Энциклопедия решений. Учет представительских расходов (ноябрь 2024)

Учет представительских расходов

Организация, применяющая общую систему налогообложения, проводит переговоры с контрагентами. Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете представительские расходы?

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 26 44 60 71 76

Типовые проводки к счету 26: по дебету к счету 44: по дебету к счету 60: по кредиту к счету 71: по дебету/по кредиту к счету 76: по кредиту

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами.

В бухгалтерском учете представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности (пункты 5, 7 ПБУ 10/99).

Никаких ограничений по видам и размерам представительских расходов в бухгалтерском учете нет.

Согласно п. 16 ПБУ 10/99 расходы признаются в бухгалтерском учете при выполнении следующих условий:

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

При этом расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. 18 ПБУ 10/99).

Если представительские расходы осуществляются через подотчетное лицо, то датой признания таких расходов является дата утверждения руководителем организации авансового отчета, представленного в бухгалтерию фирмы сотрудником, ответственным за проведение встречи.

Представительские расходы отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов учета затрат или расходов на продажу (если организация занимается торговой деятельностью) в корреспонденции со счетами 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Документооборот

Ни положения по бухгалтерскому учету, ни налоговое законодательство не содержат указаний об объеме и порядке заполнения документов, подтверждающих представительские расходы. Следовательно, такие расходы могут быть подтверждены первичными документами, содержащими все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В целях налогообложения прибыли документы должны подтверждать как факт осуществления расходов, так и их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252 НК РФ). См. также письма Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759, от 27.05.2009 N 03-03-06/1/351, определение ВАС РФ от 20.02.2008 N 16343/07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2008 N А56-338/2007, от 14.08.2007 N А56-3739/2006. 

Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807. Для экономического обоснования затрат составляются внутренние распорядительные документы организации, которые издаются, как правило, в виде приказов руководителя и содержат, например:

- план представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения;

- смету представительских расходов;

- список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, с указанием ответственного за их проведение;

- порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет.

Если официальный прием планируется провести в ходе командировки сотрудника, то документальным подтверждением расходов также может являться приказ о командировке, служебное задание соответствующего содержания, отчет о командировке и т.п., если подобные документы составляются согласно учетной политике организации.

Итоговые документы должны подтверждать сам факт проведения представительского мероприятия (это может быть, например, протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей), а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый отчет, отчет о представительских расходах, акт о выполнении услуг по проведению мероприятия). Аналогичное мнение приведено в письме ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852: помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ, услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Закона N 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ.

Так, в отчет о представительских расходах рекомендуется включать информацию о целях представительских мероприятий и результатах их проведения, дате и месте проведения, программе, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели. Документ об осуществлении представительских расходов должен содержать конкретную информацию о суммах произведенных расходов и быть утвержден руководителем организации (см. письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).

При этом сами расходы (в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом) могут быть подтверждены, например, кассовыми и товарными чеками, актами приема-передачи товаров (оказания услуг) и т.д., а также авансовым отчетом. При заключении договора со сторонней организацией (например с предприятием общественного питания) документальным подтверждением представительских расходов могут служить договоры, акты выполнения работ (оказания услуг), счета-заказы и пр. 

Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, то расходы подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и т.п. (см. письма Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807, письмо УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115).

С 2011 года действуют формы бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н. В Отчете о финансовых результатах представительские расходы отражают в составе затрат по строке 2120 "Себестоимость продаж" или по строке 2220 "Управленческие расходы".

В налоговой отчетности представительские расходы отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.

Формы документов Пример Отчета о финансовых результатах Пример приложения 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

В соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

По мнению Минфина России, к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (см. письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/2/20149).

Место проведения представительских мероприятий не имеет значения.

В п. 2 ст. 264 НК РФ приведен конкретный перечень представительских расходов, а именно:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, в ст. 264 НК РФ содержится закрытый перечень затрат, которые относятся к представительским, поэтому иные виды расходов (на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, профилактику или лечение заболеваний и др.) представительскими не считаются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Внимание

Для целей налогообложения прибыли представительские расходы являются нормируемыми.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ).

При этом, если организация применяет метод начисления, то для расчета предельного размера представительских расходов надо учитывать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ). Если организация определяет доходы и расходы кассовым методом, то расходы на оплату труда признаются по мере погашения задолженности перед работниками по выплате заработной платы (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ). Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, будет увеличиваться. А значит, будет изменяться и лимит представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения.

Поэтому сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны организацией при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены ею в последующих отчетных периодах текущего календарного года.

Стоимость проведения представительского мероприятия организация может оплачивать как непосредственно со своего расчетного счета, так и через подотчетное лицо, которому соответствующие денежные средства выданы под отчет.

При применении метода начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При применении кассового метода затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если оплата производится подотчетным лицом, то при применении метода начисления датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Каких-либо особенностей признания представительских расходов при кассовом методе НК РФ не устанавливает. При этом согласно ст. 252 НК РФ вне зависимости от метода признания доходов и расходов расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому организации, которые применяют кассовый метод, также вправе включить затраты на командировки в расходы для целей налогообложения только после того, как будет утвержден авансовый отчет.

НДС

В отношении НДС по представительским расходам п. 7 ст. 171 НК РФ предусмотрена специальная норма, согласно которой вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по представительским расходам, учитываемым при исчислении налога на прибыль организаций. То есть если представительские расходы принимаются для целей исчислении налога на прибыль по нормативу, то суммы НДС по таким расходам также подлежат вычету в размере, соответствующем указанной норме.

С 1 января 2015 года второй абзац п. 7 ст. 171 НК РФ утратил силу. Казалось бы, с этой даты НДС по командировочным и представительским расходам принимается к вычету в полной сумме, предъявленной налогоплательщику продавцом. Однако из первого абзаца п. 7 ст. 171 НК РФ напрашивается вывод, что исключением являются представительские расходы, поскольку сохранилась формулировка "...принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций". Расходы на командировки учитываются при налогообложении в полной сумме, а вот представительские ограничены 4% от расходов на оплату труда. Получается, что НДС может быть принят к вычету по-прежнему только в отношении представительских расходов, учитываемых при налогообложении в пределах норматива.

Пример

Организация провела деловые переговоры с представителями предполагаемого контрагента, в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги на сумму 1200 рублей, в том числе НДС 200 руб. и счет за проведение официального приема (организации общественного питания) на сумму 200 000 руб. (без НДС). При этом размер расходов не превышает 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
26	76	200 000	учтены услуги по проведению официального приема
26	76	1000 (1200 - 200)	оказаны услуги по транспортному обслуживанию участников переговоров
19	76	200	учтен НДС по транспортным представительским расходам расходам
68, субсчет "НДС"	19	200	принят к вычету НДС
76	51	1200	оплачен счет за транспортное обслуживание
76	51	200 000	оплачен счет за проведение официального приема

Возможные риски

Риск 1. Можно ли признать представительскими расходы на проведение встреч в кафе, баре или ресторане, на оплату питания представителей делегаций (завтраки, обеды, ужины)?

Риск 2. Можно ли учесть в целях налогообложения расходы на проезд до места проведения мероприятия (билеты) и на проживание представителей других организаций?

Риск 3. Учитываются ли в целях налогообложения прибыли расходы на оформление помещений для проведения официального приема?

Риск 4. Возможно ли включение стоимости спиртных напитков и табачных изделий, используемых в представительских целях, в состав представительских расходов при налогообложении прибыли?

1. Можно ли признать представительскими расходы на проведение встреч в кафе, баре или ресторане, на оплату питания представителей делегаций (завтраки, обеды, ужины)?

Отрицательная практика

По мнению контролирующих органов, расходы на организацию встреч, проводимых в барах, кафе или ресторанах, не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, поскольку носят неофициальный характер.

Минфин России в своем письме разъяснил, что расходы на завтраки, обеды и ужины, если они не носят официальный характер, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (-) Письмо УФНС России по г. Москве от 16 мая 2006 г. N 20-12/41851 (-) Письмо УФНС России по г. Москве от 23 декабря 2005 г. N 20-12/97007 (-) Письмо Минфина России от 5 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/157

Положительная практика

Существует письмо московских налоговых органов, в котором указано, что расходы по проведению встречи в баре (ресторане) признать при налогообложении прибыли можно, если они носят официальный характер.

По мнению финансовых органов, расходы на завтраки, обеды и ужины, если они носят официальный характер, могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, при условии, что они экономически оправданны.

Также есть судебное решение, из которого следует, что налогоплательщик может признать в качестве представительских расходы на оплату посещений кафе, баров и ресторанов.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (+) Письмо Минфина России от 5 июня 2015 г. N 03-03-06/2/32859 (+) Письмо Минфина России от 21 октября 2014 г. N 03-03-06/1/53004 (+) Письмо Минфина России от 9 октября 2012 г. N 03-03-06/1/535 (+) Письмо Минфина России от 1 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/675 (+) Письмо УФНС России по г. Москве от 23 декабря 2005 г. N 20-12/95338 (+) Письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/4/26

Акты судебных органов: (+) Постановление Девятого ААС от 15 мая 2015 г. N 09АП-15172/15 (+) Постановление ФАС Московского округа от 3 сентября 2013 г. N Ф05-10154/13 (+) Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11 февраля 2011 г. по делу N А32-8834/2010 (+) Постановление ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 г. N КА-А40/8426-05

2. Можно ли учесть в целях налогообложения расходы на проезд до места проведения мероприятия (билеты) и на проживание представителей других организаций?

Отрицательная практика

Расходы на проживание в гостинице, железнодорожные и авиационные билеты и визовое оформление не признаются представительскими и не уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли. Такого мнения придерживаются контролирующие органы. По их мнению, к представительским расходам относится лишь оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (-) Письмо Минфина России от 1 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/796 (-) Письмо Минфина России от 16 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/235 (-) Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115 (-) Письмо УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. N 28-11/62271 (-) Письмо УФНС России по г. Москве от 11 ноября 2004 г. N 26-12/73173 (-) Письмо Минфина России от 5 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/157 (-) Письмо УФНС России по г. Москве от 6 декабря 2007 г. N 21-11/116748

Положительная практика

Есть примеры судебных решений, из которых следует, что расходы на гостиничное обслуживание и проезд членов официальных делегаций учитываются при налогообложении прибыли. В таком случае организации целесообразно иметь в наличии документы, из которых бы усматривалась договоренность участников переговоров о распределении затрат. В частности, принимающая сторона может написать контрагенту гарантийное письмо о том, что берет бремя соответствующих расходов на себя. Такое письмо будет свидетельствовать о том, что возможность учета данных расходов одновременно каждой из сторон (отправляющей стороной - в качестве командировочных, а принимающей стороной - в качестве представительских) исключается. В других судебных решениях указывается, что рассматриваемые расходы не могут быть квалифицированы в качестве представительских услуг, поскольку перечень данных расходов является закрытым. Однако их можно учесть в составе прочих расходов на основании п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Отметим, что при этом сумма расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, нормироваться не будет

Акты судебных органов: (+) Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 мая 2013 г. N Ф02-1436/13 (+) Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 1 июня 2012 г. N Ф04-2294/12 (+) Постановление ФАС Московского округа от 23 мая 2011 г. N Ф05-4094/11 (+) Постановление ФАС Поволжского округа от 31 августа 2006 г. N А65-18519/2005-СА2-22 (+) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 сентября 2008 г. N А56-33426/2007 (+) Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) (+) Постановление ФАС Уральского округа от 8 ноября 2005 г. N Ф09-4994/05-С7 (+) Постановление ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. N А72-5629/05-6/435/А72-5959/05-6/450 (+) Постановление ФАС Уральского округа от 8 ноября 2005 г. N Ф09-4994/05-С7 (+) Постановление ФАС Московского округа от 26 апреля 2010 г. N КА-А40/3669-10 (+) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 мая 2004 г. N А56-21571/03 (+) Постановление ФАС Московского округа от 9 июня 2011 г. N Ф05-4758/11

3. Учитываются ли в целях налогообложения прибыли расходы на оформление помещений для проведения официального приема?

Отрицательная практика

Расходы на украшение помещения, в котором проводится прием, не учитываются при налогообложении прибыли, так как такие затраты являются экономически необоснованными, считают специалисты Минфина России и налоговых органов. Такой же подход присутствует и в решении ФАС Волго-Вятского округа.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (-) Письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. N 03-03-06/1/176 (-) Письмо УМНС России по г. Москве от 22 января 2004 г. N 26-08/4777

Акты судебных органов: (-) Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15 марта 2006 г. N А29-1822/2005а

Положительная практика

Следует учитывать мнение, высказанное в судебной практике о том, что перечень представительских расходов не является закрытым. Единственное ограничение, предусмотренное для учета таких затрат ст. 264 НК РФ, состоит в том, что они не должны превышать 4% от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Акты судебных органов: (+) Постановление ФАС Московского округа от 3 сентября 2010 г. N КА-А40/10128-10

4. Возможно ли включение стоимости спиртных напитков и табачных изделий, используемых в представительских целях, в состав представительских расходов при налогообложении прибыли?

Отрицательная практика

Есть письмо налоговых органов, в котором утверждается, что расходы на приобретение спиртных напитков не поименованы в перечне представительских расходов, поэтому такие расходы не могут учитываться в качестве представительских в целях исчисления налога на прибыль. Есть решение суда в пользу налоговых органов.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (-) Письмо УМНС России по Московской области от 10 марта 2004 г. N 04-27/03000 "О порядке признания затрат на представительские расходы для целей налогообложения прибыли"

Акты судебных органов: (-) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 апреля 2005 г. N А56-32729/04

Положительная практика

По мнению Минфина России, расходы на покупку спиртных напитков для организации официального приема, проводимого в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, можно учесть в составе представительских расходов.

Необходимо обратить внимание, что расходы организации на алкогольную продукцию могут включаться в представительские расходы, если они произведены в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок). При этом под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (ст. 5 ГК РФ). Такого же мнения придерживаются и налоговые органы.

Арбитражные суды также придерживаются позиции, согласно которой затраты на приобретение алкогольной продукции и сигарет можно учесть в качестве представительских расходов.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (+) Письмо Минфина России от 21 октября 2014 г. N 03-03-06/1/53004 (+) Письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. N 03-03-06/1/176 (+) Письмо Минфина России от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136 (+) Письмо Минфина России от 19 ноября 2004 г. N 03-03-01-04/2/30 (+) Письмо Минфина России от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/1/49 (+) Письмо УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 г. N 26-12/62972

Акты судебных органов: (+) Постановление Пятнадцатого ААС от 10 апреля 2015 г. N 15АП-2891/15 (+) Постановление ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. N Ф06-10003/12 (+) Постановление ФАС Уральского округа от 10 ноября 2010 г. N Ф09-7088/10-С2 (+) Постановление ФАС Центрального округа от 27 августа 2009 г. по делу N А48-2871/08-18 (+) Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 30 октября 2008 г. N Ф08-6557/2008 (+) Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29 июня 2005 г. N Ф04-1827/2005 (+) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 августа 2007 г. N А56-3739/2006 (+) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 декабря 2005 г. N А44-2051/2005-9 (+) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2005 г. N А56-17467/04 (+) Постановление ФАС Центрального округа от 16 декабря 2005 г. N А68-АП-456/11-04 (+) Постановление ФАС Поволжского округа от 1 февраля 2005 г. N А57-1209/04-16 (+) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 июля 2008 г. N А56-15358/2007 (+) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 мая 2005 г. N А56-24907/04 (+) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 июля 2008 г. N А56-15358/2007

Учет представительских расходов

Организация, применяющая общую систему налогообложения, проводит переговоры с контрагентами. Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете представительские расходы?

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Возможные риски

Формы документов

Построить список