Купить систему ГАРАНТ Получить демо-доступ Узнать стоимость Информационный банк Подобрать комплект Семинары

Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях

Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях
(утв. постановлением Правительства Нижегородской области
от 12 октября 2011 г. N 828)

С изменениями и дополнениями от:

27 июля 2012 г., 14 января, 21 июня, 31 августа 2016 г.

 

I. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на руководителей соответствующих органов.

Работники структурных подразделений органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

 

II. Документация органов исполнительной власти. Основные понятия

 

2.1. Деятельность органов исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органов исполнительной власти, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в табеле унифицированных форм документов, утвержденном руководителями органов исполнительной власти.

2.3. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство, документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный органом исполнительной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

служба документационного обеспечения управления (делопроизводства) - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органов исполнительной власти;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

 

III. Создание документов в органах исполнительной власти

 

3.1. Бланки документов

 

3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения (приложения 1, 2, 3), установленные соответствующими правовыми актами Правительства Нижегородской области (далее - Правительство).

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее:

- 20 мм - левое;

- 10 мм - правое;

- 20 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

В органах исполнительной власти и их структурных подразделениях применяются следующие бланки:

- бланк письма (Губернатора Нижегородской области, Председателя Правительства (далее - Губернатор), Правительства Нижегородской области, Вице-губернатора, заместителя Председателя Правительства Нижегородской области (далее - Вице-губернатор), заместителей Губернатора, заместителей Председателя Правительства Нижегородской области (далее - заместители Губернатора), органов исполнительной власти Нижегородской области (далее - органы исполнительной власти), структурных подразделений аппарата Правительства Нижегородской области (далее - аппарат Правительства));

- общий бланк (Правительства, органов исполнительной власти);

- бланк конкретного вида документа (указ, распоряжение, поручение, протокол, резолюция Губернатора; постановление, распоряжение Правительства; протокол, поручение, резолюция Вице-губернатора, заместителей Губернатора; приказ, распоряжение, решение органов исполнительной власти);

- бланк должностного лица (Вице-губернатора, заместителей Губернатора).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два равнозначных варианта бланков - угловой и продольный, которые используются в следующем порядке:

- должностной бланк - должностным лицом органа исполнительной власти, должность которого (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке;

- бланк Правительства - Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности, Вице-губернатором, заместителями Губернатора;

- бланк органов исполнительной власти - министерствами, департаментами, комитетами, управлениями, инспекциями и иными органами исполнительной власти, за подписью руководителя органа исполнительной власти, а также лица его замещающего;

- бланк структурного подразделения аппарата Правительства - структурными подразделениями аппарата Правительства, за подписью руководителя, заместителя руководителя структурного подразделения.

Документы совещательных органов при Губернаторе или Правительстве, а также межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках без изображения герба Нижегородской области в случае, если использование бланка предусмотрено положением совещательного органа (межведомственной комиссии/совета). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланка допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов).

3.1.3. Для ведения переписки между заместителями Губернатора, заместителями Губернатора и Губернатором, членами Правительства (по вопросам работы Правительства) бланки документов не применяются, "внутренняя переписка" оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

Подпись оформляется с указанием фамилии лица, подписавшего документ без указания должности.

3.1.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью Губернатора, членов Правительства, должностных лиц органов исполнительной власти в сторонние организации, а также направление в адрес Губернатора, членов Правительства документов за подписью руководителей органов исполнительной власти, не являющихся членами Правительства (министерств, департаментов, комитетов, управлений, инспекций) и лиц, официально их замещающих.

3.1.5. Бланк письма (Губернатора, Правительства, Вице-губернатора, заместителей Губернатора); общий бланк Правительства; бланки конкретных видов документов (указ, распоряжение, поручение, протокол, резолюция Губернатора; постановление, распоряжение Правительства; протокол, поручение, резолюция Вице-губернатора, заместителей Губернатора) изготавливаются централизованно управлением делами Правительства Нижегородской области на основании утвержденных образцов бланков.

Образцы вышеперечисленных бланков утверждаются правовыми актами Губернатора и Правительства.

3.1.6. Утвержденные образцы бланков Губернатора, Правительства, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, органов исполнительной власти формируются в "Альбом образцов бланков правовых актов и организационных документов Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти Нижегородской области".

3.1.7. Бланк документа с изображением Герба Нижегородской области должен использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не может передаваться сторонним организациям и лицам.

Номерные бланки подлежат учету в "Журнале учета и выдачи номерных бланков". Учет и выдача номерных бланков осуществляется аппаратом Правительства (департаментом организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области). Порядок выдачи номерных бланков в органы исполнительной власти Нижегородской области, возврата и уничтожения испорченных бланков определены распоряжениями Губернатора Нижегородской области от 24 августа 2005 года N 772-р; от 20 сентября 2005 года N 892-р; от 14 ноября 2005 года N 1290-р.

3.1.8. Состав видов и формы бланков, применяемых в органах исполнительной власти, утверждаются его руководителем по представлению службы ДОУ.

3.1.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется правовым актом (приказ, распоряжение). Соответствующие предложения о введении в обращение новых бланков вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

 

3.2. Общие требования к оформлению документов

 

3.2.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями органов исполнительной власти в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.

Порядок подготовки проектов актов Губернатора, Правительства, органов исполнительной власти изложены в Регламенте Правительства Нижегородской области (далее - Регламент Правительства); правила оформления правовых актов изложены в разделе 4 настоящей Инструкции.

Документы рекомендуется оформлять в текстовом редакторе Microsoft Word (версия XP и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12 - 14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля документа.

Инициалы имени, отчества и фамилия должностного лица печатаются без пробелов между инициалами и фамилией.

3.2.2. Реквизиты документов.

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

Реквизиты документов отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

3.2.2.1. Герб Нижегородской области.

Герб Нижегородской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Нижегородской области от 10 сентября 1996 года N 42-З "О Гербе Нижегородской области".

3.2.2.2. Наименование организации. Справочные данные.

Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов Губернатора, Правительства, органов исполнительной власти и их структурных подразделений.

Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта органа исполнительной власти.

3.2.2.3. Наименование вида документа.

Для каждого вида организационно-распорядительного документа Губернатора, Правительства, органа исполнительной власти используется бланк конкретного вида документа, на котором воспроизведено наименование вида документа (указ, постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и другие).

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем.

3.2.2.4. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (г. Нижний Новгород) указывается в бланках документов органа исполнительной власти, за исключением бланков писем.

3.2.2.5. Дата документа.

Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.

Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полное проставление даты, 1 октября 2005 года - словесно-цифровое проставление даты).

В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30 - 40 мм от верхнего края листа.

Дата документа проставляется службой ДОУ при регистрации документа.

3.2.2.6. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Правительстве.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

3.2.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается на документах - ответах под датой и номером документа - ответа.

3.2.2.8. Адресат.

Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения.

Наименование органа исполнительной власти, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:

 

Департамент транспорта

Нижегородской области

 

Директору

 

А.В. Зубареву

 

Если в качестве адресата выступает руководитель органа исполнительной власти (организации), то наименование органа исполнительной власти (организации) входит в наименование должности адресата, например:

 

Министру спорта и молодежной политики

Нижегородской области

 

В.В. Харитонову

 

При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

Если документ отправляют нескольким однородным организациям, то их следует указать обобщенно, например:

 

Руководителям органов

местного самоуправления

Нижегородской области

(по списку)

 

При адресации документа должностному лицу органа исполнительной власти наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: руководитель аппарата Правительства Нижегородской области - министр Правительства Нижегородской области.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов. Исходящие документы, в том числе инициативные, принимаются к отправке в случае отправления документа в один адрес - в 2-х экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен быть завизирован, в том числе указывается исполнитель с номером телефона.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания:

- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Например:

Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

 

Б. Черкасский пер., д.5/2

Москва, 103012

 

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации и в органы государственной власти Нижегородской области, должностным лицам органов государственной власти Нижегородской области, а также при переписке внутри структурных подразделений.

В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.

Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.

3.2.2.9. Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Министр экономики Нижегородской области

________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.0000

 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

 

 

УТВЕРЖДЕНО

 

приказом аппарата

Правительства Нижегородской области

от 16 марта 2005 года N 1505

3.2.2.10. Указания по исполнению документов.

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется на бланке резолюции или, в исключительных случаях, непосредственно на документе и содержит следующие реквизиты: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, регистрационный номер документа.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам - основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, срок исполнения в резолюции не указывается.

Резолюции Губернатора, исполняющего обязанности Губернатора оформляются на синих бланках (герб выполнен в цветном изображении); заместителей Губернатора - на синих бланках (герб выполнен в синем изображении); руководителей органов исполнительной власти, структурных подразделений органов исполнительной власти - на черно-белых бланках; формат бланков А6 (в редких случаях А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 3).

В отдельных случаях резолюция может оформляться на бланке письма ниже адресата или на свободном от текста месте.

3.2.2.11. Наименование документа.

Наименование документа (заголовок к тексту) - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк) и подготовленных на бумаге формата А5. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

 

ПРИКАЗ

 

Об изменении штатного расписания

 

"чего?" ("кого?"), например:

 

Должностной регламент главного бухгалтера

 

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бумаге формата А5, заголовок может не составляться, для документов, оформленных на бумаге формата А4 заголовок обязателен.

Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.

3.2.2.12. Текст документа.

Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы.

При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая".

При направлении документов в адрес руководителя организации допускается обращение в его адрес с использованием слова "господин", например:

 

Уважаемый господин Иванов!

или

Господин Иванов!

 

Текст может излагаться от первого лица множественного числа ("Просим Вас...", "Направляем..."), от третьего лица единственного числа ("Управление не возражает..."). В случае оформления письма на должностном бланке, текст излагается от первого лица единственного числа ("Прошу...", "Направляю ...").

В конце текста перед подписью возможно употребление выражения "С уважением" (слова пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы, допускается использование оборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

3.2.2.13. Отметка о наличии приложения.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

 

Приложение: на _____ л. в _____ экз.

 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

 

Приложение:

1. Копия распоряжения Правительства Нижегородской области от 16.10.2005 N 357-р "Об аппарате Правительства Нижегородской области" на 9 л. в 1 экз.

2. Справка о документообороте в аппарате Правительства Нижегородской области за IV квартал 2008 года на 5 л. в 2 экз.

 

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

 

Приложение:

название документа и наименование организации дата, номер всего на л. в экз.

 

Например:

Приложение:

письмо аппарата Правительства от 01.12.2008 N 304/3283/08-0-0 и приложение к нему, всего на 4 л. в 1 экз.

 

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:

 

Приложение:

на 5 л. в 2 экз. в первый адрес

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервал после текста документа.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 27 июля 2012 г. N 478 подпункт 3.2.2.14 пункта 3.2.2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.2.2.14. Подпись.

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке соответствующего документа, кроме "внутренней переписки", и сокращенное - на документе, оформленном на бланке. При использовании должностного бланка наименование должности не указывается, ставится личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

 

 

В.А. Иванов

 

Право подписывать документы имеет руководитель органа исполнительной власти или уполномоченного структурного подразделения органа исполнительной власти, а также уполномоченные лица.

Право вести переписку по определенным вопросам может быть делегировано руководителем другим должностным лицам.

Делегирование полномочий оформляется приказом о распределении обязанностей или доверенностью на выполнение определенных действий от имени органа исполнительной власти.

Если право подписи предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами.

Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке:

- с распорядительного документа соответствующим распорядительным документом;

- с письма, схемы, приложения, плана - служебным письмом.

3.2.2.14.1. Использование аналогов собственноручной подписи.

Факсимильное воспроизведение (факсимиле) подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается иметь Губернатору, заместителям Губернатора (при наличии согласия Губернатора), министрам (при наличии согласия заместителя Губернатора). При взаимодействии между вышеуказанными лицами факсимиле используется с письменного согласия сторон информационного обмена. Не допускается использование факсимиле на документах финансового, нормативного правового характера и служебной корреспонденции.

Оттиском клише с факсимиле подписи Губернатора разрешается заверять служебные документы, в том числе резолюции к документам, по его прямому указанию или по согласованию с руководителем аппарата Правительства Нижегородской области - министром Правительства Нижегородской области.

Оттиском клише с факсимиле подписей заместителей Губернатора разрешается заверять документы по их прямому указанию. Использование факсимиле заместителей Губернатора для резолюций к документам не допускается, право подписи на резолюциях, в случае отсутствия заместителя Губернатора, предоставляется министру, назначенному ответственным за блок в соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 9 сентября 2010 года N 1845-р "О координации деятельности органов исполнительной власти Нижегородской области в период отсутствия Вице-губернатора, первого заместителя Председателя Правительства Нижегородской области и заместителей Губернатора, заместителей Председателя Правительства Нижегородской области".

При необходимости систематического проставления факсимильной подписи порядок использования факсимиле руководителей органов исполнительной власти на служебных документах устанавливается правовым актом соответствующего органа исполнительной власти по согласованию с заместителем Губернатора, курирующим данный орган исполнительной власти. Копии правовых актов по вопросам использования факсимиле предоставляются в аппарат Правительства Нижегородской области для учета в работе со служебной корреспонденцией.

Перечень документов, при подготовке которых допускается использование факсимильной подписи:

- поздравительные адреса, открытки;

- поздравительные, приветственные и благодарственные письма;

- приглашения;

- извещения;

- служебные удостоверения;

- удостоверения к наградам;

- почетные грамоты;

- информационные письма.

3.2.2.15. Гриф согласования.

Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.

В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Вице-губернатор, первый заместитель

Председателя Правительства

Нижегородской области

Подпись В.А. Иванов

Дата

 

Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования.

Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: "Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата".

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.

В случае направления служебного письма в адрес Губернатора от органов исполнительной власти на документе обязательна виза заместителя Губернатора, курирующего соответствующий блок; в случае отсутствия заместителя Губернатора проставляется виза министра, назначенного ответственным за блок в соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 9 сентября 2010 года N 1845-р "О координации деятельности органов исполнительной власти Нижегородской области в период отсутствия Вице-губернатора, первого заместителя Председателя Правительства Нижегородской области и заместителей Губернатора, заместителей Председателя Правительства Нижегородской области". Второй экземпляр исходящего письма за подписью Губернатора обязательно визируется руководителем органа исполнительной власти, заместителем Губернатора, курирующим данный блок, и руководителем аппарата Правительства Нижегородской области - министром Правительства Нижегородской области.

В случае направления служебного письма по принципиальным вопросам (финансы, имущество, земля, кадры и т.д.) в адрес заместителя Губернатора Нижегородской области от неподведомственных ему органов исполнительной власти на документе рекомендуется виза заместителя Губернатора, курирующего данный блок.

Для сокращения сроков прохождения наградных документов, направляемых в адрес Губернатора представлений о награждении, визирование документов заместителями Губернатора, курирующими соответствующие блоки, не требуется, т.к. согласование со всеми заинтересованными лицами оформляется листом согласования после проведения юридической экспертизы документов управлением государственной гражданской и муниципальной службы аппарата Правительства Нижегородской области.

Если заместитель Губернатора соответствующего блока не согласен с позицией руководителя органа исполнительной власти, изложенной в документе, то он должен доложить Губернатору обе позиции по данному вопросу на решение Губернатора.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях. Грифы (визы) согласования правовых актов Губернатора и Правительства оформляются в соответствии с требованиями Регламента Правительства, раздел 3.

Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам для грифа согласования; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа или на его обороте.

3.2.2.16. Печать.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы.

Ведение Реестра печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых Губернатором, Правительством и органами исполнительной власти, возлагается на управление документационного обеспечения и контроля департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства Нижегородской области (далее - управление документационного обеспечения и контроля). Ведение учета печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых подведомственными учреждениями и (или) территориальными органами исполнительной власти, возлагается на соответствующие органы исполнительной власти.

3.2.2.17. Отметка о заверении копии документа.

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Отметка о заверении копии оформляется на обороте последнего листа документа и включает в себя указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать.

Заверительная надпись составляется по форме:

Подлинник документа находится в деле N ____________ за _________ г. аппарата Правительства Нижегородской области.

 

Верно

Главный специалист управления

государственной гражданской и муниципальной службы

аппарата Правительства

Нижегородской области Личная подпись Расшифровка подписи

 

Дата заверения копии

 

Заверительная надпись удостоверяется:

- для копий правовых актов Губернатора и Правительства - печатью протокольного отдела управления документационного обеспечения и контроля или печатью департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства Нижегородской области в зависимости от места хранения документов;

- для соглашений, включенных в Реестр договоров (соглашений) Правительства Нижегородской области, - печатью отдела правовой информации правового управления государственно-правового департамента Нижегородской области или печатью департамента организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства, в зависимости от места хранения документов; для иных соглашений - печатью органа, в котором хранятся подлинники соглашений;

- для служебных документов - штампами (печатями) с наименованием структурных подразделений.

3.2.2.18. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе на документах за подписью Губернатора проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа; на документах за подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию или фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя и номер его служебного телефона.

Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста в две строки.

3.2.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело", дата, подпись должностного лица, уполномоченного списать документ в дело.

3.2.2.20. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

3.2.2.21. Отметка о контроле документа.

Отметка о контроле документа может быть проставлена на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.2.2.22. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти содержит очередной регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

3.2.2.23. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

 

3.3. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации

 

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 21 июня 2016 г. N 375 пункт 3.3.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.1. В целях координации международных связей должностных лиц органов исполнительной власти Нижегородской области, органов исполнительной власти, а также обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж, представляются на согласование в департамент внешних связей Правительства Нижегородской области.

3.3.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем по требованиям международных стандартов ИСО (International Organization for Standardization).

Применение бланков производится в соответствии с требованиями, изложенными в Регламенте Правительства.

Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.

3.3.3. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила оформления:

3.3.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением телексной и телеграфной связи).

3.3.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна).

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.

3.3.3.3. Заголовок к тексту не составляется.

