Кадровые документы и вопросы, которые должны быть в них отражены (подготовлено экспертами компании "Гарант", июнь 2023 г.)

Кадровые документы и вопросы, которые должны быть в них отражены

июнь 2023 г.

Ведение кадрового учета является обязанностью всех организаций и индивидуальных предпринимателей с наемными работниками и предполагает оформление большого количества документов, в том числе принятие ряда локальных нормативных актов. Мы рассмотрим обязательные и необязательные кадровые документы, локальные нормативные акты, которые работодатель обязан принять с конкретным наименованием и содержанием, а также вопросы, которые должны быть урегулированы работодателем. Документы по охране труда в этой статье не рассматриваются.

ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка)

Особое место среди локальных нормативных актов занимают правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). ПВТР должны быть в любой организации, отказаться от ПВТР могут только микропредприятия и некоммерческие организации, которые соответствуют требованиям, предусмотренным в части второй ст. 309.1 ТК РФ (при этом трудовые договоры с работниками должны содержать условия, регулирующие вопросы, которые должны регулироваться локальными нормативными актами).

В ТК РФ установлена необходимость принятия данного локального нормативного акта именно с таким наименованием. Кроме того, нормативно установлено и содержание этого документа.

Обязательное условие, нормативное обоснование, возможность урегулировать вопрос в другом документе	Случаи привлечения к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за отсутствие в ПВТР соответствующего условия
порядок приема и увольнения работников (ст. 189 ТК РФ)
основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора (ст. 189 ТК РФ)	решение Московского горсуда от 07.02.2022 N 7-1698/2022
режим работы (ст. 100, 189 ТК РФ)	постановление Верховного Суда РФ от 03.08.2017 N 73-АД17-2
время отдыха (ст. 189 ТК РФ), в частности: - время предоставления перерыва и его конкретная продолжительность (если не установлены по соглашению между работником и работодателем) (ст. 108 ТК РФ); - второй выходной день при пятидневной рабочей неделе (если не установлен коллективным договором), общим выходным днем является воскресенье (часть вторая ст. 111 ТК РФ); - порядок предоставления выходных дней у работодателей, приостановка работы у которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям (часть третья ст. 111 ТК РФ); - виды работ, на которых предусматривается предоставление работникам специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда, продолжительность и порядок предоставления таких перерывов (ст. 109 ТК РФ); - продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (если не определена коллективным договором) (часть первая ст. 119 ТК РФ)	постановление Девятого КСОЮ от 02.11.2021 N 16-3478/2021
дата выплаты заработной платы (если не установлена коллективным договором или трудовым договором (ст. 136 ТК РФ)	решение Московского горсуда от 15.11.2021 N 7-17400/2021
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания (ст. 189 ТК РФ)
порядок введения суммированного учета рабочего времени (часть четвертая ст. 104 ТК РФ)
перечень личного имущества, использование которого может привести к аварийной ситуации и которое сотрудник не вправе иметь при себе при выполнении подземных работ (часть первая ст. 330.4 ТК РФ)

Для некоторых категорий работников, имеющих особый характер работы, органами государственной власти установлены особенности режима рабочего времени. Работодатель должен это учитывать при составлении ПВТР. Например, особенности режима рабочего времени установлены для работников транспорта, связи, педагогических работников (см., Справку о рабочем времени и времени отдыха отдельных категорий работников).

Помимо обязательных условий в ПВТР можно включить дополнительные положения, например, положения, предусматривающие недопустимость грубых, резких выражений при общении с коллегами или клиентами, и возможность применения дисциплинарного взыскания к работнику, нарушившему такие положения (см. письмо Минтруда России от 16.09.2016 N 14-2/В-888, определение Свердловского облсуда от 10.10.2017 N 33-17652/2017).

Важно помнить, что условия, включенные в ПВТР, не должны ухудшать положения работников по сравнению с установленными в нормативных правовых актах, коллективном договоре, соглашениях. Нормы ПВТР, как и других локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями не подлежат применению (часть четвертая ст. 8 ТК РФ).

Согласно части второй ст. 190 ТК РФ ПВТР, как правило, являются приложением к коллективному договору. Такая формулировка позволяет заключить, что работодатель не обязан утверждать ПВТР именно в качестве приложения к коллективному договору. Работодатель вправе утвердить ПВТР в виде отдельного локального нормативного акта.

