Семь ситуаций, когда удается оспорить штрафы за нарушения при подаче в ПФР сведений персонифицированного учета (В.В. Сазанский, "Российский налоговый курьер", N 8, апрель 2013 г.)

Семь ситуаций, когда удается оспорить штрафы за нарушения при подаче в ПФР сведений персонифицированного учета

В судебной практике есть немало примеров, когда организации смогли доказать неправомерность таких штрафов или, по крайней мере, добиться существенного снижения их размера. В каких ситуациях и с помощью каких аргументов компаниям удается это сделать?

Все работодатели обязаны ежеквартально представлять в органы ПФР по месту регистрации документы и сведения, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 14 Федерального закона от 15.12.01 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в РФ"). Такие сведения подаются не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, то есть не позднее 15 мая, 15 августа и 15 ноября текущего года, а за истекший год - не позднее 15 февраля следующего года (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", далее - Закон N 27-ФЗ).

Работодателю, который не представил в установленный срок сведения персонифицированного учета либо представил неполные или недостоверные сведения, может грозить штраф в размере 10% от суммы платежей, причитающихся к уплате в ПФР за соответствующий отчетный период (абз. 3 ст. 17 Закона N 27-ФЗ и письмо ПФР от 05.08.03 N КА-09-25/8276).

При этом органы ПФР могут взыскать указанные штрафы исключительно в судебном порядке (абз. 3 ст. 17 Закона N 27-ФЗ и п. 7 информационного письма Президиума ВАС РФ от 20.02.06 N 105). Положения Закона N 27-ФЗ не содержат норм, которые предусматривали бы возможность освобождения страхователей от ответственности за совершение указанных правонарушений. Тем не менее на практике работодателям нередко удается доказать в суде неправомерность штрафов или, по крайней мере, значительно снизить их размер.

1. Штраф исчисляется исходя из суммы платежей только за тех работников, по которым сведения не были представлены либо содержат ошибки

По мнению Президиума ВАС РФ, штраф, взыскиваемый с работодателя за представление неполных сведений индивидуального персонифицированного учета, рассчитывается исходя из суммы платежей в ПФР, относящихся только к тем застрахованным лицам, о которых представлены неполные или недостоверные сведения (п. 16 Обзора, приведенного в приложении к информационному письму от 11.08.04 N 79). Определение штрафа исходя из общей суммы пенсионных взносов организации за отчетный период неверно. Ведь это означало бы, что фактически размер ответственности зависит не от тяжести совершаемого правонарушения, а от численности работников.

Такие разъяснения Президиума ВАС РФ были доведены до сотрудников на местах письмом ПФР от 31.08.04 N АК-09-25/9488. Впоследствии Пенсионный фонд РФ даже обязал территориальные органы четко руководствоваться положением пункта 16 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.04 N 79 (письмо ПФР от 28.06.06 N КА-09-26/6784).

Но, несмотря на это, сотрудники ПФР на местах по-прежнему нередко игнорируют разъяснения Президиума ВАС РФ и рассчитывают штрафы исходя из общей суммы страховых взносов, уплачиваемых страхователем.

Суды же, наоборот, руководствуются именно этими разъяснениями и уменьшают размеры штрафов (постановления ФАС Западно-Сибирского от 04.02.13 N А70-5653/2012, Поволжского от 13.09.12 N А65-5196/2012, Уральского от 21.08.12 N Ф09-7273/12, Центрального от 21.06.12 N А36-2846/2011 и Северо-Западного от 23.04.10 N А56-79743/2009 округов). Тем более что в 2008 году ВАС РФ в определении от 24.07.08 N 9340/08 фактически подтвердил свою точку зрения.

2. Применение штрафа до истечения двух недель, отведенных на исправление ошибок и дополнение представленных сведений, неправомерно

При обнаружении ошибки в представленных в ПФР сведениях персонифицированного учета работодатель вправе исправить их либо дополнить. На это отводится две недели со дня обнаружения неточностей (ст. 15 Закона N 27-ФЗ, п. 34 и 41 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.09 N 987н, далее - Инструкция). При этом не имеет значения, кто именно выявил ошибки или несоответствия в индивидуальных сведениях - сам работодатель или сотрудник Пенсионного фонда (см. врезку на с. 24).

Обратите внимание. Даже если организация нарушила двухнедельный срок для подачи корректирующих сведений, штрафа за это нет

В течение двух недель после обнаружения ошибок в представленных в ПФР сведениях индивидуального учета организация вправе подать в фонд исправленные сведения (п. 34 и 41 Инструкции).

Причем если несоответствия выявил ПФР, то этот срок исчисляется со дня получения компанией уведомления из фонда о необходимости устранить расхождения. Однако ответственность за нарушение двухнедельного срока подачи скорректированных сведений Законом N 27-ФЗ не предусмотрена. Поэтому, по мнению большинства судов, взыскание штрафа со страхователя, который в двухнедельный срок не успел исправить ошибки, неправомерно (постановления ФАС Уральского от 30.11.12 N Ф09-11807/12, Волго-Вятского от 22.10.12 N А28-2360/2012 и Дальневосточного от 01.11.10 N Ф03-7020/2010 округов).

ПФР отметил, что любая санкция должна применяться с учетом ряда принципов: виновности и противоправности деяния, соразмерности наказания, презумпции невиновности (письмо от 14.12.04 N КА-09-25/13379). Поэтому в случаях, если страхователь самостоятельно выявил ошибку и представил достоверные сведения персонифицированного учета, а также если страхователь в двухнедельный срок исправил обнаруженные территориальным органом ПФР ошибки, Пенсионный фонд считает возможным не применять штрафные санкции, предусмотренные абзацем 3 статьи 17 Закона N 27-ФЗ.

В большинстве случаев суды согласны с такой точкой зрения фонда (постановления ФАС Северо-Кавказского от 22.10.12 N А63-12351/2011, Поволжского от 07.11.11 N А55-1246/2011 и Московского от 03.08.10 N КА-А41/8291-10 округов). При этом арбитры обычно отклоняют доводы контролеров о том, что письмо ПФР от 14.12.04 N КА-09-25/13379 не подлежит применению, поскольку комментирует положения утративших силу нормативных актов.

Действительно, в период издания этого письма применялась другая Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденная постановлением Правительства РФ от 15.03.97 N 318. Она утратила силу с 1 июня 2010 года. Несмотря на это, суды чаще всего отмечают, что указанное письмо ПФР по-прежнему актуально. Ведь оно не отменено, не изменено и по своей сути является указанием вышестоящего органа нижестоящим контролерам (определения ВАС РФ от 25.02.13 N ВАС-1338/13 и от 22.11.12 N ВАС-15351/12).

Более того, если сотрудники фонда не уведомили страхователя о выявленных ошибках и расхождениях между представленными им сведениями и результатами проверки, то данный факт является для суда одним из оснований признать решение о применении штрафа недействительным (постановление ФАС Поволжского округа от 15.09.11 N А55-26996/2010).

3. Нельзя оштрафовать организацию, если ПФР принял файл с индивидуальными сведениями, содержащими ошибки

Многие работодатели представляют индивидуальные сведения в ПФР в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Факт приема этих сведений по ТКС подтверждается протоколом контроля, который фонд направляет компании также в электронном виде. Протокол служит подтверждением того, что документы представлены страхователем в правильном формате и подписаны подлинной электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Подача документов в электронном виде с нарушением формата или отсутствием подлинной ЭЦП является основанием для отказа в их приеме (п. 15 Порядка формирования, использования, хранения, приема и передачи документов в электронной форме в Пенсионном фонде РФ, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 27.11.09 N 926н). Так, если в протоколе содержится информация о том, что сведения о застрахованных лицах не прошли контроль, страхователь устраняет указанные в протоколе ошибки и повторяет процедуру представления сведений.

Однако если ПФР принял файлы с индивидуальными сведениями и только впоследствии выявил в них ошибки, суды считают, что страхователя нельзя оштрафовать за непредставление или несвоевременное представление сведений. По их мнению, наличие ошибки внутри файла не является нарушением установленного формата. Более того, содержание файла отражает совокупность данных, записанных в файле, то есть его внутреннее содержимое. В то время как формат файла представляет собой лишь внешнюю электронную оболочку файла, которая не может находиться в какой-либо зависимости от данных, содержащихся внутри самого файла. При этом тот факт, что в представленных данных содержались ошибки, нельзя расценивать как нарушение формата, влекущее отказ в приеме файла (постановления ФАС Центрального округа от 24.10.12 N А23-966/2012 и от 17.09.12 N А23-193/2012, Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.07.12 N А23-813/2012).

4. Наличие недочетов, ошибок и опечаток, не влияющих на исчисление взносов, не является нарушением, за которое можно оштрафовать

В Законе N 27-ФЗ не конкретизировано, что понимается под недостоверными сведениями персонифицированного учета. Однако за представление таких сведений работодателя могут оштрафовать (абз. 3 ст. 17 Закона N 27-ФЗ, см. также врезку на с. 25).

Кстати. В некоторых случаях при подаче в ПФР недостоверных индивидуальных сведений со страхователя могут взыскать даже два штрафа

Бывает, что работодатель по ошибке или из-за неясностей законодательства не начислил страховые взносы в ПФР и другие внебюджетные фонды на те или иные выплаты сотрудникам, которые облагаются этими взносами. Получается, он фактически занизил базу для их начисления и недоплатил взносы в фонд. А это в свою очередь привело еще и к тому, что работодатель представил в ПФР недостоверные сведения персонифицированного учета. Если ПФР выявит такое нарушение, страхователю грозит сразу два штрафа:

- за неполную уплату страховых взносов в результате занижения базы для их начисления или иного неправильного исчисления взносов. Штраф составляет от 20 до 40% от неуплаченной суммы взносов. Этот размер зависит от того, смогут ли проверяющие доказать наличие умысла у страхователя в занижении облагаемой базы (ст. 47 Закона N 212-ФЗ);

- за представление в ПФР недостоверных сведений индивидуального персонифицированного учета. Этот штраф взыскивается в размере 10% от суммы причитающихся в ПФР платежей за соответствующий отчетный период по тем работникам, по которым были представлены недостоверные сведения (абз. 3 ст. 17 Закона N 27-ФЗ).

Многие суды подтверждают правомерность обоих штрафов в подобных ситуациях (постановления ФАС Уральского от 09.08.12 N Ф09-5966/12 и Поволжского от 06.03.12 N А12-10291/2011 округов). В то же время Президиум ВАС РФ указал, что страхователи не обязаны представлять в ПФР сведения о выплатах работникам, не включаемых в базу для исчисления страховых пенсионных взносов (постановление от 02.10.12 N 7828/12). Следовательно, отсутствие в индивидуальных сведениях информации о таких выплатах не является нарушением. Значит, и оштрафовать страхователя за это нельзя.

Так, по мнению Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда, "недостоверность указанных сведений предполагает существенные нарушения, влияющие на правильность исчисления страховых взносов" (постановление от 09.04.12 N А61-2393/2011). Чтобы привлечь работодателя к ответственности за подачу о недостоверных сведений, органы ПФР должны представить доказательства наступления двух неблагоприятных последствий:

- нанесение ущерба застрахованным или иным конкретным лицам в результате представления в ПФР индивидуальных сведений с теми или иными ошибками;

- нанесение страхователем ущерба бюджету ПФР.

Если таких доказательств нет, работодателя нельзя оштрафовать за представление в ПФР сведений, в которых имеются недочеты, ошибки, опечатки или описки. В частности, суды отменяют штрафы в следующих ситуациях:

- индивидуальные сведения за отчетный период представлены по устаревшей форме отчетности (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.10.12 N А27-6665/2012);

- имеется описка в фамилии застрахованного лица, например пропущена одна буква (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.10.12 N А28- 2360/2012);

- вместо сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах за 2-е полугодие указано, что сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах представлены за год (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.10.12 N А56-58836/2011);

- не совпадают фамилии застрахованных лиц с фамилиями этих же лиц, фигурирующими в базе данных (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.04.10 N А32-43816/2009).

Суды также отмечают, что подобные ошибки работодателю необходимо исправить в течение двух недель со дня их обнаружения (п. 34 и 41 Инструкции).

Примечание. Работодателя нельзя оштрафовать за представление в ПФР сведений, в которых имеются недочеты, ошибки, опечатки или описки, касающиеся, например, неточностей в указании имен или фамилий застрахованных лиц.

5. Принятие решения о взыскании штрафа по истечении трехлетнего срока давности влечет его безусловную отмену

Порядок привлечения к ответственности за нарушения, связанные с представлением в ПФР сведений персонифицированного учета, Законом N 27-ФЗ или иным нормативным документом не регламентирован.

Суды указывают, что на правоотношения в сфере обязательного пенсионного страхования распространяются правила проведения проверок, оформления их результатов и привлечения к ответственности, установленные Федеральным законом от 24.07.09 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ). Но только если решение о привлечении страхователя к ответственности принято органом ПФР после 1 января 2010 года, то есть после вступления в силу этого закона (постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 27.01.11 N А74-3232/2010 и Второго арбитражного апелляционного суда от 24.12.10 N А82-6105/2010-27).

Законом N 212-ФЗ установлено, что лицо не может быть привлечено к ответственности за совершение правонарушения, если со дня его совершения либо со следующего дня после окончания периода, в течение которого оно было совершено, и до дня вынесения решения о привлечении к ответственности прошло три года (п. 1 ст. 45 Закона N 212-ФЗ). Например, работодатель не представил сведения персонифицированного учета, последним сроком сдачи которых является 15 февраля 2013 года. В этом случае ПФР решение о взыскании штрафа за непредставление в установленные сроки сведений может вынести не позднее 15 февраля 2016 года.

Именно так исчисляют сроки давности привлечения к ответственности большинство судов, и поэтому они отменяют штрафные санкции, примененные по истечении трехлетнего срока давности (определение ВАС РФ от 03.10.12 N ВАС-12224/12, постановления ФАС Центрального округа от 21.06.12 N А36-2846/2011 и Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.04.12 N А55-26613/2011).

6. Суды отменяют штрафы, если при привлечении страхователя к ответственности ПФР допустил существенные нарушения

Президиум ВАС РФ указал, что о незаконности решения ПФР может свидетельствовать существенное несоблюдение фондом установленного порядка проведения проверки и вынесения решения по ее завершении (постановление от 20.10.11 N 7729/11). Процедура оформления результатов проверки и вынесения решения по результатам рассмотрения материалов проверки регламентирована статьями 38 и 39 Закона N 212-ФЗ.

В частности, суды признают существенными и, значит, влекущими отмену решения о привлечении страхователя к ответственности следующие нарушения фонда:

- ни в акте проверки, ни в решении по итогам проверки не содержатся указания на то, в чем конкретно выразилось вменяемое страхователю правонарушение, какие именно сведения и в отношении каких застрахованных лиц являются недостоверными, в чем заключается их недостоверность (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.01.12 N А19-13314/2011 и Десятого арбитражного апелляционного суда от 30.11.12 N А41-31463/12);

- в акте проверки и в решении о привлечении страхователя к ответственности не указаны документы, явившиеся предметом рассмотрения проверки, не содержатся сведения, свидетельствующие о выявлении нарушений законодательства РФ о страховых взносах, а также не приведены документы, подтверждающие данные обстоятельства (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 30.11.12 N А41-31463/12);

- отсутствуют доказательства направления акта проверки в адрес страхователя заказным письмом с уведомлением о вручении, нет почтового уведомления о вручении такого отправления адресату, нет доказательств получения страхователем уведомления о его вызове в ПФР на рассмотрение материалов проверки (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.11.12 N А56-13895/2012);

- заказное письмо с актом проверки отправлено отделением фонда только по юридическому адресу страхователя, в то время как Пенсионному фонду был известен его фактический адрес (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.11.12 N А56-13895/2012);

- акт проверки не был вручен страхователю и, кроме того, был рассмотрен в его отсутствие без надлежащих доказательств его извещения о времени и месте рассмотрения материалов проверки (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 05.05.12 N А17-8609/2011);

- фонд принял решение по результатам рассмотрения материалов проверки до истечения 15-дневного срока, установленного законодательством для представления страхователем письменных возражений на акт проверки (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 20.03.12 N А43-29187/2011);

- рассмотрение материалов проверки и вынесение решения по результатам их рассмотрения осуществлены разными должностными лицами (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 20.03.12 N А43-29187/2011).

7. Ссылка на наличие исключающих или смягчающих вину обстоятельств помогает компаниям отменить штраф либо существенно снизить его размер

При наличии обстоятельств, исключающих вину работодателя в совершении правонарушения, он полностью освобождается от ответственности. К таким обстоятельствам, в частности, относятся стихийные бедствия или другие чрезвычайные и непреодолимые обстоятельства. Причем указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания (п. 1 ст. 43 Закона N 212-ФЗ).

Если же таких обстоятельств не было, но имели место смягчающие ответственность обстоятельства, фонд или суд могут уменьшить сумму штрафа. Перечень смягчающих обстоятельств является открытым. Отделение ПФР или суд вправе признать таковыми различные обстоятельства по собственному усмотрению (подп. 4 п. 1 ст. 44 Закона N 212-ФЗ).

Если страхователи приведут сразу несколько смягчающих обстоятельств, шансы, что проверяющие или суд снизят размер штрафа, возрастут. Так, арбитры признали смягчающими ответственность совокупность следующих обстоятельств:

- незначительный период просрочки представления сведений (всего один день), совершение правонарушения впервые, переход страхователя с 2011 года на систему передачи отчетности в электронном виде, наличие у страхователя статуса бюджетного образовательного учреждения (постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.12 N А55-7506/2011);

- превышение суммы штрафа над суммой недоимки по страховым взносам, устранение страхователем допущенных нарушений путем представления корректирующих сведений, отсутствие ущерба бюджету ПФР (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.09.12 N А67-173/2012);

- признание страхователем вины, совершение правонарушения впервые, самостоятельное обнаружение факта нарушения сроков, наличие существенной переплаты по страховым взносам, возникшей в предыдущих отчетных периодах, отсутствие задолженности по уплате взносов за текущий период, отсутствие вредных последствий (постановление ФАС Московского округа от 04.12.12 N А40-62286/12-90-351);

- сбой в работе телекоммуникационных каналов, по которым передавались индивидуальные сведения, совершение нарушения законодательства о страховых взносах впервые, несоразмерность санкции последствиям совершенного правонарушения, отсутствие негативных последствий как таковых (постановление ФАС Московского округа от 31.10.12 N А41-16210/12);

- болезнь главного бухгалтера (постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.03.12 N А08-6704/2011).

В.В. Сазанский,

член Палаты налоговых консультантов РФ,

советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

"Российский налоговый курьер", N 8, апрель 2013 г.