3.3.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом:

- при использовании должностного бланка указываются только имя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись;

- при использовании других бланков вначале указываются имя, отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись.

Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат".

3.3.3.5. Дата документа проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15 января 2005 года.

Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи.

3.3.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в Правительство, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...".

3.3.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.

3.3.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя.

При этом адрес может быть написан как на английском, так и на языке страны-адресата.

3.3.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через уполномоченный орган в сфере связи, нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс, международная телеграмма).

 

IV. Особенности оформления отдельных видов документов

 

4.1. Акты Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти (указы, постановления, распоряжения и др.)

 

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 31 августа 2016 г. N 595 в пункт 4.1.1 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1.1. Проекты правовых актов Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложения 4, 5, 6, 7).

Проекты актов Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти направляются на подпись при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути акта, обоснование необходимости принятия данного проекта, ссылки на нормативные документы, которые положены в основу разработки проекта, с указанием даты их принятия, номера и названия.

Проект акта имеет следующие реквизиты:

наименование вида акта - указ, распоряжение Губернатора, постановление, распоряжение Правительства, приказ (иная форма акта, предусмотренная положением об органе исполнительной власти) органа исполнительной власти;

дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15.07.2005; 15 июня 2005 года;

номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения Губернатора, Правительства через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.

Дата и номер указа, распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения Правительства располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа.

4.1.2. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов (на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов дата и номер), одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления Правительства области печатается с прописной буквы, центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения Губернатора, Правительства печатается с прописной буквы от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом.

Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14 кеглей полуторным интервалом.

Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую - в постановлениях, распорядительную - в распоряжениях.

Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами "Правительство Нижегородской области п о с т а н о в л я е т:", последнее слово печатается строчными буквами полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства, как правило, подразделяется на пункты, которые, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.3. Подпись должностного лица (исполнителя) отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из должности ("Губернатор"), личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия Губернатора). Слово "Губернатор" печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Губернатора печатаются на уровне слова "Губернатор" без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

4.1.4. Приложения к проектам актов (указов, постановлений и распоряжений) Губернатора, Правительства печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3 - 5 см.

Приложения к проектам актов (указов, постановлений и распоряжений) Губернатора, Правительства оформляются с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12 - 14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

4.1.5. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.

Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Приложение" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал).

Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения после слова "ПРИЛОЖЕНИЕ" дается ссылка на указ, постановление или распоряжение Губернатора, Правительства.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Правительства

Нижегородской области

от ___________ N ____

 

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

 

 

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Нижегородской области

от __________ N _____

 

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование приложения выделяется полужирным шрифтом. (Положение, Перечень, Список и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Правительства. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра на листе согласования к проекту постановления (распоряжения).

На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются на последнем листе каждого приложения.

4.1.6. Акты оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word (версия XP и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12 - 14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается.

При этом подготовка проектов актов (приложений к ним) может осуществляться в табличных редакторах с обязательной конвертацией перед их распечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор Microsoft Word.

Направлению на согласование с использованием автоматизированной системы согласования проектов правовых актов подлежат файлы, оформленные в текстовом редакторе Microsoft Word.

 

4.2. Поручения

 

Поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы. Поручениями оформляются решения оперативного характера по вопросам, связанным с деятельностью органов исполнительных власти, а также организационного и материально-технического обеспечения.

Проекты поручений готовят и вносят органы исполнительной власти по заданию Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора либо в инициативном порядке. Проекты поручений подлежат согласованию с лицами, указанными в поручениях. Согласование оформляется листом согласования в соответствии с требованиями раздела 2 Регламента Правительства.

Если в процессе согласования в проект поручения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

4.2.1. Поручения Губернатора оформляются на бланке поручений формата А4 (синий бланк, герб выполнен в цветном изображении).

Поручения заместителей Губернатора оформляются на бланке поручений формата А4 или А5 (синий бланк, герб выполнен в синем изображении).

Поручения печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.

Бланк поручения является бланком конкретного вида документа, а также бланком должностного лица и имеет следующие реквизиты:

автор (Губернатор, Вице-губернатор, заместители Губернатора);

наименование вида документа - поручение;

дата поручения оформляется цифровым способом;

номер поручения состоит из знака N и порядкового номера документа, присвоенного в автоматизированной информационной системе (далее - АИС) "Служебная корреспонденция".

Заголовок к поручению не составляется.

4.2.2. Поручение составляется в адрес конкретных должностных лиц.

При адресовании поручения членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти указываются инициалы и фамилия без указания должности, например:

Г.А. Суворову.

Если в качестве адресата выступает руководитель сторонней организации (органа государственной власти, или местного самоуправления), то наименование организации (органа) и должности входит в состав реквизита "адресат", например:

Начальнику ГУ МЧС России по Нижегородской области

А.А. Шиканову;

Если поручение направляется в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например:

Главам органов местного самоуправления муниципальных образований Нижегородской области.

Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия от наименования должности не отделяются.

4.2.3. Текст поручения отделяется от реквизита "адресат" тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочного интервала от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст поручения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной или состоять из одной распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не рекомендуется формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Если в тексте поручения фигурирует название органа исполнительной власти, необходимо в скобках указывать инициалы и фамилию руководителя данного органа исполнительной власти.

В случае, если поручение дается одновременно нескольким должностным лицам, последним пунктом поручения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль по исполнению поручения в целом, координация исполнения поручения и подготовка сводной информации для доклада Губернатору.

Текст поручения печатается на лицевой стороне бланка, излагается лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение и срока исполнения.

На оборотной стороне бланка при наличии приложений могут указываться рассылаемые документы с указанием их регистрационных номеров, дат, количества листов.

4.2.4. Подпись должностного лица отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Поручение подписывает должностное лицо, на бланке которого подготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

4.2.5. Поручения Губернатора, данные им лично или в ходе переговоров (встреч), оформляются в этот же или на следующий день (в зависимости от срока исполнения поручения, времени и места переговоров).

Подразделение (должностное лицо), получившее поручение или организовавшее совещание (переговоры), является ответственным за порядок оформления и прохождения поручения Губернатора в документообороте.

4.2.6. Поручениям Губернатора и заместителей Губернатора регистрационные номера присваиваются в АИС "Служебная корреспонденция".

4.2.7. Доклад об исполнении поручения Губернатора, подготовленный ответственным исполнителем - органом исполнительной власти, необходимо согласовывать с соответствующим заместителем Губернатора, в блоке которого находится данный орган исполнительной власти.

4.2.8. Поручения Губернатора исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента его подписания.

В исключительных случаях при необходимости продления срока исполнения поручения Губернатора, должностное лицо, которому дано поручение, до истечения срока представляет на имя Губернатора информацию с четко аргументированной просьбой о продлении срока исполнения. В информации должны указываться конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполнения поручения. Не допускается внесение проектов повторных поручений по невыполненным в установленный срок поручениям.

 

4.3. Оформление доверенности

 

Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Губернатора, органов исполнительной власти на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

4.3.1. Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа:

- бланк письма Губернатора используется при подписании доверенности Губернатором на представление интересов Губернатора или совершение каких-либо действий от его имени;

- бланк письма Правительства используется при подписании доверенности Губернатором на представление интересов Правительства или совершение каких-либо действий от имени Правительства;

- бланк письма органа исполнительной власти используется при подписании доверенности его руководителем на представление интересов органа исполнительной власти или совершение каких-либо действий от имени органа исполнительной власти.

4.3.2. Сведения, необходимые для указания в доверенности:

- заголовок "ДОВЕРЕННОСТЬ";

- дата выдачи и регистрационный номер;

- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия органа исполнительной власти, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Губернатора);

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись Губернатора (лица, исполняющего его обязанности) или руководителя соответствующего органа исполнительной власти;

- гербовая печать.

 

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 31 августа 2016 г. N 595 подраздел 4.4 раздела IV настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст подраздела в предыдущей редакции

4.4. Правовые акты министерств и иных органов исполнительной власти

 

4.4.1. Министерства и иные органы исполнительной власти в пределах своих полномочий издают правовые акты в форме приказов и (или) иных формах, предусмотренных положением об органе исполнительной власти (далее - акты органов исполнительной власти).

Приказ (распоряжение, решение, иные акты) - форма правового акта, предусмотренная положением об органе исполнительной власти издаваемого органами исполнительной власти (министерствами, комитетами и др.), который может содержать нормы права непосредственно или утверждать подзаконные нормативные правовые акты (регламент, правила (порядки), положения, инструкции), а также оформлять решения вопросов организационно-распорядительного характера, установление, изменение или прекращение трудовых отношений.

4.4.2. Акты органов исполнительной власти оформляются на соответствующих бланках установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером от 12 до 14 кеглей и имеют следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти;

наименование вида акта органа исполнительной власти - приказ, распоряжение, решение и др.;

дата и номер акта органа исполнительной власти - указанные реквизиты печатаются центрованным способом;

дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера акта, например:

15 июня 2008 года N 21; 03.07.2008 N 44

4.4.3. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста акта органа исполнительной власти. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано.

Например:

"О командировании работников министерства в ...".

4.4.4. Текст акта органа исполнительной власти отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается одинарным или полуторным интервалом.

Текст акта органа исполнительной власти печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта органа исполнительной власти.

Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если акт органа исполнительной власти издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами вразрядку от левой границы текстового поля (приложение 8).

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляет служба ДОУ.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением акта.

В акте органа исполнительной власти не следует включать пункт "довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится акт органа исполнительной власти, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом акта органа исполнительной власти.

Если акт органа исполнительной власти отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный акт органа исполнительной власти или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами "Признать утратившим силу ..."; "пункт ...исключить"; "пункт ...изложить в следующей редакции "..."; "дополнить пункт абзацем следующего содержания "...".

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра на листе согласования согласно установленным реквизитам для визы согласования.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Правовые акты органов исполнительной власти подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Руководитель органа исполнительной власти в соответствии с положением об органе исполнительной власти вправе издать соответствующий приказ (акт иной формы) о наделении первого заместителя руководителя, заместителя руководителя органа полномочиями по подписанию актов органа исполнительной власти, не имеющих нормативного правового характера, в порядке распределения обязанностей между своими заместителями.

Приложения к акту органа исполнительной власти визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа.

Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения согласно установленным реквизитам для визы согласования.

4.4.5. Акт органа исполнительной власти, подготовленный совместно с другими органами или организациями, печатается на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием наименования каждого из органов, которыми принят акт органа исполнительной власти, и подписываются должностными лицами или лицами, уполномоченными подписывать соответствующие документы.

При оформлении совместного акта органов исполнительной власти:

наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности;

наименование вида документа - располагается центровано;

дата совместного акта органа исполнительной власти - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центровано;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов исполнительной власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

 

4.5. Положение, правила, инструкция, регламент

 

Положение - система правовых норм, детально регламентирующих правовой статус, организацию, порядок деятельности органов государственной власти области, организаций и учреждений области, а также определяющих основы их взаимоотношений с другими органами, организациями, учреждениями и гражданами.

Правила (порядок) - система правовых норм, определяющих поведение граждан, иных субъектов права в той или иной сфере общественных отношений, порядок организации какого-либо вида деятельности.

Инструкция - документ, которым регулируется порядок осуществления какой-либо деятельности.

Регламент - система правовых норм, определяющих порядок деятельности органа исполнительной власти.

Понятия "Положение", "Регламент", "Правила", "Инструкция" применяется в соответствии с Законом Нижегородской области от 10 февраля 2005 года N 8-З "О нормативных правовых актах в Нижегородской области".

Положение, правила, инструкция, регламент применяются как акты, утверждаемые органом исполнительной власти, и оформляются путем издания правового акта об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

4.5.1. Положение (правила, инструкция, регламент) могут оформляться на общем бланке органа исполнительной власти или на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером от 12 до 14 кеглей.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и др.

При использовании общего бланка органа исполнительной власти для утверждения положения (правил, инструкции, регламента) заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными общими бланками документов. Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано.

4.5.2. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в приложении 9.

 

4.6. Протокол

 

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 14 января 2016 г. N 5 в пункт 4.6.1 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.6.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Протокол заседания (совещания) под председательством Губернатора направляется на подпись Губернатору в 3-дневный срок после проведения заседания (совещания) органом исполнительной власти Нижегородской области, подготовившим и проводившим совещание, с визой Вице-губернатора или заместителя Губернатора, курирующих орган исполнительной власти Нижегородской области, и согласованного с должностными лицами, которым в протоколе заседания (совещания) даны поручения. Согласование протокола заседания (совещания) осуществляется указанными должностными лицами в течение 1 рабочего дня после проведения заседания (совещания).

4.6.2. Протоколы оформляются на общих бланках органов исполнительной власти или на стандартных бланках протоколов.

4.6.3. Протокол имеет следующие реквизиты:

- герб Нижегородской области;

- наименование органа исполнительной власти (в случае оформления на общем бланке);

- наименование вида документа (протокол) - слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman Cyr размером 16 кеглей, центровано;

- дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. В протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания;

- номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства, оперативных совещаний, комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

- место проведения заседания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер";

- гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению);

- заголовок - вид заседания, совещания и др. отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже;

- текст;

- подписи.

Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и включают наименование "Председатель", "Секретарь", личные подписи и расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

4.6.4. Протоколы могут быть полными (приложение 10) и содержать кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими (приложение 11) - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения. Может быть оформлена выписка из протокола (приложение 12). В стенограммах - весь ход заседания записывается дословно.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

4.6.4.1. Во вводной части полного протокола указываются председатель заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы; секретарь заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы; присутствующие на заседании (совещании), должности, фамилии (в алфавитном порядке) и их инициалы.

Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1 - 2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы (через одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Решили (прописными буквами).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Полный протокол подписывается председателем и секретарем.

4.6.4.2. Во вводной части краткого протокола указываются председатель заседания (совещания), его должность, фамилия и инициалы; присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке.

Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобках указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Краткий протокол подписывается председателем. На обороте последнего листа краткого протокола указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

4.6.4.3. Протоколам присваиваются порядковые номера в соответствии с п. 4.6.3 настоящей Инструкции.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти.

Оформленные протоколы заседаний Правительства, оперативных совещаний Губернатора, разовых совещаний под председательством Губернатора регистрируются в управлении документационного обеспечения и контроля.

Оформленные протоколы заседаний постоянных совещаний, комиссий, советов, коллегий, комитетов и т.д. под председательством Губернатора регистрируются в органах, ответственных за функционирование данного направления деятельности.

Протоколы совещаний Вице-губернатора, заместителей Губернатора регистрируются в соответствующих отделах заместителей Губернатора.

Ведение и регистрация протоколов совещаний у руководителей органов исполнительной власти осуществляется в соответствующих органах.

 

4.7. Служебная переписка

 

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи. В зависимости от содержания и назначения письма могут быть: инструктивными, гарантийными, информационными, методическими, благодарственными, поздравительными, рекламными, есть также письма-просьбы, письма-извещения, письма-приглашения и т.д.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. В зависимости от автора, характера содержания телеграммы могут быть составлены в виде поручений.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью, в соответствии с действующим законодательством.

4.7.1. Служебные письма.

4.7.1.1. Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными.

Письма оформляются на специальных бланках - бланках письма (приложение 1, 2) и печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей (приложение 13).

В органах исполнительной власти используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов.

4.7.1.2. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

герб Нижегородской области;

наименование органа исполнительной власти;

справочные данные об организации;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись;

отметка об исполнителе;

визы согласования документа;

идентификатор электронной копии документа.

Порядок заполнения реквизитов служебных писем изложен в п. 3.2 настоящей Инструкции.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу служебного письма, являются:

- наименование организации (должностного лица) - автора документа,

- дата документа,

- регистрационный номер документа,

- ссылка на дату и регистрационный номер (при подготовке письма-ответа),

- адресат,

- текст,

- подпись,

- печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

4.7.1.3. Порядок оформления служебных писем.

В органах исполнительной власти для оформления служебных писем используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Угловые и продольные бланки писем равнозначны, выбор одного из вариантов зависит от характера письма.

Бланки писем используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Бланки писем Губернатора являются бланками строгой отчетности, хранятся и учитываются в департаменте организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: "Адресат", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" и др. отделяются друг от друга межстрочными интервалами (см. пункт 3.2.).

Заголовок письма должен кратко и точно отражать содержание текста письма и отвечать на вопрос "о чем". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками писем с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал центровано.

4.7.1.4. Требования к текстам служебных писем.

Текст служебного письма, как правило, начинается с обращения к адресату. Принципами выбора формы обращения являются:

- общественная позиция адресата в соотношении с позицией автора письма;

- степень знакомства, характер отношений;

- официальность/неофициальность ситуации общения;

- этикетные разрешения, действующие согласно протоколам.

При печатании обращение выравнивается по центру и отделяется от текста письма одним полуторным интервалом.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во второй части письма (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение);

- от третьего лица единственного числа (министерство считает возможным; министерство не возражает);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к адресату.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц. Однако, несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

Если текст служебного письма не превышает 5 - 7 строк, то можно использовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочный интервал, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовленных к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

4.7.1.5. При оформлении совместного письма:

- наименования органов исполнительной власти (организаций) располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности;

- дата совместного письма - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

- подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне или в порядке подчиненности.

Право подписи служебных писем устанавливается в положениях об органах исполнительной власти, в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документов при отсутствии должностных лиц.

4.7.1.6. Согласование служебных писем.

Второй экземпляр исходящего письма органа исполнительной власти (копия) представляется в службу ДОУ при наличии следующих виз (согласований):

- исполнителя;

- руководителя структурного подразделения.

Экземпляр исходящего письма (копия) за подписью Губернатора, остающийся в деле, должен быть завизирован соответственно непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона), руководителем органа исполнительной власти и заместителем Губернатора, курирующим соответствующий блок.

При подготовке служебных писем на имя Губернатора (внутренняя переписка) необходимо визирование документов заместителем Губернатора, в чьем блоке находится орган исполнительной власти, направляющий письмо.

При подготовке руководителем органа исполнительной власти инициативного документа в адрес Губернатора, виза заместителя Губернатора соответствующего блока обязательна.

В случае отсутствия заместителя Губернатора (отпуск, командировка и т.д.) визирование документов осуществляется в соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 9 сентября 2010 года N 1845-р "О координации деятельности органов исполнительной власти Нижегородской области в период отсутствия Вице-губернатора, первого заместителя Председателя Правительства Нижегородской области и заместителей Губернатора, заместителей Председателя Правительства Нижегородской области".

В случае необходимости служебные письма проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами органов исполнительной власти.

Возникшие замечания по подготовленным письмам за подписью Губернатора устраняются, как правило, в рабочем порядке. Если замечания носят принципиальный характер, виза оформляется следующим образом:

"Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

Если заместитель Губернатора, соответствующего блока, не согласен с позицией руководителя органа исполнительной власти, то он может доложить Губернатору обе позиции по данному вопросу на решение Губернатора.

4.7.2. Телеграммы.

Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в 2-х экземплярах.

Телеграммы категории "правительственная" подписываются Губернатором, заместителями Губернатора, руководителем аппарата Правительства - министром Правительства. Телеграммы без категории подписываются руководителями органов исполнительной власти.

Категория "правительственная" указывается в верхнем правом углу, перед текстом под словом "Телеграмма".

Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес (Куда) (Кому)

Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

 

Москва, ул. Короленко, 8

или

Санкт-Петербург 15 "Восход"

 

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

 

Елец Липецкой

Заволжье Нижегородской, Клин Московской

 

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом:

 

Правительству Забайкальского края

или

Правительству Вологодской области

 

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

 

"Губернатору Свердловской области инициалы, фамилия"

 

или А.И. ИВАНОВУ

 

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

 

Главам администраций городских округов Нижегородской области

 

При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах реквизит "подпись" должен быть дополнен заверительной записью и печатью организации.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

 

Уважаемый ___________________________!

 

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов.

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

На поздравительных телеграммах допускается воспроизведение факсимильной подписи.

Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочными интервалами ниже реквизита "Подпись" и состоят из индекса подразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа исполнительной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Виза. На втором экземпляре телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку, контактный телефон исполнителя.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

 

V. Организация документооборота и исполнения документов

 

5.1. Организация документооборота

 

Движение документов в органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними в органах исполнительной власти, определяются настоящей Инструкцией, Регламентом Правительства и другими нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства, а также положениями об органах исполнительной власти должностными регламентами их работников; инструктивно-методическими письмами.

5.1.1. В документообороте органов исполнительной власти, в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация;

- нормативно-правовая документация (распорядительные документы).

В составе вышеназванных документопотоков, в свою очередь, могут выделяться конкретные группы документов. Например, в составе входящей документации могут выделяться:

- документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;

- документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

- обращения граждан;

- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

- документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;

- документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

 

5.2. Организация доставки и отправки документов

 

В органах исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи электросвязи и специальной связи службами ДОУ.

5.2.1. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресации и целостность упаковок.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.

5.2.2. Все конверты с поступившими документами вскрываются, кроме конвертов с надписью "В конкурсную комиссию управления по организации конкурсов и аукционов Нижегородской области" и конвертов и посылок из управления Президента Российской Федерации по государственным наградам.

5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется правильность адресации и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения.

При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в управлении по документационному обеспечению и контролю, другой приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись "Документ получен в поврежденном виде".

Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Сотрудники органов исполнительной власти, занятые на приеме входящей корреспонденции (далее - сотрудники службы ДОУ), должны обращать внимание на внешний вид и оформление почтовых отправлений (конверты, упаковка посылок, бандеролей) и внутреннее содержание почтовых отправлений после их вскрытия.

Почтовое отправление может быть признано подозрительным в следующих случаях:

- отсутствие обратного адреса или его явная надуманность;

- использование самодельных упаковок для почтовых отправлений;

- наличие каких-либо звуков внутри почтового отправления (тиканье, свист, шипение, жужжание);

- наличие посторонних запахов;

- несоответствие оттиска календарного штемпеля на конверте наименованию населенного пункта в обратном адресе;

- отметки на почтовых отправлениях: "лично", "конфиденциально";

- наличие надписей на почтовых отправлениях, носящих угрожающий характер или выполненных печатными буквами от руки, на наклейках или из вырезанных букв, а также сделанных явно измененным почерком;

- отсутствие сопроводительного письма в почтовом отправлении (посылка, бандероль);

- наличие во вложении почтового отправления продуктов питания, жидкостей, бакалейных товаров и т.п.;

- присутствие следов порошка и др.

Сотрудникам службы ДОУ в случае обнаружения подозрительного внешнего вида почтового отправления необходимо:

- не вскрывая упаковки почтового отправления и не покидая помещения, немедленно доложить об обнаружении подозрительного почтового отправления своему непосредственному руководителю;

- руководителю службы ДОУ после получения доклада от сотрудника необходимо сообщить о происшествии вышестоящему руководству и в управление по обеспечению экономической безопасности, взаимодействию с правоохранительными органами и мобилизационной подготовке аппарата Правительства (далее - Управление по обеспечению экономической безопасности);

- до прибытия специалистов Управления по обеспечению экономической безопасности оставить подозрительное почтовое отправление в закрытом помещении, где оно было обнаружено, поместив его в полиэтиленовый пакет и завязав подручным материалом;

- составить акт обнаружения подозрительного почтового отправления в случае необходимости (решение руководителя службы ДОУ):

- выключить принудительную вентиляцию помещения, закрыть окна, фрамуги, форточки, двери;

- прекратить доступ в помещение других сотрудников;

- перейти в другое помещение, тщательно вымыть руки с мылом.

По прибытии сотрудников Управления по обеспечению экономической безопасности специалисты службы ДОУ передают упакованное подозрительное почтовое отправление вместе с актом для исследования под расписку. В расписке указываются дата, время, должность и фамилия лиц, обнаруживших и принявших подозрительное почтовое отправление.

При возврате почтового отправления сотрудниками Управления по экономической безопасности после проверки в орган исполнительной власти, сотрудники службы ДОУ регистрируют данное отправление днем возврата (как поступившее).

5.2.4. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в аппарат Правительства осуществляется в соответствии с графиком курьерских маршрутов под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося).

Документы передаются в структурные подразделения в день их учета, а имеющие пометку "Срочно", "Вручить немедленно" незамедлительно.

5.2.5. Отправка документов из аппарата Правительства производится после регистрации исходящего документа с введением в АИС электронного образа документа, заверенного электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП).

Регистрация исходящего документа в АИС "Служебная корреспонденция" осуществляется:

- при наличии на бумажном экземпляре отметки с названием и датой файла;

- при наличии данного файла, подписанного ЭЦП, в сетевой папке по подведомственности;

- при подтверждении достоверности ЭЦП данного файла. За достоверность ЭЦП отвечает исполнитель.

Служебные документы, адресованные согласно резолюциям органам исполнительной власти и иным органам, обрабатываются в управлении по документационному обеспечению и контролю; корреспонденция должна забираться сотрудниками органов исполнительной власти и иных органов не реже 1 раза в день.

При отправке корреспонденции управлением по документационному обеспечению и контролю проверяется наличие:

- адреса с индексом;

- исходящего номера;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

5.2.6. Исходящие документы принимаются к отправке в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один экземпляр и копия электронного образа документа, заверенного ЭЦП.

Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, должен быть завизирован соответственно заместителем Губернатора, курирующим соответствующий блок, руководителем органа исполнительной власти, а также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона).

Исходящие документы передаются для отправки полностью оформленными.

5.2.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностью оформленными. Служба ДОУ направляет адресату первый экземпляр (оригинал) письма, подписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются).

Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркирование конвертов, составление списка документов заказной корреспонденции, сдачу в отделение связи.

Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе.

Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются в структурное подразделение.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительные документы и организационно-распорядительные документы органов исполнительной власти. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.

Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку (конвертирование), адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение связи.

Заказная корреспонденция, корреспонденция, направляемая в адрес иностранных организаций, сдается на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в управлении по документационному обеспечению и контролю. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление указанной корреспонденции, подшивается в службе ДОУ.

5.2.8. При отправке заказной и отправляемой службой фельдсвязи корреспонденции заполняются расписки и реестры. Отправка корреспонденции депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с реестрами.

5.2.9. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются исполнителем с учетом функционирующих в органе исполнительной власти технических и программных средств.

5.2.10. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам.

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Первый экземпляр телеграммы передается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.

5.2.11. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

5.2.12. Телефонограмма подписывается руководителем органа исполнительной власти. После регистрации телефонограммы по месту подписания, она передается адресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в службу ДОУ.

5.2.13. Телефонограммы, адресованные руководителю органа исполнительной власти, принимаются и регистрируются секретарями приемных, незамедлительно докладываются и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.

5.2.14. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер телефонограммы, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилия передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.

5.2.15. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи электронных сообщений в адрес Губернатора, а также информации как внутри органов исполнительной власти области, так и организациям (организациями), а также гражданам, имеющим соответствующие программные средства.

При работе с электронной почтой должны использоваться официальные электронные адреса.

Перечень единых официальных электронных адресов органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Нижегородской области утверждается распоряжением Губернатора.

5.2.16. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

5.2.17. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

5.2.18. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

5.2.19. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.

5.2.20. Оригинал принятой факсограммы передается руководителю подразделения (либо его заместителю) для дальнейших указаний по исполнению документа.

В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.

5.2.21. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 14) или регистрируются в базах данных единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД). Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела.

5.2.22. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), факсограмм, за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

5.2.23. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

 

5.3. Регистрация документов

 

Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Поступившие документы учитываются и распределяются на подлежащие и неподлежащие регистрации (приложение 15).

5.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.3.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления (учета - для обращений граждан), создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче документа, зарегистрированного в аппарате Правительства, из одного подразделения в другое или в другой орган исполнительной власти (по подведомственности) регистрационный номер аппарата Правительства и дата регистрации сохраняются.

5.3.3. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по кадрам, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

5.3.4. Регистрация документов в аппарате Правительства осуществляется в управлении документационного обеспечения и контроля:

- входящих документов, адресованных Губернатору, Вице-губернатору и заместителям Губернатора;

- исходящих документов, подготовленных за подписями Губернатора, Вице-губернатора и заместителей Губернатора.

Структурные подразделения аппарата Правительства, органы исполнительной власти регистрируют документы, адресованные им, самостоятельно.

5.3.5. Регистрация служебной корреспонденции осуществляется в АИС "Служебная корреспонденция"; регистрация писем и обращений граждан ведется отдельно от служебной документации - в АИС "Обращения граждан".

При регистрации созданного документа обязательным является корректное заполнение полей в АИС "Служебная корреспонденция" и прикрепление к регистрационной карте электронного образа данного документа, достоверность которого подтверждает электронная цифровая подпись ответственного сотрудника.

В случае отсутствия вложения, заверенного ЭЦП, документ может быть возвращен исполнителю для его доработки.

При поступлении в службу ДОУ электронной версии документа через АИС "Служебная корреспонденция" до получения оригинала документа на бумажном носителе, при корректности заполнения отправителем всех необходимых полей электронной карточки и положительного результата проверки электронной цифровой подписи отправителя, такой документ регистрируется в тот же день. Распечатанная копия такого документа с пометкой ответственного сотрудника "Заверено ЭЦП. Число. Подпись" используется в работе наряду с оригиналом документа на бумажном носителе. В таком случае повторной регистрации оригинала документа на бумажном носителе не требуется - на нем проставляется номер уже зарегистрированного электронного документа.

Моментом регистрации документа (в том числе и обращения гражданина) считается момент фиксации факта поступления документа путем внесения регистрационных данных о документе в АИС и проставления на документе даты и регистрационного номера. На документе проставляется номер, в точности совпадающий с номером, присвоенным документу АИС. Не допускается изменять в номере документа какие-либо символы (например, проставлять вместо дефиса косую черту и др.).

После присвоения регистрационного номера входящий документ, поступивший из сторонней организации, обрабатывается методом поточного сканирования, электронный образ документа автоматически помещается в регистрационную карту документа, в закладку "Вложения".

Сроки регистрации поступающих служебных документов в аппарате Правительства определяются с учетом сроков поступления документов (пункты 6.1.6 - 6.1.8 Регламента Правительства).

Документы, поступившие в управление документационного обеспечения и контроля до 13-00, регистрируются и направляются на исполнение в тот же рабочий день; документы, поступившие после 13-00, регистрируются и направляются на исполнение на следующий рабочий день, кроме срочных документов; заявки и пакеты документов на рассмотрение инвестиционного совета при Губернаторе, поступившие в сектор приема инвестиционных заявок управления документационного обеспечения и контроля до 15-00 регистрируются в тот же рабочий день, поступившие после 15-00 регистрируются следующим рабочим днем. Обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в орган исполнительной власти.

5.3.6. Регистрационный номер документа состоит из индекса органа исполнительной власти по классификатору органов исполнительной власти и их структурных подразделений, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа исполнительной власти, может дополняться индексом структурного подразделения органа, индексом дела по номенклатуре дел и др.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком дефиса, год - косой чертой.

На поступивших документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа (либо на свободном от текста месте) документа проставляется отметка (штамп, стикер со штрих-кодом) с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера.

5.3.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания АИС устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

 

5.4. Порядок рассмотрения документов Губернатором, руководством органов исполнительной власти и доведения документов до исполнителей

 

5.4.1. Документы передаются в установленном порядке на рассмотрение Губернатору, Вице-губернатору, заместителям Губернатора, руководителям органов исполнительной власти только после регистрации документов. После рассмотрения документов Губернатором, Вице-губернатором, заместителями Губернатора, руководителями органов исполнительной власти документы направляются для исполнения в подразделения только через службу ДОУ.

5.4.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через службу ДОУ с отметкой о получении документа ответственным лицом.

5.4.3. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение органа исполнительной власти (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ соответствующего органа.

5.4.4. В структурных подразделениях органа исполнительной власти учет поступления документов ведется в автоматизированном режиме, в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналах установленной формы.

5.4.5. Руководитель органа исполнительной власти дает указания по организации исполнения документов, оформляя их на бланке должностного лица (резолюции).

Проекты резолюций Губернатора готовит департамент организационного обеспечения деятельности и работы с документами; Вице-губернатора, заместителей Губернатора - соответствующие отделы заместителей Губернатора; руководителей органов исполнительной власти - соответствующие службы ДОУ.

После рассмотрения руководителем документы возвращаются в службу ДОУ для внесения поручений по исполнению документов в АИС.

Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся службой ДОУ в АИС. Резолюции, поступившие в службу ДОУ после 16 часов, заносятся в АИС "Служебная корреспонденция" на следующий день. Затем документы передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя органа исполнительной власти.

5.4.6. В резолюции может быть установлен конкретный срок (календарная дата) исполнения документа, а также указания "незамедлительно", "весьма срочно", "срочно", "оперативно", где исполнение осуществляется в установленном Регламентом Правительства порядке и сроки.

Если для исполнения документа устанавливается срок более 30 дней, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в течение 30-ти календарных дней, считая от даты первичной регистрации документа. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то документ исполняется в указанные в документе сроки.

5.4.6.1. В случае получения документа не по подведомственности, письмо о переадресации документа направляется в адрес должностного лица, подписавшего поручение.

5.4.6.2. Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер и требует дополнительной проработки, превышающей установленный срок рассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ автору обращения.

5.4.6.3. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации (свод) является лицо, указанное в поручении первым. Ответственный исполнитель и соисполнители организуют свою работу в соответствии с пунктом 7.7.2 Регламента Правительства.

В соответствии с указанием по исполнению документа подлинник документа направляется ответственному исполнителю, соисполнителю направляются копии документа (изготовление копий документа для рассылки исполнителям является функцией службы ДОУ).

Служба ДОУ контролирует прохождение документов и информирует об этом руководителя органа исполнительной власти.

5.4.7. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа исполнительной власти ведется службой ДОУ в АИС.

5.4.8. Служба ДОУ регулярно составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю органа исполнительной власти о состоянии работы с документами.

5.4.9. Исполненные документы передаются исполнителями для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней.

5.4.10. Списание документа в дело осуществляется руководителем, которому адресовано поручение, либо уполномоченным им сотрудником.

 

5.5. Печатание, размножение и учет количества документов

 

5.5.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы, письма, инструкции, отчеты и др.) печатаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти, подготовивших соответствующий проект документа.

5.5.2. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные, подписанные или завизированные.

Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, завизированный руководителем подразделения.

Документы, подлежащие копированию согласно полученным резолюциям Губернатора и его заместителей, размножаются в службе ДОУ следующим образом:

- весь комплект документов поступает основному (первому) исполнителю;

- исполнителю, отмеченному знаком (+) или "для сведения", документы отправляются без приложений.

5.5.3. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

5.5.4. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учет количества документов может проводиться по органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме.

5.5.5. Порядок заверения копий документов.

5.5.5.1. Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Органы исполнительной власти могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Заверенные копии выдаются с письменного разрешения начальника структурного подразделения.

Кроме того, копии документов могут быть изготовлены с официальных копий постановлений, распоряжений, указов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, присланных в аппарат Правительства Нижегородской области.

Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

5.5.5.2. Органы исполнительной власти выдают по заявлениям юридических и физических лиц копии документов, исходящих от этих органов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним юридических и физических лиц.

5.5.5.3. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью).

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

5.5.5.4. Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия".

Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

В случаях изготовления копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

5.5.5.5. При заверении соответствия копии документа подлиннику на обороте последнего листа документа проставляют заверительный штамп или заверительную надпись в соответствии с пунктом 3.2.2.17. "Отметка о заверении копии документа" настоящей Инструкции.

5.5.5.6. Если копия документа изготовлена на двух и более листах, заверение копии оформляется следующим образом:

- листы копии сшиваются на 3 прокола;

- на последнем листе копии место скрепления ниток заклеивается ярлыком с надписью: "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов; должность и подпись"; на ярлыке расписывается сотрудник, изготовивший копию документа;

- печать проставляется, захватывая часть последнего листа копии;

- заверительная надпись проставляется на обороте последнего листа копии.

5.5.5.7. Право заверять копии документов оговаривается в положении о структурном подразделении органа исполнительной власти и закрепляется в должностном регламенте сотрудника.

5.5.5.8. При рассылке документов, имеющих правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), копии документов следует заверять печатью того структурного подразделения, в котором находится подлинник документа.

Для внутреннего пользования (заверение копий, растиражированных ОРД) документы заверяются специалистом службы ДОУ. Для заверения достаточно простой печати без указания должности, подписи и даты.

При передаче такого документа с простой печатью на исполнение в различные структурные подразделения и органы исполнительной власти достаточно снять копии с документа по числу исполнителей. Дополнительного заверения копии в данном случае не требуется.

5.5.5.9. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов юридических и физических лиц.

 

5.6. Работа исполнителей с документами

 

5.6.1. Руководители структурных подразделений органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

5.6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно следующими подразделениями:

- с резолюцией Губернатора - управлением по документационному обеспечению и контролю;

- с резолюцией заместителей Губернатора - соответствующими отделами заместителей Губернатора;

- с резолюцией руководителей органов исполнительной власти - сотрудниками служб ДОУ органов исполнительной власти.

5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителям органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель по рассылке.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти.

5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов организации.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

При подготовке документов на имя Губернатора необходимо визирование документов заместителем Губернатора, в чьем блоке находится орган исполнительной власти.

 

5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов

 

5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Законодательного Собрания области, а также на обращения комитетов и комиссий Законодательного Собрания области осуществляется в соответствии с законодательством области.

5.7.2. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5.7.3. В структурных подразделениях органа исполнительной власти по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

5.7.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

 

5.8. Работа с обращениями граждан

 

5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан и их централизованного учета осуществляется управлением документационного обеспечения и контроля (в органах исполнительной власти - службой ДОУ).

Обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора и его заместителей, регистрируются управлением документационного обеспечения и контроля, устные обращения граждан в адрес Губернатора и его заместителей рассматриваются во время личных приемов граждан с регистрацией в приемной Губернатора и Правительства Нижегородской области управления документационного обеспечения и контроля. Регистрации подлежат все обращения граждан независимо от способа их доставки, передачи или создания, в том числе поступающие посредством электронной почты и через Интернет-сайты.

5.8.2. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмами в соответствующие органы исполнительной власти, в ведении которых находятся поставленные вопросы. Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Нижегородской области от 7 сентября 2007 года N 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области".

5.8.3. Поступившие в органы исполнительной власти обращения граждан регистрируются службами делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами и рассматриваются в срок не более 30 календарных дней с момента регистрации обращения.

В обращении, поступившем в форме электронного документа, гражданин, в обязательном порядке, указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме или направить их в письменном виде.

5.8.4. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении (в соответствии с резолюцией - на бланке должностного лица или бланке структурного подразделения с подписью руководителя в формате изображения PDF), или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.8.5. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

 

5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП)

 

5.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).

К документам ДСП не могут быть отнесены:

- нормативные правовые акты Губернатора и Правительства, затрагивающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации, а также устанавливающие правовой статус организаций;

- документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц и решения по ним;

- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

- документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

5.9.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (ДСП) определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если документ отнесен к категории "ДСП", вся переписка по вопросу оформляется с грифом "ДСП". В случае простановки на приложении отметки "ДСП" - весь пакет документов приобретает статус ДСП.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов к ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

Руководитель органа исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет:

- порядок передачи документов ДСП другим органам и организациям;

- порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации;

- организацию защиты документов ДСП.

Необходимость снятия грифа "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Решение о снятии грифа "ДСП" оформляется протоколом заседания экспертной комиссии органа исполнительной власти. Гриф погашается штампом или записью от руки с указанием номера и даты протокола, послужившим основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью сотрудника, занимающегося учетом и хранением документов.

5.9.3. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку ДСП, решение об ознакомлении заявителя принимает руководитель соответствующего органа исполнительной власти, структурного подразделения.

За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

В случае ликвидации органа исполнительной власти решение о дальнейшем использовании документов с отметкой ДСП принимает ликвидационная комиссия.

5.9.4. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.

Документы ДСП:

- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

- учитываются, как правило, отдельно от несекретных документов. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

В аппарате Правительства прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется службами делопроизводства в АИС "Служебная корреспонденция", при этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет с другими несекретными документами.

5.9.5. Документы с отметкой ДСП:

- передаются работникам подразделений под расписку;

- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения;

- хранятся в сейфах или металлических шкафах.

5.9.6. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" сотрудникам структурных подразделений органов исполнительной власти осуществляется под расписку.

5.9.7. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.9.8. Проверка наличия документов ДСП проводится не реже 1 раза в год экспертной комиссией с привлечением работников, ответственных за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

5.9.9. О фактах утраты документов ДСП ставится в известность руководитель органа исполнительной власти и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

5.9.10. Уничтожение дел и документов с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту с отметкой в учетных формах.

 

5.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

 

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 21 июня 2016 г. N 375 пункт 5.10.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.10.1. Органом, координирующим деятельность и оказывающим содействие органам исполнительной власти Нижегородской области в осуществлении прав на международные и внешнеэкономические связи, является департамент внешних связей Правительства Нижегородской области.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 21 июня 2016 г. N 375 пункт 5.10.2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.10.2. Документы, поступившие из-за рубежа в адрес Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, Вице-губернатора Нижегородской области, заместителей Губернатора Нижегородской области на иностранном языке, передаются службой ДОУ в департамент внешних связей Правительства Нижегородской области для подготовки перевода и аннотации на поступившие документы.

Департаментом внешних связей Правительства Нижегородской области осуществляется перевод официальных писем, сопроводительных писем с целью понимания сути обращения.

Подготовленные документы передаются в соответствующие службы ДОУ для дальнейшей работы в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Перевод корреспонденции на иностранном языке, адресованной конкретным органам исполнительной власти Нижегородской области и их представителям, организуется органами исполнительной власти самостоятельно.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 21 июня 2016 г. N 375 пункт 5.10.3 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.10.3. Органы исполнительной власти направляют проекты писем за подписью Губернатора, членов Правительства, руководителей органов исполнительной власти, их заместителей по вопросам осуществления международных и внешнеэкономических связей, адресованные руководителям зарубежных государств, руководителям органов власти зарубежных государств и субъектов зарубежных государств, мэрам зарубежных городов, представителям органов управления международных организаций, руководителям зарубежных дипломатических миссий и представительств, зарубежным общественным и политических деятелям, руководителям органов исполнительной власти Российской Федерации, дипломатических представительств Российской Федерации за рубежом, торговых представительств Российской Федерации за рубежом на визирование в департамент внешних связей Правительства Нижегородской области.

Письма в адрес руководителей зарубежных компаний вносятся на визирование департамента внешних связей Правительства Нижегородской области, если они направляются за подписью Губернатора Нижегородской области, Вице-губернатора Нижегородской области, заместителей Губернатора Нижегородской области.

Департамент внешних связей Правительства Нижегородской области проводит экспертизу проектов писем на предмет соответствия реквизитов письма (должность, ФИО адресата, обращение), соблюдения правил и норм ведения международной деловой и дипломатической переписки, учета особенностей межкультурной коммуникации и содержания письма на предмет соблюдения полномочий субъекта Российской Федерации в области осуществления международных и внешнеэкономических связей в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты регистрации проекта в департаменте внешних связей Правительства Нижегородской области.

Некачественно или небрежно подготовленные проекты писем возвращаются департаментом внешних связей Правительства Нижегородской области в орган исполнительной власти с четким пояснением причины возврата.

 

5.11. Учет и анализ объемов документооборота

 

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в органы исполнительной власти и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой ДОУ органа исполнительной власти и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

 

VI. Документальный фонд органов исполнительной власти

 

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документального фонда органа исполнительной власти, являются составление номенклатур дел, формирование дел и их текущее хранение, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

 

6.1. Составление номенклатур дел

 

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

6.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти.

Документальный фонд органа исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив органа исполнительной власти лежит на службе ДОУ органа исполнительной власти.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 16) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение 17).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архива и службы ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти и лиц, ответственных за хранение документов в органе исполнительной власти.

6.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, экспертно-поверочной методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее - ЭПМК) и утверждается руководителем органа исполнительной власти. Оформление грифа утверждения производится в соответствии с п. 3.2.2.9 настоящей Инструкции.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органа исполнительной власти. Четвертый - хранится в комитете по делам архивов Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом (комитетом по делам архивов Нижегородской области) в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти или 1 раз в 5 лет.

