Энциклопедия решений. Внесение в трудовую книжку сведений о работнике (ноябрь 2024)

Внесение в трудовую книжку сведений о работнике

В случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной, работодатель обязан оформить трудовую книжку. Порядок ведения и заполнения трудовой книжки регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, далее - Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, далее - Инструкция).

Информация о работнике в титульном листе трудовой книжки вносится при оформлении:

- трудовой книжки при заключении работником трудового договора впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ);

- новой трудовой книжки при отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (ч. 5 ст. 65 ТК РФ);

- дубликата трудовой книжки;

- вкладыша в трудовую книжку.

Трудовая книжка оформляется по истечении пяти дней работы (ст. 66 ТК РФ), но в то же время в течение недели со дня приема в присутствии работника (п. 8 Правил) (определения ВС Чувашской Республики - Чувашии от 19.02.2018 по делу N 33-870/2018; Хабаровского краевого суда от 15.04.2016 по делу N 33-3001/2016). Следовательно трудовая книжка оформляется в шестой-седьмой дни работы. Если это нерабочие дни, то в соответствии со ст. 14 ТК РФ трудовая книжка работнику оформляется в ближайший следующий за ними рабочий день. А срок оформления дубликата трудовой книжки работодателем не должен превышать 15 дней со дня подачи работником заявления.

Согласно пп. "а" п. 9 Правил в трудовую книжку при оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя, отчество;

2) дата рождения (число, месяц, год);

3) образование;

4) профессия, специальность.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений (п. 11 Правил).

Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, согласно п. 2.1 Инструкции заполняются следующим образом:

Фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

Примечание

При выявлении в официальных документах работника различия в написании фамилии, имени, отчества (с буквами "е" и "ё") рекомендуем ознакомиться с письмом Минобрнауки РФ от 01.10.2012 N ИР-829/08, а также судебной практикой - см. решения Октябрьского райсуда г. Самары Самарской области от 13.09.2019 по делу N 2-3212/2019, Вятскополянского райсуда Кировской области от 15.02.2018 N 2-210/2018, Охинского городского суда Сахалинской области от 05.12.2013 N 2-1643/13, Первомайского райсуда г. Ростова-на-Дону Ростовской области от 08.07.2015 N 2-1784/2015, определения Верховного Суда Республики Крым от 13.12.2017 N 33-10391/2017, Свердловского областного суда от 24.04.2015 N 33-5835/2015.

Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность( п. 2.1 Инструкции). Согласно п. 1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовой книжки должны производиться арабскими цифрами. При этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год - четырехзначным числом, отделяемыми друг от друга точками.

Образование, профессия, специальность вносятся на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). В п. 2.1 Инструкции указано шесть типов образования: основное общее; среднее общее; начальное профессиональное; среднее профессиональное; высшее профессиональное; послевузовское профессиональное.

Примечание

В ходе реформы образования произошла перегруппировка уровней образования. Уровни общего и профессионального образования перечислены в ч. 4 и ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" (далее - Закон об образовании). Соответствие ранее установленных образовательных уровней уровням образования, установленным с 1 сентября 2013 года, приведено в ст. 108 Закона об образовании. Запись в трудовой книжке должна соответствовать предоставленным документам об образовании. Следовательно, в соответствии с документами, полученными после 2013 года, высшее образование правильно указывать вместе с его уровнем (высшее - бакалавриат, высшее - магистратура и т.д.). Само по себе изменение законодательства в сфере образования не является основанием для внесения новых или дополнительных записей в трудовую книжку.

В соответствии с пунктом 2.1 Инструкции запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании документов, предоставленных работодателю (см. например, постановление Четвертого ААС от 22.05.2019 N 04АП-2033/19). Вместо документа об образовании работником может быть представлена справка об обучении или о периоде обучения, которая выдается организацией, осуществляющей образовательную деятельность (часть двенадцатая ст. 60 Закона N 273-ФЗ).

Невнесение сведений об образовании в трудовую книжку или во вкладыш в нее при предоставлении работником документов об образовании, может свидетельствовать о нарушении порядка ведения трудовых книжек (п. 45 Правил) и, соответственно, служить основанием для привлечения к ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного Суда РФ от 01.03.2017 N 84-АД17-1; решения Сарапульского районного суда Удмуртской Республики от 13.07.2016 по делу N 12-43/2016; Центрального райсуда г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 23.09.2016 по делу N 12-306/2016; Кузнецкого райсуда Пензенской области от 24.07.2017 по делу N 12-77/2017).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник должен расписаться в строке "Подпись владельца книжки". Тем самым он заверит правильность указанных сведений (п. 2.2 Инструкции). Отсутствие подписи работника является основанием для привлечения к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ (см., например, решения Центрального райсуда г. Хабаровска Хабаровского края от 14.08.2019 по делу N 12-799/2019, Кызылского горсуда Республики Тыва от 23.03.2018 по делу N 12-335/2018, Промышленного райсуда г. Оренбурга Оренбургской области от 11.07.2017 по делу N 12-100/2017, Кузнецкого райсуда Пензенской области от 24.07.2017 по делу N 12-77/2017; Смоленского облсуда от 16.12.2014 по делу N 21-385).

Вместе с тем, при формальном наличии всех признаков состава административного правонарушения, предусмотренного ст. 5.27 КоАП РФ, отсутствие подписи работника на титульном листе трудовой книжки по своему характеру, объёму, отсутствию последствий судом может квалифицироваться как малозначительное правонарушение (см. например, решение Верховного Суда Республики Тыва от 23.01.2018 по делу N 21-7/2018).

Напомним, что согласно п. 1.1 Инструкции даты во всех разделах трудовой книжки проставляются арабскими цифрами. Но в связи со сложившейся практикой дата заполнения трудовой книжки записывается смешанным буквенно-цифровым способом, так как в этой графе место для проставления числа обозначено кавычками и сокращенно указан год.

В силу п. 2.2 Инструкции лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает первую страницу (титульный лист) трудовой книжки, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка (см. решение Центрального райсуда г. Читы Забайкальского края от 04.03.2019 по делу N 2-144/2019). Сама форма трудовой книжки предписывает ставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, "разборчиво". Однако ни один из документов, регламентирующих порядок ведения трудовых книжек, не поясняет, что значит "разборчиво". Специалисты Минтруда России также не дали четкого ответа на этот вопрос, пояснив, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, на титульном листе трудовой книжки работника должна быть поставлена разборчиво. Но как именно это делается, они не пояснили (письмо Минтруда России от 20.03.2019 N 14-0/В-171). В этой связи полагаем, что лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, следует заполнять данную графу таким образом, чтобы подпись была ясна и понятна без дополнительных разъяснений.

Тема

Трудовая книжка

См. также

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке и вкладыше в трудовую книжку

Предъявление трудовой книжки при приеме на работу

Внесение в трудовую книжку сведений о награждении (поощрении) работника

Сведения, не подлежащие внесению в трудовые книжки

Энциклопедия судебной практики