Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Постановление Администрации муниципального образования г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 20 декабря 2017 г. N 1290 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги" (с изменениями и дополнениями)
Постановление Администрации муниципального образования г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 20 декабря 2017 г. N 1290
"Об Инструкции по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги"
С изменениями и дополнениями от:
31 мая, 30 августа 2019 г., 4, 11 марта 2020 г., 9, 23 апреля, 30 декабря 2021 г., 6 апреля 2022 г., 2 мая 2023 г.
Руководствуясь ст. 33 Устава муниципального образования город Лабытнанги, Администрация города Лабытнанги постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги (далее - Инструкция).
2. Отраслевым (функциональным) органам Администрации города, муниципальным учреждениям и предприятиям при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов Администрации города обеспечить строгое соблюдение Инструкции.
3. Руководителям отраслевых органов Администрации города, муниципальных учреждений и предприятий привести в соответствие с Инструкцией инструкции по делопроизводству в части работы с документами Администрации города.
4. Признать утратившими силу постановления Администрации города Лабытнанги:
от 26.08.2011 N 517 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги";
от 16.11.2011 N 686 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденную постановлением Администрации города Лабытнанги от 26.08.2011 N 517";
от 29.12.2011 N 850 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утверждённую постановлением Администрации города Лабытнанги от 26.08.2011 N 517";
от 17.05.2013 N 299 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденную постановлением Администрации города Лабытнанги от 26.08.2011 N 517";
от 28.06.2013 N 417 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденную постановлением Администрации города Лабытнанги от 26.08.2011 N 517";
от 08.07.2014 N 487 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденную постановлением Администрации города Лабытнанги от 26.08.2011 N 517";
от 17.07.2015 N 587 "О внесении изменений в раздел IV Инструкции по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденной постановлением Администрации города Лабытнанги от 26.08.2011 N 517";
от 11.04.2016 N 349 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденную постановлением Администрации города Лабытнанги от 26.08.2011 N 517";
подпункт 1.1. пункта 1 постановления Администрации города Лабытнанги от 19.10.2016 N 1036 "О внесении изменений в некоторые постановления Администрации города Лабытнанги";
от 25.11.2016 N 1250 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденную постановлением Администрации города Лабытнанги от 26.08.2011 N 517".
5. Настоящее постановление вступает в силу с 01 января 2018 г.
6. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Лабытнанги.
Информация об изменениях:
Пункт 7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 30 августа 2019 г. N 1097
7. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами, начальника отдела муниципальной службы и кадровой политики Администрации города Лабытнанги.
|
Глава Администрации |
М.А. Трескова |
Утверждена
постановлением
Администрации города Лабытнанги
от 20 декабря 2017 г. N 1290
Инструкция
по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги
С изменениями и дополнениями от:
31 мая, 30 августа 2019 г., 4, 11 марта 2020 г., 9, 23 апреля, 30 декабря 2021 г., 6 апреля 2022 г., 2 мая 2023 г.
Информация об изменениях:
Раздел изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
Введение
Инструкция по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги (далее - Инструкция, Администрация) устанавливает единые требования в отраслевых (функциональных) органах Администрации (далее - орган Администрации), муниципальных учреждениях и предприятиях к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов Администрации в процессе осуществления возложенных на них функций.
Делопроизводство в Администрации ведется на государственном языке Российской Федерации.
Информация об изменениях:
Раздел I изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
I. Термины и определения
Автор документа - орган, организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности;
делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства - в Администрации города, органах Администрации города, муниципальных учреждениях;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах;
документ - официальный документ, созданный органом, иным исполнительным органом автономного округа, иным государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
документальный фонд органа - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности (созданные в этом органе и полученные им в результате взаимодействия с федеральными органами государственной власти, органами, иными исполнительными органами автономного округа, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами);
архивный фонд органа - совокупность документов, состоящая из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, подлежащих хранению в органе;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
непечатаемые символы - специальные служебные знаки разметки страницы (абзац, табуляция, пробел, разрыв и т. д.), отображаемые только на экране монитора. Непечатаемые символы не выводятся на печать вне зависимости от включения режима просмотра. В настоящей инструкции речь идет о символе абзаца (String(#@182)
) - отмечает разделение;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
отдел делопроизводства и контроля Администрации - функциональный орган Администрации, на который возложены функции по ведению делопроизводства Администрации.
обращение гражданина - направленные в орган местного самоуправления, орган Администрации или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в органы местного самоуправления, орган Администрации, должностному лицу;
официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица или копии документа посредством нанесения оттиска;
подлинник документа - первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа, а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;
регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных государственной информационной системы "Региональная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа", отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронный документ или электронный образ документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив Администрации;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в РКК;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
государственная информационная система "Региональная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - РСЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
штамп - устройство прямоугольной или иной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда Российской Федерации;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
электронный документ РСЭД - РКК РСЭД документа, прошедшего регистрацию, и содержащая требуемый набор реквизитов, включая содержание, подписанная электронной подписью в установленном порядке;
юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия;
электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
Информация об изменениях:
Раздел II изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 9 апреля 2021 г. N 492
II. Общие положения
2.1. Правовые основы делопроизводства
Информация об изменениях:
Пункт 2.1.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 30 декабря 2021 г. N 2091
2.1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждёнными приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. N 199, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526, нормативными правовыми актами автономного округа, Уставом муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Устав муниципального образования).
2.1.2. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется постановлением Администрации. Согласование с уполномоченным органом исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела необходимо осуществлять в обязательном порядке только лишь в случае внесения в Инструкцию существенных изменений.
Информация об изменениях:
Пункт 2.1.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
2.1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными образами документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием РСЭД.
Информация об изменениях:
Пункт 2.1.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
2.1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяет Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа, утверждённая муниципальным правовым актом Администрации города Лабытнанги (далее - Инструкция ДСП).
Информация об изменениях:
Пункт 2.1.5 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
2.1.5. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций осуществляется в соответствии с действующим федеральным законодательством и законодательством автономного округа.
Регистрация с использованием РСЭД письменных обращений граждан, обращений граждан, поступивших в форме электронного документа, устных обращений, а также документов, связанных с рассмотрением обращения (уведомление, запрос информации, ответ гражданину и др.), поступивших на имя Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации или в адрес Администрации, осуществляется отделом по связям с общественностью управления внутренней политики Администрации - уполномоченным органом, ответственным за работу с обращениями граждан.
Положения настоящей Инструкции в части использования официально-делового стиля не применяются при подготовке ответов на обращения граждан.
2.1.6. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в Администрацию и органы Администрации о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
2.1.7. Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.1.8. Требования настоящей Инструкции применяются к бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документации - в части общих принципов подготовки и работы с документами, а также формирования дел к передаче на архивное хранение;
Информация об изменениях:
Пункт 2.1.9 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 30 декабря 2021 г. N 2091
2.1.9. Документы, порядок и работы с которыми не устанавливается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа или муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа, а в случае их отсутствия в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
2.1.10. В случае необходимости вновь возникшего или дополнительного урегулирования процессов создания и работы с отдельными видами документов, не урегулированных настоящей Инструкцией, органы Администрации самостоятельно устанавливают правовое регулирование путем принятия локального правового акта органа и/или разработки соответствующего правового акта автономного округа.
2.1.11. Руководители, сотрудники органа Администрации при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов обязаны обеспечить строгое соблюдение требований настоящей Инструкции.
2.1.12. Вновь принятые сотрудники органа Администрации должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.
2.1.13. Сотрудники органа Администрации несут дисциплинарную, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и иную установленную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
2.1.14. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между органами Администрации, муниципальными учреждениями и предприятиями с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.
2.2. Основы организации делопроизводства
Информация об изменениях:
Пункт 2.2.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
2.2.1. Нормативно-методическое руководство системой делопроизводства, в том числе с использованием РСЭД в органах Администрации, её совершенствование, а также осуществление контроля исполнительской дисциплины и обеспечения порядка работы с документами на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами возлагается на отдел делопроизводства и контроля Администрации.
2.2.2. Подготовка и передача дел на архивное хранение в органах Администрации осуществляется специалистом, определяемым руководителем органа Администрации. Права и обязанности специалиста устанавливаются в должностной инструкции.
2.2.3. Закрепление основных функций по ведению делопроизводства и архива должно быть отражено в положениях органов Администрации, персональная ответственность за их выполнение - в должностных инструкциях специалистов органов.
К основным функциям по ведению делопроизводства и архива относятся:
а) прием и обработка корреспонденции;
б) регистрация документов;
в) подготовка проектов резолюций руководителя;
г) контроль за исполнением документов;
д) учет, хранение и уничтожение нумерованных бланков и печатей;
е) разработка сводной номенклатуры дел органа Администрации;
ж) осуществление экспертизы ценности документов;
з) формирование дел и их текущее хранение;
и) организация архивного хранения документов;
к) оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение.
Информация об изменениях:
Пункт 2.2.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
2.2.4. Сотрудники обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, полученных на бумажном носителе. При работе с оригиналами документов не допускается вносить в них исправления.
При обнаружении утраты оригинала документа постоянного хранения или значительных физических повреждений, делающих невозможным его дальнейшее использование и хранение, проводится служебная проверка.
2.2.5. С содержанием проектов документов, документов, приложений и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.
Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности органа Администрации, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Информация об изменениях:
Пункт 2.2.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
2.2.6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на материальном носителе на исполнении, контроле или хранении документы Администрации лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия замещающих лиц документы Администрации передаются непосредственному руководителю. Электронные документы в РСЭД, находящиеся на исполнении, контроле у временно отсутствующего сотрудника, передаются лицу, его замещающему, путем предоставления доступа к учетной записи в РСЭД отсутствующего сотрудника.
При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.
Информация об изменениях:
Пункт 2.2.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
2.2.7. При ликвидации или реорганизации органа Администрации специалисты ликвидируемого или реорганизованного органа формируют все имеющиеся документы в дела, независимо от сроков их хранения, оформляют для последующей передачи их по указанию заместителя главы Администрации, управляющего делами Администрации, начальника отдела муниципальной службы и кадровой политики (далее - управляющий делами Администрации) в другое подразделение или должностному лицу, ответственному за комплектование.
2.3. Основы реализации делопроизводства
Информация об изменениях:
Пункт 2.3.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
2.3.1. Отдел делопроизводства и контроля Администрации непосредственно осуществляет организацию и ведение делопроизводства Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации и управляющего делами Администрации.
Информация об изменениях:
Пункт 2.3.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
2.3.2. Реализация делопроизводства и документационного взаимодействия, в том числе с использованием электронных документов и электронных образов документов в Администрации, органах Администрации и иных подведомственных учреждениях осуществляется с использованием РСЭД, которая является основным инструментом и инфраструктурой внутреннего документационного взаимодействия при осуществлении делопроизводства, организации документооборота на бумажных носителях и в электронном виде, в том числе с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
На этих же принципах осуществляется документационное взаимодействие с государственными органами, исполнительными органами автономного округа, органами местного самоуправления в автономном округе, организациями и предприятиями, являющимися участниками РСЭД.
Информация об изменениях:
Пункт 2.3.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
2.3.3. Предоставление и лишение полномочий сотрудника по работе и прав доступа к документам в РСЭД осуществляется администратором РСЭД в соответствии с регламентом администрирования РСЭД.
Передача идентификационных данных сотрудника для работы в РСЭД и индивидуального пароля недопустима. Все действия с документами, совершенные в РСЭД от имени сотрудника, выполненные с использованием его идентификационных данных и индивидуального пароля, считаются совершенными данным сотрудником, вне зависимости от его фактического присутствия на рабочем месте.
Выполнение действий с документами в РСЭД от имени сотрудника в период его временного отсутствия (отпуск, командировка, больничный лист) производятся замещающим сотрудником с использованием доступа к учетной записи отсутствующего сотрудника, предоставляемого и настраиваемого администратором Администрации в учетной записи замещающего сотрудника.
Информация об изменениях:
Раздел III изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 9 апреля 2021 г. N 492
III. Создание документов
3.1. Общие требования к созданию документов
3.1.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил оформления. Все документы должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов.
3.1.2. Документы на бумажном носителе оформляются на одной стороне бланков или листов бумаги стандартных размеров белого цвета шрифтом черного цвета.
Отдельные реквизиты внутренних документов могут писаться от руки (резолюции, заявления, объяснительная записка и т.п.).
Информация об изменениях:
Пункт 3.1.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.1.3. Электронные документы в РСЭД создаются в форме РКК соответствующего вида документа. Электронные документы, направляемые адресатам, не являющимся участниками РСЭД, создаются в соответствии с правилами, утвержденными правовыми актами Российской Федерации или операторами используемых систем электронного взаимодействия.
Наименование файлов - вложений в РКК документа должны отражать содержание и/или вид документа (например: письмо, отчет, ходатайство, свидетельство и пр.) и составлять не более 80 символов. Данное требование распространяется на все виды вложений в РКК, если иное не предусмотрено правовыми актами Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа и/или не регламентировано (установлено) иными документами (инструкциями).
3.1.4. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются шрифтом размером N 12 посередине верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без добавочных слов и символов ("страница", "стр." и др.). Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно по этим же правилам.
3.1.5. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
а) при книжной ориентации:
25 мм (для правовых актов - 30 мм) - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
б) при альбомной ориентации:
25 мм (для правовых актов - 30 мм) - верхнее;
10 мм - нижнее;
20 мм - левое;
20 мм - правое;
в) документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Информация об изменениях:
Пункт 3.1.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.1.6. При подготовке документов используется шрифт LiberationSerif размером N N 13, 14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения и без переноса (разбиения) слов. При составлении таблиц могут использоваться шрифты N N 10, 11, 12.
Использование указанного шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно.
3.1.7. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не имеющие доступного содержания, могут опускаться.
3.2. Бланки документов, печати и штампы
3.2.1. Эскизы бланков документов составляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и изготавливаются на стандартных белых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
Допускается оформление документов на бумаге формата А3 (297 x 420 мм), А5 (148 x 210 мм) и А6 (105 x 148 мм).
Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.
Бланки документов Администрации разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов - посередине листа вдоль верхнего поля.
3.2.2. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.2.3. Эскизы бланков с воспроизведением и без воспроизведения герба муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - гербовые бланки) разрабатываются отделом делопроизводства и контроля.
3.2.4. В деятельности Администрации и ее органов используются печати и штампы.
Работа с бланками, печатями и штампами Администрации осуществляется в соответствии с Порядком использования бланков документов должностными лицами Администрации города Лабытнанги, утвержденным муниципальным правовым актом Администрации города Лабытнанги.
3.3. Оформление реквизитов документа
3.3.1. Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Для отделения реквизитов документа используется набор строк (и) непечатаемых символов (далее - пустая строка).
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.2. Герб муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - герб муниципального образования, герб).
Размещение герба муниципального образования на документах осуществляется в соответствии с решением Городской Думы муниципального образования город Лабытнанги от 22.03.2019 N 462 "О гербе муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа". Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба муниципального образования устанавливается муниципальным правовым актом Администрации.
3.3.3. Наименование исполнительно-распорядительного органа муниципального образования и органа Администрации.
Наименование исполнительно-распорядительного органа муниципального образования должно соответствовать его наименованию, закрепленному в Уставе муниципального образования.
Наименование органа Администрации должно соответствовать его полно у наименованию, указанному в утвержденном Положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования, возможно, его указание в скобках ниже полного.
На бланках координационных (комиссии) и совещательных (советы) органов, образованных Администрацией, их наименование указывается ниже наименования вышестоящего органа и, как правило, шрифтом более крупного размера.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то документ оформляется на чистом листе бумаги. Наименования организаций одного уровня располагаются на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагаются друг над другом.
3.3.4. Наименование должности должностного лица.
Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
3.3.5. Справочные данные об исполнительно-распорядительном органе муниципального образования.
Справочные данные об исполнительно-распорядительном органе муниципального образования указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и/или факсимильного аппарата (с кодом населённого пункта), официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению исполнительно-распорядительного органа муниципального образования.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Минкомсвязи России (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), а именно: вид структуры населённого пункта (улица, проспект, микрорайон и т.д.) и его наименование, номер дома и корпуса (при наличии), наименование населённого пункта, регион и почтовый индекс.
При указании контактных номеров телефонов или телефаксов их количество не должно быть больше трёх с предшествованием первому из них кода междугородней связи.
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.6. Наименование вида документа.
Наименование вида документа включается в бланк правового акта или указывается при оформлении документа.
В письмах наименование вида документа не указывается.
В РКК РСЭД наименование вида документа выбирается из редактируемого классификатора.
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.7. Дата документа.
Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе (протокол). Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату. В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
1) цифровым способом (дата оформляется арабскими цифрами, день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, отделенными точкой: 11.01.2021 (без добавления "г." или иных буквенных обозначений);
2) словесно-цифровым способом (дата документа оформляется в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже или его сокращением до "г.": 11 января 2021 года или 11 января 2021 г.).
Дата документа отображается в РКК РСЭД, включается в перечень подписываемых электронной подписью реквизитов и после подписания и регистрации документа коррекции не подлежит.
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.8 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.8. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер формируется в соответствии с Порядком составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел Администрации города Лабытнанги, муниципальных учреждений и подведомственных им учреждений, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденного муниципальным правовым актом Администрации города Лабытнанги, и является уникальным в пределах каждого года.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, которому может предшествовать индекс дела по номенклатуре дел, к которому будет отнесен документ. Регистрационный номер отправляемых служебных писем может дополняться инициалами имени и фамилии должностного лица, подписавшего письмо.
На документе, составленном совместно двумя и более органами, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из органов. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа. Регистрационные номера могут проставляться рядом с подписями должностных лиц, подписавших документ, если иное не предусмотрено правовыми актами Российской Федерации и автономного округа и/или не регламентировано (установлено) иными документами (инструкциями).
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
В РКК РСЭД регистрационный номер формируется автоматически или в ручном режиме в момент регистрации документа. Регистрационный номер в дальнейшем изменению не подлежит.
3.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается
в состав реквизитов бланка письма, указывается исполнителем при подготовке письма-ответа и проставляется при его регистрации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру, присвоенному автором документа, и дате поступившего документа.
Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие запросы. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю. Указание в тексте письма ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа не допускается.
В РКК ответного документа в обязательном порядке устанавливается связь с РКК исходного документа.
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.10 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.10. Место составления (издания) документа.
Место составления (издания) документа указывается на бланках постановлений и распоряжений Главы города Лабытнанги, постановлений и распоряжений Администрации, распоряжений заместителя главы Администрации.
При оформлении протоколов указывается фактическое место проведения мероприятия. На бланке письма место составления (издания) документа отдельно не указывается.
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.11 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.11. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Оформление и работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, определенном Инструкцией ДСП.
3.3.12. Адресат.
3.3.12.1. Реквизит "адресат" используется при оформлении отправляемых, внутренних писем, а также служебных записок.
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит "адресат" проставляется в правом верхнем углу первого листа письма с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита.
Под "организацией" в настоящей Инструкции понимается юридическое лицо.
3.3.12.2. При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже (здесь и далее примеры наименований являются условными):
|
|
Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации |
3.3.12.3. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже, отделяемое одной пустой строкой - наименование структурного подразделения:
|
|
Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Департамент перспективных технологий |
3.3.12.4. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже:
|
|
Генеральному директору ООО "Ямалгазспецстрой" |
3.3.12.5. При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень:
|
|
Ректору государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Тюменский государственный университет", члену-корреспонденту Российской академии наук
Федорову А.К. |
3.3.12.6. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.
3.3.12.7. Во всех видах написания адресата инициалы и фамилия адресата отделяются одной пустой строкой. Инициалы от фамилии отделяются разделительным пробелом.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.12.8 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.12.8. В реквизите "адресат" допускается использование официально принятые сокращённых наименований органов государственной власти, исполнительных органов автономного округа, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций.
3.3.12.9. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес, отделяемый одной пустой строкой.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.
Например:
|
|
ОАО "Передвижная энергетика"
Семёновская ул., д. 6-г, Москва, 117393 |
при адресовании документа физическому лицу указываются:
|
|
Петрову О.В.
Мира ул., д. 1, кв. 12, г. Лабытнанги, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629400 |
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.12.10 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.12.10. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в автономном округе, исполнительные органы автономного округа и органы местного самоуправления в автономном округе, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно:
|
|
Руководителям некоммерческих организаций Ямало-Ненецкого автономного округа |
В данном случае готовится один комплект документов, электронные образы которых размещаются в РКК документа, направление адресатам осуществляется средствами РСЭД или в копиях.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.12.11 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.12.11. При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)":
|
|
Руководителям некоммерческих организаций Ямало-Ненецкого автономного округа (по списку) |
При этом составляется список рассылки документа по форме приложения N 1 к настоящей Инструкции, который прилагается к проекту письма и визируется аналогично проекту письма.
Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.
В случае отнесения документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в различные дела проекты письма, РКК и список рассылки готовятся отдельно для каждого номенклатурного индекса.
3.3.12.12. При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки оригинала по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер факсимильного аппарата) отправителя.
3.3.13. Гриф утверждения документа.
3.3.13.1. Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом (должностными лицами), распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.
3.3.13.2. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа и должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), отделенного одной пустой строкой от наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы Администрации города Лабытнанги
Подпись И.О. Фамилия
30 декабря 2021 г. |
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.13.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.13.3. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают слева направо и сверху вниз в соответствии с должностной иерархией. При равенстве должностей грифы утверждения располагают в алфавитном порядке фамилий.
|
УТВЕРЖДАЮ
Глава города Лабытнанги
Подпись И.О. Фамилия
30 декабря 2021 г. |
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы Администрации города Лабытнанги
Подпись И.О. Фамилия
30 декабря 2021 г. |
3.3.13.4. При утверждении документа распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом) гриф утверждения состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
|
(ПОРЯДОК) |
УТВЕРЖДЕН
постановлением Администрации города Лабытнанги от 30 декабря 2021 г. N 1874 |
3.3.13.5. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 90 мм.
3.3.13.6. При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола в скобках, например:
|
(ДОРОЖНЫЕ КАРТЫ) |
УТВЕРЖДЕН
Советом по управлению проектами при Главе города Лабытнанги (протокол от 30 декабря 2021 г. N 12) |
Наименование коллегиального органа указывается с прописной буквы в случае официального утверждения написания наименования с прописной буквы. В ином случае наименование коллегиального органа указывается со строчной буквы:
|
(ПЛАН) |
УТВЕРЖДЕН
антикризисным штабом муниципального образования город Лабытнанги (протокол от 30 ноября 2021 г. N 10) |
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.14 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.14. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?":
Информация (о чем?) О подготовке проекта договора.
Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом размером N 12, с возможным использованием только насыщенного начертания, в 2 - 3 строки.
При оформлении служебных писем целесообразность указания заголовка к тексту определяет исполнитель документа по согласованию с должностным лицом, его подписывающим. Если текст документа не превышает 4 - 5 строк, то заголовок к тексту не составляется.
В проектах муниципальных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Заголовок к тексту состоит из одной фразы начинается с прописной буквы и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.
При оформлении документа средствами РСЭД заголовок к тексту вносится в РКК в поле "Заголовок" в обязательном порядке.
3.3.15. Текст документа.
3.3.15.1. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
3.3.15.2. Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от наименования документа (именного/вступительного обращения - для писем) интервалом в две - три пустых строки. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Абзацный отступ текста документа - 12,5 мм.
Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и написания номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения и т.д., для чего рекомендуется использовать специальные символы ("неразрывный пробел", "неразрывный дефис"), но не наборы иных непечатаемых символов ("пробел", "абзац" и т.д.).
В отдельных случаях (необходимости привлечения внимания к основной информации (срокам, месту и др.), расстановки акцентов и т.п.) допускается выделение части текста документа насыщенным шрифтом, подчеркиванием.
3.3.15.3. При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются шрифтом размером N 12 посередине верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без добавочных слов и символов ("страница", "стр." и др.).
3.3.15.4. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...", "информирую...". В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация города считает возможным...", "управление не возражает...".
3.3.15.5. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.15.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.15.6. В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры, официально установленные и графические сокращения в соответствии с перечнем общепринятых или официально установленных сокращений согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции.
Если в тексте документа несколько раз употребляются многословные наименования (структурных подразделений, должностей, документов, информаций, региона, субъекта и т.п.), то после первого употребления в тексте формируемого документа полного наименования может вводится сокращенное наименование, обозначенного словом (словами) или аббревиатурой (например: "муниципальное учреждение "Управление жилищно-коммунального хозяйства и транспорта Администрации города Лабытнанги" (далее - УЖКХиТ)..."; "Положение о формировании и финансовом обеспечении выполнения муниципального задания (далее - Положение) определяет порядок...".
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.15.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.15.7. При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.
3.3.15.8. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.
3.3.15.9. В деловых (служебных) текстах документов могут использоваться:
а) именное/вступительное обращение:
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые коллеги!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются;
б) заключительная этикетная фраза:
С уважением,...
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.15.10 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.15.10. При оформлении писем средствами РСЭД текст документа вносится в поле "Содержание" в РКК исполнителем письма участника РСЭД в виде непосредственно текстовой части документа.
3.3.16. Отметка о приложении.
3.3.16.1. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу (в сопроводительных письмах, актах, справках и т.д.), или о том, что документ является приложением к основному документу (муниципальному правовому акту, договору, программе, положению, отчету и т.д.).
Отметка о приложении к служебному письму оформляется под текстом письма с абзацным отступом от границы левого поля и отделяется от основного текста одной пустой строкой.
3.3.16.2. Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет следующий вид:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывается название документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения.
3.3.16.3. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения, например:
|
Приложение: |
1. |
Положение об Административной комиссии на 13 л. в 1 экз. |
|
2. |
Порядок предоставления ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков на 5 л. в 1 экз. |
3.3.16.4. Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: проект постановления Администрации города Лабытнанги "О..." и приложения к нему, всего на 15 л. в 1 экз.
3.3.16.5. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.
3.3.16.6. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
3.3.16.7. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: справка о персональных данных, для служебного пользования, на 2 л. в 1 экз.
3.3.16.8. Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, флэш-накопитель и др.):
Приложение: флэш-накопитель в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
3.3.16.9. Если приложение содержит одновременно документ и его электронный образ, то об этом также делается отметка:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронный образ на магнитном носителе.
3.3.16.10. В случае отправления электронного образа документа на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:
Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otvet@yanao.ru.
3.3.16.11. Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:
Приложение: опись приложений на 2 л. в 1 экз.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.16.12 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.16.12. В случае направления электронного образа прилагаемого документа участникам РСЭД исключительно средствами РСЭД на сопроводительном письме указывается:
Приложение: РКК РСЭД.
В этом случае файлы приложений размещаются на вкладке "Вложения" РКК данного документа.
Наименование файлов приложений формируются в соответствии с требованиями, установленными абзацем вторым пункта 3.1.3 настоящей Инструкции.
3.3.16.13. В приложении к муниципальным правовым актам, договорам, положениям, правилам и другим документам на первом его листе в правом верхнем углу с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита пишутся слова "Приложение N", отделенные одной пустой строкой от следующих реквизитов, например:
|
|
Приложение N 2
к распоряжению Администрации города Лабытнанги от 30 мая 2017 г. N 734 |
Если приложением к документу является иной документ, утверждаемый данным, то на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на утверждающий документ) и гриф утверждения, в котором указываются реквизиты документа, которым утвержден документ-приложение:
|
|
Приложение N 1
Утверждено постановлением Администрации города Лабытнанги от 30 мая 2017 г. N 734 |
3.3.16.14. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.
3.3.16.15. Если приложение одно, оно не нумеруется.
3.3.16.16. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 90 мм.
3.3.16.17. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, насыщенным шрифтом, центруется по странице (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).
3.3.16.18. Страницы каждого приложения нумеруются отдельно по общим правилам.
3.3.16.19. Часть содержания приложения может быть оформлена в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих граф.
Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и граф или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.
3.3.17. Гриф согласования.
3.3.17.1. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
а) на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;
б) на последнем листе документа под текстом;
в) на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
3.3.17.2. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), полного наименования должности должностного лица (указанного с прописной буквы), которым согласован документ, его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
|
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления культуры Администрации города Лабытнанги Подпись И.О. Фамилия Дата |
|
3.3.17.3. Слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек) отделяется одной пустой строкой от следующих реквизитов.
Все составные части реквизита располагают с выравниванием по границе левого поля документа. Длина самой длинной строки реквизита не должна превышать 90 мм.
3.3.17.4. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация - автор документа, дата и номер документа. Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже:
|
СОГЛАСОВАНО
письмом заместителя главы Администрации города Лабытнанги от 31 мая 2021 г. N 101-14/362 |
|
3.3.17.5. Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу. Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: "Лист согласования прилагается".
3.3.18. Виза.
3.3.18.1. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее и межведомственное согласование документа.
3.3.18.2. Виза, оформленная на бумажном носителе, включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), проставляемой в виде оттиска штампа или рукописным способом, и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
В документах, подлинники которых хранятся в органе, визы проставляют на последнем листе документа под подписью или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
3.3.18.3. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа небольшого объема виза дополняется соответствующим указанием, например: "Замечания по тексту", "Согласен с учетом замечаний" и др.
Замечания, особое мнение и дополнения к проекту документа, имеющие значительный объем и/или принципиальное значение, оформляются в отдельном документе (заключении), который подписывают, датируют и прилагают к документу, или направляются автору документа в виде отдельного письма или приложения к сопроводительному письму. В этом случае в визе согласования указывается "С замечаниями".
3.3.18.4. Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.18.5 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.18.5. В случае согласования проекта муниципального правового акта должностным лицом организации, не являющейся участником РСЭД, оформление виз осуществляется на бумажном носителе письмом или путем направления электронного почтового сообщения с электронной копией указанного в настоящем пункте письма.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.18.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.18.6. Документ может быть согласован в электронном виде средствами РСЭД с использованием механизма "Согласование". При оформлении документа на бумажном носителе результат электронного согласования выводится на печать аналогично листу согласовании и заверяется инициатором процесса согласования.
3.3.18.7. При наличии листа согласования вышеуказанные реквизиты и замечания, указанные в подпункте 3.3.18.3 настоящего пункта, располагают в соответствующих графах.
В служебных письмах визы проставляются в границах нижнего колонтитула на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. В иных документах процедура визирования совпадает с процедурой согласования.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.18.8 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.18.8. Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
В РКК документа факт и результаты согласования проекта документа отображаются в журнале действий и на вкладке "Лист согласования" РКК.
3.3.19. Подпись.
3.3.19.1. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия):
|
Глава города Лабытнанги |
Подпись |
И.О. Фамилия |
3.3.19.2. Если документ оформлен на бланке органа, в наименовании должности наименование органа не указывается:
|
Начальник управления |
Подпись |
И.О. Фамилия |
3.3.19.3. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:
|
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
3.3.19.4. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с выравниванием по границе правого поля документа.
3.3.19.5. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:
|
Начальник департамента |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
И.О. Фамилия |
3.3.19.6. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
|
Начальник управления образования Администрации города Лабытнанги Подпись И.О. Фамилия |
Начальник управления культуры Администрации города Лабытнанги Подпись И.О. Фамилия |
3.3.19.7. В документах коллегиальных органов указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности (статус) в составе коллегиального органа, например:
|
Председатель комиссии |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Секретарь комиссии Члены комиссии: |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке относительно их фамилий. При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.
3.3.19.8. Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.
3.3.19.9. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности должностного лица с правом подписи, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):
|
И.о. директора департамента |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Исполняющий обязанности директора департамента |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровке фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
3.3.19.10. При адресовании ответных писем на запрос, подписанный исполняющим обязанности, в реквизите "Адресат" указывается руководитель или в случае невозможности его установления - организация автора запроса.
3.3.19.11. В РКК документа фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ, отображаются в поле в зависимости от вида документа.
3.3.20. Отметка об электронной подписи.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.20.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.20.1. Отметка об электронной подписи используется при визуализации (создании копии на бумажном носителе) электронного документа РСЭД, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.20.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.20.2. Отметка об электронной подписи формируется автоматически средствами РСЭД и в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", сведения о сертификате электронной подписи: номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество или наименование организации владельца сертификата, срок действия ключа электронной подписи, а также герб автономного округа в одноцветном варианте:
/----------------------------------------------------\
| /------\ |
| | | ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН |
| | | ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ |
| \------/ |
| СВЕДЕНИЯ О СЕРТИФИКАТЕ ЭП |
| |
| Сертификат: |
| 205626433443826042794786056822144951345889804932 |
| Владелец: Трескова Марина Аронова |
| Действителен с 17.02.2021 по 17.05.2022 |
| |
\----------------------------------------------------/
В журнале действий РКК документа, подписанного электронной подписью, отображается дата и время подписания документа с отображением вида процесса и результата (подписание/подписано), а также специальный символ (V), при переходе на который выводится окно, содержащее сведения о подписанных электронной подписью в РКК документа объектах, дате и времени подписания, ссылка на окно проверки электронной подписи.
Факт подписания усиленной квалифицированной электронной подписью на вкладке "Реквизиты" также отображает ссылка в правой верхней части рядом с полем "Место регистрации" РКК с воспроизведением аббревиатуры ЭП, после которого располагается специальный символ (V) со ссылкой, при переходе на которую выводится окно, содержащее сведения о подписанных электронной подписью объектах в РКК документа, дате и времени подписания, ссылка на окно проверки электронной подписи.".
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.21 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.21. Печать.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа.
Работа с печатями осуществляется в соответствии с Порядком применения, учета, хранения и уничтожения печатей в Администрации города Лабытнанги, утвержденным муниципальным правовым актом Администрации города Лабытнанги.
Оттиск печати с воспроизведением герба следует проставлять с соблюдением ориентации относительного его изображения таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности должностного лица, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").
3.3.22. Отметка об исполнителе.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.22.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.22.1. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при его наличии), замещаемую должность исполнителя документа, наименование основного структурного подразделения и органа (сведения об основном структурном подразделении и (или) органе не указываются в случае их указания на бланке), номер его служебного телефона (с указанием кода), адрес электронной почты исполнителя в едином домене органов:
Петров Петр Петрович, ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля Администрации города Лабытнанги, (8 34992) 5 70 70 (1041), pppetrov@yanao.ru.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.22.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.22.2. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа от границы левого поля с выравниванием информации об исполнителе по ширине или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Отметка об исполнителе печатается шрифтом размером N 10 или иным шрифтом меньшего размера, но не менее размера N 8.
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.
3.3.22.3. В случае направления запроса (информации, отчета и т.п.), в процессе исполнения (подготовки) которого подразумевается взаимодействие или направление информации средствами электронной почты, в контактные реквизиты исполнителя включается определенный для осуществления указанного
взаимодействия адрес электронной почты в едином домене органов.
3.3.22.4. На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе на бумажном носителе указываются сведения и контактные реквизиты основного исполнителя. Указание нескольких исполнителей недопустимо.
3.3.22.5. Дополнительные отметки "Исп.:", "Исполнитель:" или "Тел.:",
"Телефон:" не ставятся.
В РКК документа допускается указание нескольких исполнителей в поле "Исполнители".
3.3.23. Отметка о заверении копии.
3.3.23.1. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Заверению подлежат копии документов (выписки из документов), включенных в состав документального фонда органа, то есть созданные или полученные органом во исполнение утвержденных полномочий.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и
включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
3.3.23.2. Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование органа) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью уполномоченного основного структурного подразделения или органа.
|
Подлинник документа находится в деле Администрации города Лабытнанги N ___________ за ___________ г. Верно Должность Подпись И.О. Фамилия Дата печать |
|
3.3.23.3. Многостраничные копии (выписки из документов) заверяются в следующем порядке: страницы нумеруются, на каждой странице в правом углу проставляется штамп "Копия", листы прошиваются на два - четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесенные в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист размером не более чем 74 x 105 мм, на котором указывают/проставляют:
а) текст/оттиск штампа по формату и содержанию реквизита "Отметка о заверении копии";
б) текст/оттиск штампа "Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью" с указанием органа или его уполномоченного основного структурного подразделения, осуществившего заверение, должности и фамилии, имени, отчества заверяющего должностного лица, даты и количества листов (цифрами и прописью);
в) оттиск печати органа или его уполномоченного основного структурного подразделения без воспроизведения герба автономного округа проставляется так, чтобы он захватил оба текста/оттиска штампов.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.23.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.23.4. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять оттиском печати отдела делопроизводства и контроля Администрации без воспроизведения герба муниципального образования, проставляемого на месте, отведенном для собственноручной подписи.
3.3.23.5. При заверении копии приложения к муниципальному правовому акту оттиск печати проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. При этом оттиск должен захватывать часть текста, удостоверяющего реквизиты документа, которым утверждено данное приложение.
Информация об изменениях:
Подпункт 3.3.23.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.23.6. Копии электронных документов РСЭД, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, на бумажном носителе оформляются средствами РСЭД с выводом отметки об электронной подписи при визуализации. При предоставлении такой копии участникам РСЭД дополнительные средства заверения не требуются.
При направлении в иные организации, отметка о заверении копии дополняется надписью "Подлинник электронного документа, подписанного ЭП, формируется и хранится в электронном виде, аналогов на бумажном носителе не имеет" и заверяется печатью уполномоченного основного структурного подразделения или органа.
Подлинник электронного документа,
подписанного ЭП формируется и хранится
в электронном виде, аналогов на бумажном носителе не имеет.
Верно
Должность Подпись И.О. Фамилия Дата печать
Копии иных электронных документов на бумажном носителе заверяются должностным лицом или ответственным делопроизводителем, осуществившим его получение средствами РСЭД или на закрепленный адрес электронной почты.
3.3.23.7. Заверение копии документа осуществляется органом или его основным структурным подразделением, осуществляющим в соответствии с правовым актом или утвержденным положением регистрацию данного документа, его текущее или архивное хранение.
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.24 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
3.3.24. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в орган и может проставляться в виде оттиска штампа или оформляться штрих-кодом.
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.25 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.25. Резолюция.
Указание по исполнению документа (резолюция) содержит указание по исполнению документа, дается должностным лицом, получившим документ в соответствии с его адресованием, направлением по подведомственности или на исполнение. Резолюция оформляется средствами РСЭД на унифицированном бланке резолюции, в РКК, рукописным способом на бланке резолюции или непосредственно на самом документе в местах, свободных от текста или с минимальным его перекрытием, и включает фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости); дату; подпись должностного лица или ее заверение (на бумажном носителе) или отметку о его рассмотрении (в электронном виде).
При необходимости подготовка проекта резолюции может осуществляться ответственными делопроизводителями с использованием РСЭД.
Проект резолюции с документом, подлежащим рассмотрению, направляется на рассмотрение должностному лицу в электронном виде средствами РСЭД или на бумажном носителе.
Абзац утратил силу. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, оформленная в РСЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.
Информация об изменениях:
Пункт 3.3.26 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
3.3.26. Отметка о контроле.
Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль и проставляется на вкладке "Контроль" РКК документа в РСЭД.
3.3.27. Отметка о направлении документа в дело.
Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение (при необходимости), должность лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется и датируется должностным лицом, осуществляющим контроль, или лицом, им на то уполномоченным, при снятии документа с контроля.
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа и проставляться в виде оттиска штампа.
Информация об изменениях:
Наименование изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
IV. Муниципальные правовые акты Главы города Лабытнанги, Администрации города Лабытнанги
4.1. Общие положения
Информация об изменениях:
Пункт 4.1.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.1.1. Проекты муниципальных правовых актов Главы города Лабытнанги, Администрации (далее - проекты муниципальных правовых актов) могут вноситься:
1) Главой города Лабытнанги;
2) заместителями главы Администрации, управляющим делами Администрации;
3) руководителями органов Администрации;
4) органами территориального общественного самоуправления;
Информация об изменениях:
Пункт 4.1.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 30 декабря 2021 г. N 2091
4.1.2. Проекты муниципальных правовых актов должны соответствовать Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации и иным правовым актам Российской Федерации, Уставу (Основному закону) автономного округа, законам автономного округа, нормативным актам Губернатора автономного округа и Уставу муниципального образования.
Информация об изменениях:
Подраздел 4.1 дополнен пунктом 4.1.3. - Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2021 г. N 492
4.1.3. Подготовка проекта правового акта осуществляется автором проекта:
4.1.3.1. в соответствии и во исполнение федерального законодательства и законодательства автономного округа;
Информация об изменениях:
Подпункт 4.1.3.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.1.3.2. по поручению Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации;
4.1.3.3. по инициативе автора проекта правового акта в связи с необходимостью решения задач социально-экономического развития муниципального образования, организационных и иных вопросов деятельности с обоснованием целесообразности разработки проекта;
4.1.3.4. иным основаниям, определенным в соответствии с требованиями федерального законодательства или вытекающим из положений договоров, соглашений органов власти автономного округа.
Информация об изменениях:
Пункт 4.1.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.1.4. Предельный срок работы с проектом правового акта составляет не более 40 рабочих дней, исчисление которого осуществляется с рабочего дня, следующего за днем направления проекта правового акта на внутреннее согласование до даты направления на подписание Главе города Лабытнанги, заместителю главы Администрации, за исключением проектов правовых актов, указанных в подпунктах 4.4.5.3, 4.4.5.4 настоящей Инструкции, а также проектов правовых актов, организация работы с которыми осуществляется в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, и включает в себя:
4.1.4.1. внутреннее согласование в отраслевых (функциональных) органах Администрации и муниципальных учреждениях;
4.1.4.2. согласование проекта правового акта (включая доработку проекта по замечаниям) в организациях, не являющихся участниками РСЭД;
4.1.4.3. регистрация проекта правового акта - до 2 рабочих дней;
4.1.4.4. оформление, организация рассмотрения проекта правового акта и регистрация правового акта - до 5 рабочих дней.
В срок, установленный абзацем первым настоящего пункта, не засчитывается период размещения проекта правового акта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в случае если такое размещение предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Информация об изменениях:
Пункт 4.1.5 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
4.1.5. Процедуры подготовки и принятия проектов правовых актов, в том числе проектов правовых актов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, порядок работы с которыми осуществляется с учетом требований Инструкции ДСП (далее - проект ДСП), осуществляются в электронном виде средствами РСЭД, за исключением проектов правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, работа с которыми осуществляется в порядке, установленном федеральным законодательством.
Информация об изменениях:
Подраздел 4.1 дополнен пунктом 4.1.6. - Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2021 г. N 492
4.1.6. Общее нормативно-правовое регулирование деятельности по подготовке проектов правовых актов и их принятию, а также ее координацию и совершенствование осуществляет отдел делопроизводства и контроля Администрации.
4.2. Разработка и подготовка проекта муниципального правового акта
Информация об изменениях:
Пункт 4.2.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.2.1. В процессе разработки проекта муниципального правового акта автором проекта должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное законодательство и законодательство автономного округа, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.
Автор проекта муниципального правового акта несёт персональную ответственность за достоверность, полноту и качество предоставленных документов, соответствие электронной копии документа бумажному носителю, оформление РКК в РСЭД, урегулирование с согласующими лицами разногласий и устранение замечаний в окончательной версии проекта при электронном согласовании, за соблюдение служебной тайны и сроков согласования проекта.
Информация об изменениях:
Пункт 4.2.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.2.2. Одновременно с разработкой проекта муниципального правового акта при необходимости должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их структурных элементов (далее - изменения).
Положения о внесении изменений включаются в проект муниципального правового акта того же вида, что и ранее изданный, а также (при необходимости) разрабатываются проекты муниципальных правовых актов иных видов, предусматривающие внесение соответствующих изменений или признающие утратившими силу муниципальные правовые акты.
При оформлении документа средствами РСЭД реквизиты муниципальных правовых актов, в которые вносятся изменения (дополнения), а также признаваемых утратившими силу, в обязательном порядке вносятся в РКК в поле "Связи".
Информация об изменениях:
Пункт 4.2.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
4.2.3. Если при подготовке проекта муниципального правового акта возникла необходимость внесения в ранее изданные правовые акты существенных изменений:
а) требующих переработки правового акта по существу, не позволяющих ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;
б) меняется концепция правового акта либо вносятся изменения в более чем одну треть структурных элементов правового акта;
в) после внесения изменений сохраняют значение только отдельные структурные элементы правового акта, причем частично;
г) необходимо внести изменения в правовой акт, признанный утратившим силу в неотделимой части, то автор проекта разрабатывает и вносит для принятия новый проект муниципального правового акта с учетом всех имеющихся изменений, с одновременным признанием утратившим силу действующего муниципального правового акта и всех правовых актов, вносивших в него изменения.
В проект такого муниципального правового акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.
Разработка проекта муниципального правового акта осуществляется должностным лицом, определяемым автором проекта (далее - исполнитель проекта).
4.2.4. Срок разработки проекта муниципального правового акта не должен превышать одного месяца, если не установлен иной срок, а по вопросам организации и проведения мероприятий, направленных на предупреждение и ликвидацию чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, - 7 календарных дней с момента возникновения необходимости в его разработке.
Для разработки проектов муниципальных правовых актов, издаваемых совместно несколькими органами, могут создаваться рабочие группы.
Информация об изменениях:
Пункт 4.2.5 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.2.5. При разработке проекта муниципального правового акта, которым создается коллегиальный орган (комиссия, совет, межведомственная рабочая группа и т.д.) или вносится изменение в него, состав коллегиального органа в случае, если федеральным законодательством или законодательством автономного округа не предусмотрено иное, излагается без указания на персональные данные (Ф.И.О.) должностных лиц, включаемых в состав, с указанием их должностей (включая наименование органа) либо с использованием формулировки "представитель...".
Наименование должности "заместитель главы Администрации города Лабытнанги" в составе коллегиального органа указывается с определением всех курируемых сфер в обобщенной форме в соответствии с установленным распределением обязанностей между Главой города Лабытнанги и заместителем главы Администрации.
При включении в состав коллегиального органа представителя общественности и (или) представителя бизнес-сообщества, не имеющего должности, указываются персональные данные (Ф.И.О.) конкретного лица или указывается организация, которую представляет это лицо с использованием формулировки "представитель.".
Наименование коллегиального органа указывается со строчной буквы.
Информация об изменениях:
Пункт 4.2.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.2.6. По указанию Главы города Лабытнанги, заместителя главы Администрации или управляющего делами Администрации к проекту муниципального правового акта может прилагаться пояснительная записка.
Пояснительная записка состоит из следующих структурных элементов:
1) наименование проекта;
2) причина (причины) подготовки, обоснование необходимости разработки и принятия;
3) краткая характеристика (с точки зрения назначения, содержания, вида, формы и др.);
4) последствия принятия/непринятия предлагаемых решений;
5) финансово-экономическое обоснование, в случае, когда его принятие повлечет увеличение расходных обязательств муниципального образования по существующим видам расходных обязательств или введение новых видов расходных обязательств муниципального образования, изменение объемов доходов местного бюджета и прогноза социально-экономических и иных последствий при принятии проекта правового акта. Финансово-экономическое обоснование должно содержать информацию, определяющую источники и порядок исполнения новых видов расходных обязательств, в том числе в случае необходимости порядок передачи финансовых ресурсов на новые виды расходных обязательств в соответствующие бюджеты бюджетной системы Российской Федерации, размере и направлениях расходования средств местного бюджета;
6) информация о сроке размещения проекта на Официальном сайте Администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" для проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта правового акта;
7) иные сведения, необходимость которых предусмотрена федеральным законодательством или законодательством автономного округа.
В виде приложения к пояснительной записке прикладывается файл, содержащий правовой акт в действующей редакции.
4.2.7. К проекту правового акта, затрагивающего вопросы в сфере труда, программ социально-экономического развития муниципального образования прилагаются решения трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений и (или) мнения ее сторон (заключения соответствующих профсоюзов (объединений профсоюзов) и объединений работодателей) по результатам рассмотрения такого проекта правового акта.
Информация об изменениях:
Подраздел 4.2 дополнен пунктом 4.2.7-1. - Постановление Администрации муниципального образования г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 4 марта 2020 г. N 268
4.2.7-1. К проекту правового акта, устанавливающего новые или изменяющие ранее предусмотренные муниципальными нормативными правовыми актами обязанности для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности, прилагается заключение об оценке регулирующего воздействия, подготовленное в соответствии с законом автономного округа и нормативным муниципальным правовым актом.
Информация об изменениях:
Пункт 4.2.8 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
4.2.8. Проект муниципального правового акта в РКК РСЭД должен содержать текстовые файлы пояснительной записки, заключений и иных документов, служащих основанием для разработки и принятия муниципального правового акта.
Обеспечение доступа должностных лиц, указанных в листе согласования, к прилагаемым к проекту муниципального правого акта документам, прошедшим регистрацию с использованием РСЭД, возлагается на автора/исполнителя проекта муниципального правового акта. В случае отсутствия такого доступа, такие документы предоставляются на бумажном носителе.
Информация об изменениях:
Пункт 4.2.9 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
4.2.9. Согласованный проект муниципального правового акта на бумажном носителе с учетом требований, установленных пунктом 4.4.3, представляется для регистрации в отдел делопроизводства и контроля Администрации.
Во избежание нарушения сроков подготовки и согласования проектов муниципальных правовых актов, автор (исполнитель) обязан в случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и др.) передать лицу его замещающему всю информацию по муниципальным правовым актам, находящимся в процессе подготовки и согласования.
4.2.10. Прием проектов муниципальных правовых актов в отдел делопроизводства и контроля Администрации осуществляется до 20 декабря текущего года.
4.3. Оформление проекта муниципального правового акта
Информация об изменениях:
Пункт 4.3.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
4.3.1. Проекты правовых актов оформляются с учетом соблюдения требований, установленных подразделом 3.2 настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Пункт 4.3.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.3.2. Для определения вида муниципального правового акта и имитации его расположения на гербовом бланке в верхней части первого листа указывают наименование исполнительно-распорядительного органа муниципального образования "Администрация города Лабытнанги" (шрифт N 16), главы муниципального образования - "Глава города Лабытнанги" (шрифт N 15,5) или наименование должности должностного лица "Заместитель главы Администрации города Лабытнанги" (шрифт N 14). На следующей строке набирается вид муниципального правового акта (постановление, распоряжение) (шрифт N 20). Далее следует одна пустая строка, после которой в скобках прописными буквами пишется слово "проект" (шрифт N 16). Текст оформляется прописными буквами насыщенного шрифта и выравнивается по центру в пределах полей согласно приложениям N N 5, 5-1, 6 к настоящей Инструкции.
4.3.3. Дата в пределах календарного года и номер проекта проставляются при его регистрации специалистом отдела делопроизводства и контроля Администрации.
В проекте реквизиты "Дата" и "Номер" обозначаются набором символа подчеркивания пропорциональной длины с пропуском двух пустых строк от предыдущего реквизита. Для реквизита "Дата" допускается указание года в конце реквизита, для реквизита "Номер" - символа "N " в начале.
4.3.4. Место издания печатается на следующей строке с полуторным интервалом и оформляется центрованным способом.
4.3.5. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, центруется и пишется с прописной буквы, выделяется насыщенным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
Текст отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками и печатается через один межстрочный интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками.
В муниципальных правовых актах на бланке должностного лица подпись состоит из инициалов имени, отчества и фамилии должностного лица. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При подписании муниципального правового акта подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, которая печатается от левой границы текстового поля в две строки через один межстрочный интервал и инициалов имени, отчества и фамилии. Инициалы и фамилия печатаются на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
4.3.6. При размещении текста проекта муниципального правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Страницы каждого приложения к проекту муниципального правового акта нумеруются отдельно. На первой странице номер не указывается.
Информация об изменениях:
Пункт 4.3.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 31 мая 2019 г. N 686
4.3.7. На каждом листе проекта муниципального правового акта, включая приложения, проставляется личная подпись исполнителя проекта.
Возможно проставление отметки о дате создания и исполнителе проекта в виде оттиска штампа.
Информация об изменениях:
Пункт 4.3.7-1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.3.7-1. В целях осуществления контроля за исполнением муниципального правового акта в последнем пункте проекта муниципального правового акта указывается должностное лицо (Глава города Лабытнанги, заместитель главы Администрации или управляющий делами Администрации), курирующее указанную в проекте сферу, без указания его персональных данных (Ф.И.О.), и на которое возложен контроль за его исполнением:
Глава города Лабытнанги;
заместитель главы Администрации города Лабытнанги, курирующий сферу градостроительства, жилищной политики, имущественных и земельных отношений;
заместитель главы Администрации города Лабытнанги, начальник муниципального учреждения "Департамент финансов Администрации города Лабытнанги";
заместитель главы Администрации города Лабытнанги, курирующий вопросы социальной сферы;
заместитель главы Администрации города Лабытнанги, курирующий вопросы внутренней политики;
заместитель главы Администрации города Лабытнанги, курирующий сферу жилищно-коммунального комплекса, энергетики, транспорта, городского хозяйства;
заместитель главы Администрации города Лабытнанги, курирующий вопросы правопорядка и безопасности;
управляющий делами, начальник отдела муниципальной службы и кадровой политики Администрации города Лабытнанги.
В муниципальном правовом акте, предусматривающем внесение изменения (й) в муниципальный правовой акт либо признание утратившим силу муниципального правового акта, пункт о возложении контроля за его исполнением на должностное лицо (Глава города Лабытнанги, заместитель главы Администрации или управляющий делами Администрации) не указывается.
4.3.8. Оформление текста проектов муниципальных правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами юридико-технического оформления проектов муниципальных правовых актов Администрации города Лабытнанги, утвержденными муниципальным правовым актом (далее - Правила юридико-технического оформления).
4.4. Порядок и сроки согласования проекта муниципального правового акта
Информация об изменениях:
Пункт 4.4.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.4.1. Проект муниципального правового акта согласовывается:
в обязательном порядке с заместителями главы Администрации, управляющим делами Администрации, курирующими соответствующие сферы согласно правовому акту "О распределении обязанностей";
с руководителями органов Администрации, муниципальных предприятий и учреждений по вопросам, входящим в их компетенцию;
с руководителями организаций, которым предписываются данным проектом конкретные поручения;
с председателем Контрольно-счетной палаты города Лабытнанги по вопросам, входящим в его компетенцию;
с начальником правового управления Администрации, начальником отдела делопроизводства и контроля Администрации.
4.4.2. Проекты муниципальных правовых актов в сфере труда, программ социально-экономического развития муниципального образования, а также документы и материалы, необходимые для их обсуждения, направляются автором (исполнителем) на рассмотрение в трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений.
Не подлежат направлению на рассмотрение в трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений муниципальные правовые акты, которыми вносятся изменения, не затрагивающие концептуальную основу либо направленных на приведение в соответствие с действующим законодательством муниципальных правовых актов в сфере труда.
Решения трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений или мнение ее сторон по направленным ей проектам муниципальных правовых актов в сфере труда подлежат обязательному рассмотрению автором (исполнителем) проекта.
Информация об изменениях:
Пункт 4.4.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
4.4.3. Согласование проекта муниципального правового акта проводится в электронном виде средствами РСЭД, для чего исполнитель проекта осуществляет подготовку проекта РКК в соответствии с Порядком действий при проведении электронного согласования проектов муниципальных правовых актов в государственной информационной системе "Региональная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - Порядок), утвержденным муниципальным правовым актом Администрации.
Проект РКК правового акта создается по виду "Досье правового акта", канцелярский вид "Организационно-распорядительные документы" (далее - ОРД), с обязательным заполнением следующих полей:
1) на вкладке "Реквизиты":
а) "Уровень" - муниципальный;
б) "Статус документа" - статус ОРД;
в) "Организация" - Администрация города Лабытнанги;
г) "Подразделение" - отдел делопроизводства и контроля;
д) "Заголовок" - полностью указывается наименование проекта правового акта;
е) "Подписант" - указывается должностное лицо, подписывающее проект правового акта;
ж) "Исполнитель" - указываются автор и исполнитель проекта правового акта;
з) "Гриф доступа" - общий для проектов, не содержащих служебную информацию ограниченного доступа; для проектов ДСП "гриф доступа" - ДСП;
2) на вкладке "Вложения" в поле "Файл" размещаются файлы с определенными типами вложения:
а) "Проект" - проект МПА, помечается соответствующей отметкой "красный флажок". При вложении файла с учтенными замечаниями согласующих лиц отметка "красный флажок" переносится с начальной версии на итоговую;
б) "Пояснительная записка" - текстовые документы, послужившие основанием для подготовки проекта МПА (файл пояснительной записки);
в) "Вложение" - текстовые документы (антикоррупционное заключение и т.д.), которые могут быть востребованы при согласовании и проведении экспертизы.
Не вкладывать в РКК РСЭД скан образы документов, послуживших основанием для разработки проекта МПА (муниципальные правовые акты, письма и т.д.), с которыми возможно проставить связи в РКК. Вкладывать файлы только в текстовом формате с расширением "DOCX".
Наименование файла, содержащего проект МПА в текстовом формате, должно включать слово "ИТОГОВЫЙ" и дату создания, например: "проект ИТОГОВЫЙ 22.01.22".
Подготовленная РКК проекта правового акта направляется на согласование с использованием кнопки "На согласование".
Инициатором согласования является исполнитель проекта.
Информация об изменениях:
Пункт 4.4.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.4.4. Согласование осуществляется последовательно (в порядке очередности 1, 2, 3, 4), данный тип согласования является рекомендуемым. Также возможно комбинированное согласование. Комбинированный тип рекомендуется при рассмотрении проекта правового акта большим числом согласующих лиц, где каждый участник согласовывает в своей сфере. Параллельное согласование проекта правового акта используется в исключительных случаях. Сроки согласования для каждого участника согласования и их последовательность устанавливается инициатором при активации процедуры согласования в РСЭД в соответствии с требованиями настоящего подраздела.
4.4.5. Сроки рассмотрения проектов муниципальных правовых актов.
4.4.5.1. Срок рассмотрения проекта муниципального правового акта, представленного на согласование, общим объемом до 20 страниц (включая приложения) не должен превышать 5 рабочих дней.
Исчисление срока, установленного для рассмотрения проекта муниципального правового акта, начинается со следующего рабочего дня после даты поступления проекта муниципального правового акта согласующему.
4.4.5.2. Срок согласования проекта муниципального правового акта объемом свыше указанного увеличивается на 1 рабочий день на каждые последующие полные или неполные 20 страниц, но не может превышать 15 рабочих дней.
Участники согласования имеют право высказывать замечания и предложения только в части утвержденных полномочий или положений проекта правового акта, непосредственно затрагивающих деятельность таковых.
Информация об изменениях:
Подпункт 4.4.5.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.4.5.3. При оперативной подготовке проектов муниципальных правовых актов по указанию Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации или управляющего делами Администрации срок согласования может быть сокращён, вплоть до незамедлительного исполнения.
4.4.5.4. Срок рассмотрения проекта муниципального правового акта по вопросам организации и проведения мероприятий, направленных на предупреждение и ликвидацию чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, представленных на согласование, не должен превышать 1 календарного дня с момента поступления проекта муниципального правового акта согласующему.
Информация об изменениях:
Пункт 4.4.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.4.6. Результаты согласования в РСЭД в поле "Решение" во вкладке "Реквизиты" оформляются по следующим правилам:
а) при отсутствии замечаний и предложений проставляется виза электронного согласования "Согласовать";
б) в случае наличия небольших по объему замечаний, в том числе редакционного характера, замечания могут быть представлены автору и (или) исполнителю проекта для устранения одним из способов:
в рабочем порядке;
в листе согласования (поле "Комментарии") в РСЭД;
в дубликате файла проекта муниципального правового акта, созданного с форматированием или цветовым оформлением, отличных от основного текста. Файл с замечаниями присоединяется в поле "Вложения" проекта визы РКК проекта муниципального правового акта.
Проект муниципального правового акта в данном случае считается согласованным "Согласовать с замечаниями".
Процедура согласования считается завершенной если каждым участниками процесса согласования в ходе работы с проектом принято решение "Согласовать" или "Согласовать с замечаниями". Для завершения согласования нажать кнопку "Утвердить".
При наличии принципиальных замечаний, предложений, существенных дополнений участником процесса согласования может быть принято решение "Не согласен", после чего процедура согласования проекта в существующей редакции прекращается.
Исполнитель проекта осуществляет доработку исходного проекта муниципального правового акта с учетом предложений и замечаний согласующих должностных лиц и запускает проект документа на повторное согласование. Доработка проекта правового акта на предмет устранения изложенных в отрицательном заключении замечаний не должна превышать двух рабочих дней.
Новая редакция проекта правового акта, сформированная с учетом значительных по объему и (или) принципиальных по содержанию изменений, повторно направляется на согласование с тем же (первоначальным) составом участников согласования с указанием даты создания.
При повторном согласовании или при направлении проекта муниципального правового акта на следующий этап согласования новая РКК не создается и приложенные материалы в предыдущей редакции не изымаются, а осуществляется добавление проекта муниципального правового акта в новой редакции. После этого в РКК инициируется новый процесс согласования.
Ответственность за внесение требуемых изменений и формирование (при необходимости) новой редакции проекта правового акта возлагается на исполнителя проекта.
Срок повторного согласования проекта не должен превышать один рабочий день с момента поступления на согласование вне зависимости от его объема. Исчисление указанного срока начинается со следующего рабочего дня после даты поступления проекта муниципального правового акта согласующему.
Информация об изменениях:
Пункт 4.4.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
4.4.7. По завершении согласования проекта муниципального правового акта исполнитель:
а) распечатывает лист согласования из регистрационно-контрольной карточки Досье правового акта (далее - РКК Досье правового акта), визирует его с лицевой стороны и указывает дату передачи в отдел делопроизводства и контроля Администрации;
б) проверяет визы в листе согласования на наличие замечаний и комментариев, внесенных в ходе согласования;
в) учитывает замечания согласующих лиц и вкладывает в РКК Досье правового акта итоговую версию проекта во вкладке "Вложения" с именем файла "проект ИТОГОВЫЙ 22.01.22". Вложенные файлы, которые были использованы в процессе согласования, исполнителем (инициатором) проекта МПА не удаляются;
г) распечатывает проект постановления Главы города Лабытнанги, постановления Администрации города Лабытнанги, распоряжения Администрации города Лабытнанги нормативного характера и визирует каждый лист проекта;
д) на бумажном носителе проект распоряжения Главы города Лабытнанги, распоряжения заместителя главы Администрации, распоряжения Администрации города Лабытнанги) исполнитель не направляет;
е) прилагает к проекту МПА при необходимости пояснительную записку (в обязательном порядке пояснительная записка на бумажном носителе прикладывается к проектам нормативного и финансового характера), а также необходимые дополнительные материалы (антикоррупционное заключение, схемы земельных участков и др.);
ж) предоставляет сформированный пакет документов на регистрацию специалисту сектора по работе с МПА отдела делопроизводства и контроля Администрации.
Проекты муниципальных правовых актов, оформленные с нарушением положений настоящей Инструкции, или не прошедшие предписанную процедуру согласования, на регистрацию не принимаются.
Информация об изменениях:
Пункт 4.4.8 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.4.8. Если в ходе согласования проекта остаются неурегулированные разногласия, автор представляет обоснование окончательной редакции и обеспечивает обсуждение проекта с руководителями согласующих органов и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения.
При необходимости согласительное совещание организовывается и проводится заместителем главы Администрации, управляющим делами Администрации, с участием должностных лиц, имеющих разногласия.
Проект муниципального правового акта с разногласиями может быть представлен на подпись только при наличии протокола согласительного совещания и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими должностными лицами, имеющими разногласия. В случае временного отсутствия должностного лица замечания по неурегулированным разногласиям могут быть подписаны уполномоченным лицом.
Окончательная редакция проекта правового акта с неурегулированными разногласиями направляется на рассмотрение Главе города Лабытнанги с приложением обоснования необходимости его принятия в данной редакции.
Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает Глава города Лабытнанги.
Информация об изменениях:
Пункт 4.4.9 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.4.9. Согласование проекта муниципального правового акта с лицами, не являющимися участниками РСЭД, осуществляется на бумажном носителе письмом или путем направления электронного почтового сообщения с электронной копией указанного в настоящем абзаце письма. В РКК проекта "Досье правового акта" на вкладке "Связи" проставляется связь с данным письмом.
Информация об изменениях:
Пункт 4.4.10 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 31 мая 2019 г. N 686
4.4.10. Согласование действительно в течение трех месяцев. По истечении данного срока инициируется повторное согласование с тем же составом участников. Характер согласования ("Повторное, продление срока") отображается в комментарии к листу электронного согласования.
В этом случае процедура и права согласующего соответствуют требованиям, установленным для повторного согласования.
Информация об изменениях:
Подраздел 4.4 дополнен пунктом 4.4.11. - Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 мая 2023 г. N 650
4.4.11. Проект правового акта может быть снят (отозван, приостановлен) с рассмотрения на любой стадии организации рассмотрения до его принятия на основании соответствующей резолюции автора (исполнителя) проекта, сформированной в РКК "Досье правового акта" и направленной в адрес начальника отдела делопроизводства и контроля Администрации, содержащей обоснование для снятия (отзыва, приостановления) с рассмотрения проекта правового акта.
Возобновление процесса рассмотрения проекта правового акта, работа с которым была приостановлена (прекращена), осуществляется в порядке, аналогичном порядку снятия (отзыва, приостановления), который предусмотрен абзацем первым настоящего пункта.
4.5. Антикоррупционная экспертиза проектов муниципальных правовых актов
4.5.1. Проекты муниципальных нормативных правовых актов в соответствии с Законом автономного округа от 04 марта 2009 г. N 10-ЗАО "О противодействии коррупции в Ямало-Ненецком автономном округе" подлежат экспертизе на наличие коррупциогенных факторов (далее - антикоррупционная экспертиза). Для ее проведения проект правового акта до направления на согласование размещается автором проекта на Официальном сайте Администрации города Лабытнанги в сети Интернет.
Экспертиза на наличие (отсутствие) элементов коррупциогенного характера, с целью устранения явлений или совокупности явлений, порождающих коррупционные правонарушения или способствующих их распространению, проводится в соответствии с Порядком проведения антикоррупционной экспертизы муниципальных нормативных правовых актов и их проектов.
Информация об изменениях:
Пункт 4.5.2 изменен с 1 мая 2021 г. - Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 23 апреля 2021 г. N 559
4.5.2. Правовая экспертиза проектов муниципальных правовых актов осуществляется правовым управлением Администрации.
При проведении правовой экспертизы осуществляется рассмотрение проекта правового акта на предмет соответствия Правилам юридико-технического оформления.
После устранения выявленных замечаний, указанных в экспертизе на коррупциогенность, автор (исполнитель) проекта муниципального правового акта направляет доработанный проект правового акта в отдел делопроизводства и контроля.
Информация об изменениях:
Пункт 4.5.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
4.5.3. Проекты муниципальных нормативных правовых актов, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина направляются Администрацией в прокуратуру города Лабытнанги для проведения проверки законности проекта МНПА и на предмет коррупциогенности. Работа осуществляется на основании Соглашения о порядке взаимодействия органов местного самоуправления муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа и прокуратуры города Лабытнанги.
В Прокуратуру города Лабытнанги проект муниципального правового акта направляется только после согласования со всеми согласующими лицами и с сопроводительным письмом Администрации за подписью начальника отдела делопроизводства и контроля, которое оформляется специалистом отдела делопроизводства и контроля Администрации.
4.6. Подготовка, принятие (отклонение) и опубликование муниципальных правовых актов
Информация об изменениях:
Пункт 4.6.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.6.1. При приёме и регистрации проекта муниципального правового акта и приложений к нему в отделе делопроизводства и контроля Администрации специалистом отдела осуществляется проверка оформления и комплектности (наличия всех приложений) в пакете документов, соблюдения процедуры и полноты согласования, проведения правовой экспертизы, наличия электронной версии проекта муниципального правового акта. О последующих этапах прохождения проекта муниципального правового акта автор проекта уведомляется средствами РСЭД.
Проекты муниципальных правовых актов в электронном виде должны полностью соответствовать оригиналу на бумажном носителе. В случае обнаружения расхождений на этапе подготовки документа на подпись между полученными вариантами (в электронном виде и на бумажном носителе) проект муниципального правового акта возвращается исполнителю.
4.6.2. После регистрации проекта муниципального правового акта его текст, содержащийся в файле, вложенном в РКК, переносится на гербовый продольный бланк установленного образца формата А4 (210 x 297 мм) в соответствии с видом документа.
Информация об изменениях:
Пункт 4.6.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.6.3. Подготовленный к подписанию проект муниципального правового акта направляется на подписание Главе города Лабытнанги, заместителю главы Администрации.
В случае отклонения муниципального правового акта или снятия с обсуждения автор проекта муниципального правового акта уведомляется об этом.
Проект отклоненного или снятого с обсуждения муниципального правового акта и все документы к нему остаются в отделе делопроизводства и контроля Администрации.
Информация об изменениях:
Пункт 4.6.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
4.6.4. Подписанный муниципальный правовой акт регистрируется в отделе делопроизводства и контроля Администрации в день его подписания. При регистрации правового акта указывается дата регистрации (число, месяц, год) и уникальный порядковый номер в пределах календарного года отдельно для каждого вида муниципального правового акта.
4.6.5. Изготовленная копия муниципального правового акта сверяется с подлинником и заверяется круглой печатью отдела делопроизводства и контроля.
Информация об изменениях:
Пункт 4.6.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
4.6.6. Копии муниципальных правовых актов на бумажном носителе в течение трех рабочих дней направляются адресатам в том случае, если автором (исполнителем) в листе согласования сделана соответствующая отметка.
Рассылка без особых отметок осуществляется только в электронном виде средствами РСЭД в соответствии со списком рассылки, указанным исполнителем проекта муниципального правового акта в РКК ОРД.
Направление муниципальных правовых актов может осуществляться электронной почтой на официальные электронные адреса.
Муниципальные правовые акты, подлежащие обязательному официальному опубликованию, являются общедоступными в РСЭД.
Информация об изменениях:
Пункт 4.6.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
4.6.7. Копии муниципальных нормативных правовых актов направляются в установленном порядке:
в прокуратуру города Лабытнанги;
в департамент внутренней политики Ямало-Ненецкого автономного округа;
в справочно-правовую систему "Консультант-плюс";
в муниципальное автономное учреждение культуры "Централизованная библиотечная система" в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов".
Информация об изменениях:
Пункт 4.6.8 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
4.6.8. Все муниципальные нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат обязательному официальному опубликованию в газете "Вестник Заполярья" и размещению на официальном сайте Администрации в течение десяти дней со дня их подписания. В этом случае они вступают в силу на всей территории муниципального образования со дня их официального опубликования в местных средствах массовой информации, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.
Официальным опубликованием муниципальных нормативных правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, считается первая публикация их полных текстов в газете "Вестник Заполярья" и (или) на официальном сайте Администрации города Лабытнанги.
Размещение (опубликование) на официальном сайте Администрации муниципальных правовых актов обеспечивает отдел делопроизводства и контроля Администрации.
4.6.9. Муниципальные правовые акты, не содержащие норм права, публикуются в порядке и сроки, определенные в тексте акта. При отсутствии в акте прямых указаний относительно его опубликования данный документ не публикуется.
Муниципальные правовые акты, не содержащие нормы права, вступают в силу со дня их подписания, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.
Информация об изменениях:
Пункт 4.6.10 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.6.10. Муниципальные правовые акты могут быть опубликованы в иных печатных изданиях, а также доведены до всеобщего сведения по телевидению и радио, разосланы государственным органам, органам местного самоуправления, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям, переданы по каналам связи по согласованию с заместителем главы Администрации, управляющим делами Администрации.
Информация об изменениях:
Пункт 4.6.11 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
4.6.11. Подлинники муниципальных правовых актов и документы к ним находятся в отделе делопроизводства и контроля Администрации в соответствии с номенклатурой дел Администрации.
Информация об изменениях:
Пункт 4.6.12 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
4.6.12. Право официального толкования муниципальных правовых актов, принятых Администрацией, принадлежит Главе города Лабытнанги.
Право официального толкования муниципальных правовых актов, принятых заместителем главы Администрации, принадлежит заместителю главы Администрации, принявшему соответствующий муниципальный правовой акт.
V. Договоры (соглашения), заключаемые от имени Администрации города Лабытнанги
Утратил силу. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
VI. Подготовка и оформление отдельных видов документов
6.1. Протокол заседания (совещания)
6.1.1. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов или совещаниях при должностных лицах.
6.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.1.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе совещания (заседания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи, оформление стенограммы и подготовка протокола этого совещания (заседания) осуществляется в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой "Для служебного пользования".
Информация об изменениях:
Пункт 6.1.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
6.1.4. Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протокола совещания (заседания), проводимого Главой города Лабытнанги, заместителями главы Администрации или управляющим делами Администрации возлагается на отдел по связям с общественностью Администрации.
Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протоколов заседаний комиссий, возлагается на ответственных секретарей коллегиальных органов, утвержденных муниципальными правовыми актами.
6.1.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют реквизиты, указанные в приложении N 7 к настоящей Инструкции.
Наименование вида документа "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку насыщенным шрифтом N 14 и выравнивается по центру.
Вид или наименование заседания (совещания) располагается по центру, печатается насыщенным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками.
Место проведения заседания (совещания) не указывается в случаях, когда его возможно определить по наименованию заседания (совещания), или заседание (совещание) проводится по месту нахождения населенного пункта учредителя. Печатается по центру через две пустые строки после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линией.
Датой протокола является дата заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола). Дата оформляется в словесно-цифровой форме и печатается через две пустые строки ниже предыдущего реквизита.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждому виду протоколов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов участников заседания (совещания).
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших лиц и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов, общественных объединений и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Список участвующих в заседании (совещании) в пределах географического, иерархического или иного видового обобщения ранжируется в алфавитном порядке. Если количество присутствующих превышает 15 человек, вводная часть протокола содержит ссылку на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их следования, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с использованием предлога "О" ("Об"), печатаются с абзацным отступом размером шрифта N 14 и нумеруются арабскими цифрами.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих вопросам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами шрифтом насыщенного начертания, каждое - с начала абзаца, после них ставится двоеточие. Каждый раздел отделяется друг от друга одной пустой строкой.
В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа.
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании);
при необходимости приводятся итоги голосования: "За - против - воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
6.1.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
6.1.7. К протоколу прилагаются тексты проектов решений, список присутствующих на заседании (совещании), при необходимости стенограмма или аудиозапись, а также переданные председателю (председательствующему) письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слово ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.
6.1.8. При краткой форме протокола фиксируются только принятые решения. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, присутствовавших лиц и (при необходимости) наименования должностей.
В основной части краткого протокола центровано располагается нумерованное римской цифрой наименование вопроса, которое начинается с предлога "О" ("Об"), печатается размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.
6.1.9. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов участников совещания (заседания).
6.1.10. Оттиск печати ставится на копии, выписке из протокола для удостоверения ее соответствия подлиннику. Копии, выписки из протоколов допускается заверять печатью исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления.
6.1.11. Протоколы заседаний (совещаний) хранятся в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.
Информация об изменениях:
Пункт 6.1.12 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
6.1.12. Копии, выписки из протоколов совещаний (заседаний), проводимых Главой города Лабытнанги, заместителями главы Администрации или управляющим делами Администрации, заверяются и рассылаются в соответствии с листом рассылки.
Информация об изменениях:
Пункт 6.1.13 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
6.1.13. Подготовка проектов муниципальных правовых актов во исполнение решений, принятых на заседаниях, проводимых Главой города Лабытнанги, заместителями главы Администрации возлагается на должностных лиц, указанных в протоколе.
6.2. Доверенность
6.2.1. Пояснительная записка о необходимости выдачи доверенности от имени Администрации на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами (далее - пояснительная записка) готовится заинтересованным лицом.
К пояснительной записке прилагаются копии документов, послужившие основанием для выдачи доверенности.
6.2.2. Руководители органов Администрации определяют лицо, в отношении которого выдается доверенность, а также ответственных исполнителей, которые организуют подготовку материалов к пояснительной записке.
Информация об изменениях:
Пункт 6.2.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
6.2.3. Согласование выдачи доверенности оформляется путем визирования Главой города Лабытнанги либо исполняющим полномочия по руководству Администрацией в соответствии с распоряжением Главы города Лабытнанги.
Информация об изменениях:
Пункт 6.2.4 изменен с 1 мая 2021 г. - Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 23 апреля 2021 г. N 559
6.2.4. Согласованная пояснительная записка передается в правовое управление Администрации для оформления проекта доверенности в установленном порядке.
6.2.5. Доверенность оформляется на общем гербовом бланке Администрации.
6.2.6. Доверенности выдаются на срок до одного года (с момента подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте самой доверенности.
Информация об изменениях:
Пункт 6.2.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
6.2.7. Доверенности от имени Администрации подписываются Главой города Лабытнанги, а в случаях его временного отсутствия, исполняющим полномочия по руководству Администрацией в соответствии с распоряжением Главы города Лабытнанги.
Информация об изменениях:
Пункт 6.2.8 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
6.2.8. Подписанная Главой города Лабытнанги либо исполняющим полномочия по руководству Администрацией доверенность передается в отдел делопроизводства и контроля Администрации, где заверяется гербовой печатью Администрации.
Информация об изменениях:
Пункт 6.2.9 изменен с 1 мая 2021 г. - Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 23 апреля 2021 г. N 559
6.2.9. Доверенность регистрируется в правовом управлении Администрации. При регистрации доверенности в журнале регистрации доверенностей указывается лицо, которому выдается доверенность, дата выдачи, номер и срок её действия.
Оригинал доверенности выдается лично под роспись лицу, указанному в доверенности.
Пояснительная записка хранится в правовом управлении Администрации.
VII. Служебная переписка
Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов, их структурных подразделений и должностных лиц.
Виды служебной переписки различаются в зависимости от автора и адресата документа.
7.1. Деловое (служебное) письмо
7.1.1. Деловое (служебное) письмо (далее - письмо) - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату, согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции.
7.1.2. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на документы, на основании которых подготовлено письмо. Во второй части излагается основная часть документа: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной части, без пояснений.
Объем текста письма не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объема, она оформляется приложением к сопроводительному письму.
7.1.3. Утратил силу. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 9 апреля 2021 г. N 492
Информация об изменениях:
7.1.4. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых органам государственной власти и другим постоянным корреспондентам.
7.1.5. Обращение к адресату располагается по центру через три пустые строки от предыдущего реквизита. Наиболее частой употребляемой формой обращения является:
Уважаемый Виктор Сергеевич!
7.1.6. Текст отделяется от заголовка или обращения тремя пустыми строками. Текст письма излагается как от первого лица единственного и множественного числа, так и от третьего лица единственного числа, например:
Представляю Вам на утверждение...
Считаем целесообразным...
Комиссия просит Вас изыскать возможность...
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты, такие как: "Внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".
Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Информация об изменениях:
Подраздел 7.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 31 мая 2019 г. N 686
7.2. Регистрация и прохождение внутренних документов
Информация об изменениях:
Пункт 7.2.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
7.2.1. Документационное взаимодействие с исполнительными органами автономного округа, иными государственными органами автономного округа, органами местного самоуправления муниципальных образований в автономном округе, между должностными лицами Администрации и должностными лицами органов Администрации, а также иными участниками РСЭД, определенными постановлением Губернатора автономного округа от 19 февраля 2021 года N 18-ПГ, осуществляется с использованием внутренней переписки.
Документационное взаимодействие с исполнительными органами автономного округа осуществляется с учетом требований, установленных постановлением Губернатора от 13 мая 2019 года N 61-ПГ.
Информация об изменениях:
Пункт 7.2.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
7.2.2. Подготовка проектов, согласование, регистрация, направление и исполнение внутренних писем осуществляется в РСЭД.
Информация об изменениях:
Подраздел 7.2 дополнен пунктом 7.2.2-1. - Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 мая 2023 г. N 650
7.2.2-1. Исполнение документов внутренней переписки, содержащих запрос, осуществляется посредством формирования на вкладке "Резолюции" РКК документа-запроса информации в одном из следующих видов:
отчета средствами РСЭД об исполнении документа с вложением в указанный отчет при необходимости запрашиваемой информации в виде комментария и/или прилагаемого файла;
ответа (информации), адресованного автору запроса, посредством создания средствами РСЭД ответной резолюции адресантом, с вложением информации об исполнении в виде комментария и/или прилагаемого файла.
Исполнение документов внутренней переписки, содержащих запрос, путем направления регистрируемых в РСЭД писем-ответов допустимо только в случае прямого указания на такую необходимость в письме (документе) - запросе.
Информация об изменениях:
Пункт 7.2.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
7.2.3. Оформление внутренних документов (при необходимости) на бумажном носителе осуществляется средствами РСЭД, в т.ч. с отметкой об электронной подписи, с использованием электронного шаблона бланка и печатью на монохромном принтере. Оформление на бланки типографского изготовления является необязательным.
7.2.4. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
Информация об изменениях:
Пункт 7.2.5 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
7.2.5. При получении внутреннего документа его повторная регистрация не осуществляется.
7.2.6. Внутренние документы, направляемые адресатам в пределах утверждённой структуры Администрации, а также в органы Администрации по вопросам текущего характера, являются служебными записками и могут не оформляться на бумажном носителе.
Информация об изменениях:
Пункт 7.2.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
7.2.7. В письмах единого содержания наименование адресатов указывается в обобщенном виде, индивидуальные обращения не указываются. Направление писем осуществляется средствами РСЭД или в копиях (при необходимости).
Информация об изменениях:
Подраздел 7.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
7.3. Телеграмма
7.3.1. Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.
Работа с телеграммами осуществляется в соответствии с общими принципами работы с документами.
7.3.2. Телеграмма должна содержать реквизиты, изложенные в следующей последовательности:
1) категория телеграммы (правительственная, срочная);
2) телеграфный (почтовый) адрес получателя;
3) текст (содержание телеграммы);
4) подпись отправителя.
7.3.3. Телеграммы категории "срочная" могут быть подписаны руководителем органа исполнительной власти и его заместителем.
7.3.4. Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату, может быть дополнительно включен номер телефона адресата.
В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно ("стр", "корп" и "кв"). Слова "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно ("кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д"). Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.
При адресовании телеграммы по нескольким адресам исполнителем составляется и подписывается в двух экземплярах список рассылки, один из которых возвращается в подразделение делопроизводства (канцелярию) с отметкой работника почтового отделения, обеспечивающего отправку телеграмм. Если в списке больше 20 адресов, он должен быть разделен на несколько частей с не более чем 20 адресами на одном листе.
7.3.5. Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита.
Числа в телеграмме могут быть написаны либо цифрами, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числа, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки "точка", "запятая" и "кавычки", а также "скобка" могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "кв ч" и "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.
Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "дробная черта" и "двоеточие" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.
Знаки "номер" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно ("нр" и "вскл" соответственно).
буква Ё заменяется буквой Е;
буква Ъ заменяется буквой Ь;
буква Ч заменяется цифрой 4;
знак "\" заменяется знаком "/" или словами "ДРОБНАЯ ЧЕРТА";
знак "#" заменяется словами "НЕ РАВНО";
знак "$" заменяется словом "ДОЛЛАР";
знак "_" заменяется словом "ЕВРО";
знак "%" заменяется словом "ПРОЦЕНТЫ";
знак "&" заменяется словом "AND";
знак "*" заменяется словом "ЗВЕЗДОЧКА";
знак ";" заменяется словами "ТОЧКА С ЗАПЯТОЙ";
знак "@" заменяется латинской буквой "A" в скобках - (A);
знак "_" заменяется словами "НИЖНЕЕ ПОДЧЕРКИВАНИЕ"
Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака "-", должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала.
Символьный знак "+" (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словами и считаться отдельным словом.
Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.
Каждое слово, имеющее самостоятельный смысл, должно быть написано с интервалом между предшествующим и последующим словами в соответствии с правилами орфографии.
7.3.6. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы, при необходимости возможно указать номер телефона.
7.3.7. Подготовка проекта отправляемой телеграммы и проекта РКК с приложением электронной версии в текстовом формате возлагается на ответственных делопроизводителей.
VIII. Организация документооборота
8.1. Общие принципы работы с документами
8.1.1. Движение документов в Администрации и органах Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Приём проектов документов на оформление, документов на регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.00 и с 14.00 до 16.30 часов. В предпраздничные дни - до 15.30.
Документы, поступившие после 16.30 (в предпраздничные дни - после 15.30), оформляются, регистрируются и поступают в обработку на следующий день.
Информация об изменениях:
Пункт 8.1.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
8.1.2. При регистрации документа, отнесенного в дело с установленным сроком хранения "5 лет ЭПК", ответственный делопроизводитель выдает экспертное заключение об установлении срока хранения документа. При регистрации в РСЭД - установлением соответствующей отметки в поле "Срок хранения" в РКК документа (по умолчанию: "Постоянно").
Документы, прошедшие регистрацию с использованием РСЭД и наличием в РКК электронной копии (для документов на бумажном носителе) или содержания (для электронных документов), подписанного или заверенного электронной подписью, отнесенные в дела со сроком хранения до 5 лет или отсутствием экспертного заключения об установлении постоянного срока хранения (далее - документы РСЭД временного срока хранения), в дела на бумажном носителе не оформляются.
8.2. Приём, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов
Информация об изменениях:
Пункт 8.2.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.2.1. Поступающая корреспонденция на имя Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, а также в адрес Администрации, за исключением внутренних документов, вне зависимости от вида и способа доставки, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием РСЭД в централизованном порядке специалистами отдела делопроизводства и контроля Администрации.
Проверка РСЭД на предмет поступления документов на предварительную обработку осуществляется не реже двух раз в день.
Информация об изменениях:
Пункт 8.2.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 9 апреля 2021 г. N 492
8.2.2. При приёме и первичной обработке поступившей корреспонденции осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.
В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или, в случае невозможности пересылки адресату, возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма за подписью начальника отдела делопроизводства и контроля о невозможности доставки адресату.
При повреждении конверта, несоответствия вложений либо отсутствии оговоренных в документе приложений составляется акт в трёх экземплярах, утверждаемый начальником отдела делопроизводства и контроля Администрации. Первый остаётся у получателя, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае, конверт сохраняется до полного исполнения документа.
О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю.
Информация об изменениях:
Пункт 8.2.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.2.3. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;
статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;
поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;
пакеты с пометкой "Лично";
анонимные документы;
сообщения электронной почты из массовых рассылок ("спам");
письма-приглашения для участия в обучающих программах на коммерческой основе.
Информация об изменениях:
Пункт 8.2.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
8.2.4. Приём телеграмм, адресованных на имя Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации или в адрес Администрации, а также отправка телеграмм за подписью Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации производится специалистами отдела делопроизводства и контроля Администрации.
8.2.5. утратил силу. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Пункт 8.2.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.2.6. Обслуживание официального почтового ящика электронной почты Администрации осуществляется специалистами отдела делопроизводства.
Адреса официальных почтовых и именных служебных ящиков электронной почты создаются в едином почтовом домене автономного округа.
Документы, поступившие в электронном виде, на бумажный носитель не переносятся. В РКК документа делается отметка о способе его получения.
8.2.7. Утратил силу. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 9 апреля 2021 г. N 492
Информация об изменениях:
8.2.8. При предварительном рассмотрении документов осуществляется определение места и необходимости регистрации и индекс отнесённого дела по номенклатуре дел, возможность направления по подведомственности в соответствии с распределением обязанностей, необходимость осуществления контроля исполнения рассматриваемого документа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
8.3. Регистрация поступающих документов
Информация об изменениях:
Пункт 8.3.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.3.1. Регистрация писем осуществляется в РСЭД.
Письма, поступившие на имя Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, а также в адрес Администрации от организаций, не являющихся участниками РСЭД, вне зависимости от вида и способа доставки, регистрируются и поступают в обработку в день поступления.
Документ на бумажном носителе или электронный образ документа проверяется на наличие полного комплекта приложений, в противном случае осуществляется отказ в регистрации с указанием его причины.
Информация об изменениях:
Пункт 8.3.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
8.3.2. РКК РСЭД включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.
Информация об изменениях:
Пункт 8.3.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.3.3. Регистрационный номер формируется автоматически средствами РСЭД и включает в себя (слева направо) код участника РСЭД согласно перечню участников муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа, использующих РСЭД, утвержденному муниципальным правовым актом Администрации города Лабытнанги (далее - Перечень).
При регистрации ответов на ранее направленные запросы, повторных документов необходимо убедиться в наличии в проекте РКК регистрируемого ответа связи с исходным (первичным) документом.
Информация об изменениях:
Пункт 8.3.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.3.4. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) проставляется оттиск регистрационного штампа с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления оттиска штампа в указанном месте, он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.
Дополнительно к оттиску штампа на документ может быть нанесён штрих-код, содержащий указанные реквизиты.
Документы, не отнесённые к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронной копии в состав реквизитов РКК РСЭД.
8.4. Порядок рассмотрения и доведения документов до исполнителей
Информация об изменениях:
Пункт 8.4.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
8.4.1. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение Главе города Лабытнанги, заместителям главы Администрации, управляющему делами Администрации, в соответствии с утверждённым распределением обязанностей.
8.4.2. Повторные документы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания или возможности определения реквизитов исходного документа-запроса направляются автору/исполнителю последнего.
Документы по исполнению резолюций за подписью ответственных исполнителей направляются головному (ответственному) исполнителю по данному документу вне зависимости от первоначального адресования.
8.4.3. Документы с указанием обязательности исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены потенциальным исполнителям до получения резолюции уполномоченного должностного лица.
Информация об изменениях:
Пункт 8.4.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.4.4. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более 1 рабочего дня. Делопроизводители обязаны принять меры по обеспечению сроков рассмотрения, предварительному определению состава исполнителей и порядка исполнения документа.
8.4.5. В случае ошибочного направления, отсутствия у исполнителя требуемых полномочий, планируемого или внепланового длительного отсутствия самого исполнителя или по иным другим причинам, делающим исполнение данного документа в указанные сроки данным исполнителем невозможным, документ должен быть возвращён в срок, не превышающий 24 часов с момента получения, с приведением соответствующей аргументации.
Информация об изменениях:
Пункт 8.4.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.4.6. Проект резолюции должностного лица подготавливается делопроизводителями с использованием РСЭД и оформляется на унифицированных бланках резолюций Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции.
После подписания резолюции осуществляется внесение в РКК РСЭД её актуального статуса, текста, реквизитов.
Проект резолюции к документу постоянного хранения оформляется на унифицированном бланке резолюции, к документу РСЭД временного хранения на бумажном носителе может не оформляться.
Исполнители посредством РСЭД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним.
В случае указания исполнителей, не являющихся участниками РСЭД, копии документов и резолюций на бумажном носителе или в электронном виде направляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.
8.4.7. Подлинник документа, за исключением документов журнальной формы регистрации, и оригинал резолюции в обязательном порядке возвращаются по месту регистрации, где и осуществляется их текущее хранение с последующей передачей в установленном настоящей Инструкцией порядке на архивное хранение.
Информация об изменениях:
Подраздел 8.5 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 31 мая 2019 г. N 686
8.5. Организация работы с отправляемыми документами
Информация об изменениях:
Пункт 8.5.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
8.5.1. Подготовка проектов, согласование, регистрация, направление и исполнение служебных писем для подписания Главой города Лабытнанги, заместителями главы Администрации, управляющим делами Администрации осуществляется в РСЭД непосредственно ответственными исполнителями.
Проект документа, подготовленный к подписанию, должен быть заверен его автором (авторами).
Подготовка и регистрация документов коллегиального органа возлагается на секретаря или орган Администрации, определенный в утвержденном положении о коллегиальном органе, ответственным за его документационное обеспечение.
Информация об изменениях:
Пункт 8.5.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
8.5.2. Исполнитель проекта письма или делопроизводитель места регистрации осуществляет оценку срока хранения документа с фиксацией экспертного заключения в поле "Срок хранения" РКК проекта письма, путем установления соответствующей отметки.
В случае определения временного срока хранения письмо создается в электронном виде. При оформлении проекта РКК электронного письма:
а) в поле "Вид документа" указывается "Электронное письмо (ЭП)";
б) текстовая часть письма размещается в поле "Содержание";
в) приложения (при наличии) размещаются во вкладке "Вложения" в формате исходных данных.
8.5.3. Проект РКК электронного документа после подписания квалифицированной электронной подписью автора направляется на регистрацию.
Информация об изменениях:
Пункт 8.5.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
8.5.4. Оформление проектов служебных писем постоянного срока хранения осуществляется средствами РСЭД с использованием бланка и печатью на монохромном принтере. Аналогично осуществляется оформление копий электронных писем на бумажном носителе.
Оригинал служебного письма постоянного срока хранения подготавливается в единственном экземпляре, который оформляется в дело. Адресату (при необходимости) направляется копия на бумажном носителе с собственноручной подписью или отметкой об электронной подписи.
Информация об изменениях:
Пункт 8.5.5 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
8.5.5. Отправляемые письма за подписью Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, начальников управлений Администрации и отделов Администрации оформляются на продольных бланках с воспроизведением герба муниципального образования.
Информация об изменениях:
Пункт 8.5.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
8.5.6. Исполнитель проекта письма представляет проект письма на бумажном носителе (при необходимости) с визами согласования уполномоченных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов или с листом согласования, сформированным по итогам согласования средствами РСЭД с использованием механизма "Согласование". В РСЭД исполнитель проекта письма создает проект РКК с приложением текста письма и всех приложений (при наличии) в формате исходных файлов.
К проектам ответов за подписью Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации дополнительно прилагается копия исходного запроса. В проекте РКК таких документов устанавливается связь с РКК исходного запроса.
При направлении письма в несколько адресов автором (исполнителем) прилагается заверенный лист рассылки, а также перечень адресатов в электронном виде по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.
8.5.7. Набор текста с рукописных материалов и под диктовку не производится.
Информация об изменениях:
Пункт 8.5.8 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.5.8. Отделом делопроизводства и контроля Администрации осуществляется проверка писем (за исключением приложений к ним) за подписью Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации на наличие орфографических и грамматических ошибок, а также на правильность оформления в соответствии с настоящей Инструкцией.
При наличии фактографических, значительного количества орфографических и грамматических ошибок в тексте (содержании) проекта документа оформление документа не осуществляется и материалы возвращаются исполнителю (отказывается в согласовании документа).
8.5.9. Очерёдность оформления определяется иерархией Администрации города и хронологическим порядком поступления.
Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до трёх рабочих дней обрабатываются незамедлительно.
Информация об изменениях:
Пункт 8.5.10 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
8.5.10. Оформленные документы направляются на подписание Главой города Лабытнанги, заместителями главы Администрации, управляющим делами Администрации специалистами отдела делопроизводства и контроля Администрации.
Информация об изменениях:
Подраздел 8.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.6. Регистрация отправляемых документов
8.6.1. На регистрацию принимаются полностью укомплектованные, правильно оформленные и подписанные письма.
Наличие второго экземпляра с визами согласования (листом согласования, сформированным средствами РСЭД) проекта и полного комплекта приложений в случае их указания для документов постоянного хранения является обязательным. Второй экземпляр письма с оригиналом подписи, визами согласования (листом согласования, сформированным средствами РСЭД), приложениями и листом рассылки (при наличии) помещается в дело в соответствии утвержденной номенклатурой дел Администрации.
Для документов РСЭД временного хранения наличие второго экземпляра является обязательным только в случае наличия на нем дополнительных отметок о ходе его движения (например, самостоятельной отправки исполнителем).
8.6.2. Регистрация отправляемых документов вне зависимости от вида и способа доставки, в том числе в форме электронных документов, направляемых средствами электронной почты, осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в РСЭД только при наличии проекта РКК, содержащего реквизиты адресования, подписания и наименования, а также электронные образы письма и при наличии приложений к нему и указания взаимосвязи с ранее зарегистрированным документами. Определение индекса по номенклатуре дел места регистрации осуществляется делопроизводителем.
8.6.3. Регистрационный номер инициативных писем формируется средствами РСЭД в соответствии с утверждённым порядком и включает в себя (слева направо) код участника РСЭД согласно Перечню индекс дела, порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.
8.6.4. После присвоения средствами РСЭД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа" и при необходимости "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа".
8.7. Отправка документов
8.7.1. Документы, прошедшие регистрацию, готовятся специалистом отдела делопроизводства и контроля к отправке или возвращаются исполнителю для её самостоятельной организации.
8.7.2. Документы для отправки передаются полностью оформленными и готовыми к отправке с указанием почтового адреса.
Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам отправляется фельдъегерской или почтовой, в т.ч. срочной, связью в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Неправильно законвертованные документы, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Информация об изменениях:
Пункт 8.7.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 31 мая 2019 г. N 686
8.7.3. Срок отправки документов, направляемых средствами почтовой связи, определяется служебной целесообразностью, за исключением документов, по которым установлен срок отправки. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Фельдъегерская почта отправляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России и принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки.
8.7.4. На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в отдел делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
Информация об изменениях:
Пункт 8.7.5 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.7.5. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234, документов, предназначенных для отправки телеграфной связь, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2022 года N 968.
Информация об изменениях:
Пункт 8.7.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.7.6. Отправка копий документов по электронной почте осуществляется исполнителями самостоятельно.
8.8. Копирование и тиражирование документов
8.8.1 Выполнение копировально-множительных работ в Администрации города осуществляется специалистами отделов посредством печатной, копировально-множительной техники, имеющейся в их пользовании.
8.8.2. Утратил силу. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
8.9. Порядок обработки и учёта иностранной корреспонденции
8.9.1. Поступившие документы на иностранных языках направляются для перевода в муниципальное образовательное учреждение после чего проходят первичную обработку. При регистрации данного документа в РКК делается отметка о языке оригинала. Заверенный текст перевода прикрепляется к оригиналу.
8.9.2. Документы, направляемые зарубежным корреспондентам на иностранном языке, должны подготавливаться/согласовываться с преподавателями муниципального образовательного учреждения.
Указание дат в проектах таких писем производится строго в словесно - цифровой форме.
8.9.3. Оформление оригинала на иностранном языке и второго экземпляра на русском языке осуществляется в соответствии с международными правилами оформления деловой переписки. В остальном, порядок подготовки, направления на подписание, регистрации и отправления осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Раздел IX изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
IX. Документальный фонд Администрации города Лабытнанги
Документы Администрации являются муниципальной собственностью муниципального образования городской округ город Лабытнанги
Ямало-Ненецкого автономного округа и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ), в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 (далее - Правила, утвержденные приказом Минкультуры России N 526).
9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
9.1.1. Основой формирования документального фонда Администрации является номенклатура дел Администрации (далее - номенклатура дел).
9.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с Порядком составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел Администрации города Лабытнанги, муниципальных учреждений и подведомственных им учреждений, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденным муниципальным правовым актом Администрации.
9.2. Формирование дел и их текущее хранение
9.2.1. Формирование дел в Администрации и их текущее хранение осуществляется ответственными делопроизводителями органов Администрации в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Номер дела, в которое должен быть подшит документ на бумажном носителе, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел. Электронные документы формируются и хранятся в РСЭД.
9.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
1) помещать в дело только исполненные, правильно и полностью оформленные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
2) помещать приложения вместе с основными документами;
3) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения;
5) включать в дело только по одному экземпляру каждого документа;
6) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики;
7) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том 1", "Том 2" и т.д.;
8) документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании;
9) правовые акты, протоколы, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам;
10) уставы, положения, инструкции, номенклатуры дел, иные документы, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;
11) правовые акты группируются по видам документов. Например, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
9.2.3. Дела размещают в служебных комнатах (кабинетах) или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов до передачи в архив Администрации.
9.2.4. Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дата дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа (торце стеллажа).
9.2.5. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем органа Администрации в случаях:
1) перед передачей документов в архив Администрации;
2) при перемещении дел;
3) при смене руководителя органа Администрации (делопроизводителя органа Администрации), реорганизации или ликвидации органа Администрации.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.
9.2.6. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителями органов Администрации принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем органа Администрации и представляется в архив Администрации.
9.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
9.3.1. Оформление документов и дел к передаче на архивное хранение проводится в органах Администрации по месту формирования документов в дела до передачи в архив Администрации. Формирование и временное хранение электронных документов до момента их уничтожения осуществляется в РСЭД.
Документы, формирующиеся в электронном виде (в том числе электронные документы), в иных информационных системах хранятся в указанных информационных системах без перевода на бумажный носитель. Документы, формирующиеся в электронном виде на автоматизированных рабочих местах, хранятся в указанных автоматизированных рабочих местах без перевода на бумажный носитель.
9.3.2. Подготовка документов и дел на бумажном носителе к передаче на архивное хранение предусматривает:
1) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа-заверителя дела (по форме приложения N 8 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
4) составление внутренней описи документов дела (по форме приложения N 27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
5) оформление обложки дела (по форме приложения N 28 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).
9.3.3. Подготовка электронных дел для передачи в архив Администрации предусматривает составление описи электронных дел, документов (по форме приложений N N 17, 18 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).
9.3.4. Допускается частичное оформление дел в органах Администрации в случаях, если муниципальным правовым актом Администрации предусмотрено централизованное оформление дел с привлечением сторонних исполнителей (типографское оформление).
9.4. Экспертиза ценности документов
9.4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципальным правовым актом создается экспертная комиссия Администрации (далее - ЭК).
9.4.2. Цели, функции, права, организация работы ЭК определяются пунктом 4.9 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, и положением о ней, которое разрабатывается на основании Примерного положения об ЭК организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 43 и утверждается муниципальным правовым актом Администрации. Положение об ЭК подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа.
9.4.3. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
9.4.3.1. законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов;
9.4.3.2. типовых перечней документов с указанием сроков их хранения:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236;
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 года N 142;
9.4.3.3. ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения.
9.4.4. По результатам экспертизы ценности документов органов Администрации, оформления и передачи дел в архив Администрации составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в соответствии с пунктами 3.6, 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, (по форме приложений N 14 - 18 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526), а также сводный акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (по форме приложения N 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).
9.4.5. Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
9.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
9.5.1. На дела с истекшими сроками хранения в органах Администрации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в соответствии с пунктами 4.11, 4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры N 526 (по форме приложения N 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).
Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).
Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.
В ходе экспертизы ценности дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.
Выявленные в таких делах документ постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Результаты экспертизы ценности фиксируются протоколом экспертной комиссии.
Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.
9.5.2. По результатам экспертизы ценности документов органов Администрации, предложений органов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, архивом Администрации составляется сводный акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (по форме приложения N 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2020 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2024 года).
9.5.3. Согласованные ЭК акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются управляющим делами Администрации только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа (далее - ЭПК), после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.
9.6. Передача дел на хранение в архив Администрации
9.6.1. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к муниципальной собственности муниципального образования, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение создается архив Администрации.
9.6.2. Деятельность архива Администрации осуществляется на основании пункта 1.5 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, и Положения об архиве Администрации города Лабытнанги, разрабатываемого, согласуемого и утверждаемого в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42 и в порядке, утвержденном приказом службы по делам архивов автономного округа. После согласования службой по делам архивов автономного округа, утвержденного муниципальным правовым актом Администрации.
В архиве Администрации предусматривается архивохранилище в соответствии с пунктами 2.16 - 2.37 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.
9.6.3. Архив Администрации обеспечивает формирование и ведение дела фонда Администрации в соответствии с пунктами 3.15, 5.6 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, в том числе обеспечивает ведение учетных документов архива Администрации, входящих в состав дела фонда:
1) основного (обязательного) учетного документа - книги учета поступления и выбытия дел, документов в соответствии с пунктами 3.6, 3.7, 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 11 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
2) списка фондов в соответствии с пунктами 3.6, 3.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 12 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
3) листа фонда в соответствии с пунктами 3.6, 3.9 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 13 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
4) описей дел, документов в соответствии с пунктами 3.6, 3.10 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по формам приложений N N 14 - 18 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
5) реестра описей дел, документов в соответствии с пунктами 3.6, 3.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 19 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
6) паспорта архива органа в случаях предусмотренных пунктом 3.12 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (в порядке и по форме, предусмотренной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11);
7) акта о технических ошибках в учетных документах в соответствии с пунктом 3.15 Правил (по форме приложения N 4 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
8) акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) в соответствии с пунктом 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 5 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
9) акта об утрате документов в соответствии с пунктом 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 6 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
10) акта приема-передачи архивных документов на хранение в соответствии с пунктом 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 20 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
11) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению в соответствии с пунктом 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
12) акта о неисправимых повреждениях архивных документов в соответствии с пунктом 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 22 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);
13) акта приема-передачи документов на хранение в соответствии с пунктом 6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 30 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).
9.6.4. При смене лица, определенного муниципальным правовым актом Администрации (ответственного за архив Администрации), прием-передача документов архива Администрации, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.
9.6.5. Архив Администрации принимает участие в разработке плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов в соответствии с пунктом 2.49 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.
9.6.6. В соответствии с пунктами 2.39 - 2.44 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, архив Администрации осуществляет проведение проверки наличия и состояния документов, по результатам которой составляет акт по форме приложения N 3 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526.
9.6.7. Ежегодная передача дел от органов Администрации в архив Администрации осуществляется на основании описей дел, которые составляются в органах Администрации после проведения экспертизы ценности документов, по форме, установленной приложениями N N 23, 24 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, в порядке, установленном пунктами 4.1 - 4.3, 4.11, 4.31 - 4.34 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, а также в сроки (график), установленные муниципальным правовым актом Администрации.
9.6.8. Прием дел в архив Администрации осуществляется после их надлежащего оформления в соответствии с Порядком составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел Администрации города Лабытнанги, муниципальных учреждений и подведомственных им учреждений, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденным муниципальным правовым актом Администрации, и пунктами 4.19 - 4.34 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.
Прием дел производится ответственным за архив Администрации в присутствии делопроизводителя, ответственного за архив в органе Администрации, с проставлением в двух экземплярах описей дел органа Администрации отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив Администрации и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе "Примечание" рабочего экземпляра номенклатуры дел проставляется отметка "Передано в архив, опись от... N...".
9.6.9. Архив Администрации обеспечивает в соответствии со сроками, установленными ежегодными планами-графиками, утверждаемыми муниципальным правовым актом Администрации:
предоставление согласованных ЭК Администрации описей дел постоянного хранения, в том числе описей фотодокументов, и описей дел по личному составу на рассмотрение ЭПК службы по делам архивов автономного округа в порядке, установленном пунктами 4.4, 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526;
передачу архивных дел, документов в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Лабытнанги.
9.6.10. Планирование передачи архивных дел, документов в архив Администрации осуществляется в соответствии со сроками, установленными статьей 22 Федерального закона N 125-ФЗ.
9.7. Организация доступа к архивным документам и их использования
9.7.1. Доступ к архивным документам в Администрации осуществляется в соответствии с разделом V Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, и Положением об архиве Администрации.
9.7.2. Архив Администрации ведет учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выписок, копий документов в соответствии с пунктом 5.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.
9.7.3. Архивные документы из архива Администрации выдаются в порядке и сроки в соответствии с пунктами 2.45, 2.46 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.
X. Особенности работы с электронными документами
10.1. Основные принципы работы с электронными документами
Информация об изменениях:
Пункт 10.1.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
10.1.1. Электронные документы в Администрации создаются, обрабатываются и хранятся в РСЭД.
Документы, создаваемые в Администрации и поступающие в Администрацию, на бумажном носителе включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа).
Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью подписания или заверения электронной подписью работника, назначенного ответственным за выполнение данной процедуры руководителем.
10.1.2. Для подписания электронных документов используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном федеральным законодательством порядке.
Информация об изменениях:
Пункт 10.1.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
10.1.3. При подготовке, рассмотрении, согласовании и исполнении электронных документов в РСЭД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
Для внутренних документов таким способом являются служебные отметки, в том числе отображаемые в визуальных и специальных формах РСЭД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведённых им действий.
10.1.4. Приём и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или делопроизводителями.
10.1.5. При получении электронных документов делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, в том числе при наличии электронной подписи.
10.1.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
Информация об изменениях:
Пункт 10.1.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
10.1.7. Единицей учёта электронного документа является электронный документ (РКК), зарегистрированный в РСЭД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении.
10.1.8. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю даётся письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
10.1.9. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.
10.1.10. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведётся в электронном виде.
10.1.11. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
10.1.12. Место хранения электронных документов до их передачи в муниципальный архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются Администрацией с учётом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов.
10.1.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
10.2. Сообщение электронной почты
10.2.1. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.
Передача информации, отнесённой в соответствии с законодательством Российской Федерации, законами, нормативными правовыми актами автономного округа к информации ограниченного доступа, в том числе персональной, по публичным каналам связи запрещена.
10.2.2. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты:
10.2.2.1. Адрес электронной почты.
Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации или должностного лица, сообщённых в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.
По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.
Не допускается указание в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер.
10.2.2.2. Тема письма.
Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание.
Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.
10.2.2.3. Текст письма.
Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.
В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные номера телефонов, почтовый адрес органа Администрации.
10.2.2.4. Приложение.
В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов, подготовленные в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
10.3. Электронные копии документов
10.3.1. Под электронной копией понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, виза и т.д.).
Информация об изменениях:
Пункт 10.3.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
10.3.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесённые по отдельным файлам разного формата.
Текст сохраняется в текстовых файлах (проекты) или в защищённом от изменений виде формата PDF (подписанные документы).
Табличные данные могут сохраняться как в текстовом редакторе, так и в табличном редакторе отечественного производства.
Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG или TIFF, PDF.
По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.
Информация об изменениях:
Пункт 10.3.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
10.3.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (флеш-накопители, внешние жесткие диски и др.), так и средствами электронной почты или РСЭД. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя.
Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы ", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "|" и кавычки.
Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения файлы подлежат уничтожению.
В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий, предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещён. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.
При значительных объёмах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов, как по отдельности, так и в составе пакета в формате ZIP.
10.3.4. Юридическая значимость электронной копии определяется законами Российской Федерации и автономного округа по вопросам применения электронной подписи.
10.3.5. Иные правила передачи информации в электронном виде могут определяться отдельными законами, нормативными правовыми актами автономного округа.
XI. Организация работы с документами Администрации
11.1. Работа исполнителей с документами Администрации
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.1.1. Организация работы с документами осуществляется в соответствии с видом и содержанием документа, распределением обязанностей между Главой города Лабытнанги, заместителями главы Администрации и управляющим делами Администрации, а также на основании поручений и резолюций Главы города Лабытнанги либо лица, исполняющего полномочия по руководству Администрацией.
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.2 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.1.2. Доведение документов, в том числе средствами РСЭД, до исполнителей осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
11.1.3. Поступившие на исполнение поручения и иные документы рассматриваются должностными лицами в следующем порядке:
поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;
поручения, содержащие указание "срочно", и оперативные поручения рассматриваются в течение часа с момента их получения.
11.1.4. Должностное лицо, указанное в документе (поручении, резолюции) в единственном числе или указанное в поручении первым, или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным исполнителем документа (поручения, резолюции), организует работу по его исполнению и несёт персональную ответственность за исполнение.
В случае упоминания в документе (поручении, резолюции) нескольких исполнителей с различными указаниями по исполнению, головным исполнителем является лицо, подписавшее документ (поручение, резолюцию), или указанное особо.
В муниципальном правовом акте головной исполнитель указывается в последнем пункте с формулировкой "Контроль ... возложить на...".
11.1.5. Исполнители, не определённые в качестве головного исполнителя, являются соисполнителями.
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.1.6. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:
по правовым актам - путём внесения изменений в исходный правовой акт;
по поручениям, зафиксированным документами Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации (протоколами, решениями, самостоятельными документами) - путём внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции Главы города Лабытнанги к нему;
по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица - на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности.
Информация об указанных изменениях направляется как должностным лицам, ранее указанным в качестве исполнителей, так и вновь вменённым должностным лицам. РКК РСЭД документа приводится в актуальное состояние соответствующими ответственными делопроизводителями.
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.1.7. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя с проектами требуемых документов представляются должностному лицу, давшему поручение, заинтересованным должностным лицом в течение трех календарных дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.8 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.1.8. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определённых поручением, данные должностные лица обеспечивают его исполнение в пределах компетенции. При этом головной исполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение, дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение трех календарных дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.9 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 9 апреля 2021 г. N 492
11.1.9. Головной (ответственный) исполнитель определяет меры по исполнению документа (поручения, резолюции) и осуществляет общую координацию действий по исполнению.
Реализация мер по исполнению должна обеспечить исчерпывающее и своевременное исполнение документа (поручения, резолюции) в соответствии с его текстом и указаниями по его исполнению.
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.10 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 9 апреля 2021 г. N 492
11.1.10. Мероприятия, проводимые соисполнителями по исполнению поручения, должны быть сообразованы с мероприятиями, проводимыми головным исполнителем. Сроки исполнения должны предшествовать срокам, установленным для головного исполнителя.
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.11 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.1.11. Головной исполнитель и соисполнители определяют непосредственных исполнителей из числа руководителей органов Администрации и/или иных должностных лиц, обладающих требуемыми полномочиями, правами и компетенцией. Сроки исполнения, установленные для исполнителей, должны предшествовать срокам, установленным для соисполнителя.
При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, для чего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке, используя для этого согласительные мероприятия.
Итоговая информация, подготовленная головным (ответственным) исполнителем, может быть согласована в электронном виде средствами РСЭД с использованием механизма "Согласование" с соисполнителями.
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.12 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
11.1.12. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
1) установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);
2) с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
3) без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
а) "незамедлительно" - в течение 1 дня;
б) "весьма срочно" - в течение 2 дней;
в) "срочно" - в 3-дневный срок;
г) "оперативно" - в 10-дневный срок;
4) с указанием периода исполнения (например, в течение одного месяца) - последний день истечения указанного периода.
Если срок исполнения в документе не указан, он подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания, а для поступивших - с даты его регистрации до соответствующего (аналогичного) числа следующего месяца (включительно), а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего числа (включительно) этого месяца, если иное не предусмотрено настоящим пунктом.
Если в документе срок исполнения определен "постоянно", информация об исполнении такого документа направляется автору ежегодно до 20 января.
Если срок исполнения документа установлен "ежемесячно", "ежеквартально", "один раз в полугодие", "ежегодно" и не определена дата исполнения документа, с которой начинает исчисляться ежемесячный, ежеквартальный, полугодовой, годовой срок, - до 20 числа месяца, следующего за отчетным месяцем, кварталом, полугодием, годом.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Сроки исполнения документов исчисляются календарными днями. Срок, определенный календарной датой, истекает при наступлении указанной календарной даты (в день ее наступления).
Течение срока, установленного для исполнения документа, начинается на следующий день после: по правовым актам - даты вступления их в законную силу, по иным документам - даты их подписания (для внутренних) или регистрации (для поступивших).
Поручения (резолюции) по организации исполнения документов с установленными сроками должны содержать указания со сроками исполнения, предшествующими указанным в документе вышестоящего должностного лица.
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.13 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 23 апреля 2021 г. N 559
11.1.13. В соответствии с федеральным законодательством и законодательством автономного округа в течение пятнадцати дней исполняются:
парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации;
запрос парламентской комиссии Федерального Собрания Российской Федерации или рабочей группы;
запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
запрос Законодательного Собрания автономного округа (направляется с соответствующим постановлением Законодательного Собрания автономного округа);
запрос уполномоченного по правам ребёнка в автономном округе, если в самом запросе не установлен иной срок.
Ответ на парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, запрос сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, общественной палаты автономного округа должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней.
11.1.14. Сроки и процедура рассмотрения актов прокурорского реагирования осуществляются в соответствии с Порядком рассмотрения актов прокурорского реагирования на правовые акты Администрации города Лабытнанги, утвержденным муниципальным правовым актом.
11.1.15. В течение первой половины срока, отведённого на исполнение поручения, ответственные исполнители представляют соисполнителю, соисполнители - головному исполнителю, в установленные им сроки необходимые документы в письменном и электронном виде (проекты документов, справки, сведения и т.д.), а, при необходимости и востребованности, свои предложения по организации исполнения.
Информация об изменениях:
Пункт 11.1.16 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.1.16. Непосредственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение информации, готовят, при необходимости, проекты муниципальных правовых актов Администрации, иных документов, а также проекты докладов о ходе и результатах исполнения контролируемых документов и резолюций.
Доклады об исполнении контролируемых документов содержат краткие сведения об исполнении документа, ссылку на него с указанием реквизитов документа, подписываются руководителем органа Администрации.
Информация о положении дел с исполнением документов, об изменении сроков и исполнителей, о дополнительных запросах и промежуточных ответах, об исполнении и снятии с контроля документов своевременно вводится в РСЭД посредством заполнения необходимых полей РКК уполномоченными специалистами отдела делопроизводства и контроля Администрации, осуществляющими контроль за исполнением документа.
11.1.17. Соисполнители осуществляют свод или визирование информации, поступившей от непосредственных исполнителей, и в установленные сроки направляют её головному исполнителю. Документы, направленные соисполнителями непосредственно должностному лицу, давшему поручение, минуя головного исполнителя, в принудительном порядке, вне зависимости от первоначального адресования, направляются головному исполнителю.
11.1.18. Соисполнители и непосредственные исполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.
11.1.19. В случае, если поручение не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение трёх дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения сотрудников.
11.2. Контроль за исполнением документов Администрации
11.2.1. Контроль за исполнением документов Администрации устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения ответственности должностных лиц Администрации и органов Администрации за безусловное и своевременное исполнение документов.
11.2.2. Централизованный контроль за исполнением документов Администрации осуществляет отдел делопроизводства и контроля Администрации.
Организация исполнения документов в органах Администрации, муниципальных учреждениях и предприятиях возлагается на их руководителей.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.3 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.2.3. Контроль за исполнением осуществляется по документам, содержащим указания необходимости исполнения и/или сроки исполнения:
Указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, в которых имеются поручения органам местного самоуправления муниципального образования;
Законов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономного округа), в которых имеются поручения органам местного самоуправления муниципального образования;
постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, в которых имеются поручения органам местного самоуправления муниципального образования;
решений заседаний/совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, в том числе Правительства автономного округа и Президиума Правительства автономного округа, оформленных соответствующими протоколами, в которых имеются поручения органам местного самоуправления муниципального образования;
поручений Губернатора автономного округа;
постановлений Законодательного собрания автономного округа, в которых имеются поручения органам местного самоуправления муниципального образования;
муниципальных правовых актов;
резолюций Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, при направлении в соответствии с распределением обязанностей или на период временного исполнения полномочий по руководству Администрацией, на служебную корреспонденцию, поступившую на имя Главы города Лабытнанги или в адрес Администрации;
других документов, целесообразность постановки на контроль которых определяют Глава города Лабытнанги, заместители главы Администрации, управляющий делами Администрации либо начальник отдела делопроизводства и контроля Администрации (далее - контрольные документы).
Вопрос о необходимости контроля исполнения муниципальных правовых актов Администрации определяется лицом, осуществляющим подготовку муниципального правового акта, совместно с отделом делопроизводства и контроля Администрации при их подготовке.
Если муниципальным правовым актом утверждается план мероприятий, то в тексте муниципального правового акта должна содержаться информация о сроке предоставления информации об исполнении плана мероприятий, об ответственном исполнителе и лице или органе, которому предоставляется отчёт об исполнении.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.4 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.2.4. Контроль за исполнением документов включает в себя постановку документов на контроль, заполнение соответствующих реквизитов в РКК РСЭД документа, своевременное направление документов, копий (выписок) исполнителям, проверку хода исполнения, учёт и обобщение результатов исполнения, информирование Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации и управляющего делами Администрации города об исполнении документов, о результатах исполнения или о причинах неисполнения.
Поручения и указания Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации в Администрации города Лабытнанги, утвержденным муниципальным правовым актом.
Поручения Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа исполняются в соответствии с постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 04.08.2020 N 139-ПГ "О порядке исполнения и осуществления контроля за исполнением поручений Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа".
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.5 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.2.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Информация о контролируемом документе вводится в РСЭД с указанием в РКК содержания поручения, срока исполнения и исполнителя, затем документ направляется исполнителю. Документы с указанием обязательности исполнения и сроками исполнения до 3 рабочих дней могут быть направлены потенциальным исполнителям до получения резолюции уполномоченного должностного лица.
Контрольные документы в РСЭД систематизируются по исполнителю, по автору задания, по номеру документа, по дате регистрации документа, по срокам исполнения документа.
Непосредственные исполнители, исполнители, соисполнители и ответственный исполнитель обязаны в строгом соответствии с данным подразделом направить информацию по исполнению контрольного документа. Ссылка на контрольный документ, указание исходных данных контрольного документа обязательны.
Должностные лица Администрации осуществляют текущий контроль за исполнением документов на основании информации, представляемой специалистами отдела делопроизводства контроля Администрации, отображения текущего состояния в РСЭД.
Ответственность за качество, полноту и своевременность внесения в РСЭД информации о ходе исполнения возлагается на специалистов отдела делопроизводства контроля Администрации.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.6 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.2.6. В целях реализации функции опережающего контроля головному исполнителю, соисполнителям или исполнителям не позднее, чем за 10 дней до истечения срока исполнения, а для документов со сроком исполнения менее 30 дней - по истечению 2/3 срока исполнения, направляется напоминание о необходимости представления информации об исполнении документа. Напоминание формируется средствами РСЭД посредством заполнения необходимых полей РКК.
В случае неисполнения в срок контрольного документа, информация о неисполнении за подписью начальника отдела делопроизводства и контроля Администрации направляется на имя Главы города Лабытнанги или на имя курирующего в соответствии с распределением обязанностей заместителя главы Администрации, управляющего делами Администрации.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.7 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
11.2.7. Документы (поручения) Администрации, поставленные на контроль, исполняются в сроки, установленные пунктами 11.1.12 - 11.1.14 подраздела 11.1 настоящей Инструкции.
11.2.8. Персональная ответственность за качественное и своевременное исполнение возлагается на должностное лицо, непосредственно указанное в качестве исполнителя в контрольном документе (далее - ответственный исполнитель).
Ответственный исполнитель определяет меры по исполнению контрольного документа, утверждает план мероприятий по реализации документа (при необходимости), дает указание о формировании контрольного дела, определяет непосредственных исполнителей.
План мероприятий должен предусматривать порядок текущего контроля, периодичность проверок, в том числе и с выездом на место, заслушивание информации о ходе выполнения, определять сроки и форму представления информации о выполнении документа.
В случае отпуска, командировки, болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.9 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
11.2.9. Непосредственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение информации, готовят при необходимости проекты муниципальных правовых актов Администрации, а также проекты докладов о ходе и результатах исполнения контролируемых документов и поручений. Доклады об исполнении контролируемых документов содержат краткие сведения об исполнении документа, ссылку на него с указанием реквизитов документа, подписываются руководителем органа Администрации. В случае исполнения контролируемых документов исполнительных органов Ямало-Ненецкого автономного округа непосредственные исполнители готовят проект доклада об исполнении за подписью Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, согласовывают с вышеуказанными должностными лицами и направляют на бумажном и электронном носителях в отдел делопроизводства и контроля Администрации.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.10 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.2.10. В случаях, когда исполнение документа или контроль за его исполнением возложены на несколько ответственных исполнителей, главным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не определено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы по исполнению документа.
Главный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового варианта исполнения поручения. Все остальные ответственные исполнители представляют ему в установленные им сроки необходимые документы в письменном, а в случае необходимости и в электронном виде (проекты документов, справки, сведения и т.д.).
Контрольные даты в этом случае должны предшествовать контрольным датам исходного контрольного документа.
При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки главный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке, используя для этого согласительные мероприятия.
Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена только по резолюции руководителя, первоначально определившего исполнителей документа.
Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:
по муниципальным правовым актам - путём внесения изменений в исходный муниципальный правовой акт или на основании резолюции Главы города Лабытнанги;
по поручениям, зафиксированным документами Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации (протоколами, решениями, самостоятельными документами) - путём внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации к исходному документу;
по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица - на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности.
Информация об указанных изменениях направляется как должностным лицам, ранее указанным в качестве исполнителей, так и вновь вменённым должностным лицам. РКК РСЭД документа приводится в актуальное состояние соответствующими ответственными лицами.
Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя с проектами требуемых документов представляются должностному лицу, давшему поручение, заинтересованным должностным лицом в течение трех календарных дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
В случае, если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определённых поручением, данные должностные лица обеспечивают его исполнение в пределах компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение, дополнительные предложения, согласованные с новыми соисполнителями, об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение трех календарных дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
11.2.11. Изменение даты исполнения документа осуществляется:
по муниципальным правовым актам - путём внесения изменений в исходный муниципальный правовой акт;
по поручениям, зафиксированным документами Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа (протоколами, решениями, самостоятельными документами) - путём внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции Губернатора автономного округа к нему;
по запросам с указанием обязательности и сроков исполнения, по согласованию с автором/исполнителем запроса;
по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица - на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности или по результатам представленных мотивированных просьб о продлении срока исполнения.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.12 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.2.12. Мотивированная просьба о продлении срока исполнения, о согласовании изменения сроков, либо предложение о снятии документа с контроля не позднее, чем за 1 рабочий дней до истечения срока исполнения направляется автору контрольного документа за подписью Главы города Лабытнанги или курирующего данную сферу в соответствии с распределением обязанностей заместителя главы Администрации, управляющего делами Администрации.
Продление срока исполнения срочных и оперативных поручений допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручений невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам.
Информация об изменении срока исполнения должна быть отражена в РСЭД.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.13 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
11.2.13. Проекты ответов на документы с контрольными сроками исполнения, за исключением документов, исполняемых в срочном или оперативном порядке, за подписью Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации представляются на подпись не менее чем за 1 рабочий день до истечения срока исполнения.
Проект ответа c листом согласования головного исполнителя и соисполнителей, указанных в поручении, с обязательным проставлением связи с РКК контролируемого документа-запроса, в РСЭД направляется на подпись.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.14 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.2.14. Подписание ответов на запросы осуществляется в соответствии с распределением, временным исполнением обязанностей или утверждёнными полномочиями.
От имени Администрации направляется единый ответ. Не допускается самостоятельное направление исполнителями несогласованных ответов. Документ в этом случае считается не исполненным.
Головной исполнитель и (или) соисполнитель обязаны отразить информацию об исполнении документа в полном объеме в день его исполнения в РКК РСЭД.
11.2.15. Контрольные документы снимаются с контроля отделом делопроизводства и контроля Администрации, который осуществляет действия по своевременному представлению исполнителями отчетов о проделанной работе, обобщает поступающую информацию и еженедельно информирует главу Администрации, заместителей главы Администрации о состоянии исполнительской дисциплины. Муниципальные правовые акты Администрации города снимаются с контроля муниципальным правовым актом.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.16 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
11.2.16. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения исполнителями всех пунктов поручения, запросов и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим лицам или другого документированного подтверждения исполнения. В РКК РСЭД документа устанавливается отметка об исполнении документа с указанием даты. По исполнению резолюции, поставленной на контроль, в РКК РСЭД необходимо проставить отметку "Полностью исполнено".
Если представленная информация не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении контрольного документа, она возвращается исполнителю на доработку. Снятие с контроля в этом случае не происходит.
Информация, представленная с нарушением сроков, должна содержать объяснение о причине задержки.
Информация об изменениях:
Пункт 11.2.17 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
11.2.17. В случае неисполнения контрольного документа или его отдельных пунктов (положений) в определённые поручением сроки, в информации должны быть указаны причины неисполнения, предложения о продлении сроков исполнения и ответственности исполнителей, по вине которых документ не был исполнен в срок.
При неисполнении и отсутствии аргументированных объяснений причин неисполнения и принимаемых мер Глава города Лабытнанги рассматривает вопрос о целесообразности проведения контрольной проверки хода выполнения данного контрольного документа.
За неисполнение или ненадлежащее выполнение возложенных обязанностей по контролю, нарушение установленных сроков представления информации об исполнении документов ответственные должностные лица могут привлекаться в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации к дисциплинарной ответственности, за нарушение исполнительской дисциплины может быть снижен размер премии по результатам труда.
XII. Изготовление, учёт и хранение печатей и бланков документов
Информация об изменениях:
Пункт 12.1 изменен. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
12.1. Порядки применения, учета, хранения и уничтожения печатей в Администрации и изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждаются муниципальными правовыми актами Администрации.
Информация об изменениях:
Приложение 1 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 2 мая 2023 г.)
Список рассылки документа
|
Наименование адресата (в дательном падеже) |
Ф.И.О. (в дательном падеже) |
Обращение |
|
1 |
2 |
3 |
|
Генеральному директору автономной некоммерческой организации "Ямал Медиа" |
Иванову И.И. |
Иван Иванович! |
|
Директору некоммерческой организации "Фонд жилищного строительства Ямало-Ненецкого автономного округа" |
Васильеву В.В. |
Василий Васильевич! |
|
Директору автономной некоммерческой организации "Центр организации детского и молодёжного отдыха" |
Петрову П.П. |
Петр Петрович! |
Информация об изменениях:
Приложение 2 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 31 мая 2019 г., 4 марта 2020 г.,
9 апреля 2021 г., 6 апреля 2022 г.)
|
Администрация города Лабытнанги
ГЛАВА ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ
К документу N_____ от _________ 2011 г
________________ И.О. Фамилия (подпись) __________________ (дата) |
|
Администрация города Лабытнанги
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ
К документу N_____ от _________ 2011 г
________________ И.О. Фамилия (подпись) __________________ (дата) |
|
Администрация города Лабытнанги
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ, НАЧАЛЬНИК МУНИЦИПАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ "ДЕПАРТАМЕНТ ФИНАНСОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ"
К документу N_____ от _________ 2011 г
________________ И.О. Фамилия (подпись) __________________ (дата) |
|
Администрация города Лабытнанги
УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ, НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ И КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ
К документу N_____ от _________ 2011 г
________________ И.О. Фамилия (подпись) __________________ (дата) |
Образцы бланков резолюций
Информация об изменениях:
Приложение 3 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 2 мая 2023 г. N 650
Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
Перечень
общепринятых или официально установленных сокращений
С изменениями и дополнениями от:
2 мая 2023 г.
Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта _________________________________________________________________
(вид и наименование правового акта)
Автор проекта ___________________________________________________________
(наименование должности и Ф.И.О. автора проекта)
Исполнитель _____________________________________________________________
(наименование должности и Ф.И.О. исполнителя проекта, контактный телефон)
|
N п/п |
Ф.И.О., должность лица, согласующего проект |
Замечания |
Дата, подпись |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
3. |
|
|
|
Рассылка документа:
|
Ф.И.О. |
Наименование организации, количество экз. |
|
1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
Автор проекта _____________________
подпись, дата
Исполнитель проекта _____________________
подпись, дата
Образец листа согласования
Информация об изменениях:
Приложение 5 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 31 мая 2019 г., 4 марта 2020 г.,
30 декабря 2021 г., 6 апреля 2022 г.)
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
(ПРОЕКТ)
_______________ N _____________
г. Лабытнанги
2 строки
О признании утратившим силу
постановления Администрации города
Лабытнанги от 20.03.2016 N 308
2 строки
12,5 мм. Руководствуясь ст. 33 Устава муниципального образования
городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа,
Администрация города Лабытнанги постановляет:
1 строка
12,5 мм. 1. Признать утратившим силу постановление Администрации города
Лабытнанги от 20 марта 2016 г. N 308 "О предоставлении земельных участков
в аренду".
З строки
Глава города Лабытнанги М.А. Трескова
Походяева Ксения Владимировна
5 22 21
Пример оформления проекта постановления Администрации города Лабытнанги
Информация об изменениях:
Приложение 5-1 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
Приложение N 5-1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 30 декабря 2021 г., 6 апреля 2022 г.)
ГЛАВА ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
(ПРОЕКТ)
_______________ N _____________
г. Лабытнанги
2 строки
О поощрениях Главы города Лабытнанги
2 строки
12,5 мм. В целях поощрения граждан, организаций независимо от
организационно-правовых форм, расположенных на территории муниципального
образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного
округа, за значительный вклад в социально-экономическое и культурное
развитие муниципального образования городской округ город Лабытнанги
Ямало-Ненецкого автономного округа, руководствуясь ст. 33 Устава
муниципального образования городской округ город Лабытнанги
Ямало-Ненецкого автономного округа, постановляю:
1 строка
12,5 мм. 1. Утвердить:
12,5 мм. 1.1. Положение о Почетной грамоте Главы города Лабытнанги
согласно приложению N 1 к настоящему постановлению;
12,5 мм. 1.2. Положение о Благодарности Главы города Лабытнанги согласно
приложению N 2 к настоящему постановлению;
12,5 мм. 1.3. Положение о Благодарственном письме Главы города Лабытнанги
согласно приложению N 3 к настоящему постановлению.
12,5 мм. 2. Действие настоящего постановления распространяется на
правоотношения, возникшие с 01 января 2020 г.
12,5 мм. 3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Вестник
Заполярья" и разместить на официальном сайте Администрации города
Лабытнанги.
12,5 мм. 4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю
за собой.
3 строки
М.А. Трескова
Вшивцева Марина Александровна
5 22 21
Пример оформления проекта постановления Главы города Лабытнанги
Информация об изменениях:
Приложение 6 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 31 мая 2019 г., 4 марта 2020 г.,
30 декабря 2021 г., 6 апреля 2022 г.)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
(ПРОЕКТ)
_______________ N _____________
г. Лабытнанги
2 строки
О внесении изменения в распоряжение
заместителя главы Администрации города
Лабытнанги от 26.08.2022 N 1043
2 строки
12,5 мм. Руководствуясь ст. 50 Устава муниципального образования
городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа:
12,5 мм. 1. Внести в распоряжение заместителя главы Администрации города
Лабытнанги от 26.08.2022 N 1043 "Об утверждении схемы размещения
земельного участка на кадастровом плане территории" следующее изменение:
12,5 мм. приложение к распоряжению изложить в новой редакции согласно
приложению к настоящему распоряжению.
3 строки
С.С. Власенко
Усова Аурика Ивановна
5 22 21
Пример оформления проекта распоряжения заместителя главы Администрации
Информация об изменениях:
Приложение 7 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 6 апреля 2022 г.)
Форма краткого протокола
ПРОТОКОЛ
2 строки
совещания (заседания)...
_________________________________________________________________________
2 строки
_______________ 20___ г. N _____________
2 строки
Председатель: И.О. Фамилия
1 строка
Секретарь: И.О. Фамилия
Присутствовали: 25 человек, список прилагается
2 строки
I. О ... ________________________________________________________
тема (доклада, отчёта, сообщения) вопроса 1 из повестки совещания
_________________________________________________________________________
инициалы, фамилии докладчика, содокладчиков, выступавших
1 строка
1. Принять к сведению ...
2. Муниципальному учреждению "Департамент финансов Администрации
города Лабытнанги" провести анализ ..
Срок: ________
1 с рока
II. О ... _______________________________________________________
тема (доклада, отчёта, сообщения) вопроса 2 из повестки совещания
_________________________________________________________________________
инициалы, фамилии докладчика, содокладчиков, выступавших
1. Принять к сведению .
3 строки
Председатель личная подпись И.О. Фамилия
3 строки
Секретарь личная подпись И.О. Фамилия
Форма полного протокола
ПРОТОКОЛ
2 строки
совещания (заседания)...
_________________________________________________________________________
2 строки
_______________ 20___ г. N _____________
2 с роки
Председатель: И.О. Фамилия
1 строка
Секретарь: И.О. Фамилия
Присутствовали: 25 человек, список прилагается
2 строки
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ____________________________ (тема доклада, отчёта, сообщения).
Докладчик _____________________ (должность полностью, фамилия, инициалы).
2. О _______________________________________________________________
1 строка
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада приводится или прилагается
1 строка
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления.
1 строка
РЕШИЛИ:
1.1.
1.2. (текст принятого решения)
1 строка
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
3 строки
Председатель личная подпись И.О. Фамилия
3 строки
Секретарь личная подпись И.О. Фамилия
Образец оформления протоколов
Информация об изменениях:
Приложение 8 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 6 апреля 2022 г. N 510
Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 31 мая 2019 г., 4 марта 2020 г., 6 апреля 2022 г.)
Директору федерального
государственного учреждения
"Центральный научно-исследовательский
институт организации и информатизации
здравоохранения федерального
агентства по здравоохранению
и социальному развитию"
1 строка
Левицкой Ю.В.
3 строки
Уважаемая Юлия Васильевна!
3 строки
12,5 мм. Направляем информацию о ходе выполнения на территории нашего
муниципального образования федеральной целевой программы "Дети России".
1 строка
12,5 мм. Приложение: на 1 л. в 1 экз.
3 строки
Глава города Лабытнанги М.А. Трескова
(*На бланке должностного лица должность не указывается.)
Деревенских Юлия Валерьевна
3 19 78
Пример оформления делового (служебного) письма.
Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 4 марта 2020 г.)
ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ
Г. САЛЕХАРД, УЛ. ПОДШИБЯКИНА, 21
РУКОВОДИТЕЛЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ПО ТРУДУ В ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМ
АВТОНОМНОМ ОКРУГЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ ИВАНОВУ Е В=
УВАЖАЕМЫЙ ЕВГЕНИЙ ВЛАДИМИРОВИЧ ВСК ПРИГЛАШАЕМ ВАС ДЛЯ УЧАСТИЯ В
РАБОЧЕМ СОВЕЩАНИИ, КОТОРОЕ СОСТОИТСЯ 10 ОКТЯБРЯ 2020 ГОДА В 14.00 ЧАСОВ
ПО АДРЕСУ: ГОРОД ЛАБЫТНАНГИ, УЛИЦА ПЛОЩАДЬ В. НАКА, ДОМ 1, КАБИНЕТ 124.
ИНФОРМАЦИЮ ОБ УЧАСТИИ ПРОШУ НАПРАВИТЬ ПО ФАКСУ
(34992) 5-70-70 (1700) ИЛИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ ПО АДРЕСУ:
MAILСОБАКАADM.LBT.YANAO.RU ДО 09 ОКТЯБРЯ 2020 ГОДА=
ГЛАВА ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ ТРЕСКОВА
_________________________________________________________________________
ПЛОЩАДЬ НАКА, 1, Г. ЛАБЫТНАНГИ, 629400
ГЛАВА ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ _________________________________ М.А. ТРЕСКОВА
(ПОДПИСЬ)
09.10.2020
ИСПОЛНИТЕЛЬ
ТЕЛЕФОН
Пример оформления телеграммы
Информация об изменениях:
Приложение 10 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 4 марта 2020 г.)
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Глава
на _____________ год города Лабытнанги
________________ И.О. Фамилия
________________ 20___ г.
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов частей) |
Срок хранения и N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя
подразделения делопроизводства И.О. Фамилия
Наименование должности руководителя И.О. Фамилия
архива Администрации
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от __________ N _____
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в ___ году
в Администрации города.
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
переходящих с отметкой "ЭПК" | ||
|
1 |
2 |
3 4 |
|
Постоянного |
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
Итого: | ||
Наименование должности руководителя
подразделения делопроизводства И.О. Фамилия
Наименование должности руководителя И.О. Фамилия
архива Администрации
Дата
Форма номенклатуры дел Администрации города Лабытнанги
Информация об изменениях:
Приложение 11 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 31 мая 2019 г. N 686
Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 31 мая 2019 г.)
ЛИСТ ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______
В деле подшито и пронумеровано _______________________________ листа (ов)
(цифрами и прописью)
с N _____________________ по N ____________________________, в том числе:
литерные номера листов _________________________________________________;
пропущенные номера листов _______________________________________________
+ листов внутренней описи _______________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись _____________ _______________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Дата
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ
Отдел муниципальной службы и кадровой политики
Дело N 11-02 Том N 1
Распоряжения Администрации города
по основной деятельности с N 1 по N 153
11 января 2015 г.
30 декабря 2015 г.
На 155 листах
Хранить постоянно
Образец титульного листа дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
Информация об изменениях:
Приложение 13 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 31 мая 2019 г. N 686
Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 31 мая 2019 г.)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________
|
N п/п |
Регистрационный индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
_______________________________ _____________ _______________________
(наименование должностного лица, (подпись) (расшифровка подписи)
составившего внутреннюю опись
документов дела)
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Информация об изменениях:
Приложение 14 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 4 марта 2020 г.)
УТВЕРЖДАЮ
Фонд N _______ Глава
ОПИСЬ N _______ города Лабытнанги
дел постоянного хранения _________________ И.О. Фамилия
за ________ год _________________ 20___ г.
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты дела |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Наименование раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _____________________ дел с N ___ по N ___.
(цифрами и прописью)
Наименование должности руководителя
подразделения делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ____________ N _______
Форма описи дел постоянного хранения
Информация об изменениях:
Приложение 15 изменено. - Постановление Администрации города Лабытнанги от 4 марта 2020 г. N 268
Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги
(с изменениями от 4 марта 2020 г.)
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛАБЫТНАНГИ
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
__________ 20__ г N _____ Глава
города Лабытнанги
г. Лабытнанги ____________________ И.О. Фамилия
____________________ 20___ г.
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ______________________________________________________,
название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ___________.
|
N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Крайние даты |
Номер описи |
Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи |
Количество дел |
Сроки хранения и номера ст. по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ___________________________ дел за _____________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ______________________
_________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _____________ N _____________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ____________ N _______
Документы в количестве ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
уничтожены путём измельчения (сжигания).
Наименование должности лица,
уничтожившего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности лица,
ответственного за ведение архива,
внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Постановление Администрации муниципального образования г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 20 декабря 2017 г. N 1290 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги"
Вступает в силу с 1 января 2018 г.
Текст постановления опубликован на официальном сайте г. Лабытнанги (http://lbt.yanao.ru) 20 декабря 2017 г.
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 ноября 2023 г. N 1825
Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 сентября 2023 г. N 1464
Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 мая 2023 г. N 650
Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 6 апреля 2022 г. N 510
Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 декабря 2021 г. N 2091
Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 23 апреля 2021 г. N 559
Пункты 2-5 приложения к названному постановлению вступают в силу 1 мая 2021 г.
Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2021 г. N 492
Постановление Администрации муниципального образования г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 11 марта 2020 г. N 293
Постановление Администрации муниципального образования г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 4 марта 2020 г. N 268
Постановление Администрации муниципального образования г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 августа 2019 г. N 1097
Постановление Администрации города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 мая 2019 г. N 686