6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит: из номера по классификатору органов исполнительной власти и их структурных подразделений, установленного в органе исполнительной власти, цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 611-03-05, где 611 - номер по классификатору органов исполнительной власти, 03 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

 

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

 

Например:

Переписка со структурными подразделениями аппарата Правительства Нижегородской области по основной деятельности.

 

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

 

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

 

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

 

Например:

Переписка с управлением государственной и муниципальной службы по вопросам повышения квалификации сотрудников.

 

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

 

Например:

Переписка с главами местного самоуправления Нижегородской области о социальной защите населения.

 

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

 

Например:

Переписка с управлением государственной гражданской и муниципальной службы аппарата Правительства об учете и хранении штампов.

 

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

 

Например:

Годовые отчеты органов исполнительной власти, подчиненных Вице-губернатору.

 

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается с комитетом по делам архивов Нижегородской области.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2006 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

 

6.2. Формирование, оформление дел и их текущее хранение

 

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, как правило, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказы группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 18); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 19); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 20); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПМК (экспертно-проверочная методическая комиссия) комитета по делам архивов Нижегородской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.2.12. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти.

6.2.13. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 

6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

 

6.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

6.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), действующая на основании положения, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти; Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с комитетом по делам архивов Нижегородской области.

6.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством архивного учреждения (органа управления архивным делом);

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

6.3.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии номенклатурой дел органа исполнительной власти.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа государственной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

6.3.5. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения в 4-х экземплярах; дела временного (свыше 10 лет) хранения в 2-х экземплярах; дела по личному составу в 3-х экземплярах; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

6.3.6. В органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения службой ДОУ составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти.

Описи дел, подготовленные службой ДОУ структурных подразделений, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую готовит архив органа исполнительной власти (в случае отсутствия архива в органе исполнительной власти - сводную опись готовит служба ДОУ органа исполнительной власти) и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы Нижегородской области.

6.3.7. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 21) и представляются в архив органа исполнительной власти через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении органа исполнительной власти ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

6.3.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 22) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК органа исполнительной власти одновременно. Согласованные с ЭК органа исполнительной власти описи дел постоянного хранения передаются на утверждение ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области. После утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области описи и акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. Дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа исполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).

6.3.9. В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

6.3.10. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится сотрудником, ответственным за архив органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись сотрудника, ответственного за архив органа исполнительной власти, и лица, передавшего дела.

6.3.11. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

В случае ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти служба ДОУ органа исполнительной власти в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующие государственные архивы Нижегородской области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

6.3.12. Документы органа исполнительной власти, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации и архивных фондов Нижегородской области, по истечении срока их временного хранения, определенного действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат передаче в соответствующий государственный архив, источником комплектования которого является орган исполнительной власти. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой выполняются за счет средств органа исполнительной власти.

 

VII. Работа с электронными документами

 

7.1. Организация общей поисковой системы по документам

 

7.1.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах исполнительной власти создаются поисковые системы по документам, работа осуществляется в системе электронного документооборота и определяется правовыми актами.

Обработка документов в автоматизированном режиме осуществляется на автоматизированном рабочем месте (далее - АРМ).

АРМ - это персональный компьютер с установленным программным обеспечением по автоматизации электронного документооборота. Данное программное обеспечение может быть представлено следующими модулями "Служебная корреспонденция", "Система согласования нормативных документов", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов", "Контроль руководителя" и др.

7.1.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в АИС, которая может включать в себя:

- картотеки;

- классификационные справочники;

- подсистему поиска.

7.1.3. В АИС поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (номерам, датам, содержанию, резолюциям и др. полям). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов.

7.1.4. АИС должны обеспечивать поиск информации по документам органа исполнительной власти, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

7.1.5. Порядок и условия доступа к информации, предоставления и распространения информации определяют органы исполнительной власти как обладатели информации (информационных систем) в соответствии с требованиями законодательства.

7.1.6. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.

 

7.2. Особенности работы с электронными документами

 

7.2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

7.2.2. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти и поступающие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, при наличии технических возможностей, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

7.2.3. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

Система электронного документооборота органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

7.2.4. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

7.2.5. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

7.2.6. Для подтверждения подлинности электронных документов в органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.

Электронная цифровая подпись должна применяться в соответствии с действующем законодательством.

7.2.7. При получении электронных документов от других органов власти или организаций служба ДОУ органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

7.2.8. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

 

Наименование сведений о документе

Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку

1

2

1. Адресант

Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)

2. Адресат

Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

В соответствии с реквизитом "Подпись"

4. Вид документа

В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа

5. Дата документа (исходящая дата)

В соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует

6. Номер документа (исходящий номер)

В соответствии с номером, присвоенным документу автором

7. Дата поступления документа (дата регистрации)

Дата, указанная в отметке о поступлении на входящем штампе, штрих-коде

8. Входящий номер документа (регистрационный номер)

Номер, проставленный в отметке о поступлении на входящем штампе, штрих-коде

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите

10. Наименование текста (содержание)

Краткое содержание документа (заголовок к тексту)

11. Индекс дела

Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа

12. Сведения о переадресации документа

На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")

13. Количество листов основного документа

Количество листов основного документа

14. Количество приложений

Количество приложений

15. Общее количество листов

Общее количество листов

16. Указания по исполнению документа

Резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)

 

7.2.9. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

7.2.10. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

7.2.11. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка по организационной деятельности. Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов комитета по делам архивов как органа исполнительной власти в области архивного дела.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Поступившие из структурных подразделений в архив органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

 

VIII. Иготовление#, использование, хранение и изъятие из обращения печатей, штампов и бланков

 

8.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

8.2. Органы исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Порядок учета и изъятия из обращения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации определяются отдельным правовым актом Правительства.

8.3. Органы исполнительной власти также используют простые печати, печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Простая печать органа исполнительной власти воспроизводит наименование органа по внешнему кольцу печати, в центре клише печати располагается наименование структурного подразделения. Минимальный диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм.

8.4. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство органа исполнительной власти по согласованию со службой ДОУ.

Эскизы печати оформляются в соответствующих подразделениях и передаются на согласование в управление документационного обеспечения и контроля аппарата Правительства. После согласования заявки на изготовление простых печатей передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

8.5. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, а также других должностных лиц, которым приказом органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

8.6. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

В органах исполнительной власти используются следующие виды штампов:

- регистрационный штамп;

- штамп ограничения доступа;

- заверительные штампы;

- маркировочные штампы;

- информационные штампы;

- штампы отдельных реквизитов и др.

Размеры, форма и содержание штампов не регламентированы и зависят от конкретного содержания штампа.

8.7. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органов государственной власти, производится органом исполнительной власти самостоятельно. Эскиз печати (штампа) согласовывается со службой ДОУ.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Нижегородской области от 27 июля 2012 г. N 478 пункт 8.8 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.8. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи определяется в соответствии с подпунктом 3.2.2.14.1 пункта 3.2.2 настоящей Инструкции.

Губернатором, его заместителями и министрами назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.

В случаях утраты носителей аналогов собственноручных подписей лицо, ответственное за их хранение, незамедлительно ставит в известность о фактах утраты руководителя соответствующего подразделения и руководителя аппарата Правительства Нижегородской области.

Пришедшие в негодность, утратившие значение штампы с факсимиле уничтожаются в порядке, предусмотренном пунктом 8.13 настоящей Инструкции.

8.9. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе ДОУ органа исполнительной власти в специальном журнале (приложение 23).

Печати и штампы выдаются под расписку сотрудникам, на которых возложена обязанность заверять документы печатями (штампами).

8.10. Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся столах или сейфах.

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов члены экспертной комиссии органа исполнительной власти могут ежегодно проводить рейды по структурным подразделениям; по результатам проверок составляется справка (акт), представляемая руководителю органа исполнительной власти, для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и хранения печатей и штампов.

8.11. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель поручает экспертной комиссии проверку фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя, ответственному за учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.

8.12. О факте утраты (утере) печати или штампа незамедлительно докладывается руководителю службы ДОУ. Служба ДОУ должна провести служебное расследование обстоятельств утери.

8.13. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу ДОУ, где они уничтожаются по акту.

В акте должны быть указаны:

- время и место уничтожения;

- состав комиссии;

- основание уничтожения печатей и штампов;

- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

- способ уничтожения.

8.14. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается приказом руководителя органа исполнительной власти на руководителей подразделений.

8.15. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение 24).

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

8.16. Учет бланков документов.

8.16.1. Организация работы по изготовлению бланков документов органа исполнительной власти возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:

- получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

- оформляет изготовление печатно-бланочной продукции;

- осуществляет выдачу в службу ДОУ изготовленных бланков документов.

8.16.2. Для ведения учета выдачи - списания должностных бланков Губернатора документы нумеруются нумератором в административно-хозяйственной службе. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков.

8.16.3. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

8.16.4. В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно закрывающихся шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений;

испорченные и невостребованные бланки возвращаются в управление документационного обеспечения и контроля, осуществляющее учет бланков.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.