Энциклопедия решений. Учет расходов на командировки по территории РФ (ноябрь 2024)

Учет расходов на командировки по территории РФ

Организация, применяющая общую систему налогообложения, отправила своего работника в командировку на территории РФ. Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете произведенные расходы?

Юридические аспекты

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Внимание

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение всех расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят (ст. 168 ТК РФ): расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Внимание

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути (абзацы первый - третий п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение). Порядок и размеры возмещения суточных определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта (п. 4 Положения). Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту работы транспортом общего пользования возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 12 Положения).

Расходы по проезду включают также (п. 12 и п. 22 Положения):

- расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- оплата услуг по оформлению проездных документов;

- предоставление в поездах постельных принадлежностей.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, предусмотренных абзацем вторым п. 11 Положения (п. 14 Положения), то есть в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.

При направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения).

Вернувшись из командировки, в течение 3 рабочих дней командированный сотрудник обязан представить работодателю (п. 11, п. 26 Положения, п. 6.3 Указания N 3210-У):

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой;

Также может прилагаться по требованию работодателя отчет о выполненной работе в командировке (в произвольной форме).

Максимальный срок служебной командировки не ограничен (см. также письмо УФНС России по г. Москве от 11.06.2009 N 16-12/059796). Согласно п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

В п. 7 Положения сказано, что фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

При отсутствии проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания его в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету

Типовые проводки

к счету 08: по дебету

к счету 10: по дебету

к счету 20: по дебету

к счету 71: по дебету

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий (п. 16 ПБУ 10/99):

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации .

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Расходы на командировки признаются расходами по обычным видам деятельности на основании авансового отчета, утвержденного руководителем организации, что в общем случае отражается записью по дебету счетов учета затрат (расходов на продажу) и кредиту счета 71 (п. 5, п. 7, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99).

Если же командировка работника непосредственно связана с приобретением:

- материально-производственных запасов, то командировочные расходы могут быть включены в фактическую стоимость их приобретения (п. 6 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов");

- основного средства, то командировочные расходы могут формировать первоначальную стоимость основного средства (п. 8 ПБУ 6/01 "Учет основных средств").

Документооборот

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных бланков "первички" организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Важно, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это надо учитывать при разработке собственных бланков. При составлении форм можно также порекомендовать воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

Командировочные расходы по территории РФ оформляются следующими документами:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (могут быть разработаны формы на основе форм N Т-9, Т-9а, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);

- авансовым отчетом (форма может быть разработана на основе формы N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55);

- проездными документами (билетами);

- документами о найме жилого помещения;

- другими документами, подтверждающими произведенные расходы.

Все документы должны быть надлежащим образом оформлены, то есть содержать реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Авансовый отчет сотрудника сдается им в бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки. К нему прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы:

1. Расходы на проезд.

Если к месту командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирается транспортом общего пользования (самолетом, поездом, автобусом, маршрутным такси, речным или морским судном), то затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения, пункты 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ).

Если документы на проезд были оформлены в виде электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции, то для подтверждения расходов нужно иметь:

- маршрут/квитанцию (распечатку электронного документа на бумажном носителе);

- посадочный талон.

Маршрут/квитанция при авиаперевозках признается документом строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134). Поэтому названных документов достаточно для подтверждения понесенных расходов (см. также письма Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 16.08.2010 N 03-03-07/27, от 27.07.2010 N 03-03-07/25).

Пунктом 2 приказа Минтранса России 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте" (далее - Приказ N 322) установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

Аналогичные положения действуют с 1 января 2012 года. Поэтому документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, с 1 января 2012 может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. См. письмо Минфина России от 08.11.2011 N 03-03-06/1/719.

По мнению Минфина России, выраженному в письме от 10.04.2013 N 03-07-11/11867, в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, должны быть переведены на русский язык. При этом перевод иной информации, не относящейся к применению вычета (например: правил перевозки багажа, условий применения тарифа), не требуется.

2. Расходы на проживание.

Расходы на проживание в гостинице можно подтвердить бланком строгой отчетности (БСО). См. также письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400. Форма БСО разрабатывается и утверждается самостоятельно организацией, оказывающей услуги по проживанию. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется (информационное письмо от 22.08.2008, письма Минфина России от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).

Обязательные реквизиты и порядок изготовления БСО установлены пунктами 3, 4, 11 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. То есть представленный командированным сотрудником БСО должен содержать все указанные в упомянутых нормах сведения и реквизиты. Документ, который не соответствует этим требованиям, не подтверждает понесенные расходы (письмо Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666).

Еще один вариант проживания командированного работника - это аренда квартиры. Он удобен в тех случаях, когда организация регулярно направляет своих сотрудников в командировку в один и тот же населенный пункт. В такой ситуации доказательствами того, что расходы на аренду жилого помещения связаны с командировкой, являются приказ (решение, распоряжение) о командировке, проездные билеты, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы, которые свидетельствуют об уплате арендных платежей.

3. Суточные.

Размер суточных подтверждают документы, на основании которых можно судить о производственном характере командировки и ее продолжительности. Кроме того, нужно подтвердить в своих расчетах, например в справке бухгалтера, размер выплаченных командированному работнику суточных. Для этого возможно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых можно установить время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту. Также следует подтвердить факт передачи командированному работнику денежных средств в размере начисленных суточных.

В п. 7 Положения сказано, что фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом проезде к месту командирования и обратно, в том числе и на служебном транспорте (см. письмо Минфина России от 07.05.2015 N 03-03-06/1/26489).

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

Кроме того, необходимо, чтобы размер и порядок выплаты суточных были закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации, если иное не предусмотрено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения). При этом представлять документы, подтверждающие расходование суточных (чеки, квитанции и т.п.), не нужно (см. письма Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770, ФНС России от 11.12.2009 N 3-2-10/30).

Формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н. В Отчете о финансовых результатах командировочные расходы отражают в составе затрат по строке 2120 "Себестоимость продаж" или по строке 2220 "Управленческие расходы".

В налоговой отчетности командировочные расходы отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.

Пример отчета о финансовых результатах

Пример приложения 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль

Пример приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку

Пример командировочного удостоверения

Пример служебного задания для направления в командировку и отчетом о его исполнении

Пример авансового отчета

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. При этом организация может признать в качестве командировочных расходов:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Перечень командировочных расходов в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не является закрытым, поэтому если в ходе служебной поездки у работника возникли дополнительные расходы, осуществленные с разрешения или ведома работодателя, они также могут относиться к командировочным (ст. 168 ТК РФ).

Командировочные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они отвечают требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, такие расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.

Организация должна подтверждать командировочные расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера служебной поездки (см. письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873).

Порядок признания в расходах, а также размер суточных, затрат на проезд, расходов по бронированию и по найму жилого помещения, учитываемых в целях налогообложения прибыли, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом и не нормируется в целях налогообложения прибыли.

Если в коллективном договоре установлено, что возмещается фактическая стоимость проезда, то в расходах учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п. (см. письма Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823, от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93).

Организация вправе учитывать в целях налогообложения расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, но только за период их фактического проживания в ней (см. письма Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 N 16-15/040653@).

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета. Для метода начисления это прямо указано в пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. При кассовом методе в соответствии с п. 3 ст. 273 НК РФ расходы признаются после их фактической оплаты. При этом согласно ст. 252 НК РФ вне зависимости от метода признания доходов и расходов расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому организации, которые применяют кассовый метод, вправе включить затраты на командировки в расходы для целей налогообложения также только после того, как будет утвержден авансовый отчет.

НДФЛ И СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ ПО КОМАНДИРОВКАМ с 1 января 2017 года

Суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ:

- не подлежат обложению НДФЛ в суммах не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (п. 3 ст. 217 НК РФ);

- не подлежат обложению страховыми взносами в суммах не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (п. 2 ст. 422 НК РФ);

- не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, далее - Закон N 125-ФЗ).

Расходы на проезд не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами при наличии документов, подтверждающих эти затраты (билетов, квитанций, выданных перевозчиками) (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Расходы по бронированию и найму жилого помещения при представлении документов:

- не подлежат обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

- не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное страхование (п. 2 ст. 422 НК РФ);

- не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами дополнительные расходы, связанные с командировкой:

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- на провоз багажа;

- по оплате услуг связи;

- сборы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;

- сборы по получению виз;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

О взносах при командировках см. подробнее:

Учет возмещения расходов по найму жилого помещения

Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно

Учет компенсации иных расходов в командировках

Учет выплаты суточных

НДФЛ И СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ до 31 декабря 2016 года

Суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ:

- не подлежат обложению страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ);

Расходы на проезд не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами при наличии документов, подтверждающих эти затраты (билетов, квитанций, выданных перевозчиками).

Расходы по бронированию и найму жилого помещения при представлении документов:

- не подлежат обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

- не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное страхование (ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ);

До 1 января 2015 года при непредставлении документов, подтверждающих оплату найма жилого помещения, суммы таких расходов освобождались от обложения страховыми взносами в пределах законодательно установленных норм (ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). В аналогичной ситуации в целях обложения НДФЛ установлен лимит не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации либо 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Вместе с тем для целей исчисления страховых взносов лимит не был установлен. Как разъяснял Минздравсоцразвития, если работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, то они освобождались от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19). С 1 января 2015 года эта норма исключена из ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ. Это значит, что при отсутствии документов о найме жилья в командировке вся сумма компенсации за оплату жилья облагается взносами.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ и ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами дополнительные расходы, связанные с командировкой:

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- на провоз багажа;

- по оплате услуг связи;

- сборы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;

- сборы по получению виз;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Обратите внимание, что в случае отмены служебной командировки (при наличии приказа руководителя организации), то есть когда поездка не состоялась, суммы оплаты работодателем визы и обязательной медицинской страховки работника, необходимой для получения визы, не облагаются страховыми взносами, так как квалификация данного вида выплат не меняется (см. п. 2 приложения к письму ФСС России от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250).

НДС

Сумму НДС, предъявленную при оказании услуг по проезду и по найму жилого помещения, организация вправе принять к вычету после принятия к учету оказанных услуг при наличии счета-фактуры (или БСО с выделенной суммой налога - см., например, письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400) (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

По мнению Минфина России, выраженному в письме от 10.04.2013 N 03-07-11/11867, в случае выписки билетов и иных перевозочных документов на иностранном языке реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, должны быть переведены на русский язык. При этом перевод иной информации, не относящейся к применению вычета (например: правил перевозки багажа, условий применения тарифа), не требуется.

Из разъяснений Минфина России следует, что основанием для принятия к вычету суммы НДС по услугам по найму жилого помещения в гостинице в период командировки являются либо БСО (или их копии) установленной формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящимся в служебной командировке, с выделением в них отдельной строкой суммы НДС (см. письмо Минфина России от 21.11.2012 N 03-07-11/502), либо счет-фактура, выставленный на имя организации. При этом документы, оформленные по услугам гостиниц в произвольной форме, не могут служить основанием для вычета налога (письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-07-11/323, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, от 24.04.2007 N 03-07-11/126, письмо УФНС России по г. Москве от 11.12.2008 N 19-11/115222).

Пример

Организация для заключения договора поставки отправила своего работника в командировку на завод-изготовитель в другой город на территории РФ. Срок командировки с 1 декабря по 5 декабря того же года. Коллективным договором установлено, что суточные по командировкам на территории России выплачиваются в размере 700 руб. в сутки. Работником получено под отчет 25 000 руб. 30 ноября. Авансовый отчет с подтверждающими расходы на проживание и проезд документами представлен работником 8 декабря на сумму 28 000 руб., в том числе стоимость билетов туда и обратно - 11 500 руб. (в том числе НДС 1754,24 руб.), стоимость проживания - 13 000 руб. (в том числе НДС 1983,05 руб.), суточные - 3500 руб. (5 дн. х 700 руб.)

В бухгалтерском учете организации хозяйственные операции, связанные с командировкой сотрудника, отражены следующим образом:

30 ноября

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50	25 000	выдана сумма под отчет на командировочные расходы

После утверждения авансового отчета 8 декабря:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
26	71	24 262,71 (11 500 + 13 000 + 3500 - 1754,24 - 1983,05)	командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных расходов (без НДС)
19	71	3737,29 (1754,24 + 1983,05)	учтен НДС по документам (билетам и БСО гостиницы)
68, субсчет "НДС"	19	3737,29 (1754,24 + 1983,05)	принят к вычету НДС
71	50	3000 (11 500 + 13 000 + 3500 - 25 000)	выдана сумма перерасхода по командировке

В налоговом учете командировочные расходы в сумме 24 262,71 руб. учтены в составе прочих расходов после представления авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Возможные риски

Риск 1. Включаются ли в первоначальную стоимость основного средства командировочные расходы, если целью командировки было приобретение этого ОС?

Риск 2. Можно ли учесть расходы на проезд, если место выезда (возвращения) из командировки не совпадает с местом работы? Например, когда работник выезжает в командировку из места своего проживания, отличного от места его работы?

Риск 3. Можно ли учесть расходы на проезд, если дата возвращения из командировки не совпадает с датой ее окончания или же дата выезда не совпадает с ее началом (например, работник остается в месте командировки на выходные или для проведения отпуска)?

Риск 4. Можно ли в целях налогообложения прибыли учесть расходы на такси?

Риск 5. Можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы командированного работника на аренду автомобиля?

Риск 6. Можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на пользование услугами VIP-зала (зала повышенной комфортности) при командировке?

1. Включаются ли в первоначальную стоимость основного средства командировочные расходы, если целью командировки было приобретение этого ОС?

Отрицательная практика

Ранее налоговые органы требовали включать командировочные расходы в первоначальную стоимость основного средства, если целью командировки было приобретение этого актива. Существуют судебные решения, в которых сделан аналогичный вывод.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 22 декабря 2006 г. N 20-12/115096

Акты судебных органов:

(-) постановление Семнадцатого ААС от 24 апреля 2012 г. N 17АП-2714/12

(-) постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 7 июля 2009 г. N А19-1020/09

(-) постановление ФАС Поволжского округа от 12 февраля 2008 г. N А12-10256/07-С60

Положительная практика

Современная позиция налоговых органов и арбитражных судов: командировочные расходы не увеличивают первоначальную стоимость ОС.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) Письмо УФНС России по г. Москве от 19 мая 2009 г. N 16-15/049826

Акты судебных органов:

(+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 мая 2013 г. N Ф07-2814/13

(+) постановление ФАС Московского округа от 26 декабря 2007 г. N КА-А40/13358-07

(+) постановление ФАС Уральского округа от 25 августа 2008 г. N Ф09-5967/08-С3

(+) постановление ФАС Уральского округа от 19 августа 2008 г. N Ф09-5873/08-С3

(+) постановление ФАС Уральского округа от 04 августа 2008 г. N Ф09-3096/08-С3

(+) постановление ФАС Поволжского округа от 07 сентября 2007 г. N А55-16781/06

(+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 05 марта 2008 г. N А05-5668/2007

(+) постановление ФАС Поволжского округа от 23 января 2007 г. N А55-3823/2006-10

(+) постановление ФАС Уральского округа от 20 октября 2005 г. N Ф09-4700/05-С7

(+) постановление ФАС Поволжского округа от 15 января 2009 г. N А55-5612/2008

2. Можно ли учесть расходы на проезд, если место выезда (возвращения) из командировки не совпадает с местом работы? Например, когда работник выезжает в командировку из места своего проживания, отличного от места его работы?

Отрицательная практика

По мнению контролирующих органов, расходы организации на проезд работника от места жительства (места отдыха), отличного от места работы, к месту командировки и обратно не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 8 ноября 2013 г. N 03-03-06/1/47813

(-) письмо Минфина России от 9 апреля 2012 г. N 03-03-07/20

(-) письмо УФНС России по г. Москве от 7 октября 2009 г. N 20-15/104559@

(-) письмо Минфина РФ от 11 июня 2008 г. N 03-04-06-01/164

Положительная практика

В некоторых разъяснениях Минфин России пришел к выводу, что организация вправе учесть затраты на проезд из места отдыха к месту командирования и обратно в случае отзыва работника из отпуска.

Обосновать выезд работника в командировку не из места работы можно, например, следующими доводами: работник может добраться до места командировки быстрее или с меньшими денежными затратами, или же для организации удобнее отправить работника в командировку в нерабочий день (например, в воскресенье вечером). В этой ситуации нет оснований требовать от сотрудника, чтобы он прибыл сначала на место работы, а потом уже отправился в командировку.

Арбитражная практика в подобных спорах поддерживает налогоплательщика.

Косвенно данная позиция подтверждается письмами Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-06/1/16788, от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978, от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945, в которых рассматривается порядок учета расходов на командировку сотрудников, работающих дистанционно (гл. 49.1 ТК РФ).

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 21 июля 2011 г. N 03-03-06/4/80

(+) письмо Минфина России от 8 декабря 2010 г. N 03-03-06/1/762

(+) письмо Минфина России от 16 августа 2010 г. N 03-03-06/1/545

3. Можно ли учесть расходы на проезд, если дата возвращения из командировки не совпадает с датой ее окончания или же дата выезда не совпадает с ее началом (например, работник остается в месте командировки на выходные или для проведения отпуска)?

Отрицательная практика

Судя по письмам Минфина России, если работник по личной инициативе остался в пункте направления в командировку дольше, чем следовало, у работодателя уже не возникает обязанности возмещать ему стоимость проезда из места командировки к месту жительства. Из этого делался вывод, что расходы на оплату проезда не учитываются при налогообложении прибыли.

Однако если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов, то, по мнению финансистов, расходы на приобретение проездного документа можно учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 30 апреля 2015 г. N 03-03-06/1/25283

(-) письмо Минфина России от 20 ноября 2014 г. N 03-03-06/1/58868

(-) письмо Минфина России от 8 ноября 2013 г. N 03-03-06/1/47813

(-) письмо Минфина России от 9 апреля 2012 г. N 03-03-07/20

(-) письмо Минфина России от 10 марта 2006 г. N 03-05-01-04/54

Положительная практика

Согласно другой позиции финансистов затраты на оплату проезда из командировки учитываются в расходах, даже если работник после выполнения задания остался в месте командировки на отдых, поскольку такие расходы были бы понесены в любом случае. Есть судебные решения, подтверждающие такой подход.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 3 сентября 2012 г. N 03-03-06/1/456

(+) письмо Минфина России от 20 сентября 2011 г. N 03-03-06/1/558

(+) письмо Минфина России от 31 декабря 2010 г. N 03-04-06/6-329

(+) письмо Минфина России от 16 августа 2010 г. N 03-03-06/1/545

(+) письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74

(+) письмо Минфина России от 26 марта 2009 г. N 03-03-06/1/191

(+) письмо Минфина России от 5 августа 2008 г. N 03-04-06-01/246

Акты судебных органов:

(+) постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. N Ф09-3838/07-С2

(+) постановление ФАС Уральского округа от 4 мая 2007 г. N Ф09-3119/07-С2

4. Можно ли в целях налогообложения прибыли учесть расходы на такси?

Пункт 12 Положения не содержит ограничений на проезд к месту командировки и обратно на такси. Поэтому в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, в положении о командировках) необходимо предусмотреть, что в определенных случаях командированному работнику возмещается стоимость проезда на такси. Кроме того, организация может выдвинуть следующие аргументы:

- работник может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;

- добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт уже не функционирует.

Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком ККТ (или БСО) и приложить его к авансовому отчету.

Отрицательная практика

Ранее специалисты Минфина России были категорически против учета в целях налогообложения прибыли расходов на проезд командированного работника на такси.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 10 мая 2006 г. N 03-03-04/2/138

(-) письмо Минфина России от 26 января 2005 г. N 03-03-01-04/2/15

Положительная практика

В последнее время Минфин России разъясняет, что затраты на проезд командированного работника к месту командировки на такси могут учитываться при расчете налога на прибыль. Арбитражная практика подтверждает такой подход.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 10 июня 2016 г. N 03-03-06/1/34183

(+) письмо Минфина России от 14 июня 2013 г. N 03-03-06/1/22223

(+) письмо Минфина России от 11 июля 2012 г. N 03-03-07/33

(+) письмо Минфина России от 27 июня 2012 г. N 03-11-04/2/80

(+) письмо Минфина России от 8 ноября 2011 г. N 03-03-06/1/720

(+) письмо Минфина России от 4 октября 2011 г. N 03-03-06/1/621

Акты судебных органов:

(+) Постановление АС Поволжского округа от 29 декабря 2014 г. N Ф06-18541/13

(+) Постановление ФАС Московского округа от 4 апреля 2013 г. N Ф05-856/13

(+) Постановление ФАС Московского округа от 9 июня 2011 г. N Ф05-4758/11

(+) Постановление ФАС Дальневосточного округа от 20 мая 2011 г. N Ф03-2085/11

(+) Постановление ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. N КА-А40/6676-10

5. Можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы командированного работника на аренду автомобиля?

Отрицательная практика

Минфин России долгое время утверждал, что перемещаться в командировках следует только общественным транспортом, в том числе и за границей РФ. Поэтому расходы на аренду автомобиля в командировке учесть при налогообложении прибыли невозможно.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) Письмо Минфина России от 8 августа 2005 г. N 03-03-04/2/42

Положительная практика

В судебных решениях же подтверждается право налогоплательщика учитывать расходы на аренду автомобиля для сотрудника, находящегося в командировке. Причем судьи ФАС Северо-Западного округа считают, что такие затраты не могут включаться в состав командировочных расходов, однако учитываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Однако оформление авансового отчета с нарушением установленных требований, а также отсутствие необходимых приложений к нему (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ. Соответственно, указанная в нем сумма расходов, в частности, расходов на аренду автомобиля во время командировки сотрудника, не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (см., например, постановление Девятого ААС от 29.09.2014 N 09АП-37772/14).

В 2010 году Минфин России также признал, что в целях налогообложения прибыли организация может учесть расходы на аренду автомобиля для проезда сотрудников во время командировки. Указанные затраты нужно подтвердить документами: договором аренды, актами о передаче (возврате) автомобиля, счетами, чеками и т. д.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) Письмо Минфина России от 29 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/742

Акты судебных органов:

(+) постановление Седьмого ААС от 17 июня 2014 г. N 07АП-4034/14

(+) решение АС Алтайского края от 7 марта 2014 г. по делу N А03-15651/2013

(+) решение АС Рязанской области от 14 января 2014 г. по делу N А54-2673/2013

(+) определение ВАС РФ от 17 февраля 2011 г. N ВАС-330/11

(+) Постановление ФАС Московского округа от 3 сентября 2013 г. N Ф05-10154/13

(+) Постановление ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. N КА-А40/6676-10

(+) Постановление ФАС Северо-Западного от 27 апреля 2007 г. N А05-11584/2006-31

(+) Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23 января 2006 г. N Ф04-9850/2005(19018-А27-15)

(+) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 апреля 2005 г. N А56-32729/04

6. Можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на пользование услугами VIP-зала (зала повышенной комфортности) при командировке?

Отрицательная практика

В то же время, некоторые суды решают дело не в пользу налогоплательщиков, указывая на экономическую необоснованность таких расходов.

Акты судебных органов:

(-) Постановление ФАС Поволжского округа от 5 июня 2007 г. N А12-18805/06

(-) Постановление ФАС Поволжского округа от 19-24 мая 2005 г. N А65-14696/04-СА2

Положительная практика

В одном из писем Минфин России разъяснил, что налогоплательщик вправе учесть в расходах оплату услуг VIP-зала (зала повышенной комфортности). В некоторых судебных решениях эта позиция подтверждается.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) Письмо Минфина России от 5 марта 2014 г. N 03-03-10/9545

(+) Письмо Минфина России от 25 октября 2013 г. N 03-04-06/45215

(+) Письмо Минфина России от 10 сентября 2013 г. N 03-03-06/1/37238

Акты судебных органов:

(+) Постановление ФАС Московского округа от 10 февраля 2011 г. N Ф05-16436/2010

(+) Постановление ФАС Московского округа от 6 апреля 2009 г. N КА-А40/2383-09

(+) Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23 октября 2006 г. N Ф04-7102/2006(27676-А67-40)

(+) Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14 декабря 2005 г. N Ф04-8923/2005(17776-А67-35)

(+) Постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. N КА-А40/4697-09-2

(+) Постановление ФАС Поволжского округа от 16 июня 2005 г. N А55-10934/04-1

(+) Постановление ФАС Уральского округа от 3 июля 2006 г. N Ф09-5697/06-С7

(+) Постановление ФАС Уральского округа от 11 мая 2006 г. N Ф09-3490/06-С7

(+) Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 30 августа 2007 г. N А33-17775/2006-Ф02-3365/2007

Учет расходов на командировки по территории РФ

Формы документов

Построить список

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.