Энциклопедия решений. Внесение в трудовую книжку сведений о работнике (май 2025)

Внесение в трудовую книжку сведений о работнике

Смотрите в этом материале:

- внесение ФИО и даты рождения работника;

- внесение записи об образовании работника;

- заверение внесенных сведений;

- внесение сведений о работнике во вкладыш

Согласно ст. 66 ТК РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, вступившему в силу с 1 сентября 2021 года (далее - Порядок), работодатель обязан вести трудовую книжку:

- на каждого работника, принятого к нему на основное место работы и проработавшего у него свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ; п. 2 Порядка);

- в случае если работник не отказался от ее ведения (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

По желанию дистанционного работника, если он не отказался от ведения трудовой книжки, сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку при условии ее предоставления работником, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (часть шестая ст. 312.2 ТК РФ, п. 2 Порядка).

Внимание

Впервые трудоустраивающимся после 31 декабря 2020 года работникам бумажная трудовая книжка не заводится, сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся только в электронном виде (часть третья ст. 66 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

Информация о работнике в титульном листе трудовой книжки вносится при оформлении:

- новой трудовой книжки при отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (часть пятая ст. 65 ТК РФ);

- дубликата трудовой книжки;

- вкладыша в трудовую книжку.

Трудовая книжка оформляется по истечении пяти дней работы (часть третьей ст. 66 ТК РФ, п. 2, 9 Порядка). Следовательно, трудовая книжка оформляется в шестой день работы. Если это нерабочий день, то в соответствии со ст. 14 ТК РФ трудовая книжка работнику оформляется в ближайший следующий за ними рабочий день. А вот срок оформления дубликата трудовой книжки работодателем не должен превышать 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Согласно абзацу 2 п. 3 Порядка записи во всех разделах трудовых книжек рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати) (см. также письмо Минтруда России от 29.06.2021 N 14-6/ООГ-5976).

Согласно п. 28 Порядка в трудовую книжку при оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) дата рождения (число, месяц, год);

3) образование;

4) профессия, специальность.

Указания по заполнению сведений о работнике содержатся в Разделе II и Разделе V Порядка.

Внесение в трудовую книжку ФИО и даты рождения работника

Записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании соответствующего документа: паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Фамилия, имя и отчество (при наличии) указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами (подп. "в" п. 28 Порядка).

Примечание

При выявлении в официальных документах работника различия в написании фамилии, имени, отчества (с буквами "е" и "ё") рекомендуем ознакомиться с письмом Минобрнауки России от 01.10.2012 N ИР-829/08, а также судебной практикой - см. решения Октябрьского райсуда г. Самары Самарской области от 13.09.2019 по делу N 2-3212/2019, Вятскополянского райсуда Кировской области от 15.02.2018 N 2-210/2018, Охинского горсуда Сахалинской области от 05.12.2013 N 2-1643/13, Первомайского райсуда г. Ростова-на-Дону Ростовской области от 08.07.2015 N 2-1784/2015, определения Верховного Суда Республики Крым от 13.12.2017 N 33-10391/2017, Свердловского облсуда от 24.04.2015 N 33-5835/2015.

Внесение в трудовую книжку сведений об образовании работника

Запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома) (подп. "в" п. 28 Порядка) предоставленных работодателю (см. например, постановление Четвертого ААС от 22.05.2019 N 04АП-2033/19).

Примечание

В ходе реформы образования произошла перегруппировка уровней образования. Уровни общего и профессионального образования перечислены в ч. 4 и ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" (далее - Закон об образовании). Соответствие ранее установленных образовательных уровней уровням образования, установленным с 1 сентября 2013 года, приведено в ст. 108 Закона об образовании. Запись в трудовой книжке должна соответствовать предоставленным документам об образовании. Следовательно, в соответствии с документами, полученными после 2013 года, высшее образование правильно указывать вместе с его уровнем (высшее - бакалавриат, высшее - магистратура и т.д.). Само по себе изменение законодательства в сфере образования не является основанием для внесения новых или дополнительных записей в трудовую книжку.

Вместо документа об образовании работником может быть представлена справка об обучении или о периоде обучения, которая выдается организацией, осуществляющей образовательную деятельность (часть 12 ст. 60 Закона N 273-ФЗ). Однако запись о незаконченном образовании, которая ранее производилась на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.), теперь в трудовую книжку не вносится.

Невнесение сведений об образовании в трудовую книжку или во вкладыш в нее при предоставлении работником документов об образовании, может свидетельствовать о нарушении порядка ведения трудовых книжек (подп. "в" п. 28 Порядка) и, соответственно, служить основанием для привлечения к ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права по ст. 5.27 КоАП РФ. В судебной практике отмечены случаи привлечения к ответственности за аналогичное нарушение (см., например, постановление Верховного Суда РФ от 01.03.2017 N 84-АД17-1; решения Сарапульского райсуда Удмуртской Республики от 13.07.2016 по делу N 12-43/2016; Центрального райсуда г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 23.09.2016 по делу N 12-306/2016; Кузнецкого райсуда Пензенской области от 24.07.2017 по делу N 12-77/2017).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Заверение сведений, внесенных в трудовую книжку

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений (подп. "г" п. 28 Порядка). Отсутствие подписи работника является основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, решения Центрального райсуда г. Хабаровска Хабаровского края от 14.08.2019 по делу N 12-799/2019, Кызылского горсуда Республики Тыва от 23.03.2018 по делу N 12-335/2018, Промышленного райсуда г. Оренбурга Оренбургской области от 11.07.2017 по делу N 12-100/2017, Кузнецкого райсуда Пензенской области от 24.07.2017 по делу N 12-77/2017; Смоленского облсуда от 16.12.2014 по делу N 21-385).

Вместе с тем, при формальном наличии всех признаков состава административного правонарушения, предусмотренного ст. 5.27 КоАП РФ, отсутствие подписи работника на титульном листе трудовой книжки по своему характеру, объёму, отсутствию последствий судом может квалифицироваться как малозначительное правонарушение (см. например, решение Верховного Суда Республики Тыва от 23.01.2018 по делу N 21-7/2018).

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнена трудовая книжка (подп. "д" п. 28 Порядка) (см. решение Центрального райсуда г. Читы Забайкальского края от 04.03.2019 по делу N 2-144/2019).

Сама форма трудовой книжки, которая согласно п. 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250 действительна без ограничения срока, предписывает ставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, "разборчиво". Однако ни один из документов, регламентирующих порядок ведения трудовых книжек, не поясняет, что значит "разборчиво". Специалисты Минтруда России также не дали четкого ответа на этот вопрос, пояснив, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, на титульном листе трудовой книжки работника должна быть поставлена разборчиво. Но как именно это делается, они не пояснили (письмо Минтруда России от 20.03.2019 N 14-0/В-171). В этой связи полагаем, что лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, следует заполнять данную графу таким образом, чтобы подпись была ясна и понятна без дополнительных разъяснений. В новой форме трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, как, собственно, и в подп. "д" п. 28 Порядка, указание о разборчивости подписи отсутствует.

Внесение сведений о работнике во вкладыш в трудовую книжку

Согласно п. 32 Порядка оформление и ведение вкладыша осуществляется в соответствии с теми же правилами, что и для трудовой книжки, следовательно, все указания по заполнению сведений о работнике, содержащиеся в Главе II и Главе V Порядка подлежат применению и в ситуации, когда работнику необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку.

Отметим, что требования заполнять трудовую книжку или вкладыш в нее в присутствии работника в Приказе N 320н нет.

Тема

Трудовая книжка

См. также

Документы, удостоверяющие личность лица, поступающего на работу

Документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке и вкладыше в трудовую книжку

Предъявление трудовой книжки при приеме на работу

Внесение в трудовую книжку записи о приеме на работу

Внесение в трудовую книжку сведений о награждении (поощрении) работника

Внесение в трудовую книжку и форму ЕФС-1 записей о присвоении классного чина государственной гражданской службы

Сведения, не подлежащие внесению в трудовые книжки

Энциклопедия судебной практики

Формы документов

Заявление дистанционного работника о внесении сведений о его трудовой деятельности в трудовую книжку

Практические ситуации

Построить список