Штатное расписание

Трудовой кодекс РФ прямо не обязывает работодателей утверждать штатное расписание. Тем не менее работодателю, если он нанимает персонал для работы по должностям на основании трудовых договоров, необходимо иметь штатное расписание с перечнем этих должностей. Дело в том, что работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной в трудовом договоре трудовой функции (часть вторая ст. 22, ст. 56 ТК РФ), а трудовая функция представляет собой работу по должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием (часть первая ст. 15, часть вторая ст. 57 ТК РФ).

Отсутствие у работодателя штатного расписания может рассматриваться как основание для привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, решения Калининского райсуда г. Чебоксары Чувашской Республики от 15.10.2019 N 12-492/2019, Кетовского райсуда Курганской области от 04.09.2015 N 12-96/2015).

Штатное расписание является документом, определяющим штатную структуру и штатную численность работодателя. Оно должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц (см. постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, определения Свердловского облсуда от 29.04.2016 N 33-6981/2016, Санкт-Петербургского горсуда от 20.10.2015 N 33-17440/2015, Тульского облсуда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 и от 03.09.2010 N 2691-6-1).

Трудовой договор

Трудовой договор является основным документом в трудовых отношениях между работником и работодателем. В соответствии со ст. 56 ТК РФ трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ содержание трудового договора образуют:

- сведения о сторонах трудового договора, месте и времени его заключения;

- условия трудового договора.

В соответствии с частью первой ст. 57 ТК РФ к числу обязательных для указания сведений в трудовом договоре относятся:

- фамилия, имя, отчество работника;

- наименование работодателя - юридического лица либо фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

- ИНН работодателя (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

- место и дата заключения трудового договора.

Обязательной для указания является именно дата заключения договора. Как следует из части второй ст. 67 ТК РФ, если работник был фактически допущен к работе ранее оформления письменного трудового договора, датой заключения трудового договора является дата начала работы. Если оформление трудового договора производится позднее фактического допуска, в трудовом договоре необходимо в качестве даты заключения указать не дату его оформления, а дату фактического начала работы.

Прочие сведения, не поименованные в части первой ст. 57 ТК РФ, стороны в трудовом договоре приводить могут, но не обязаны. Например, не установлена обязанность включать в трудовой договор информацию об адресе регистрации работника (определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 02.09.2013 N 33-1860/2013), о паспортных данных представителя работодателя, об адресе юридического лица.

Обязательными для включения в трудовой договор согласно части второй ст. 57 ТК РФ являются следующие условия:

- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

- условия труда на рабочем месте;

- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;

- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В части четвертой ст. 57 ТК РФ приведено несколько примеров того, о чем еще могут договориться работник и работодатель в трудовом договоре:

- об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

- об испытании;

- о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

- об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

- о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

- об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

- об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

- о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.

Минтруд рекомендует включать в трудовые договоры всех работников организации также обязанность соблюдать положения утвержденной антикоррупционной политики и локальных нормативных актов организации в сфере предупреждения коррупции (см. памятку от 18.09.2019). Отметим, что условие об обязанности осуществления мероприятий по предупреждению и противодействию коррупции в перечне обязательных условий трудового договора (см. часть вторую ст. 57 ТК РФ) не поименовано. Тем не менее согласно части четвертой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а в соответствии с частью пятой ст. 57 ТК РФ по соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений.

Должностная инструкция

Должностная инструкция не относится к числу обязательных документов. ТК РФ даже не содержит упоминания о ней. Обязанность по наличию должностной инструкции нормативно установлена лишь для отдельных категорий работников (см. часть вторую ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1, приказ Росгвардии от 19.10.2020 N 419). Тем не менее должностная инструкция получила широкое распространение на практике. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей инструкцией (см. п. 5 Общих положений ЕТКС).

Порядок составления инструкции нормативными правовыми актами также не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как её оформить и вносить в неё изменения. Должностная инструкция, как правило, является приложением к трудовому договору или утверждается как самостоятельный документ.

Должностная инструкция может предусматривать:

- содержание, объем и порядок выполнения работы по должности в виде перечня конкретных должностных обязанностей;

- перечень нормативных актов, обязательных для соблюдения в процессе выполнения этих обязанностей;

- подчиненность работника;

- расположение рабочего места;

- квалификационные требования к кандидатам на должность;

- указание на лиц, уполномоченных принимать решение о приеме на работу по должности и осуществлять допуск к такой работе.

Иногда проверяющие требуют, чтобы в должностных инструкциях были прописаны обязанности сотрудников по предупреждению коррупции, например, обязанность уведомить руководителя о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения, об обращении каких-либо лиц к работнику в целях склонения к совершению коррупционного правонарушения. По мнению проверяющих, отсутствие в должностной инструкции таких обязанностей препятствует надлежащему формированию у сотрудников нетерпимости к коррупционному поведению. В судебной практике можно найти случаи признания подобных требований правомерными (см., например, решение Ленинского райсуда г. Грозного Чеченской Республики Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ (далее - Закон N 273-ФЗ), по прямому указанию закона входят в круг должностных обязанностей отдельных работников, дублирование таких обязанностей путем внесения изменений в должностную инструкцию не требуется (см. решения Качканарского горсуда Свердловской области от 29.04.2016 N 2а-492/2016, Вадского райсуда Нижегородской области от 27.11.2012).

Отметим, что Закон N 273-ФЗ, оговаривая обязанности сотрудников по предупреждению коррупции, никоим образом не регламентирует вопрос об обязательности включения указанных положений в текст должностной инструкции или трудового договора. Как мы уже говорили, Трудовой кодекс РФ вообще не содержит упоминания о должностной инструкции и об обязанности работодателя ее утвердить.

В соответствии с ч. 1 ст. 13.3 Закона N 273-ФЗ все организации независимо от формы собственности, организационно-правовой формы обязаны разрабатывать и принимать меры по предупреждению коррупции. Необходимые детализированные процедуры применения отдельных антикоррупционных инструментов могут быть включены в антикоррупционную политику организации либо утверждены в форме отдельных локальных нормативных актов (информация Минтруда России от 18.09.2019). Подробнее об этом см. раздел "Антикоррупционная политика".

Из ст. 8, 15, 21, 22 ТК РФ следует, что обязанностью работника является не только выполнение трудовой функции, но и соблюдение норм коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов. Поэтому отсутствие в должностной инструкции или трудовом договоре какой-либо обязанности, предусмотренной локальным нормативным актом, в том числе по вопросам противодействия коррупции, не делает его в таком случае необязательным для исполнения работником. После утверждения работодателем локального нормативного акта, регламентирующего меры по предупреждению и противодействию коррупции, и ознакомления с ним работников организации он становится обязательным для исполнения независимо от того, продублированы положения такого локального нормативного акта в должностной инструкции, трудовом договоре или нет.

Коллективный договор

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (часть первая ст. 40 ТК РФ).

Наличие коллективного договора не является обязательным для организации. Заключение коллективного договора необходимо в том случае, если от одной из сторон социального партнерства поступило соответствующее предложение по проведению коллективных переговоров.

Закон не устанавливает обязательных требований к структуре и содержанию коллективного договора. В соответствии с частью первой ст. 41 ТК РФ стороны определяют их самостоятельно, без вмешательства других лиц и органов, руководствуясь закрепленными в ст. 24 ТК РФ основными принципами социального партнерства, в числе которых: равноправие сторон, уважение и учет интересов сторон, свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда, добровольность и реальность принятия сторонами на себя обязательств.

В части второй ст. 41 ТК РФ, носящей рекомендательный характер, перечислен лишь примерный перечень вопросов, обязательства по которым могут включаться в коллективный договор (определения Алтайского краевого суда от 26.10.2017 N 33-13457/2017). К таким вопросам, в частности, относятся:

- формы, системы и размеры оплаты труда;

- выплата пособий, компенсаций;

- механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;

- занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

- рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

- улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

- соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества;

- экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

- гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;

- оздоровление и отдых работников и членов их семей;

- частичная или полная оплата питания работников;

- контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора;

- отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;

- другие вопросы, определенные сторонами.

Определяя содержание коллективного договора, следует учитывать, что многие статьи ТК РФ прямо указывают на возможность закрепления тех или иных вопросов в коллективном договоре, например: ст. 101 - об установлении перечня должностей работников с ненормированным рабочим днем, ст. 134 - об установлении порядка индексации заработной платы, ст. 135 - об установлении системы оплаты труда, ст. 136 - о месте и сроках выплаты заработной платы, ст. 152 - о конкретных размерах оплаты за сверхурочную работу и др.

При составлении проекта коллективного договора стороны могут использовать Макет, разработанный Минтрудом России, согласованный 06.11.2003 и носящий рекомендательный характер. При этом следует учитывать изменения, внесенные в трудовое законодательство РФ после 2003 года.

Трудовые книжки и все, что с ними связано

В настоящее время Трудовым кодексом РФ предусмотрено два основных документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника: трудовая книжка установленного образца (ст. 66 ТК РФ) и сведения о трудовой деятельности работника (часть первая ст. 66.1 ТК РФ).

Работодатель может не вести трудовую книжку в бумажном виде:

- если работник отказался от продолжения ее ведения, подав работодателю соответствующее заявление (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ (далее - Закон N 439-ФЗ));

- на впервые трудоустраивающегося после 31.12.2020 работника (сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся только в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ));

- если работодатель - физлицо, не являющееся ИП (часть третья ст. 66 ТК РФ);

- если работник является совместителем (часть третья ст. 66 ТК РФ);

- если дистанционный сотрудник не изъявил желание о внесении сведений о трудовой деятельности в его трудовую книжку и не предоставил трудовую книжку работодателю (часть шестая ст. 312.2 ТК РФ).

Во всех остальных случаях в соответствии с частью третьей ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

Согласно п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок), на работодателя возложена обязанность организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек осуществляет уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (см. примерную форму такого приказа).

Пунктом 39 Порядка установлено, что с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей к ним работодателями ведется учет:

- бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

- трудовых книжек и вкладышей к ним.

Согласно п. 40 Порядка работодателю нужно иметь две отдельные книги (журнала) учета:

- книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее (см. примерную форму);

- книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (см. примерную форму и образец ее заполнения).

Отсутствие таких книг (журналов) служит основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, решения Центрального райсуда г. Читы Забайкальского края от 15.09.2016 N 21-1904/2016).

Расчетный листок

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть вторая ст. 136 ТК РФ). Статья 136 ТК РФ не устанавливает перечень документов, которыми работодатель обязан утвердить форму расчетного листка. Неисполнение данной обязанности или использование неутвержденной формы расчетного листка также может повлечь ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановления Санкт-Петербургского горсуда от 05.03.2019 N 4А-65/2019, заместителя Председателя Верховного Суда РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3).

Работодатель может утвердить форму расчетного листка любым документом, по своему усмотрению. Расчетный листок должен содержать следующую информацию:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Порядок выдачи расчетных листков трудовое законодательство не регламентирует. Следовательно, такой порядок может быть урегулирован коллективным договором или локальным нормативным актом, действующими в организации.

Обратите внимание, ранее извещение работника о составных частях заработной платы посредством отправки ему расчетного листка по электронной почте (если такой порядок предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте) нарушением ст. 136 ТК РФ не считалось (см. письмо Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560). Однако с 22.11.2021 в связи с появлением в трудовом законодательстве норм об электронном документообороте (статьи 22.1 - 22.3 ТК РФ) расчетный листок по умолчанию должен оформляться на бумажном носителе. Возможность ознакомления с документом исключительно в электронном виде теперь имеется только при условии введения электронного документооборота или в рамках взаимодействия с дистанционными работниками (ст. 312.3 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени

В соответствии с частью четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Государственные (муниципальные) учреждения обязаны применять для учета рабочего времени унифицированную форму табеля (ф. 0504421), утв. приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н. Организации частного сектора должны определить форму документа самостоятельно (см. ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). При этом не запрещено разработать такую форму на основе какой-либо из унифицированных форм табеля, утвержденных приказом Минфина N 52н или постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, либо же установить, что для учета рабочего времени используется унифицированная форма без изменений.

Табель представляет собой поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени.

Отсутствие табеля учета рабочего времени или неуказание в нем отработанных работниками часов является нарушением части четвертой ст. 91 ТК РФ и может повлечь привлечение к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Личная карточка

На сегодняшний день оформление и ведение личной карточки работника ни по форме N Т-2 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), ни по разработанной самостоятельно форме от работодателя не требуется ввиду отсутствия каких-либо обязывающих к тому правовых норм (см. письмо Минтруда России от 24.12.2021 N 14-6/В-1487). Тем не менее ведение такого документа, как личная карточка, чрезвычайно полезно.

Так, форма Т-2 - единственный нормативно предусмотренный документ для комплексного отражения всех использованных работником отпусков, что значительно упрощает работу по выявлению права работника на очередной отпуск и определению размера компенсации при увольнении. Также этот документ позволяет в одном месте фиксировать все предоставляемые работнику гарантии. В то же время с учетом современного уровня развития технических средств, чаще всего с функцией аккумуляции и удобной выдачи такой информации лучше справляются специализированные программы по учету кадров. В любом случае работодатель не лишен возможности как продолжить ведение личных карточек по форме N Т-2, так и утвердить собственную форму личной карточки работника, которая будет предполагать указание в ней именно тех сведений о работнике, которые работодатель посчитает нужным фиксировать.

График отпусков

Обязанность по оформлению графика отпусков вытекает из части первой ст. 123 ТК РФ. Согласно этой норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. Исключение из этого правила составляют микропредприятия и некоторые категории НКО, которые на основании ст. 309.2 ТК РФ отказались от утверждения локальных нормативных актов и применяют типовую форму трудового договора, утвержденную постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858.

Трудовое законодательство не устанавливает требований к форме графика отпусков. Утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 форма N Т-7 с 1 января 2013 года не является обязательной для применения. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить форму графика отпусков или утвердить в качестве применяемой форму N Т-7 (см. также письмо Роструда от 15.02.2021 N ПГ/01488-6-1).

Отсутствие утвержденного графика отпусков влечет административную ответственность (см., например, постановление заместителя Председателя Верховного Суда РФ от 27.07.2011 N 33-АД11-5).

Персональные данные работников

В соответствии со ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) работодатель как оператор персональных данных должен назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных.

Кроме того, к обязанностям оператора персональных данных в числе прочего отнесено издание документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных. Политика оператора в отношении обработки персональных данных - это документ, в котором раскрываются концептуальные основы, принципы обеспечения безопасности персональных данных субъектов на уровне конкретного хозяйствующего субъекта. Оператор обязан опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к указанному документу и к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных.

Роскомнадзор рекомендует включать в этот документ следующие разделы: цели сбора персональных данных; правовые основания обработки персональных данных; объем и категории обрабатываемых персональных данных; порядок и условия обработки персональных данных; актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным. По желанию оператора могут включаться и иные разделы (смотрите рекомендации Роскомнадзора от 31.07.2017).

Закон также обязывает работодателя принять локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников (см. ст. 86-88 ТК РФ и п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона N 152-ФЗ). Требование к наименованию такого локального нормативного акта нормативно не установлено. Зачастую такой локальный нормативный акт именуют Положением о персональных данных работников. В нем подробно прописываются организационные и технические правила и процедуры обработки персональных данных (сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения, использования, передачи (распространения, предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, удаления, уничтожения персональных данных. Соответственно, все эти процедуры (действия, процессы) должны быть детально регламентированы в положении. Данный локальный акт утверждается руководителем организации и доводится до сведения всех работников персонально под подпись.

Рекомендуем ознакомиться с примерным перечнем документов, необходимых оператору персональных данных в соответствии с требованиями законодательства в сфере защиты персональных данных.

Оплата труда

Согласно ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

У работодателя система оплаты труда устанавливается коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами (часть вторая ст. 135 ТК РФ). Именно в этих документах перечисляются выплаты, которые относятся к заработной плате, а также определяются или конкретизируются правила их начисления. Если система оплаты труда устанавливается отдельным ЛНА, такой акт, как правило, называется Положением об оплате труда.

В соответствии с частью шестой ст. 136 ТК РФ конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается ПВТР, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Заработная плата выплачивается работнику в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором. Работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее чем за пятнадцать календарных дней до дня выплаты заработной платы (часть третья ст. 136 ТК РФ). Таким образом, условия выплаты заработной платы путем перевода средств в кредитную организацию, как следует из закона, должны быть определены коллективным договором или трудовым договором.

Согласно ст. 134 ТК РФ обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы включает индексацию заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения производят индексацию заработной платы в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, другие работодатели - в порядке, установленном коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Суды признают локальный нормативный акт с правилами об индексации одним из тех, что устанавливают системы оплаты труда и в силу части четвертой ст. 135 ТК РФ принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (при наличии) (определения Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.01.2016 N 33а-39/2016).

Если работодатель посчитал нужным установить кому-то из работников систему оплаты труда, не основанную на окладе, размер и порядок выплаты вознаграждения за работу в нерабочие праздничные дни таким работникам определяются коллективным договором, соглашениями, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (часть третья ст. 112 ТК РФ).

Работодатель, намеренный использовать труд работников в ночное время, должен проследить за тем, чтобы конкретные размеры повышения оплаты труда за такую работу были установлены коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором (часть третья ст. 154 ТК РФ).

Дистанционная работа

Если в организации есть работники, которые работают дистанционно на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему), в кадровых документах должен быть урегулирован ряд определенных вопросов.

Все вопросы об особенностях дистанционной работы можно разделить на те, которые должны быть регламентированы, и те, которые могут быть регламентированы.

Вопросы, которые должны быть регламентированы:

- форма взаимодействия дистанционного работника и работодателя (часть вторая ст. 312.3 ТК РФ) и порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы, отчетов о выполненной работе (часть девятая ст. 312.3 ТК РФ);

- срок направления в форме электронного документа подтверждения получения электронного документа от другой стороны (при осуществлении взаимодействия дистанционного работника и работодателя путем обмена электронными документами) (часть третья ст. 312.3 ТК РФ);

- порядок подтверждения действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением друг другу информации (при осуществлении взаимодействия в иной форме, отличной от обмена электронными документами) (часть четвертая ст. 312.3 ТК РФ);

- форма ознакомления дистанционного работника с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями, требованиями, иными документами (при ознакомлении не в письменной форме и не путем обмена электронными документами) (часть пятая ст. 312.3 ТК РФ);

- форма обращения работника к работодателю (с заявлением, объяснениями, иной информацией) (при обращении не в форме электронного документа) (часть шестая ст. 312.3 ТК РФ);

- порядок предоставления "постоянному" дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (часть четвертая ст. 312.4 ТК РФ);

- порядок, сроки и размеры компенсации за использование принадлежащих работнику или арендованных им оборудования, программно-технических и иных средств, а также порядок, сроки и размеры возмещения расходов, связанных с их использованием (часть вторая ст. 312.6 ТК РФ).

Вопросы, которые могут быть регламентированы:

- режим рабочего времени, а при временной дистанционной работе также продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (часть первая ст. 312.4 ТК РФ), в случае неурегулирования этого вопроса режим рабочего времени дистанционного работника устанавливается таким работником по своему усмотрению (часть вторая ст. 312.4 ТК РФ);

- условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе (часть третья ст. 312.4 ТК РФ);

- дополнительные обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 312.7 ТК РФ).

Перечень документов для фиксации тех или иных вопросов один и тот же:

- коллективный договор,

- локальный нормативный акт, принимаемый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии),

- трудовой договор,

- дополнительное соглашение к трудовому договору.

На наш взгляд, все перечисленные документы являются равнозначными, для соблюдения закона достаточно зафиксировать те или иные вопросы в одном из них, причем любом.

Если сотрудники переводятся на дистанционную работу временно по инициативе работодателя в порядке и случаях, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ, в том числе в связи с принятием соответствующего решения органом государственной власти или органом местного самоуправления, то изменения в трудовой договор с работником не вносятся, работодатель принимает локальный нормативный акт. Подробнее смотрите в отдельном материале.

Закон не устанавливает каких-либо требований к форме локального нормативного акта о переводе на дистанционную работу, работодатель вправе определять ее самостоятельно. Это может быть, например, положение, регламент, инструкция, правила, приказ, распоряжение. Требования устанавливаются лишь к его содержанию, он должен включать:

- указание на обстоятельство (случай) из числа указанных в части первой ст. 312. 9 ТК РФ, послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу;

- список работников, временно переводимых на дистанционную работу;

- срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу (но не более чем на период наличия обстоятельства (случая), послужившего основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу);

- порядок обеспечения работников, временно переводимых на дистанционную работу, за счет средств работодателя необходимыми для выполнения ими трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок выплаты дистанционным работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения дистанционным работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;

- порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу (в том числе режим рабочего времени, включая определение периодов времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя (в пределах рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором), порядок и способ взаимодействия работника с работодателем (при условии, что такие порядок и способ взаимодействия позволяют достоверно определить лицо, отправившее сообщение, данные и другую информацию), порядок и сроки представления работниками работодателю отчетов о выполненной работе);

- иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу.

Такой локальный нормативный акт принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии).

Электронный документооборот

Согласно части первой ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота (далее также ЭКДО - электронный кадровый документооборот). ЭКДО вводится работодателем на основании локального нормативного акта. Такой документ должен приниматься с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ (при наличии) (часть вторая ст. 22.2 ТК РФ). Закон предусматривает необходимость включения в указанный локальный нормативный акт следующих элементов:

- сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭКДО;

- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО, а также сведения о дате введения ЭКДО, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления;

- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКДО.

Отдельно в законе оговорена необходимость утверждения работодателем порядка осуществления ЭКДО - также с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) (часть третья ст. 22.2 ТК РФ). Обязательных требований к его содержанию в законе не установлено, однако отмечено, что он может предусматривать:

- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭКДО (при необходимости);

- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, в отношении которых ведется ЭКДО;

- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Антикоррупционная политика

Все организации независимо от формы собственности, организационно-правовой формы обязаны разрабатывать и принимать меры по предупреждению коррупции (ч. 1 ст. 13.3 Закона N 273-ФЗ). Меры по предупреждению коррупции, принимаемые в организации, могут включать (ч. 2 ст. 13.3 Закона N 273-ФЗ):

- определение подразделений или должностных лиц, ответственных за профилактику коррупционных и иных правонарушений;

- сотрудничество организации с правоохранительными органами;

- разработку и внедрение в практику стандартов и процедур, направленных на обеспечение добросовестной работы организации;

- принятие кодекса этики и служебного поведения работников организации;

- предотвращение и урегулирование конфликта интересов;

- недопущение составления неофициальной отчетности и использования поддельных документов.

В целях формирования единого подхода к обеспечению работы по профилактике и противодействию коррупции в организациях независимо от их форм собственности Минтруд 08.11.2013 утвердил Методические рекомендации по разработке и принятию организациями мер по предупреждению и противодействию коррупции (далее - Методические рекомендации).

Из буквального толкования части 2 ст. 13.3 Закона N 273-ФЗ следует, что перечень указанных мер является не обязательным, а рекомендуемым, ведь в норме используются слова "могут включать". Подтверждение данной позиции можно найти в правоприменительной практике. По мнению некоторых судов, анализ положений Закона N 273-ФЗ свидетельствует о том, что законодатель предоставил организациям, в зависимости от специфики их деятельности, организационно-правовой формы, иных особенностей, возможность выбора мер по предупреждению коррупции, которые работодатель должен разработать и принять (см., например, определения ВС Республики Коми частью 2 ст. 13.3 Закона N 273-ФЗ, прямо указано в пп. 1.1 Раздела 2 Методических рекомендаций.

Однако встречается и другое мнение о том, что нормы частей 1 и 2 статьи 13.3 Закона N 273-ФЗ в системной взаимосвязи с Указами Президента РФ о национальном плане противодействия коррупции и Методическими рекомендациями позволяют сделать вывод о необходимости принятия организациями всего комплекса необходимых мер по предотвращению коррупционных нарушений, включая сотрудничество с правоохранительными органами и контрагентами (см., например, постановление Первого ААС от 30.10.2018 N 01АП-8344/18, решение Снежинского горсуда Челябинской области от 17.01.2019 N 2-38/2019).

В любом случае необходимо учитывать, что неприятие данных мер повлечет за собой предъявление претензий со стороны контролирующих органов.

При создании системы мер противодействия коррупции Минтруд рекомендует, в частности, разрабатывать и выполнять комплекс мероприятий, позволяющих снизить вероятность вовлечения организации, ее руководителей и сотрудников в коррупционную деятельность. Антикоррупционную политику (комплекс взаимосвязанных принципов, процедур и конкретных мероприятий, направленных на профилактику и пресечение коррупционных правонарушений) и другие документы, регулирующие вопросы предупреждения и противодействия коррупции, рекомендуется принимать в форме локальных нормативных актов, что позволит обеспечить обязательность их выполнения всеми работниками организации. При этом необходимые детализированные процедуры применения отдельных антикоррупционных инструментов (методика оценки коррупционных рисков, порядок регулирования конфликта интересов, стандарты и кодексы поведения и т.д.) могут быть включены в антикоррупционную политику организации в качестве приложений либо могут быть утверждены в форме отдельных локальных нормативных актов (информация Минтруда России от 18.09.2019)

Обязательный перечень локальных актов, которые должны быть разработаны и утверждены в организации, законодательством не установлен, как не установлена и ответственность за отсутствие таких актов, регулирующих вопросы противодействия коррупции. КоАП РФ установлена административная ответственность за нарушение законодательства о противодействии коррупции в ст. 19.28 (незаконное вознаграждение от имени юридического лица) и ст. 19.29 (незаконное привлечение к трудовой деятельности либо к выполнению работ или оказанию услуг государственного или муниципального служащего либо бывшего государственного или муниципального служащего). В случае же отсутствия локальных актов по противодействию коррупции организации может быть вынесено предписание об устранении допущенных нарушений (см., например, решение Среднеканского райсуда Магаданской области от 28.11.2022 N 2-608/2022).

Варианты локальных нормативных актов по противодействию коррупции:

- Антикоррупционная политика, см. примерную форму;

- Положение о Комиссии по антикоррупционной деятельности (или Комиссии по противодействию коррупции), см. примерную форму;

- Приказ о назначении ответственного за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений, см. примерную форму;

- Должностная инструкция ответственного за противодействие коррупции, см. примерные формы ;

- План мероприятий по противодействию коррупции (см., например, План ОАО "РЖД" по противодействию коррупции на 2021-2024 годы);

- Карта коррупционных рисков (см., например, распоряжение Росреестра от от 01.07.2021 N Р/0208 "Об утверждении карты коррупционных рисков Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и мер по их минимизации");

- Календарный план проведения оценки коррупционных рисков, см. примерную форму;

- Перечень должностей, замещение которых связано с коррупционными рисками, см. примерную форму;

- Положение о конфликте интересов, см. примерную форму;

- Кодекс этики и служебного поведения работников организации, см. примерную форму;

- Антикоррупционный стандарт поведения работников (см., например, Примерные антикоррупционные стандарты государственного учреждения Амурской области, государственного унитарного предприятия Амурской области, утв. постановлением Губернатора Амурской области от 22.05.2023 N 121);

- локальный нормативный акт, утверждающий типовое условие об антикоррупционной оговорке, включаемого в договоры (см., например, примерную форму антикоррупционной оговорки, примерную форму Соглашения к трудовому договору о соблюдении антикоррупционной политики работодателя );

- Порядок уведомления работодателя о фактах обращения в целях склонения работников к совершению коррупционных правонарушений (см. примерную форму);

- Должностная инструкция ответственного за профилактику коррупционных и иных правонарушений в организации (см. примерную форму);

- Положение о взаимодействии с правоохранительными органами по вопросам предупреждения и противодействия коррупции (см. примерную форму);

- Положение о предотвращении и урегулировании конфликта интересов при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (см. примерную форму);

- Положение об оценке коррупционных рисков при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных или муниципальных нужд (см. примерную форму).

Другое

Некоторые другие вопросы также должны быть урегулированы в том или ином документе.

Работодатели, которым установлена квота для приема на работу инвалидов, обязаны принять локальный нормативный акт, содержащий сведения о рабочих местах, созданных или выделенных для трудоустройства такой категории работников (п. 1 части второй ст. 24 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ).

Привлечение работников к выполнению работ вахтовым методом требует от работодателя утверждения порядка применения вахтового метода (часть четвертая ст. 297 ТК РФ).

С целью проведения аттестации работников, когда она не является обязательной в силу закона или подзаконного акта, необходимо принять локальный нормативный акт о порядке проведения такой аттестации (часть вторая ст. 81 ТК РФ)

Если работодатель планирует в предусмотренных ст. 105 ТК РФ случаях разделить рабочий день на части, такое разделение производится на основании локального нормативного акта.

Чтобы предусмотреть работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, необходимо установить перечень должностей таких работников коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом (ст. 101 ТК РФ).

У работодателей так называемого частного сектора экономики практика направления работников в служебные командировки невозможна без определения коллективным договором или локальным нормативным актом порядка и размеров возмещения связанных с этим расходов (часть четвертая ст. 168 ТК РФ).

Также в локальных нормативных актах могут быть прописаны любые другие положения, не ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия