Энциклопедия решений. Хранение документов АО (ноябрь 2024)

Хранение документов АО

Акционерное общество обязано по месту нахождения своего исполнительного органа хранить документы, перечень которых установлен действующим законодательством (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон об АО).

Перечень документов АО, порядок и сроки их хранения определяются в соответствии с:

- Законом об АО;

- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете);

- Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение о хранении документов АО);

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558;

- иными нормативными правовыми актами.

Внимание

Уставом АО, внутренним документом общества, регулирующим порядок хранения документов АО, могут быть предусмотрены более длительные сроки хранения документов, чем установленные нормативными правовыми актами (п. 3 ст. 11 Закона об АО, п. 2.2. Положения о хранении документов АО).

Единоличный исполнительный орган АО (директор, генеральный директор, пр.) должен обеспечить организацию хранения документов общества, включая хранение документов бухгалтерского учета (п. 3.1. Положения о хранении документов АО, ч. 1 ст. 7 Закона о бухучете, также см., например, постановление АС Московского округа от 31.08.2015 N Ф05-14325/14). Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений АО, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества (п. 3.1. Положения о хранении документов АО).

При увольнении единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор) обязан передать документацию вновь избранному единоличному исполнительному органу (см., например, постановление АС Московского округа от 16.02.2015 N Ф05-17203/14). Порядок передачи документов бухгалтерского учета АО при смене руководства общества определяется АО самостоятельно (ч. 4 ст. 29 Закона о бухучете).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности АО, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (п. 4.1 Положения о хранении документов АО).

АО обязано хранить подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа (п. 3.4 Положения о хранении документов АО).

В целях хранения образовавшихся в процессе деятельности АО архивных документов общество вправе создать архив (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", далее - Закон об архивном деле). Подробно порядок создания и использования архива регламентирован Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила архивного фонда).

В случаях, предусмотренных законодательством, АО обязано обеспечить условия для сохранения конфиденциальности информации в соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

Акционеры АО имеют право доступа к информации о деятельности АО, а также бухгалтерской и иной документации АО (абз. третий п. 1 ст. 65.2 ГК РФ, п.п. 1-3, 5 ст. 91 Закона об АО, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 05.03.1999 N 46-ФЗ "О защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг").

Члены совета директоров (наблюдательного совета) АО наряду с акционерами АО имеют право получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его бухгалтерской и иной документацией (абз. второй п. 4 ст. 65.3 ГК РФ).

За нарушение требований законодательства о хранении документов к АО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность (п. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, также см., например, постановления ВС РФ от 09.10.2015 N 305-АД15-10159, АС Московского округа от 06.08.2015 N Ф05-9414/15). Если был нарушен порядок хранения информации о гражданах (персональных данных), то применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

В случае реорганизации АО, влекущей его прекращение, подлежащие хранению подлинники документов подлежат передаче только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Ели иное не установлено документами АО о реорганизации (договором о слиянии, передаточным актом и т.п.), подлинники документов АО передаются вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов (п. 3.10 Положения о хранении документов АО).

В случае ликвидации АО (ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле, п. 3.9. Положения о хранении документов АО):

1. Если у АО был договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения АО с работниками) подлежат передаче в соответствующий государственный архив.

2. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в государственный архив на хранение передаются только документы по личному составу работников АО. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Темы

Акционерное общество

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей

См. также

Перечень документов АО, подлежащих хранению

Условия хранения документов АО. Архив АО

Экспертиза ценности документов АО

Предоставление АО информации акционерам

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности