Как учитываются в целях налогообложения прибыли выплаты при разъездном характере работы? Смотрите в этом материале: - расходы на проезд (служебный, общественный и личный транспорт); - суточные ТК РФ установлено, что сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ): - расходы по проезду; - расходы по найму жилого помещения; - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); - иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя. Размеры и порядок их возмещения, а также перечень работ, профессий, должностей этих сотрудников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации. Они могут регламентироваться и трудовыми договорами. Выплаты при разъездном характере работы прямо не поименованы в главе 25 НК РФ, в отличие, например, от похожих командировочных выплат (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). По мнению контролирующих органов, возмещение таких расходов при налогообложении прибыли учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (см. информацию ФНС России от 29.09.2020, письма Минфина России от 27.04.2022 N 03-04-06/38439, от 07.09.2017 N 03-04-06/57596). История вопроса Отметим, что ранее такие расходы рекомендовалось учитывать в составе расходов на оплату труда (см. письма Минфина РФ от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250). Однако в более поздних разъяснениях (письма Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87) сотрудники финансового ведомства рекомендуют такого рода расходы учитывать при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. ПримечаниеОтметим, что некоторые работодатели устанавливают сотрудникам, занимающимся разъездной трудовой деятельностью, надбавки (доплаты) к заработной плате. Такие доплаты не являются компенсационными выплатами, а признаются элементами оплаты труда работника и учитываются в расходах на оплату труда (п. 25 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ). С данных выплат необходимо будет начислить НДФЛ и страховые взносы. Кроме того, выплата таких фиксированных сумм не отменят обязанности работодателя по возмещению "разъездных" расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ. Расходы на проезд сотрудника при разъездной работе
Сотрудник, чья работа носит разъездной характер, для осуществления своей трудовой деятельности может воспользоваться служебным автомобилем, общественным транспортом или же использовать личный транспорт.
Использование служебного транспорта при разъездной работе
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и др.). При этом НК РФ не содержит закрытого перечня расходов на содержание служебного транспорта и требований о нормировании таких расходов (письмо Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283). В расходах на содержание служебного транспорта могут быть учтены любые экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с содержанием транспорта. В частности, к ним относятся: - расходы на ГСМ (все виды топлива - газ, бензин, дизтопливо и пр., масла и смазки); - расходы на технический осмотр; - расходы на покупку "зимней" резины; - затраты на мойку автомобиля (письмо Минфина России от 20.06.2006 N 03-03-04/1/530, постановление ФАС Центрального округа от 28.08.2009 N А68-9833/08-580/14); - плата за хранение автомобиля на платной стоянке (письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404); - затраты организации на перевозку в служебных целях работников службами такси (в случае если организация в качестве служебного транспорта использует услуги такси) (письмо Минфина России от 20.10.2017 N 03-03-06/1/68839); - расходы на проезд по платным автомобильным дорогам и др.
В пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Однако представители налоговой службы считают, что в целях соблюдения требований ст. 252 НК РФ расходы на ГСМ необходимо списывать согласно утвержденным нормам расхода топлива. Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями (далее - Рекомендации), введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (см. письмо ФНС России от 15.04.2008 N СК-6-5/281). Однако в более поздних письмах Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12 разъясняется, что налогоплательщики вправе, но не обязаны использовать нормы расхода ГСМ, установленные Рекомендациями. В письме от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61 Минфин России разрешил налогоплательщику руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля, до принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, то есть разработанные специализированной организацией. В качестве основного документа для учета использования ГСМ можно использовать путевой лист, который не только обосновывает расходы на топливо, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.
Использование общественного транспорта при разъездной работе
Трудовое законодательство обязывает работодателя возмещать сотрудникам, чья трудовая деятельность носит разъездной характер, расходы на проезд, в частности стоимость проездных билетов. При этом чиновники в своих разъяснениях указывают, что положениями главы 25 НК РФ не установлено ограничений размера затрат на возмещение расходов работникам, чья работа носит разъездной характер. Однако критерием является п. 1 ст. 252 НК РФ, в частности, экономическая обоснованность расходов и подтверждение надлежащим образом оформленными документами (письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488). То есть эти расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Таким образом, возмещение затрат сотрудников по проезду должно быть обусловлено реальными расходами, связанными именно с непосредственным выполнением ими своих трудовых обязанностей. Доказательствами реальных расходов работников могут служить документы, подтверждающие факт служебной поездки (маршрутный лист, журнал учета поездок, билеты и т.д.), а также документы, подтверждающие оплату проездных документов (чеки). Отметим, что порядок возмещения расходов на проезд сотрудникам, чья трудовая деятельность носит разъездной характер, должен быть установлен в коллективном договоре. Данные положения нужно предусмотреть и в трудовом договоре с работником, так как в соответствии со ст. 57 ТК РФ условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (разъездной характер), являются обязательными для включения в трудовой договор. Также можно разработать локальный нормативный акт в организации, регламентирующий порядок возмещения расходов на проезд и утвердить его приказом руководителя. В конце каждого месяца сотрудник, занятый на работе разъездного характера, должен представлять авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами (проездными билетами, чеками и т.п.). Согласно п. 82 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 N 1586, в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек, в том числе в форме электронного документа, или чек, сформированный налогоплательщиком НПД в соответствии со ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ. Обязательные реквизиты, которые должен содержать кассовый чек, установлены ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ. Датой осуществления таких расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Использование личного транспорта при разъездной работе
При использовании личного автомобиля в служебных целях отношения сотрудника с организацией могут быть оформлены одним из следующих способов: - выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля; - аренда автомобиля сотрудника.
Компенсация за использование личного автомобиля
Расходы на компенсацию за использование личного имущества работника в главе 25 НК РФ прямо не упоминаются. При этом в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее - Постановление N 92). В состав расходов включаются компенсации в следующих размерах: - по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно сумма компенсации составляет 1200 руб. в месяц; - по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. сумма компенсации составляет 1500 рублей в месяц; - по мотоциклам - 600 рублей в месяц. Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). Подчеркнем, что при расчете налога на прибыль, по мнению контролирующих органов, не учитываются эксплуатационные расходы на содержание таких ТС. Считается, что они уже включены в компенсацию (см. также письма Минфина России от 09.11.2022 N 03-03-06/1/109006, от 05.04.2021 N 03-03-06/3/24885, от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09). Нормы компенсаций за использование в служебных целях нелегковых транспортных средств (грузовиков, микроавтобусов, автобусов и пр.) не установлены. В письме Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150 разъяснено, что перечень прочих расходов не является закрытым, поэтому суммы компенсации за использование работниками личного грузового транспорта для служебных целей могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ. То есть компенсация за использование грузовика может быть учтена при налогообложении прибыли полностью в размерах, предусмотренных соглашением между работником и организацией. При этом ранее в письме Минфина России от 24.04.2008 N 03-03-06/1/293 высказывалось противоположное мнение по поводу использования микроавтобуса: поскольку пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не предусматривает возможности включения в состав прочих расходов компенсаций за использование личного микроавтобуса, признать такую компенсацию в целях налогообложения прибыли нельзя. Выплата работнику компенсации не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование ТС в служебных целях и фактическое осуществление расходов. Следует учитывать, что за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), то есть период, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (см. письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186). Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Это правило действует для всех организаций независимо от того, каким методом они считают доходы и расходы (методом начисления или кассовым) (пп. 4 п. 7 ст. 272, ст. 273 НК РФ).
Аренда автомобиля сотрудника
Договор аренды личного транспортного средства, принадлежащего физическому лицу, может быть заключен в виде: - договора аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ); - договора аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). При этом нормы ГК РФ не содержат положений, препятствующих заключению договора аренды с физическим лицом, который является работником организации, то есть состоит в трудовых отношениях с арендатором. Заключение договора аренды транспортного средства сотрудника не несет налоговых рисков для организации. Так, документально подтвержденные и обоснованные расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией арендованного автомобиля, организация может учесть в целях налогообложения прибыли. Предусмотренная договором аренды транспортного средства арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (см. письма Минфина России от 24.10.2022 N 03-03-06/1/102614, от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806). Расходы на ГСМ могут быть учтены в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В данном случае необходимо учитывать назначение используемого ТС (письмо УФНС России по г. Москве от 13.04.2007 N 20-12/035154). При этом списание расходов на ГСМ должно быть не только экономически обосновано, но и документально подтверждено (письмо Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649).
Оплата питания сотрудника при разъездной работе
Перечень возмещаемых на основании ст. 168.1 ТК РФ работнику расходов является открытым, поскольку в нем упомянуты и иные расходы в связи со служебными поездками. Главное, чтобы расходы были осуществлены в служебных целях или направлены на извлечение доходов организацией. Однако расходы по возмещению стоимости питания работнику не являются затратами, связанными со служебными поездками. Следовательно, данные затраты следует рассматривать как выплаты в пользу работника, которые на основании п. 29 ст.270 НК РФ не учитываются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Такие разъяснения дают налоговые органы по вопросу учета стоимости питания сотрудников в служебных поездках (см. письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488). В свою очередь, специалисты Минтруда России прямо указывают, что оплата организацией питания работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не предусмотрена положениями статей 168.1 и 302 ТК РФ (письмо Минтруда России от 11.03.2014 N 17-3/В-100).
Учет расходов по найму жилого помещения при разъездной работе
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ расходы по найму жилого помещения сотрудником, чья работа носит разъездной характер, подлежат возмещению. Размеры и порядок возмещения таких расходов должны устанавливаться коллективным договором, трудовым договором с сотрудником и локальными нормативными актами организации. Трудовое законодательство выделяет два вида компенсационных выплат сотрудникам: - компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда (ст. 129 ТК РФ). Данные выплаты являются элементами оплаты труда. - компенсационные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей. Возмещение работникам расходов по разъездной работе (ст. 168.1 ТК РФ) относится к компенсациям, определенным ст. 164 ТК РФ. Таким образом, как указывает Минфин России в письме от 15.09.2014 N 03-03-06/4/46131, возмещение работникам расходов на основании ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и учитывается в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ Если работодатель сам оплачивает квартиру для проживания в ней сотрудников с разъездным характером работы, такие расходы также учитываются при налогообложении прибыли на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Важно данный порядок возмещения расходов закрепить в локальных нормативных актах организации.
Суточные при разъездной работе
Согласно ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, которые обязан возмещать работодатель: - в случае направления работника в служебную командировку (ст. 168 ТК РФ); - при служебных поездках работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Правовая природа суточных одинакова как для суточных в случае направления работника в командировку, так и для суточных, выплачиваемых сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер. И в том, и в другом случае выплата суточных носит компенсационный характер (ст. 164 ТК РФ). Так как суточные прямо поименованы в ст. 168.1 ТК РФ как расходы, связанные со служебными поездками работников, чья трудовая деятельность осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то они учитываются в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (см. письмо Минфина России от 07.09.2017 N 03-04-06/57596). Порядок выплаты и размер суточных необходимо закрепить в локальных нормативных актах организации. Предоставление работниками чеков, квитанций (иных документов), подтверждающих расходование им суточных, при разъездном характере работы не требуется.
|
Тема Прочие расходы, связанные с производством и реализацией, в целях налогообложения прибыли
См. также Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли) Налогообложение расходов на проезд по платным дорогам Путевой лист: кому и зачем нужен Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль Компенсационные выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами НДФЛ и страховые взносы с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы Локальные нормативные акты как способ регулирования трудовых отношений Формы документов Приказ об утверждении норм расхода топлив и смазочных материалов Приказ о выплате компенсации работнику за использование личного имущества в интересах работодателя |
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Информационный блок "Энциклопедия решений. Налоги и взносы" - это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по наиболее популярным темам в сфере налогообложения
Каждый материал подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства
См. информацию об обновлениях Энциклопедии решений
См. содержание Энциклопедии решений. Налоги и взносы
При подготовке "Энциклопедии решений. Налоги и взносы" использованы авторские материалы, предоставленные Д. Акимочкиным, Л. Ананьевой, Ю. Бадалян, И. Башкировой, Я. Бушуевой, Ю. Волковой, О. Ганелесом, Д. Игнатьевым, Р. Дулатовым, Л. Карасевич, И. Котыло, И. Лазаревой, Е. Лазуковой, Е. Макаренко, Е. Мельниковой, В. Молчановым, О. Монако, И. Олейник, В. Сергеевой, Д. Стрелковой, Е. Титовой, О. Ткач, Е. Хмельковой, О. Шпилевой и др.
См. информацию об авторах