Вопрос подписания документов уполномоченным сотрудником (О. Волкова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2017 г.)

Вопрос подписания документов уполномоченным сотрудником

О. Волкова,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2017 г., с. 67-69.

Если в расшифровке должности на бланках авансовых отчетов и расходных кассовых ордеров стоит должность директора, а фактически подписывает их уполномоченный работник, будет ли это считаться нарушением кассовой дисциплины и подделкой подписи?

Подписание кассовых документов и авансового отчета не тем лицом, должность которого указана на бланке, административным и налоговым правонарушением не является.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета*(1). При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты*(2), к числу которых относятся, в частности, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, и подписи указанного лица (лиц) с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации*(3).

Перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные учетные документы, законодательством не установлен. Иными словами, ни один правовой акт не содержит указания ни на минимальное количество подписей, которые должен содержать первичный учетный документ, ни на то, что такие документы в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером. Поэтому в зависимости от принятого в организации порядка оформляемые первичные учетные документы может подписывать любое уполномоченное на это лицо (в том числе руководитель, главный бухгалтер и любое иное лицо, которое уполномочено подписывать первичные учетные документы приказом или доверенностью) либо несколько уполномоченных лиц одновременно*(4).

Копирование (воспроизведение) чужой подписи в документе по своей сути является подделкой подписи, что может повлечь признание такого документа поддельным (подложным) и, как следствие, недействительным*(5). Но в рассматриваемой ситуации уполномоченное лицо не воспроизводит подпись руководителя, в данном случае речь идет о несоответствии его должности той, что указана в первичном документе. Автор полагает, что во избежание указанной в вопросе ситуации первичный документ следует дополнить, внеся соответствующие реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций*(6).

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, например кассовые документы*(7).

Кассовые операции оформляют кассовыми документами*(8): приходными и расходными кассовыми ордерами *(9). Иначе говоря, расходный кассовый ордер является кассовым документом, оформляемым по унифицированной форме.

Авансовый отчет - это документ, предъявляемый подотчетным лицом по истечении срока, на который выданы наличные деньги*(10). Авансовый отчет хоть и составляется в целях отчетности по выданным наличным деньгам, но к кассовым документам не относится (Указание N 3210-У не называет его в числе кассовых документов и не содержит требований о его составлении по унифицированной форме). Соответственно, его форму организация вправе разработать самостоятельно с указанием необходимых реквизитов*(11) или использовать унифицированную форму АО-1 *(12).

На лицевой стороне унифицированной формы предусмотрены утверждающие отчет надпись и подпись руководителя или уполномоченного на это лица. На основании данных утвержденного таким образом авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей, на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей*(13). К таким нарушениям относятся:

- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров (100 000 руб. по одному договору*(14));

- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

- накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Таким образом, административной ответственности непосредственно за неверное составление документов, которыми оформляют операции с денежными средствами, не предусмотрено*(15).

Кроме того, действующее законодательство не содержит норм, устанавливающих, что документы, заполненные с нарушением установленного порядка, являются недействительными и не подлежат учету*(16). В то же время составление рассматриваемых документов с нарушением требований законодательства может осложнить их использование в качестве доказательств в случае, если потребуется, например, доказать в суде сам факт выдачи денежных средств тому или иному лицу (скажем, контрагент заявит в суде, что не получал денежных средств за реализованные им товары, работы или услуги)*(17).

Одновременно за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности предусмотрена административная ответственность*(18) в виде штрафа на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 рублей. Под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, понимается, в частности, отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов.

За аналогичное нарушение (отсутствие первичных документов) также предусмотрена налоговая ответственность*(19) в виде штрафа. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей статьи 120 Налогового кодекса понимаются отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года), несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

Вместе с тем отдельные суды указывают, что неправильное оформление первичного документа не является его отсутствием, что исключает возможность привлечения налогоплательщика к ответственности по статье 120 Налогового кодекса*(20).

Таким образом, подписание кассовых документов и авансового отчета не тем лицом, должность которого указана на бланке, само по себе не является обстоятельством, свидетельствующим о наличии правонарушений, ответственность за которые предусмотрена статьями 15.1 и 15.11 Кодекса об административных правонарушениях и статьей 120 Налогового кодекса.

Налоговый кодекс Российской Федерации

Важно! Организации могут вести электронный документооборот по кассовым операциям (п. 4.7 Указания N 3210-У), заверяя электронные документы квалифицированной электронной подписью (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ). В связи с чем возможно применение в документообороте кассовых документов, частично подписанных электронными подписями руководства (подпись руководителя и главного бухгалтера или лица, уполномоченного на подписание документов за руководителя и главного бухгалтера) и частично подписанных собственноручно. Законодательству это не противоречит.

Под оформлением кассовых документов понимается заполнение необходимых реквизитов (полей), предусмотренных формами указанных документов (письмо Банка России от 11.08.2014 N 29-1-1-ОЭ/3002): если рабочее место бухгалтера территориально удалено от кассы, кассовые документы бухгалтер может оформлять в электронном виде с использованием электронной подписи и передавать кассиру для распечатки указанного документа на бумажный носитель и проставления кассиром подписи и оттиска печати (штампа).

Определение порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации отнесено к ведению именно Банка России (абз. 5 ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ). Следовательно, такой способ заполнения кассовых документов, когда часть подписей - электронные, а часть - собственноручные, проставленные на распечатанной бумажной копии, не противоречит законодательству.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ)

*(2) ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ

*(3) пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ; п. 2.5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее - Положение)

*(4) п. 2.11 Положения

*(5) пост. Семнадцатого ААС от 18.05.2009 N 17АП-1832/09, ФАС ПО от 29.07.2008 N А55-5357/2007, ФАС ДВО от 25.08.2003 N Ф03-А04/03-1/2008

*(6) п. 2.6 Положения

*(7) письма Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/42547, от 27.05.2014 N 03-03-10/25243; информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012

*(8) п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У)

*(9) формы КО-1, КО-2, утв. пост. Госкомстата России от 18.08.1998 N 88

*(10) п. 6.3 Указания N 3210-У

*(11) письмо Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250

*(12) утв. пост. Госкомстата России от 01.08.2001 N 55

*(13) ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ

*(14) п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У

*(15) пост. ФАС ЗСО от 29.01.2009 N Ф04-374/2009 (20085-А03-29), ФАС МО от 19.03.2007 N КА-А41/1524-07, ФАС СЗО от 01.02.2011 N Ф07-14409/2010, от 26.06.2007 N А56-4998/2007, от 23.08.2006 N А66-3926/2006

*(16) пост. ФАС ПО от 18.04.2008 N А12-11339/07-С12

*(17) пост. Шестнадцатого ААС от 29.04.2016 N 16АП-628/16

*(18) ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ

*(19) ст. 120 НК РФ

*(20) пост. ФАС СЗО от 29.07.2010 по делу N А56-33884/2009, ФАС МО от 25.12.2009 N КА-А40/14432-09, от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2