Распоряжение Министерства здравоохранения Хабаровского края от 30 ноября 2020 г. N 1523-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Министерства здравоохранения Хабаровского края от 30 ноября 2020 г. N 1523-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края"

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в министерстве здравоохранения Хабаровского края, а также в соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от 25 марта 2020 г. N 125-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края":

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству).

2. Руководителям структурных подразделений министерства здравоохранения Хабаровского края организовать работу по выполнению подчиненными Инструкции по делопроизводству.

3. Признать утратившими силу:

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 18 ноября 2013 г. N 1702-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 31 декабря 2013 г. N 2043-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 04 марта 2014 г. N 249-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края, утвержденную распоряжением министерства здравоохранения Хабаровского края от 18 ноября 2013 г. N 1702-р";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 25 августа 2014 г. N 979-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 10 ноября 2014 г. N 1304-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 18 декабря 2014 г. N 1460-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 09 февраля 2016 г. N 133-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 09 марта 2016 г. N 253-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 17 октября 2016 г. N 1336-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 10 февраля 2017 г. N 159-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 22 сентября 2017 г. N 1059-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 05 декабря 2017 г. N 1383-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 04 апреля 2018 г. N 408-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 21 мая 2018 г. N 595-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края";

распоряжение министерства здравоохранения Хабаровского края от 06 июня 2018 г. N 661-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края".

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства здравоохранения Хабаровского края Ариненко Ю.В.

Министр

Е.Л. Никонов

Согласовано
Протокол ЭК
Министерства здравоохранения
Хабаровского края
от 20 июля 2020 г. N 4

Согласовано
Протокол ЭПМК комитета по
делам ЗАГС и архивов
Правительства Хабаровского края
от 18 сентября 2020 г. N 8

Инструкция
по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края
(утв. распоряжением Министерства здравоохранения Хабаровского края от 30 ноября 2020 г. N 1523-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологии работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки документов к передаче в архив министерства здравоохранения Хабаровского края и на государственное хранение.

1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве министерства здравоохранения Хабаровского края (далее - министерство).

1.3. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила), Приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации", Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст "Об утверждении национального стандарта" (далее - национальные стандарты), постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр "О Регламенте Правительства Хабаровского края", законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края, в том числе, распоряжением Губернатора Хабаровского края от 25 марта 2020 г. N 125-р "Об утверждении Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края", распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края", постановлением Правительства Хабаровского края от 26 июля 2007 г. N 149-пр "Об утверждении Положения о министерстве здравоохранения Хабаровского края" и иными нормативными актами министерства.

1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, в том числе осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий, государственной информационной системы "Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края" (далее также - СЭД).

1.5. Действие Инструкции по делопроизводству не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности организации работы с документами, содержащими иные виды информации ограниченного доступа (служебную тайну, персональные данные), регулируются отдельными нормативными актами министерства.

1.6. Рассмотрение обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций осуществляется в министерстве в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Губернатора Хабаровского края от 03 июля 2017 г. N 74 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в Правительство Хабаровского края", распоряжением министерства от 17 сентября 2018 г. N 1023-р "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в министерство здравоохранения Хабаровского края".

1.7. Организация работы с заявлениями юридических и физических лиц о предоставлении государственных услуг осуществляется в министерстве в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Хабаровского края от 23 июля 2020 г. N 300-пр "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) органами исполнительной власти Хабаровского края, Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Хабаровского края и Порядка проведения экспертизы проектов административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) органами исполнительной власти Хабаровского края и административных регламентов предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Хабаровского края".

1.8. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в министерство о предоставлении информации о деятельности министерства осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

1.9. Организация работы с запросами средств массовой информации о деятельности министерства осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 1991 г. N 2124-1 "О средствах массовой информации".

1.10. Министерство организует и ведет делопроизводство на основе настоящей Инструкции по делопроизводству, Регламента Правительства края, других нормативно-методических документов, принятых в сферах информации, архивного дела, стандартизации.

Инструкция по делопроизводству утверждается организационно-распорядительным актом министерства после согласования с экспертно-проверочной методической комиссий комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭМПК).

Сотрудники министерства должны быть ознакомлены с Инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами. Для ознакомления и использования в работе Инструкция по делопроизводству размещается на сервере общего пользования в электронном виде. Вновь принятым сотрудниками министерства Инструкция по делопроизводству и другие документы, регламентирующие работу с документами, могут быть направлены на ознакомление по СЭД.

1.11. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Инструкции по делопроизводству в министерстве возлагается на министра здравоохранения Хабаровского края или на иное уполномоченное им должностное лицо.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами в структурных подразделениях министерства возлагается на их руководителей.

Ответственность за качество подготовленных документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству возлагается на непосредственных исполнителей документа и их руководителей.

1.12. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в министерстве осуществляется отделом документационного обеспечения управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения (далее - служба делопроизводства).

Ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства возлагается на одного из сотрудников в каждом структурном подразделении министерства (далее - ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях министерства).

1.13. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней.

Должностные обязанности работников службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях министерства устанавливаются должностными регламентами или должностными инструкциями.

1.14. При предстоящем временном отсутствии работника, в случае увольнения и (или) перемещения, работник структурного подразделения обязан передать все находящиеся у него документы руководителю структурного подразделения министерства или другому работнику по указанию министра здравоохранения Хабаровского края или лица, исполняющего обязанности министра здравоохранения Хабаровского края; первого заместителя министра; заместителя министра - начальника управления планирования, финансового и ресурсного обеспечения, технического контроля; заместителя министра - начальника управления организации медицинской помощи населению; начальника управления лицензирования и лекарственного обеспечения; начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения (далее - руководство министерства) в пределах установленной компетенции, а дела, полученные во временное пользование из архива министерства, возвратить в архив.

При смене работника передача документов и дел осуществляется по акту.

1.15. В основные функции ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях министерства входит:

получение в службе делопроизводства министерства, учет и хранение гербовых бланков министерства;

ведение журналов учета поступления и выдачи гербовых бланков министерства;

составление номенклатуры дел структурного подразделения министерства;

обеспечение сохранности документов в структурном подразделении министерства;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения министерства;

проведение экспертизы ценности документов постоянного и временного хранения структурного подразделения министерства (при создании в текущем делопроизводстве в системе электронного документооборота документов, имеющих срок хранения с пометкой ЭПК, совместно с исполнителем и руководителем структурного подразделения министерства проводит экспертизу ценности этих документов и при отнесении их к категории постоянного срока хранения обязывает исполнителя распечатать, подписать у руководства министерства, зарегистрировать в службе делопроизводства министерства и передать документы на хранение на бумажном носителе до передачи в архив министерства);

составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения министерства;

подготовка и передача документов структурного подразделения в архив министерства.

1.16. Работники структурных подразделений министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции по делопроизводству.

1.17. При утрате документов работник информирует руководителя структурного подразделения министерства и/или службу делопроизводства министерства, после чего организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата, составляется акт в порядке, установленном пунктом 7.36 раздела 7 настоящей Инструкции по делопроизводству.

1.18. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности министерства, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения:

- министра здравоохранения Хабаровского края (далее - министр) или лица, исполняющего обязанности министра;

- первого заместителя министра здравоохранения Хабаровского края (далее - первый заместитель министра);

- заместителя министра - начальника управления планирования, финансового и ресурсного обеспечения, технического контроля министерства (далее - заместитель министра);

- заместителя министра - начальника управления организации медицинской помощи населению (далее - заместитель министра);

- начальника управления лицензирования и лекарственного обеспечения;

- начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения.

1.19. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в процессе деятельности в министерстве осуществляется уполномоченным органом - комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края.

1.20. Для целей настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:

архив министерства - структурное подразделение министерства, в функции которого входит осуществление комплектования, учета, хранения и использования архивных документов (обязанность по ведению архива министерства возложена на отдел документационного обеспечения управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства);

архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

включение документа в систему электронного документооборота - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота;

временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение;

временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

государственный архив - государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документированная информация - структурированная информация, зафиксированная на носителе;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

источник комплектования (государственного архива) - организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в государственный архив;

конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) - процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;

миграция (электронных документов) - перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;

опись дел, документов - справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

проверка наличия и состояния архивных документов - установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива органа исполнительной власти, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с Правилами;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации, национальным стандартом.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности министерства, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями, гражданами.

2.2. В министерстве создаются документы на бумажном носителе и электронные документы с применением СЭД.

2.3. В министерстве создаются электронные документы, созданные без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.4. Документы министерства могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

2.5. Состав электронных документов, создаваемых в министерстве, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности министерства и при взаимодействии с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, физическими лицами.

2.6. Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов во внутренней деятельности министерства, разрабатывается в соответствии с Примерным перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 17 сентября 2012 г. N 465-р "О работе с электронными документами в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края" (далее - Перечень электронных документов), утверждается организационно-распорядительным актом министерства после согласования с комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края.

