60 76

Типовые проводки к счету 20: по дебету к счету 44: по дебету к счету 60: по кредиту к счету 76: по кредиту

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими.

Расходы на содержание служебного транспорта на основании п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 относятся к расходам по обычным видам деятельности.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий (п. 16 ПБУ 10/99):

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Если организацией, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, принят порядок признания выручки от продажи продукции и товаров не по мере передачи прав владения, пользования и распоряжения на поставленную продукцию, отпущенный товар, выполненную работу, оказанную услугу, а после поступления денежных средств и иной формы оплаты, то и расходы признаются после осуществления погашения задолженности (второй абзац п. 18 ПБУ 10/99).

Расходы на содержание служебного транспорта отражаются по соответствующей статье затрат, как правило, в составе общехозяйственных расходов по дебету счета 26 " Общехозяйственные расходы" и кредиту счетов 10, 69, 70 и др.

Расходы на услуги по содержанию транспорта, оказываемые сторонними организациями, отражаются по соответствующим счетам учета затрат или расходов на продажу:

Дебет	Кредит	Описание
20 (26, 44)	60 (76)	учтена в расходах стоимость оказанных услуг

Определение суммы расходов по ГСМ (газ, бензин, дизтопливо, масла, смазки и пр.) в бухгалтерском учете производится на основании данных о пробеге автомашины, указанных в путевых листах, по нормам расходования ГСМ, утвержденным организацией. В бухгалтерском учете сумма расхода отражается по дебету счета учета затрат в корреспонденции с кредитом счета 10, субсчет "Топливо".

Сверхнормативный расход топлива включается в состав прочих расходов:

Дебет	Кредит	Описание
91 "Прочие расходы"	10 , субсчет "Топливо"

Документооборот

1. Для списания ГСМ используются:

- путевые листы;

- документы об оплате топлива или авансовые отчеты, если топливо приобреталось через подотчетное лицо;

- приказы руководителя организации, утверждающие нормы расхода топлива.

- акты о списании материальных запасов.

Основным документом для учета использования ГСМ являются путевые листы, которые не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в обязательном порядке применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (см. письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152). Приказ применяется, в том числе, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые автомобили.

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных бланков "первички" организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. 

Важно, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это надо учитывать при разработке собственных бланков. При составлении форм можно также порекомендовать воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно. См. также письмо Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700.

Организации, не относящиеся к транспортным, могут разработать собственную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". См. письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и др., УФНС по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253,от 13.10.2009 N 16-15/107268.

Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (пункты 9, 10 Приказа N 152). То есть если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, подтверждает расходы налогоплательщика (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77).

2. Документальным подтверждением расходов по хранению автотранспортных средств на платных стоянках являются:

- договор на хранение;

- акт о товарном виде и комплектности автотранспортного средства;

- постоянный пропуск;

- платежные поручения;

- счета-фактуры и другие документы.

При кратковременной (разовой) постановке автомототранспортного средства на автостоянку (на срок не более суток) договор оформляется путем выдачи потребителю соответствующего документа (сохранной расписки, квитанции и т.п.) с указанием государственного регистрационного знака автомототранспортного средства. Копия указанного документа остается у исполнителя (п. 12 Правил об оказании услуг автостоянок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17.11.2001 N 795).

Подтверждением оплаты расходов на стоянку являются чеки ККТ, товарные чеки, БСО, выдаваемые в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ. См. также письмо Минфина РФ от 08.02.2010 N 03-11-06/3/18.

3. Документальным подтверждением расходов на оказание услуг по мойке, техобслуживанию транспортных средств и т.п. являются:

- акт об оказании услуг, договор;

- если оплата была произведена наличными денежными средствами, то подтверждением оплаты расходов являются чеки ККТ, товарные чеки, квитанции, БСО, выдаваемые в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

С отчетности за 2011 год действуют формы бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н. В Отчете о финансовых результатах расходы на содержание служебного транспорта отражают в составе затрат по строке 2120 "Себестоимость продаж" или по строке 2220 "Управленческие расходы".

В налоговой отчетности расходы на содержание служебного транспорта отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения N 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.

Пример Отчета о финансовых результатах

Пример приложения 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и др.). При этом НК РФ не содержит конкретного перечня расходов на содержание служебного транспорта и требований о нормировании таких расходов. 

Нормируются только расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в соответствии с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В состав расходов включаются компенсации в следующих размерах:

- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно сумма компенсации составляет 1200 рублей в месяц;

- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. сумма компенсации составляет 1500 рублей в месяц;

- по мотоциклам сумма компенсации составляет 600 рублей в месяц.

Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). Подчеркнем, что при расчете налога, по мнению контролирующих органов, не учитываются эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств. Считается, что они уже включены в компенсацию (письмо УФНС по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Перечень расходов на содержание служебного транспорта открыт, поэтому в целях налогообложения могут быть учтены любые экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с содержанием служебного транспорта.

В частности, к расходам на содержание служебного автотранспорта относятся:

- расходы на ГСМ (все виды топлива - газ, бензин, дизтопливо и пр., масла и смазки);

- расходы на технический осмотр;

- расходы на покупку "зимней" резины;

- затраты на мойку автомобиля (письмо Минфина России от 20.06.2006 N 03-03-04/1/530, постановление ФАС Центрального округа от 28.08.2009 N А68-9833/08-580/14);

- плата за хранение автомобиля на платной стоянке (письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404);

- расходы на проезд по платным автомобильным дорогам и др.

При этом в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль.

Однако представители контролирующих органов считают, что в целях соблюдения требований ст. 252 НК РФ расходы на ГСМ необходимо списывать согласно утвержденным нормам расхода топлива. Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями (далее - Рекомендации), введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. Рекомендации предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ. В п. 3 Рекомендаций перечислены цели установления Норм, среди которых указаны расчеты по налогообложению предприятий. Поэтому ФНС России письмом от 15.04.2008 N СК-6-5/281 разослала Рекомендации по расходу ГСМ нижестоящим налоговым органам "для руководства в работе".

В письмах от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61 Минфин России в очередной раз подтвердил, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля при определении налоговой базы по налогу на прибыль следует учитывать нормы Рекомендаций. А в случае отсутствия норм для отдельных моделей, марок и модификаций автомобильной техники, поступающей в автопарк РФ, необходимо применять нормы, утвержденные приказом руководителя и разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике (п. 6 Рекомендаций). Иной порядок в рассматриваемом документе не предусмотрен.

В то же время в письме от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61 Минфин России разрешил налогоплательщику руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля, до принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, то есть разработанные специализированной организацией.

В письме Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875 разъясняется, что налогоплательщики вправе, но не обязаны использовать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, при определении обоснованности произведенных затрат на ГСМ.

При применении метода начисления прочие расходы, связанные с производством и реализацией, являются косвенными расходами и относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода. 

Пример

Водитель автомобиля, принадлежащего организации, получил из кассы под отчет денежные средства в размере 2500 руб. для приобретения ГСМ и представил авансовые отчеты с приложением первичных документов на бензин в количестве 100 л на сумму 2000 руб. (в том числе НДС 305,09 руб.), а также путевые листы на 1000 км пробега. 

В налоговом учете списание бензина производится по нормам, утвержденным в организации (10 л/100 км), на основании путевых листов и актов списания топлива.

В бухгалтерском учете сделаны проводки:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50	2500	сотруднику выданы денежные средства для оплаты ГСМ
10, субсчет "Топливо в баках автомобилей"	71	1694,91 (2000 - 305,09)	отражена стоимость приобретенных ГСМ
19	71	305,09	учтен НДС
68	19	305,09	принят к вычету НДС
50	71	500 (2500 - 2000)	сотрудником возвращена неиспользованная сумма денежных средств
20	10, субсчет "Топливо в баках автомобилей"	2000	стоимость бензина, израсходованного сотрудником, отнесена на расходы организации

В налоговом учете стоимость бензина в размере 2000 руб. принимается в целях налогообложения прибыли, поскольку данный расход бензина соответствует нормам, которые утверждены организацией в учетной политике (1000 км х 10 л/100 км = 100 л).

Возможные риски

Риск 1. Необходимо ли для признания расходов на ГСМ при налогообложении прибыли в составленном нетранспортной организацией путевом листе указывать маршрут следования автомобиля?

Риск 2. Вправе ли нетранспортная организация составлять путевые листы не на каждый день, а по мере необходимости (раз в неделю, раз в месяц)?

Риск 3. Обязательно ли для учета выплат компенсаций сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей оформлять путевые листы?

1. Необходимо ли для признания расходов на ГСМ при налогообложении прибыли в составленном нетранспортной организацией путевом листе указывать маршрут следования автомобиля?

Отрицательная практика

Мнение налоговых органов и Минфина России: форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о маршруте следования автомобиля. При отсутствии этого реквизита расходы на ГСМ не могут быть признаны. Аналогичная позиция приведена в некоторых судебных решениях. Как правило, аргумент налоговых органов об отсутствии информации в путевых листах судами принимается во внимание не сам по себе, а в совокупности с другими свидетельствами о неподтвержденности расходов.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 7 июля 2008 г. N 20-12/064123.2

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2007 г. N 20-12/035154

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. N 20-12/100253

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. N 20-12/100253

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. N 20-12/54213@

(-) письмо Минфина РФ от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129

(-) письмо Минфина РФ от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/117

Акты судебных органов

(-) постановление АС Поволжского округа от 15 июня 2016 г. N Ф06-9555/16

(-) постановление АС Московского округа от 8 апреля 2015 г. N Ф05-3450/15

(-) постановление АС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2014 г. N Ф04-9417/14

(-) постановление ФАС Поволжского округа от 17 декабря 2013 г. N Ф06-8220/13

(-) постановление ФАС Поволжского округа от 20 июня 2013 г. N Ф06-3844/13

(-) постановление ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. N Ф06-3255/13

(-) постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. N Ф04-1869/12

(-) постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. по делу N А33-10451/2009

Положительная практика

В большинстве случаев суды приходят к выводу, что путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте обязательными реквизитами путевых листов не являются.

Акты судебных органов:

(+) постановление Одиннадцатого ААС от 27 ноября 2015 г. N 11АП-14649/15

(+) постановление АС Поволжского округа от 24 апреля 2015 г. N Ф06-23360/15

(+) постановление ФАС Поволжского округа от 24 июля 2014 г. N Ф06-13045/13

(+) постановление АС Поволжского округа от 8 августа 2014 г. N Ф06-13077/13

(+) постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23 сентября 2013 г. N Ф04-3922/13

(+) постановление ФАС Московского округа от 29 февраля 2012 г. N Ф05-653/12

(+) постановление ФАС Московского округа от 12 ноября 2010 г. N КА-А40/13642-10

(+) постановление ФАС Московского округа от 30 декабря 2010 г. N КА-А40/16200-10-Б

(+) постановление ФАС Московского округа от 26 августа 2010 г. N КА-А41/9668-10

(+) постановление ФАС Московского округа от 20 июля 2010 г. N КА-А40/7436-10

(+) постановление ФАС Московского округа от 26 января 2010 г. N КА-А40/15099-09

2. Вправе ли нетранспортная организация составлять путевые листы не на каждый день, а по мере необходимости (раз в неделю, раз в месяц)?

Отрицательная практика

Минфин России указывал, что путевой лист выдается только на один день или смену.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/117

Акты судебных органов:

(-) постановление АС Поволжского округа от 2 декабря 2016 г. N Ф06-15152/16

Положительная практика

По мнению Минфина России, путевые листы составляются с такой частотой, чтобы по ним можно было судить об обоснованности расходов. Если оформление путевого листа на неделю (месяц, квартал) позволяет организовать учет времени работы транспорта и водителя, расхода ГСМ, то составленный с такой периодичностью путевой лист может подтверждать расходы при налогообложении прибыли. В судебных решениях подтверждается такая точка зрения.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327

(+) письмо Минфина России от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77

(+) письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129

(+) письмо Минфина России от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23

(+) письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. N 20-12/100253

(+) письмо УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. N 20-12/100253

Акты судебных органов:

(+) постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23 сентября 2013 г. N Ф04-3922/13

(+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 февраля 2009 г. N А56-10236/2007

(+) постановление ФАС Волго-Вятского округа от 27 апреля 2009 г. по делу N А38-4082/2008-17-282

(+) постановление ФАС Поволжского округа от 24 октября 2006 г. N А12-8443/06-с61

(+) постановление ФАС Уральского округа от 9 декабря 2008 г. N Ф09-9200/08-С3

3. Обязательно ли для учета выплат компенсаций сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей оформлять путевые листы?

Отрицательная практика

Для получения компенсации работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах, считают представители Минфина России. В одном из судебных постановлений также указывается, что основанием для компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, а также путевые листы с отметками о служебных поездках.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. N 03-03-06/1/39406

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 13 января 2012 г. N 20-15/001797@

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. N 16-15/020447@

(-) письмо Минфина России от 29 декабря 2006 г. N 03-05-02-04/192

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776

(-) письмо УФНС по г. Москве от 20 сентября 2005 г. N 20-12/66690

Акты судебных органов:

(-) постановление Седьмого ААС от 14 мая 2015 г. N 07АП-12166/14

(-) постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. N Ф04-1869/12

(-) постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. N А66-7112/2005

Положительная практика

В разъяснениях 2013 года Минфин России высказывается уже менее категорично, указывая на то, что налогоплательщик самостоятельно организует налоговый учет. Поэтому ни налоговые, ни иные органы не вправе устанавливать для него обязательные формы документов налогового учета.

Существует судебное решение, в котором судьи сочли, что для выплаты компенсации и признания ее в качестве расходов составление путевых листов не обязательно.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 3 мая 2012 г. N 03-03-06/2/49

(+) письмо Минфина России от 1 ноября 2013 г. N 03-03-06/1/46664

Акты судебных органов:

(+) постановление ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. N Ф06-3402/12

(+) постановление ФАС Центрального округа от 10 апреля 2006 г. N А48-6436/05-8

Учет расходов на содержание служебного транспорта

Организация, применяющая общую систему налогообложения, использует служебный транспорт. Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете расходы на его содержание?

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Возможные риски

Формы документов

Построить список