2.7. Перечень видов документов, используемых в электронном виде при организации информационного взаимодействия министерства, органов местного самоуправления муниципальных образований края, устанавливается в соответствии с распоряжением Правительства края от 03 августа 2015 г. N 497-рп "Об утверждении Перечня документов, передаваемых при взаимодействии органов исполнительной власти Хабаровского края, аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края, органов местного самоуправления муниципальных образований Хабаровского края в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края".

2.8. Документы министерства оформляются на бланках с воспроизведением герба края в соответствии с законодательством края на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

2.9. Гербовые бланки и электронные шаблоны документов министерства разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными постановлением Губернатора Хабаровского края от 06 июля 2017 г. N 83 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края, органов исполнительной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений", и утверждаются организационно-распорядительным актом министерства после согласования с комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края.

2.10. При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков, идентичные по составу реквизитов бланкам документов на бумажном носителе, за исключением герба края.

2.11. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

2.12. Документы, изготовленные на бумажном носителе, оформленные на бланке или без него, должны иметь поля:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.13. В министерстве разработаны и применяются следующие гербовые бланки:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение).

Кроме того, министерство использует в своей деятельности гербовые бланки Губернатора и Правительства Хабаровского края.

2.14. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Бланки с угловым расположением реквизитов используются в министерстве при подготовке служебных писем, положений, правил, инструкций. Бланки с продольным расположением реквизитов используются при подготовке приказов и распоряжений министерства.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов).

2.15. Гербовые бланки министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 1 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и в журнале учета выдачи бланков (приложение N 2 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

2.16. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.17. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) министра. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.18. Гербовые бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов государственной власти.

2.19. Организация работы по изготовлению и учету поступления бланков министерства возлагается на отдел финансирования, бюджетного учета и хозяйственного обеспечения управления планирования, финансового и ресурсного обеспечения, технического контроля министерства (далее - административно-хозяйственная служба). Административно-хозяйственная служба:

получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков, а также их образцы (макеты);

совместно со службой делопроизводства оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их в службу делопроизводства.

2.20. Служба делопроизводства министерства выдает бланки работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях министерства, под подпись в журнале учета выдачи бланков (приложение N 2 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях министерства выдают бланки конкретным работникам под подпись в журнале учета выдачи бланков.

В структурных подразделениях министерства:

бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях министерства, и руководители структурных подразделений министерства;

испорченные бланки возвращаются в службу делопроизводства министерства для организации списания.

2.21. По мере необходимости (не реже 1 раза в полугодие) испорченные номерные гербовые бланки министерства комиссионно списываются службой делопроизводства с составлением акта, который подписывается членами комиссии (не менее трех человек) и утверждается начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства. После утверждения акта (приложение N 3 к настоящей Инструкции по делопроизводству) испорченные бланки уничтожаются. Акт хранится в службе делопроизводства министерства.

2.22. Документы, создаваемые в министерстве, оформляются шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал.

2.23. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером N 12 без слова "страница" (стр.) и знаков препинания, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа (за исключением документов постоянного хранения). При двустороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.24. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

2.25. Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08 декабря 2016 г. N 2004-ст, определен состав реквизитов документов:

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знак обслуживания);

04 - код формы документа;

05 - наименование организации - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

Документы, создаваемые министерством, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При подготовке и оформлении документов в министерстве используются следующие реквизиты:

01 - герб Хабаровского края;

05 - наименование организации - автора документа - Министерство здравоохранения Хабаровского края;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

Схемы распоряжения реквизитов на документе определены национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08 декабря 2016 г. N 2004-ст, и приведены в пункте 26 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.26. Реквизиты документов оформляются в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

При подготовке документов и в процессе работы могут использоваться отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату".

2.27. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования. Перечень допустимых расширений файлов при обмене информацией посредством СЭД определен приложением к Положению о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края, утвержденному постановлением Правительства края от 22 апреля 2015 г. N 83-пр.

2.28. Электронные документы, создаваемые в министерстве, состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке (далее - ЭРК) документа (приложение N 5 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

2.29. Проекты документов, подготовленных министерством, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, органов исполнительной власти и организаций, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением - исполнителем.

Согласование проекта документа в министерстве оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти в соответствии с пунктом 16 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству. Согласование документов, создаваемых в СЭД, проводится в электронном виде. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью руководителя структурного подразделения, подготовившего проект документа, с указанием даты его формирования.

Согласование проекта документа, созданного в министерстве, с другими государственными органами и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом, письмом о согласовании в соответствии с пунктом 15 приложения N 4 настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.30. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов, направляемые в федеральные органы государственной власти и органы государственной власти Хабаровского края, подписываются (утверждаются) министром (или лицом, исполняющим обязанности министра).

Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов, направляемые руководителям организаций, подведомственных министерству, другим организациям и гражданам, подписываются (утверждаются) министром (или лицом, исполняющим обязанности министра), первым заместителем министра, заместителями министра, начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения в пределах установленной компетенции.

2.31. Документы, подлинники которых должны быть на бумажном носителе, подписываются собственноручной подписью руководства министерства в соответствии с пунктом 17 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству, электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, организации - усиленной квалифицированной электронной подписью, в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.32. На документах, утверждаемых правовыми актами министерства или министром (или лицом, исполняющем обязанности министра), оформляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 11 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству. Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении N 6 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.33. Гербовой печатью заверяются подписи должностных лиц на документах, если тексты напечатаны не на бланках или требуют особого удостоверения: почетные грамоты, представления, ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации и т.д., на документах, удостоверяющих факты, вызывающие расходование денежных средств и материальных ценностей; подтверждающих права лиц: на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено соответствующими нормативными актами.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, определен Положением о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края" и приведен в пункте 19 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.34. В СЭД в процессе его внутренней деятельности при взаимодействии структурных подразделений и должностных лиц министерства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

2.35. Для обмена электронными документами посредством межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в министерстве должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и специалистов органа исполнительной власти - владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей определяется министром.

2.36. При передаче министерством электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в министерстве и его подразделениях используется усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - электронная подпись).

2.37. Электронный документ в СЭД, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

электронная подпись используется в соответствии с установленным в министерстве распределением права подписи документов между должностными лицами и специалистами.

2.38. Отдел организации программной и проектной деятельности, информатизации, мониторинга и анализа стратегического развития здравоохранения, связей с общественностью управления организации медицинской помощи населению министерства ведет учет ключей электронных подписей в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись специалиста в журнале.

3. Особенности подготовки отдельных видов документов

3.1. При подготовке документов от имени Губернатора края, Правительства края структурные подразделения министерства, которым дано соответствующее поручение, руководствуются Регламентом Правительства края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р.

Оформление законопроектов осуществляется в соответствии с требованиями в сфере делопроизводства в Законодательной Думе Хабаровского края.

3.2. Правовые акты издаются министерством в пределах установленной компетенции в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений (далее также - правовые акты).

Правовые акты министерства издаются:

во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации, края;

в целях осуществления собственной исполнительско-распорядительной деятельности.

Порядок подготовки и оформления министерством правовых актов министерства устанавливается настоящей Инструкцией по делопроизводству.

В СЭД создаются, отрабатываются, хранятся документы (без вывода на бумажный носитель), включенные в Перечень электронных документов, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно).

Наличие в сроке хранения пометки "ЭПК" означает обязанность исполнителя при создании документа или при его регистрации провести экспертизу ценности документа в соответствии с пунктами 8.1 - 8.7 раздела 8 настоящей Инструкции по делопроизводству. При принятии решения об увеличении срока хранения документа подлинник документа оформляется исполнителем на бумажном носителе для формирования дела для передачи на постоянное хранение в архив министерства.

3.3. Приказами, распоряжениями оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы министерства.

Приказы - нормативные правовые акты, рассчитанные на неоднократное применение по вопросам, относящимся к компетенции министерства.

Распоряжения - правовые акты индивидуального характера, устанавливающие, изменяющие или отменяющие права и обязанности конкретных лиц, реализующие правовые нормы в связи с конкретным делом или событием.

Приказы по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы министерства - локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, принимаемые в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями

Проекты правовых актов готовят и вносят на рассмотрение структурные подразделения министерства, на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, соблюдение порядка их подготовки и согласования несет руководитель структурного подразделения, который готовит проект правового акта и представляет его на подпись министру (или лицу, исполняющему обязанности министра).

Проекты локальных нормативных актов по кадровым вопросам готовит отдел кадровой и наградной работы управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства на основании соответствующих документов или поручений.

3.4. Подготовка проектов приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности включает:

1) разработку текста проекта приказа (распоряжения);

2) подготовку пояснительной записки к проекту приказа (распоряжения), в которой кратко излагается суть акта, обосновывается необходимость его издания, излагаются правовые основания издания;

3) согласование проекта приказа (распоряжения);

4) представление проекта приказа (распоряжения) на подпись министру (или лицу, исполняющему обязанности министра).

3.5. Согласование проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности осуществляется путем визирования в листе согласования проекта.

Лист согласования проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности должен содержать следующие реквизиты (приложение N 7 к настоящей Инструкции по делопроизводству):

1) наименование вида документа (лист согласования);

2) вид и наименование согласуемого проекта;

3) гриф согласования;

4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект;

5) личная подпись должностного лица, согласовавшего проект, и ее расшифровка (инициалы, фамилия);

6) дата согласования проекта;

7) дата поступления проекта на согласование;

8) отметка об исполнителе, представляющем проект на согласование (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон, личная подпись исполнителя проекта).

Проекты приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности (кроме проектов распоряжений, подготовленных сотрудниками отдела лицензирования управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства (о проведении проверки юридического лица/индивидуального предпринимателя, о решении лицензирующего органа)), представляемые министру на подписание, визируются:

- первым заместителем министра;

- заместителем министра - начальником управления планирования, финансового и ресурсного обеспечения, технического контроля министерства;

- заместителем министра - начальником управления организации медицинской помощи населению министерства;

- начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства;

- начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства;

- руководителем юридической службы министерства;

- исполнителем и руководителем структурного подразделения министерства, внесшим проект;

- руководителями структурных подразделений министерства, которым в проекте предусматриваются задания (поручения);

- по вопросам мобилизационной работы - ведущим инспектором по мобилизационной работе министерства.

Проекты распоряжений, подготовленные сотрудниками отдела лицензирования управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства (о проведении проверки юридического лица / индивидуального предпринимателя, о решении лицензирующего органа), представляемые министру на подписание, визируются:

- первым заместителем министра;

- начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства;

- начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства;

- руководителем юридической службы министерства;

- исполнителем, внесшим проект, и начальником отдела лицензирования управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства.

Согласование проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности (кроме проектов распоряжений, подготовленных сотрудниками отдела лицензирования управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства (о проведении проверки юридического лица / индивидуального предпринимателя, о решении лицензирующего органа)), осуществляется в соответствии со следующей очередностью:

- исполнителем и руководителем структурного подразделения министерства, внесшими проект;

- по вопросам мобилизационной работы - ведущим инспектором по мобилизационной работе министерства;

- начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства;

- начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства;

- заместителем министра - начальником управления организации медицинской помощи населению министерства;

- первым заместителем министра;

- руководителем юридической службы министерства.

Согласование проектов распоряжений, подготовленных сотрудниками отдела лицензирования управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства (о проведении проверки юридического лица / индивидуального предпринимателя, о решении лицензирующего органа), осуществляется в соответствии со следующей очередностью:

- исполнителем, внесшим проект;

- начальником отдела лицензирования управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства;

- начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства;

- начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства;

- первым заместителем министра;

- руководителем юридической службы министерства.

Срок рассмотрения проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности (кроме проектов распоряжений, подготовленных сотрудниками отдела лицензирования управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства (о проведении проверки юридического лица / индивидуального предпринимателя, о решении лицензирующего органа)) согласующими не должен превышать двух рабочих дней.

Срок рассмотрения проектов распоряжений, подготовленных сотрудниками отдела лицензирования управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства о проведении проверки юридического лица / индивидуального предпринимателя, о решении лицензирующего органа согласующими не должен превышать одного рабочего дня.

Срок рассмотрения проекта приказа министерства по основной деятельности юридической службой министерства не должен превышать пяти рабочих дней.

День поступления проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности к согласующему и день согласования проекта указываются в листе согласования приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) по основной деятельности вносятся изменения концептуального характера, то он подлежит повторному согласованию.

Контроль за своевременностью и качеством подготовки проектов приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности и их согласованием с заинтересованными сторонами возлагается на исполнителя проекта и его непосредственного руководителя.

3.6. После завершения согласования проекты приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности печатаются на соответствующих бланках министерства шрифтом размером N 14 (приложение N 7 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и представляются на подпись министру (или лицу, исполняющему обязанности министра).

Датой приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) министерства по основной деятельности нумеруются по порядку издания в пределах календарного года.

3.7. Подлинники приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности хранятся в службе делопроизводства в течение одного года до передачи в архив министерства (далее также - ведомственный архив).

3.8. Приказ (распоряжение) министерства по основной деятельности имеет следующие реквизиты:

наименование министерства - указывается в полном соответствии с положением о нем и оформляется полужирным шрифтом размером N 14 (МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ Хабаровского края);

наименование вида документа - оформляется полужирным шрифтом размером N 14: ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ);

дата документа - оформляется словесно-цифровым способом: 03 марта 2019 г.;

регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера, при этом приказы нумеруются по порядку издания в пределах календарного года: N 21; распоряжения нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется строчная буква "р": N 155-р;

заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием межстрочного интервала в режиме "точно" для ПЭВМ (12 пт).

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно"). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля;

текст документа - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 в режиме "одинарный" для ПЭВМ от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении текста правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста правового акта на одной странице.

Текст приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности может состоять из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) министерства по основной деятельности издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается вид, автор этого документа, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов министерства по основной деятельности завершается словом "приказываю:", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце пункта либо обозначаются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, то текст подпункта пишется с прописной буквы и в конце подпункта ставится точка.

Если подпункты имеют буквенное или цифровое обозначение с закрывающейся круглой скобкой, то текст подпункта пишется со строчной буквы и в конце подпункта (кроме последнего) ставится точка с запятой.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт акта содержит законченную мысль и включает не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Если в акте требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов) либо неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее - ...)" или "(далее также - ...)", а в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом надо иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста правового акта.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения министерства или должностные лица. В случае наличия в проекте приказа (распоряжения) по основной деятельности положения о возложении обязанностей на должностное лицо, не являющееся сотрудником министерства, или это должностное лицо включается в какую-либо комиссию, рабочую группу и т.п., то в тексте приказа (распоряжения) по основной деятельности после упоминания данного лица должны содержать слова "по согласованию".

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Проект, содержащий положения о признании правового акта утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу правовых актов и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в акт, который признается утратившим силу. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Подпись правового акта состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.9. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Структурные подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести правовой акт, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и вносятся в ЭРК приказа (распоряжения) по основной деятельности в СЭД.

3.10. Приложения к правовому акту оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 х 297 мм) и подписываются руководством министерства в пределах установленной компетенции. При наличии нескольких приложений они нумеруются в соответствии с их упоминанием в тексте проекта правового акта. При тиражировании подписанных правовых актов для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим актам не воспроизводится.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом в режиме "точно". Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК). Между первой строкой заголовка и последующими строками делается отступ 6 пт в режиме "точно".

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами в режиме "одинарный", от текста приложения - 2 интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается в режиме "точно" (с интервалом 12 пт) с отступом 6 пт перед текстом и 0 пт после текста. Допускается печатать текст таблицы шрифтом Times New Roman размером N 12 в режиме "точно" (с интервалом 10 пт).

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" (с интервалом 10 пт) в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервала. Длина черты 2 - 3 см.

Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервала (в режиме "одинарный") располагается подпись руководства министерства в пределах установленной компетенции.

Подпись включает наименование должности руководителя, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

3.11. Проекты правовых актов, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются не на бланке (на стандартных листах бумаги A4) с указанием названия органа исполнительной власти и других органов или организаций.

При оформлении совместного правового акта реквизиты оформляются в следующем порядке:

наименование организации - наименования министерства и других органов и организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ располагается по центру;

дата документа - дата совместного правового акта соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа - состоит из регистрационных номеров документа каждого автора этого документа, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;

подпись - подписи министра (или лица, исполняющего обязанности министра), руководителей органов и организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

3.12. Приказы (распоряжения) министерства оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно министром (или лицом, исполняющем обязанности министра).

3.13. Листы согласования, указатели рассылки и другие документы к приказам (распоряжениям) также оформляются на бумажном носителе (на стандартных листах бумаги формата A4 (210 х 297 мм)).

3.14. Регистрация приказов (распоряжений) по основной деятельности осуществляется с использованием СЭД. Журнал регистрации из СЭД выводится на печать в конце года.

3.15. Рассылка приказов (распоряжений) осуществляется через СЭД при прикреплении электронного образа документа к ЭРК документа.

3.16. При рассылке на бумажном носителе приказов (распоряжений) по основной деятельности организациям, не включенных в СЭД, копии приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности заверяются печатью службы делопроизводства, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, подготовившем приказ (распоряжение) по основной деятельности.

3.17. Подготовка проектов приказов по личному составу министерства (далее - приказы по личному составу).

Проекты приказов по личному составу готовит отдел кадровой и наградной работы управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства (далее - отдел кадровой и наградной работы) на основании соответствующих документов или поручений.

Проекты приказов по личному составу согласовываются в следующем порядке:

- начальником отдела кадровой и наградной работы министерства;

- руководителем юридической службы министерства;

- начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства.

После завершения согласования проекты приказов по личному составу печатаются на соответствующих бланках министерства шрифтом размером N 14 и представляются на подпись министру (или лицу, исполняющему обязанности министра).

Приказ по личному составу имеет такие же реквизиты, что и приказ (распоряжение) министерства по основной деятельности, изложенные в пункте 3.8 раздела 3 настоящего раздела.

Регистрация приказов по личному составу осуществляется в отделе кадровой и наградной работы в журналах регистрации приказов по личному составу. Приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет и со сроком хранения 5 лет регистрируется раздельно.

Приказы по личному составу нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру приказа по личному составу со сроком хранения 50 лет через дефис добавляется строчная буква "к", со сроком хранения 5 лет - через дефис добавляются строчные буквы "лс".

Подлинники приказов по личному составу хранятся в отделе кадровой и наградной работы министерства в течение одного календарного года до передачи их в архив министерства.

3.18. Подготовка проектов приказов министерства о проведении проверок в рамках ведомственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности.

Проекты приказов министерства о проведении проверок в рамках ведомственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности (далее - проекты приказов о проверке) готовят работники министерства, в чьи должностные обязанности входит осуществление ведомственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности.

Проект приказа о проверке согласовываются в порядке, установленном для согласования проектов приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности и предусмотренном пунктом 3.5 настоящего раздела.

После завершения согласования проект приказа о проверке печатается на соответствующих бланках министерства шрифтом размером N 14 (приложение N 8 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и представляются на подпись министру (или лицу, исполняющему обязанности министра).

Приказ о проверке имеет такие же реквизиты, что и приказ (распоряжение) по основной деятельности, изложенные в пункте 3.8 настоящего раздела.

Регистрация приказов о проверках осуществляется службой делопроизводства министерства.

Работник министерства, подготовивший проект приказа о проверке, в установленном порядке уведомляет учреждение о проведении проверки путем направления копии приказа о проверке.

Приказы о проверках нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется строчная буква "п".

Подлинники приказов о проверках хранятся в службе делопроизводства министерства.

3.19. В министерстве принимаются положения, правила и инструкции.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.

Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении министерства.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденному настоящей Инструкцией по делопроизводству.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются министром (или лицом, исполняющем обязанности министра), или как акты, утверждаемые правовым актом министерства.

3.20. Текст проекта положения (правил, инструкции), подлежащее применению как самостоятельный правовой акт, печатается на общем бланке министерства. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается правовым документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (ПОЛОЖЕНИЕ о премировании); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция ведущего инспектора).

Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты, которые нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

3.21. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях, совещаниях оформляется протоколами.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов министерства, ученых, технических и методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч (далее также - коллегиальные (совещательные) органы и совещания (заседания) соответственно).

3.22. Протокол составляется на основании аудио-, видеозаписей, рукописных записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря коллегиального (совещательного) органа или сотрудников министерства, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании).

Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.

Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах министерства или правовым актом министерства.

3.23. Текст протокола совещания (заседания) состоит из двух частей: вводной и основной (приложение N 9 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель (Председательствующий), Секретарь, Присутствовали.

Слова "Председатель" ("Председательствующий") и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слова: "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального (совещательного) органа, участников совещания (заседания), приглашенных на совещание (заседание), которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ (12 пт).

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии и инициалы не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Председатель (Председательствующий): Петров А.В.

Секретарь: Васильева Л.Н.

Присутствовали: члены коллегии (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа);

приглашенные - 25 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями и инициалами докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Например:

СЛУШАЛИ: (указываются фамилия и инициалы докладчика, а также краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст; перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня).

ВЫСТУПИЛИ: (указываются фамилии и инициалы выступивших, наименования их должностей, а также краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения и может содержать один или несколько пунктов, которые располагаются по значимости, каждый из них нумеруется; срок исполнения решения может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы).

Каждый раздел печатается от левого поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение коллегиального (совещательного органа), принятое на совещании (заседании). С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Решения коллегиальных (совещательных органов), принятые на совещаниях (заседаниях), печатаются в тексте протоколов полностью.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".

3.24. Допускается краткая форма составления протокола совещания (заседания). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

3.25. Протоколы заседаний коллегиальных (совещательных) органов подписываются председателем (председательствующим) и секретарем заседания.

Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает министр (или лицо, исполняющего обязанности министра) или уполномоченное министром должностное лицо министерства.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания. Например, 21 - 24 апреля 2020 г.

3.26. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний. Протоколы совместных совещаний (заседаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов исполнительной власти, организаций, принимавших участие в совещании (заседании). Например, ПРОТОКОЛ N 3/4.

3.27. Протоколы печатаются на общем бланке министерства (приложение N 9 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и имеют следующие реквизиты:

наименование министерства - указывается наименование министерства в полном соответствии с положением о нем и оформляется полужирным шрифтом размером N 14 (МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ Хабаровского края);

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки, оформляется полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру;

дата и номер протокола, место проведения совещания (заседания) - дата, оформленная словесно-цифровым способом, номер протокола, место проведения совещания (заседания) печатаются на отведенных на бланке местах;

вид совещания (заседания) - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт), например:

заседания коллегии министерства

здравоохранения края

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный".

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия и инициалы выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу.

Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал в режиме "точно".

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.28. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает секретарь коллегиального (совещательного) органа или сотрудник министерства, ответственный за подготовку вопросов к рассмотрению на совещании (заседании). При направлении копии протокола на бумажном носителе такая копия заверяется печатью службы делопроизводства и направляется адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается секретарем коллегиального (совещательного) органа или сотрудником министерства, ответственным за подготовку вопросов к рассмотрению на совещании (заседании).

3.29. Решения комиссий могут доводится до исполнителей в виде выписок из протоколов. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола". Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся:

- все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем (председательствующим) и секретарем комиссии, заверяются печатью службы делопроизводства и направляются с сопроводительным письмом исполнителям в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается секретарем.

3.30. Служебные письма министерства готовятся как:

- информации по поручениям Губернатора края, Правительства края, руководства министерства;

- информации об исполнении поручений Губернатора края, Правительства края по вопросам, относящимся к компетенции министерства;

- сопроводительные письма;

- ответ на обращение гражданина или юридического лица;

- ответы на запрос гражданина или юридического лица о предоставлении информации о деятельности министерства;

- запрос о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги;

- инициативные письма.

3.31. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией министра (или лица, исполняющего обязанности министра), первого заместителя министра, заместителей министра, начальника управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения, с учетом сроков исполнения поручений, запросов граждан, юридических лиц.

Непосредственный руководитель структурного подразделения министерства вправе устанавливать иной срок подготовки ответных писем, который не должен превышать срок, установленный руководством министерства.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений министерства.

Тексты ответных писем должны содержать ответы на поставленные вопросы в запросах организаций, предприятий и частных лиц, а также соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководства министерства.

3.32. Служебные письма оформляются на гербовых бланках письма формата A4 (приложение N 10 к настоящей Инструкции по делопроизводству) либо в виде электронного документа с использованием электронного шаблона письма.

При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, при наличии - отметка о приложении.

3.33. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем) или от третьего лица единственного числа (Министерство... рассмотрело..., Управление... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю) возможно в случае его оформления на должностном бланке.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.34. При наличии в тексте письма ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" 10 пт в конце каждой страницы или после текста письма в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы без пробела. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

При наличии приложения к письму отметка о приложении оформляется в соответствии с пунктом 14 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с пунктами 15, 16 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

3.35. Документы, направляемые в федеральные государственные органы власти и органы государственной власти Хабаровского края, подписываются министром (или лицом, исполняющим обязанности министра).

Документы, направляемые руководителям организаций, подведомственным министерству, другим организациям и гражданам, подписываются министром (или лицом, исполняющим обязанности министра), первым заместителем министра, заместителями министра, начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения, в пределах установленной компетенции.

3.36. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

3.37. Датой письма является дата его подписания.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

В письмах-ответах оформляется реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа".

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах. Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах, подписанных руководством министерства. Первый экземпляр письма (оригинал письма) оформляется на гербовом бланке письма министерства. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения министерства, подготовившего документ, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату специалисты службы делопроизводства передают второй экземпляр исходящего документа в структурное подразделение министерства, подготовившего документ, для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.38. Документы, принимаемые министерством совместно с другими органами (организациями) (распоряжения, приказы, инструкции, положения, письма и др. на бумажном носителе), оформляются не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования органов (организаций), участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование органов (организации), являющихся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько органов (организаций) участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах органов (организаций) участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах органа (организации) инициатора создания документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими органами (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Датой совместного документа является дата наиболее поздней подписи.

3.39. Акт - документ, составляемый несколькими лицами в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью министерства (приложение N 3 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

Акты печатаются на общем бланке министерства формата A4, или на чистых листах бумаги формата A4.

При составлении актов используются реквизиты: наименование министерства оформляется полужирным шрифтом размером N 14 (МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ Хабаровского края), наименование вида документа - АКТ (оформляется полужирным шрифтом размером N 14); дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.

Датой акта может являться:

- дата события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передаче материальных ценностей);

- дата подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в акте.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

3.40. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ министерства (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившие основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова "Составлен" с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются фамилии и инициалы (в именительном падеже), наименования должностей с обозначением структурных подразделений министерства.

3.41. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

3.42. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

3.43. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза "С актом ознакомлен(ы)", при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

4. Организация документооборота

4.1. В процессе документооборота обеспечиваются:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение поступающих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

4.2. Электронный документооборот министерства осуществляется с использованием СЭД. Состав электронных документов, обращающихся в СЭД, определяется Перечнем электронных документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов.

4.3. Служба делопроизводства, а также специалисты министерства в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

4.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется настоящей Инструкцией по делопроизводству (пункт 6 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется министерством, им присваивается учетный внутрисистемный номер.

4.5. В документообороте министерства выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

4.6. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

4.7. Доставка и отправка документов в министерстве осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными, факсимильной, телеграфной, телефонной видов связи, электронной почты, СЭД, МЭДО, через сайт органа исполнительной власти, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и (или) государственной информационной системы Хабаровского края "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Хабаровского края".

4.8. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляются централизованно службой делопроизводства.

4.9. Все поступившие в министерство документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки (адресования) документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, с грифами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).

4.10. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю службы делопроизводства.

4.11. При обнаружении повреждения входящего документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя сотрудниками службы делопроизводства, один экземпляр акта высылается отправителю, второй - приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

4.12. Конверты (пакеты), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера с пометкой "Для служебного пользования" (далее - "ДСП"), не вскрываются и передаются специалисту министерства, который назначен распоряжением министерства ответственным за учет и хранение документов, содержащих сведения конфиденциального характера с пометкой "ДСП".

4.13. Документы, поступающие из других органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в службу делопроизводства.

4.14. Электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО принимаются службой делопроизводства и включаются в СЭД.

4.16. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях (приложение N 11 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

4.17. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз в службе делопроизводства в СЭД или ином структурном подразделении министерства, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.

4.18. Регистрация (учет) электронных сообщений в СЭД участника МЭДО осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

4.19. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов после 15.00 часов или в нерабочее время.

4.20. Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК в СЭД, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

4.21. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в министерство, в которой фиксируется дата поступления (для документов со сроком исполнения менее 3 рабочих дней - время поступления в часах и минутах) и регистрационный номер документа.

4.22. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

4.23. В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД может использоваться штриховое кодирование. Штрих-код наклеивается на нижнем поле первого листа документа, поступившего на бумажном носителе и подлежащего сканированию, при его регистрации.

4.24. Документы, поступившие в министерство, подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения министром (или лицом, исполняющем обязанности министра), первым заместителем министра, заместителями министра, начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения, управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству на рассмотрение незамедлительно.

4.25. Результаты рассмотрения документа министром (или лицом, исполняющем обязанности министра), первым заместителем министра, заместителями министра, начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения, руководителями структурных подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).

Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся руководством министерства в ЭРК в СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

4.26. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей - по месту нахождения ответственного исполнителя) и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел министерства.

4.27. Структурные подразделения (сотрудники) министерства, назначенные в качестве исполнителей по документу, получают резолюцию по исполнению документа, доступ к документу и его ЭРК в СЭД и организуют работу с документом.

При передаче на исполнение документа на бумажном носителе подлинник документа передается ответственному исполнителю, соисполнителям - копии документа.

4.28. Документы, подготовленные в министерстве, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководством министерства, включаются в СЭД.

4.29. Перед включением исходящих документов в СЭД служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

4.30. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день при поступлении документов после 15.00 часов или в нерабочее время.

При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения министерства, подготовившего документ.

4.31. Если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.

4.32. Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией по делопроизводству, подписанные руководством министерства, включенные и зарегистрированные в СЭД.

4.33. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234, при отправке специальной связью - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи.

4.34. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (копии распорядительных документов направляются в подведомственные организации без сопроводительного письма).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

4.35. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел министерства.

4.36. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

4.37. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

4.38. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со службой делопроизводства.

4.39. Подписанные правовые акты министерства на бумажном носителе регистрируются в день их подписания или на следующий рабочий день при их поступлении на регистрацию после 15.00 часов.

В виде электронных копий правовые акты министерства включаются в СЭД, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.

4.40. Подлинники правовых актов формируются в дела в службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел министерства в соответствии с пунктом 7.29 раздела 7 настоящей Инструкции по делопроизводству.

Копии правовых актов рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в виде электронных копий или на бумажном носителе в виде заверенных копий.

Подготовка приказов по личному составу к подписанию министром (или лицом, исполняющем обязанности министра) и их регистрация осуществляются отделом кадровой и наградной работы.

4.41. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических и иных постоянных или временных органов регистрируются секретарями (иными сотрудниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.

4.42. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел министерства.

Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа.

4.43. Внутренние документы на имя министра (или лица, исполняющем обязанности министра), первого заместителя министра, заместителей министра, начальника управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения, руководителя (руководителей) другого структурного подразделения регистрируются в СЭД.

4.44. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по министерству в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

4.45. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм.

4.46. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа в министерстве, например, копия исходящего письма). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4.47. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются и представляются ежеквартально руководству в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

5. Управление документами в системе электронного документооборота

5.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи.

5.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

5.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством министерства или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования проекта документа.

5.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

а) наименование органа исполнительной власти, организации (корреспондента);

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

е) дата поступления документа;

ж) входящий регистрационный номер;

з) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

и) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

к) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

л) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);

м) срок исполнения документа;

н) индекс дела по номенклатуре дел;

о) сведения о переадресации документа;

п) отметка о контроле;

р) гриф ограничения доступа к документу;

с) сведения об электронной подписи;

т) результат проверки электронной подписи - включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью;

у) электронный адрес органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации - корреспондента;

ф) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

х) способ доставки документа.

5.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

а) наименование органа исполнительной власти, организации - адресата;

б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

ж) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

з) индекс дела по номенклатуре дел;

и) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

к) гриф ограничения доступа к документу;

л) подразделение - ответственный исполнитель документа;

м) сведения об электронной подписи;

н) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

о) способ доставки документа;

п) электронный адрес корреспондента;

р) количество листов документа.

5.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе (конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа):

а) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

е) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

ж) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

з) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) резолюция (исполнитель, поручение, дата исполнения);

л) отметка о контроле;

м) гриф ограничения доступа к документу;

н) подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа.

о) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

5.7. При включении в СЭД обращений граждан и юридических лиц и ответов на обращения в СЭД включаются следующие сведения:

а) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

б) наименование организации - адресата (для обращений юридических лиц);

в) дата обращения;

д) регистрационный номер обращения (для обращений юридических лиц);

г) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

е) дата поступления обращения;

ж) входящий регистрационный номер;

з) краткое содержание документа (код по тематическому классификатору);

и) количество листов основного документа;

к) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

л) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

м) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

н) срок исполнения документа;

о) индекс дела по номенклатуре дел;

п) сведения о переадресации обращения (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа государственной власти, организации);

р) отметка о контроле;

с) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения, подписанного электронной подписью);

у) электронный адрес корреспондента;

ф) почтовый адрес корреспондента;

х) вопрос по тематическому классификатору;

ц) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

5.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

5.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

5.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений органа исполнительной власти, должностных лиц органа исполнительной власти, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел государственного органа;

справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, типов связей с другими документами (связанными документами).

6. Контроль исполнения документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

руководством министерства (в том числе руководителями структурных подразделений министерства) - за исполнением документов (поручений) по существу;

отделом организации программной и проектной деятельности, информатизации, мониторинга и анализа стратегического развития здравоохранения, связей с общественностью управления организации медицинской помощи населению министерства; отделом документационного обеспечения управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства (далее - отделы министерства, ответственные за ведение контроля исполнения документов) - за соблюдением сроков исполнения документов (поручений).

В министерстве разрабатывается Порядок организации работы с контрольными документами (далее - Порядок), который утверждается организационно-распорядительным актом министерства. В Порядке устанавливается организация работы с контрольными документами в министерстве и распределение контрольных документов между отделами министерства, ответственными за ведение контроля исполнения документов.

Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины структурные подразделения министерства, которые осуществляют контроль за исполнением документов, производят печать списков и статистических данных по исполнению контрольных документов либо проводят анализ ситуации при помощи экранных отчетов в системе электронного документооборота.

Контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле ("Контроль"), проставляемой в соответствии с пунктом 24 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Контроль за исполнением документов и поручений руководства министерства в СЭД включает: постановку документа на контроль (с указанием вида контроля ("Контроль", "Внутренний контроль", "Особый контроль", "Контроль ГУГ"), ответственного исполнителя, сроков исполнения), регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".

Организация исполнения поручений Губернатора края осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства края.

6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

6.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поручения (резолюции) на документе; с даты, следующей за датой регистрации документа.

Сроки исполнения протокольных поручений устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

Если срок исполнения не указан, документ (поручение) подлежит исполнению в срок до одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня этого месяца).

6.6. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководители структурных подразделений министерства и непосредственный исполнитель, которым дано соответствующее поручение по исполнению документа.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.

6.7. Контроль за качеством подготовки исполнителями и их непосредственными руководителями служебных писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства Хабаровского края, а также адресованных Губернатору, Председателю Правительства Хабаровского края, осуществляет помощник министра путем визирования в соответствии с пунктом 16 приложения N 4 к настоящей инструкции по делопроизводству.

6.8. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководством министерства, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.9. Документы подлежат исполнению в следующие сроки, исчисляемые в календарных днях:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "весьма срочно" - в двухдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "срочно" - в трехдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "оперативно", "в кратчайшие сроки" - в 10-дневный срок;

- иные документы - в течение 30 дней со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

6.10. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК в СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

6.11. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

6.12. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, сотрудники отделов министерства, ответственных за ведение контроля исполнения документов, в пределах установленной компетенции, проверяют своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

6.13. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

6.14. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет - не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца - за пять дней до истечения срока исполнения.

6.15. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК в СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

6.16. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа, а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение одного месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

В случае согласования руководителем продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель до истечения срока исполнения документа направляет в организацию - автору документа мотивированный промежуточный ответ о продлении срока исполнения документа.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отделы министерства, ответственные за ведение контроля исполнения документов, для внесения изменений в СЭД (новый срок, дата изменения, подпись).

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием отделов министерства, ответственных за ведение контроля исполнения документов, в соответствии с установленной компетенцией.

6.17. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

К служебной записке о продлении срока исполнения документа исполнитель в обязательном порядке прикладывает документ (копию документа с резолюцией), в отношении которого дано поручение. В СЭД служебная записка в адрес руководителя или промежуточный ответ на письмо-запрос создается в электронной карточке письма-запроса во вкладке "Документы по исполнению". Также исполнитель в обязательном порядке представляет во вкладке "Отчет об исполнении" в регистрационной карточке документа-запроса комментарий об исполнении документа и ссылку на номер исходящего документа-ответа.

В случае поступления в министерство документов, для исполнения которых требуется только заполнение исполнителем отчетных форм в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" без направления сопроводительного письма, основанием для снятия с контроля будет являться отчет во вкладке "Отчет об исполнении" с представлением подтверждения об отправке или о заполнении электронных форм отчетов.

Датой исполнения документа считается дата регистрации документа-ответа в СЭД.

6.18. Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием отделов министерства, ответственных за ведение контроля исполнения документов, в соответствии с установленной компетенцией.

На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК в СЭД или регистрационно-учетную карту бумажного документа, используемую для контроля исполнения.

6.19. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

6.20. Отделы министерства, ответственные за ведение контроля исполнения документов, в соответствии с установленной компетенцией, анализируют состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля за пять дней до окончания срока исполнения документа направляет в структурные подразделения министерства напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают;

раз в месяц и по окончании года направляет отчеты руководству министерства и руководителям структурных подразделений о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по министерству в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям.

7. Документальный фонд министерства

7.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности министерства, образуют документальный фонд министерства.

7.2. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива министерства, составляет архивный фонд министерства, который подлежит хранению в архиве министерства.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях министерства и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 8.36 - 8.43 раздела 8 настоящей Инструкции по делопроизводству.

7.3. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве министерство разрабатывает и утверждает номенклатуру дел (приложение N 12 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

Номенклатура дел министерства закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел министерства включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

7.4. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

7.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством края, определяющим деятельность министерства, положением о министерстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами министерства, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и/или типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

7.6. Номенклатура дел министерства составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, граждан.

7.7. Номенклатура дел министерства (сводная) составляется службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений министерства (приложения N 12, 13 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

Номенклатура дел структурного подразделения министерства ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается со службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства министерства.

Сводная номенклатура дел составляется службой делопроизводства в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

7.8. Наименованиями разделов номенклатуры дел министерства являются наименования структурных подразделений министерства.

В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства.

7.9. Номенклатура дел министерства подписывается руководителем службы делопроизводства, визируется лицом, ответственным за архив, утверждается министром (лицом, исполняющем обязанности министра) после согласования проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией министерства. Не реже одного раза в пять лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПМК.

В случае изменения функций и структуры министерства номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПМК.

7.10. Номенклатура дел министерства составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив министерства в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в государственный архив, источником комплектования которого является министерство.

В качестве рабочего экземпляра в службе делопроизводства используется копия номенклатуры дел, утвержденной министром (или лицом, исполняющем обязанности министра).

В структурные подразделения министерства номенклатура дел рассылается службой делопроизводства в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронном виде.

Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел размещается службой делопроизводства на сервере общего пользования.

7.11. Номенклатура дел министерства в конце каждого года уточняется, выводится на бумажный носитель и утверждается министром (или лицом, исполняющем обязанности министра).

7.12. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений министерства, постоянно и временно действующих совещательных и методических органов (коллегий, советов, комиссий), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

7.14. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение министерства должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу делопроизводства. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения министерства согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 7.9 настоящего раздела, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел министерства.

7.15. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в службу делопроизводства.

7.16. Службой делопроизводства на основе полученных из структурных подразделений министерства данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в министерстве в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел министерства хранится в службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив министерства.

7.17. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой министерства) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

01.03-05, где:

01.03 - код структурного подразделения;

05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

7.18. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного ли иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

д) хронологический - дата (период), к которой(му) относятся документы дела;

е) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

7.19. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются разновидности документов, сгруппированных в деле (планы, списки, доклады):

"Документы (справки, информации, переписка и др.) по вопросам медицинской помощи детям в период летней оздоровительной кампании"

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются)

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

"Квартальные отчеты о контрольно-ревизионной работе министерства";

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например:

"Переписка с Министерством здравоохранения Российской Федерации по вопросам кадрового обеспечения отрасли здравоохранения Хабаровского края"

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

7.20. Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел.

Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

7.21. В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по действующим типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

7.22. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки уточняющего характера:

- к срокам хранения документов (из соответствующих статей Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236, Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения, утвержденного Приказом Министерства здравоохранения СССР от 30 мая 1974 г. N 493);

- о месте хранения;

- специальные пояснения к отдельным видам документов.

В процессе использования номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2019 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, о ведении в электронном виде.

7.23. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Единицей хранения считается один том бумажного дела или одно электронное дело.

7.24. Если электронное дело является папкой на сервере или включено в СЭД, то данная информация отражается в "Примечании", а в графе 3 отмечается одна единица хранения.

7.25. Для учета электронных дел рекомендуется составить отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) с объемом в Мб или дополнить итоговую запись номенклатуры дел данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения (например, ввести в таблицу итоговой записи дополнительный столбец).

7.26. Сведения из итоговой записи ежегодно передаются в архив министерства и используются при составлении паспорта архива, установлении объема документооборота в министерстве и т.д.

7.27. Итоговая запись может быть оформлена на листе, который подшивается к официальному и к "архивному" экземпляру номенклатуры дел.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений министерства.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения министерства, передаются в архив министерства, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

7.28. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие правила:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел министерства;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, его заголовка;

документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

7.29. Распорядительные документы формируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, пояснительной запиской, листом согласования, указателем рассылки и другими документами, формируемыми в процессе прохождения согласования документа.

Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) формируются в отдельное дело.

Документы к протоколам, если они сформированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.

Приказы по личному составу формируются отдельно от правовых актов и иных локальных нормативных актов министерства.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения (приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет и со сроком хранения 5 лет формируются в отдельные дела).

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Документы по личному составу (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости) формируются в самостоятельные дела в пределах года.

Планы, отчеты, сметы формируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты формируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или Хабаровского края (справки, отчеты), находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Переписка формируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом (обращением).

Предложения, заявления и жалобы граждан личного характера, а также документы по их рассмотрению формируются в дела со сроком хранения пять лет ЭПК.

Предложения и заявления граждан об улучшении работы министерства, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции, и документы по их рассмотрению подлежат обязательной экспертизе ценности для дальнейшей передачи их на постоянное хранение.

7.30. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел министерства.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.31. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 7.28, 7.29 настоящей Инструкции по делопроизводству включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

7.32. Формирование и хранение дел до передачи их в архив министерства осуществляется структурным подразделением министерства, электронных дел - в СЭД.

7.33. Дела на бумажном носителе размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дата дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

7.34. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями структурных подразделений и службой делопроизводства должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

перед передачей документов в архив министерства;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства;

при реорганизации и ликвидации министерства или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

7.35. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурных подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.

7.36. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата.

Акт составляется и подписывается руководителем службы делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в службе делопроизводства и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив министерства при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа заверенной копией документа.

8. Подготовка документов к передаче на хранение в архив министерства; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

8.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:

при составлении номенклатуры дел;

при подготовке дел к передаче в архив министерства;

в архиве министерства;

при подготовке дел к передаче на хранение в государственный архив Хабаровского края.

8.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в министерстве организационно-распорядительным актом министерства создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

8.3. Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Положение об ЭК утверждается организационно-распорядительным актом министерства после согласования с ЭМПК.

8.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях министерства совместно с ЭК министерства и под методическим руководством службы делопроизводства.

8.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив министерства;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертизе ценности подлежат все документы министерства независимо от видов носителей и способов записи.

До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел министерства, правильность определения сроков хранения дел.

8.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Оставшиеся документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

8.7. Отбор электронных документов для передачи в архив министерства осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из СЭД по признаку "Индекс дела" ("Срок хранения") и после проведения экспертизы ценности документов.

8.8. Дела, образовавшиеся в деятельности министерства и подлежащие хранению, проходят полное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях министерства по месту формирования документов в дела.

8.9. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение N 14 к настоящей Инструкции по делопроизводству);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 15 к настоящей Инструкции по делопроизводству);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия министерства, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела (приложение N 16 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

8.10. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел министерства заполняются реквизиты: наименование министерства, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

8.11. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование министерства;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием министерства указывается наименование государственного архива, источником комплектования которого выступает министерство.

8.12. При оформлении обложки дела:

наименование министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой министерства (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел министерства;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел министерства (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования министерства или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование министерства (структурного подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

8.13. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.14. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.15. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки, наличие неформатных и оборотных листов).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

8.16. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.17. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Листы с резолюциями руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. Листы с резолюциями, а также листы согласования нумеруются как самостоятельные листы. При подготовке к архивному хранению резолюции, оформленные на отдельных листках, размещаются в левой верхней части листа, так, чтобы край листа резолюции был прошит.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

8.18. Подготовка электронных документов к передаче в архив министерства осуществляется структурным подразделением министерства - владельцем соответствующей информационной системы совместно с подразделением (специалистом), обеспечивающим функционирование информационной системы.

8.19. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив министерства, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

конвертация электронного документа в формат архивного документа;

формирование в информационной системе министерства электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию электронного документа в нередактируемом формате (текстовые документы - в формате PDF/A);

формирование в информационной системе описи электронных документов структурного подразделения;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив министерства не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в одну опись дел структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

8.20. Описи дел структурных подразделений составляются в подразделениях министерства под методическим руководством службы делопроизводства.

Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.

Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела.

Описи дел структурных подразделений составляются по формам в соответствии с приложениями N 17 - 19 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив министерства такие дела не передаются.

8.21. Описи дел структурных подразделений представляются в архив министерства не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

8.22. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

примечания.

8.23. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

8.24. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел министерства.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.25. Номера описям дел структурных подразделений министерства присваиваются по согласованию с архивом министерства.

8.26. При составлении описи электронных дел в опись включаются:

порядковый номер электронного дела по описи;

индекс электронного дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

срок хранения дела;

объем электронного дела в Мегабайтах;

примечания.

Приложением к описи электронных дел выступает реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело (приложение N 19 к настоящей Инструкции по делопроизводству). Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

8.27. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, согласовываются службой делопроизводства.

8.28. Описи дел структурного подразделения составляются в двух экземплярах на бумажном носителе.

Один экземпляр описи передается вместе с делами в архив министерства, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив министерства также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

8.29. Дела передаются в архив министерства в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным министром (или лицом, исполняющем обязанности министра) и согласованным с руководителями структурных подразделений.

8.30. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в министерства не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив министерства по истечении 10 лет со дня увольнения.

8.31. Передача дел в архив министерства производится на основании описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях министерства.

8.32. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив министерства не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

8.33. Уполномоченный сотрудник архива министерства проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.

8.34. Прием-передача дел в архив министерства подтверждается подписями сотрудника архива министерства и сотрудника (ответственного за делопроизводство в структурном подразделении министерства) структурного подразделения, передавшего дела, в итоговой записи описи дел.

8.35. Передача электронных документов в архив министерства производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве министерства) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в архив министерства в двух идентичных экземплярах, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.

8.36. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 20 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

8.37. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

8.38. Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

8.39. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу (годовыми разделами), составленными архивом министерства.

8.40. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается министром (или лицом, исполняющем обязанности министра) после утверждения ЭПМК описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

8.41. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью специалиста службы делопроизводства.

Например:

Уничтожено. См. акт от__________N___________.
Подпись		Инициалы, фамилия.

8.42. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

8.43. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда министерства.

8.44. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве министерства, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в министерстве и в архиве министерства, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

8.45. В процессе хранения электронных документов в архиве министерства не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

8.46. В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив министерства по решению министра (или лица, исполняющего обязанности министра) должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

8.47. При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив министерства по решению министра (или лица, исполняющего обязанности министра) должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

8.48. При осуществлении перезаписи должны быть обеспечены аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

8.49. Электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.27 раздела 2 настоящей Инструкции по делопроизводству.

9. Организация доступа к документам и их использования

9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в службе делопроизводства, структурных подразделениях министерства сотрудникам других подразделений министерства для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разрешения руководителя структурного подразделения, документы которого запрашиваются.

9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование сотрудникам министерства на срок не более одного месяца.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения министра (или лица, исполняющего обязанности министра).

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения министра (или лица, исполняющего обязанности министра) на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении (об обеспечении) сохранности документов.

9.3. В письменном запросе сотрудников министерства о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

9.4. На выданный документ (дело) заводится карта-заместитель (приложение N 21 к настоящей Инструкции по делопроизводству), помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа специалист службы делопроизводства или делопроизводитель вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ с подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

Дела, выдаваемые из архива министерства, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение N 14 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и лист использования документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам органов государственной власти, подлинники документов должны быть возвращены в министерство и помещены в дело.

9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 21 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

9.6. В службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

9.7. Сотрудники министерства обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий сотрудникам других подразделений или органов исполнительной власти.

9.8. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности министерства, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9.9. Изъятие (выемка) документов производится с разрешения министра (или лица, исполняющего обязанности министра) с извещением руководителя структурного подразделения, документы которого изымаются.

9.10. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями министерства. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

9.11. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указываются основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись сотрудника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

9.12. Подлинник документа, изъятый из дела (дело), после рассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

10. Передача документов на хранение в государственный архив

10.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в министерстве, по истечении сроков их временного хранения в архиве министерства передаются на постоянное хранение в государственный архив.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу министерства передаются на хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии.

10.2. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в государственный архив на физически обособленных материальных носителях (жестких дисках).

10.3. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств министерства.

10.4. Передача документов в государственный архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным генеральным директором государственного архива, по согласованию с министерством.

10.5. Документы передаются в государственный архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным и согласованным ЭПМК.

Перед передачей документов на хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами министерства.

10.6. Передача дел проводится в государственном архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

10.7. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 23 к настоящей Инструкции по делопроизводству), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой - в министерстве. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной министерством.

Архив министерства принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 24 к настоящей Инструкции по делопроизводству). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

11. Прием-передача дел, документов при реорганизации, ликвидации министерства

11.1. При реорганизации или ликвидации министерства передача и дальнейшее использование документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Процесс передачи документов включает:

- определение места и условий дальнейшего хранения документов;

- отбор, подготовку и передачу архивных документов по месту дальнейшего хранения документов;

- отбор, подготовку и передачу документов текущего делопроизводства по месту дальнейшего хранения документов.

11.2. При реорганизации министерства в соответствии с правовым актом Губернатора края о реорганизации создаются комиссии для передачи дел, документов, определяется орган исполнительной власти, которому передаются документы. В состав комиссий входят представители министерства (в том числе члены ЭК и служб делопроизводства), уполномоченного органа и/или государственного архива.

11.3. При реорганизации министерства условия и место дальнейшего хранения документов определяются в соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела и указываются в правовом акте Губернатора края о реорганизации министерства:

- документы Архивного фонда Российской Федерации, сроки временного хранения которых в архивах министерства истекли, в упорядоченном состоянии передаются в государственный архив;

- архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в том числе документы по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам;

- документы текущего делопроизводства (незавершенные дела) передаются правопреемникам.

11.4. При реорганизации министерства путем разделения или выделения из их состава одного или нескольких органов исполнительной власти, в том числе при передаче полномочий от одного органа исполнительной власти другому, условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются правовым актом Губернатора края.

11.5. В случае реорганизации министерства с передачей его функций вновь созданному органу исполнительной власти архивные документы (законченные производством дела) включаются в архивный фонд министерства; документы текущего делопроизводства (незаконченные дела), переданные для окончания производством органу исполнительной власти - правопреемнику, включаются в архивный фонд последнего.

11.6. Подготовка архивных документов к передаче включает:

- проверку наличия и состояния документов фонда министерства;

- упорядочение документов, включающее их формирование, оформление и описание в соответствии с требованиями пунктов 8.8 - 8.22 раздела 8 настоящей Инструкции по делопроизводству.

11.7. Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией или не менее чем двумя сотрудниками министерства.

11.8. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов, акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 25 к настоящей Инструкции по делопроизводству). Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов производятся следующие действия:

- неучтенные дела обрабатываются и учитываются в соответствующих описях дел, документов;

- несоответствие описательных статей в описях данным на обложке дел устраняется внесением изменений в описи дел, документов;

- в случае выявления расхождений содержания итоговых записей описей дел с фактическим содержанием описей дел составляются новые итоговые записи;

- изымаются с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

- изымаются единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, для последующей обработки;

- изымаются документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается. В конце каждой просмотренной описи делается запись "ПРОВЕРЕНО" с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

11.9. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются: акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 26 к настоящей Инструкции по делопроизводству); акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 27 к настоящей Инструкции по делопроизводству); акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 28 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и другие акты.

11.10. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится как непосредственно в архиве министерства, так и в структурных подразделениях министерства.

11.11. При необнаружении дел постоянного хранения, по личному составу министерство представляет акт об утрате документов (приложение N 24 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и справку о проведении розыска на рассмотрение ЭПМК для принятия решения о снятии утраченных документов с учета и согласования.

11.12. Согласованный акт об утрате документов утверждается министром (или лицом, исполняющем обязанности министра). Оформляется новая итоговая запись в описи, в которой указывается фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел.

11.13. После завершения проверки наличия дел архивные коробки опечатываются с указанием даты проверки, фамилии, инициалов сотрудника, проводившего проверку.

11.14. Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

11.15. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает ЭПМК на основании представляемого в установленном порядке акта о неисправимых повреждениях документов.

11.16. На основании решения ЭПМК издается распоряжение министерства о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.

11.17. После проведения проверки наличия и состояния документов упорядоченные архивные документы министерства передаются по месту дальнейшего хранения по акту приема-передачи (приложения N 23, 29 к настоящей Инструкции по делопроизводству), составляемому в трех экземплярах: один в орган исполнительной власти - правопреемник, второй - в комиссию, передающую дела и документы, третий - в государственный архив.

11.18. Органу исполнительной власти - правопреемнику, государственному архиву вместе с архивными документами передаются:

- три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде;

- историческая справка (дополнение к ней);

- справочный аппарат к описям: титульный лист; предисловие; при необходимости - содержание (оглавление); список сокращений; указатели (предметный, именной, географический);

- дело фонда;

- лист фонда.

11.19. На всех экземплярах описей дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов.

11.20. В период проведения реорганизационных мероприятий в целях формирования дел лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях министерства, обязаны провести экспертизу ценности всех документов, завершенных в делопроизводстве, в соответствии с требованиями пунктов 8.1 - 8.7 раздела 8 настоящей Инструкции по делопроизводству.

11.21. Описи дел структурных подразделений служат основой для составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения, по личному составу, электронных дел (документов) организации, подготовка которых возлагается на архив министерства или лицо, ответственное за архив (приложения N 30 - 32 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

11.22. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями пунктов 8.9 - 8.19 раздела 8 настоящей Инструкции по делопроизводству.

11.23. Подготовка документов текущего делопроизводства к передаче осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях министерства, в период проведения реорганизационных мероприятий, которые обязаны провести сверку заголовков номенклатуры дел с фактическим наличием дел и составить перечень за соответствующий год (приложение N 33 к настоящей Инструкции по делопроизводству).

11.24. Проверка наличия документов текущего делопроизводства проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в рабочем экземпляре номенклатуры дел, в том числе отсутствующие и неотложившиеся дела.

11.25. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурных подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства.

11.26. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом службой делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом). Акт представляется в архив министерства при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

11.27. По итогам проведенной сверки заполняется графа 3 "Количество дел" рабочего экземпляра номенклатуры дел и составляется итоговая запись. На основе данных рабочего экземпляра номенклатуры дел составляется перечень, в который включается весь видовой состав документов, отражающих специфику деятельности министерства и отобранных к передаче правопреемнику.

11.28. Передача документов текущего делопроизводства (незавершенных дел) производится поединично и оформляется актом приема-передачи документов. Передача документов текущего делопроизводства, созданных и хранимых в СЭД, осуществляется по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях. Перечень дел, документов является приложением к данному акту. Акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр остается в министерстве; второй - передается правопреемнику, третий - государственному архиву.

11.29. При передаче документов при реорганизации министерства правопреемнику или вновь созданному юридическому лицу составляется акт, который утверждается председателем комиссии и руководителем органа исполнительной власти, принимающего документы.

11.30. В номенклатуру дел вновь созданного органа исполнительной власти или организации-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел министерства, правопреемником которых является орган исполнительной власти.

11.31. При ликвидации министерства создаются ликвидационные комиссии для передачи дел, документов, в состав которых необходимо включать представителей уполномоченного органа и/или государственного архива.

11.32. При ликвидации министерства в распорядительном документе необходимо указывать, что в соответствии со статьей 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в государственный архив.

11.33. Организационные вопросы подготовки документов к передаче решает ликвидационная комиссия.

11.34. Передача документов при ликвидации министерства в государственный архив осуществляется в соответствии с разделом 10 настоящей Инструкции по делопроизводству.

11.35. При ликвидации министерства в государственный архив передаются архивные документы:

- включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации (постоянного хранения) - по описям дел, документов, утвержденным ЭПМК;

- по личному составу - по описям дел, документов, согласованным ЭПМК;

- временного хранения, сроки хранения которых не истекли - по перечням или по описям дел, документов.

11.36. Прием дел производится поединично. Вместе с архивными документами в государственный архив передаются три экземпляра описи дел, документов, историческая справка, справочный аппарат к описям (титульный лист; предисловие; при необходимости - содержание (оглавление), список сокращений, указатели к описи (предметный, именной, географический); дело фонда и лист фонда.

11.37. На всех экземплярах описей дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов.

11.38. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается у ликвидационной комиссии, второй - в государственном архиве.

11.39. При ликвидации министерства при передаче документов в государственный архив края составленный акт приема-передачи архивных документов на хранение утверждается председателем ликвидационной комиссии и руководителем государственного архива.

11.40. Ответственность за транспортировку архивных документов и их сохранность (при реорганизации, ликвидации министерства) несет министр (или лицо, исполняющее обязанности министра) либо ликвидационная комиссия.

11.41. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

11.42. Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фото-, фонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

11.43. При реорганизации, ликвидации министерства внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника министерства.

11.44. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

11.45. Перед транспортировкой документов и после нее необходимо проводить проверку наличия документов в соответствии с пунктами 11.7 - 11.13 настоящего раздела.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Приложение N 1. Журнал учета поступления бланков

Приложение N 2. Журнал учета выдачи бланков

Приложение N 3. Образец оформления акта об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков

Приложение N 4. Правила оформления реквизитов документов

Приложение N 5. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота

Приложение N 6. Примерный перечень утверждаемых документов

Приложение N 7. Лист согласования проекта приказа (распоряжения) министерства здравоохранения Хабаровского края

Приложение N 8. Образец оформления приказа о проверке

Приложение N 9. Образец оформления протокола

Приложение N 10. Образец оформления письма

Приложение N 11. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов

Приложение N 12. Форма годового раздела сводной номенклатуры дел

Приложение N 13. Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Приложение N 14. Лист-заверитель дела

Приложение N 15. Внутренняя опись документов дела

Приложение N 16. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 17. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения структурного подразделения

Приложение N 18. Форма годового раздела описи дел по личному составу структурного подразделения

Приложение N 19. Образец годового раздела описи дел электронных дел, документов структурного подразделения

Приложение N 20. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 21. Карта-заместитель дела

Приложение N 22. Лист использования документов

Приложение N 23. Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

Приложение N 24. Форма акта об утрате документов

Приложение N 25. Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов

Приложение N 26. Форма акта о технических ошибках в учетных документах

Приложение N 27. Форма акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных)

Приложение N 28. Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов

Приложение N 29. Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

Приложение N 30. Форма описи дел постоянного хранения

Приложение N 31. Форма описи дел по личному составу

Приложение N 32. Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения

Приложение N 33. Перечень дел (документов) текущего делопроизводства

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас